ORGANISATION DES ELECTIONS AU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L INSERM

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1 ORGANISATION DES ELECTIONS AU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L INSERM Marché à procédure adaptée au titre de l article 28 du Code des Marchés Publics Page 1 sur 9

2 1. OBJET DU MARCHE 1.1. Contexte En avril 2008, l Inserm doit procéder à l élection de son conseil d administration. L Inserm est un établissement public à caractère scientifique et technologique placé sous la double tutelle des ministères en charge de la santé et de la recherche. Le conseil d administration de l Inserm est une instance à caractère décisionnel et délibératif sur des sujets d ordre organisationnel, judiciaire et financier Données relatives aux élections au conseil d administration de l Inserm Les élections au conseil d administration (CA) ont lieu uniquement par correspondance. Les électeurs sont répartis en deux collèges et votent pour une liste représentant leur collège d appartenance. Chaque liste doit présenter six personnes dans un ordre préétabli. Les électeurs ont la possibilité au sein de la liste qu ils ont choisie : - de rayer au maximum trois noms de la liste - d établir un classement numéroté - de voter pour la liste sans y apporter de modification La répartition des effectifs par collège est estimée comme suit : Collège I Chercheurs Collège II ITA TOTAL Pour ces élections, la participation globale est estimée à 75 % Objet général du marché Le présent marché a pour objet : L édition et le conditionnement de l ensemble du matériel électoral transmis aux électeurs ; Le comptage automatique des plis Forme du marché Le présent marché est un marché à procédure adaptée au titre de l article 28 du Code des marchés publics. Page 2 sur 9

3 2. ELEMENTS TRANSMIS AU PRESTATAIRE L Inserm s engage à transmettre au prestataire un ensemble d éléments permettant la réalisation de la prestation : Fichiers définitifs d électeurs ; Eléments nécessaires à la fabrication des documents constituant le matériel électoral ; Les éventuelles corrections à apporter aux épreuves ; L approbation de l ensemble des documents constituant le matériel électoral, préalable à l impression, sous la forme de «bons à tirer». 3. DETAIL DES PRESTATIONS Le présent marché a pour objet les prestations suivantes : Edition et reprographie du matériel électoral transmis aux électeurs Conditionnement du matériel électoral Livraison du matériel électoral au Siège de l Inserm Ouverture des plis et dépouillement automatisé Le matériel électoral comprend, en fonction du collège de chaque électeur : Une enveloppe porteuse Une notice d information Un bulletin de vote pour chacune des listes validées Déclarations d intention correspondant aux listes de candidature Une enveloppe destinée à recevoir le bulletin de vote Une enveloppe réponse Les offres pourront le cas échéant prévoir un matériel électoral différent en fonction du système de dépouillement envisagé, notamment afin de faciliter l ouverture des plis reçus et/ou l émargement des électeurs. Toutefois, le matériel électoral doit impérativement comprendre l enveloppe réponse, la notice, les déclarations d intentions et le(s) bulletin(s) de vote. Page 3 sur 9

4 3.1. Edition et reprographie du matériel électoral Fourniture et personnalisation des enveloppes porteuses Volume : 5500 exemplaires, en 1 modèle Format : 260 x 330 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, recto seul Personnalisation du recto : - Coordonnées postales de l électeur - Logo Inserm - Mention «Elections CA» Edition et reprographie de la notice commune Volume : 5500 exemplaires, en 1 modèle Format : 210 x 297 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, recto seul Edition et reprographie des bulletins de vote CA Les prescriptions relatives aux bulletins de vote sont données à titre indicatif et peuvent être adaptées, avec l accord de l Inserm, en fonction des contraintes de dépouillement automatisé. Toutefois, les bulletins doivent dans tous les cas respecter l anonymat de l électeur et présenter une réelle facilité de remplissage pour l électeur. Idéalement, l électeur ne devra recevoir qu un seul bulletin au titre de son collège. Format : Papier : Impression : 100 x 205 mm. - Blanc - Couleur noire - Recto seul Volume : 5500 répartis comme suit, en deux modèles : CA Collège I Chercheurs Collège II ITA TOTAL TOTAL Page 4 sur 9

5 3.1.4 Edition et reprographie des déclarations d intention Le nombre de modèles de déclaration d intention est estimé à cinq par collège. Chaque modèle compte deux feuilles recto-verso. Format : 210 x 297 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, sur 2 feuilles recto-verso Volume : exemplaires répartis en cinq listes comme suit : CA Liste A Liste B Liste C Liste D Liste E TOTAL Collège I Chercheurs Collège II ITA TOTAL Fourniture des enveloppes de vote CA Si le bulletin de vote proposé par le prestataire ne permet le respect de l anonymat de l électeur, la fourniture d une enveloppe de vote est indispensable dans les proportions et selon les prescriptions (indicatives) suivantes : Format : 110 x 220 mm (adaptable le cas échéant en fonction de la taille des bulletins) Papier : - Indifférent Volume : Fourniture et personnalisation des enveloppes retour «T» Format : Papier : Impression : Format minimal pour contenir le bulletin de vote et le cas échéant l enveloppe de vote, conforme aux exigences de La Poste Blanc ou bulle Couleur noire, recto-verso Personnalisation : Recto : - logo Inserm - mention «Elections CA» - mention du collège de l électeur - coordonnées postales de l Inserm - mentions exigées par La Poste Page 5 sur 9

6 Verso : personnalisation permettant l identification de l électeur si celle-ci n est pas envisagée par lecture optique ou automatique: «Nom» «Prénom» «Nom de jeune fille» «Collège» «Grade» «Affectation» Date(*) : Signature obligatoire(*) : (*) : champs à remplir par l électeur. Volume : Les enveloppes retour «T» devront être élaborées en fonction du pays de résidence de l électeur et en tenant compte de la mention du collège à apposer au recto de chacune des enveloppes. Quatre modèles d enveloppes sont nécessaires, selon une répartition évaluée ainsi qu il suit : Collège I Chercheurs Collège II ITA TOTAL Provenance Nationale Internationale Nationale Internationale Nationale Internationale Répartition TOTAL Conditionnement du matériel électoral dans l enveloppe porteuse Le prestataire devra conditionner l ensemble du matériel électoral tel que défini au point 3.1 et correspondant à chaque électeur dans les enveloppes porteuses Livraison du matériel électoral au siège de l Inserm Le prestataire devra procéder à la livraison de l ensemble du matériel électoral au siège de l Inserm pour affranchissement par celui-ci, au 101, rue de Tolbiac Paris Cedex Dépouillement automatisé Le prestataire procédera au dépouillement automatisé des plis reçus au Siège de l Inserm. Le nombre total de bulletins à traiter est estimé à Le dépouillement automatisé devra prendre en compte les votes blancs et nuls. Le dépouillement automatisé devra permettre l établissement d une liste des votants. Le dépouillement automatisé devra permettre la comptabilisation des votes et l édition d un procèsverbal de résultats précisant, pour chaque collège : Le nombre d inscrits ; Le nombre de votants ; Page 6 sur 9

7 Le nombre de bulletins blancs ; Le nombre de bulletins nuls ; Le nombre de suffrages exprimés par liste Le nombre de points obtenus pour chaque candidat en fonction du barème suivant : - 6 points pour le candidat classé au premier rang, - 5 points pour le candidat classé au deuxième rang, - 4 points pour le candidat classé au troisième rang, - 3 points pour le candidat classé au quatrième rang, - 2 points pour le candidat classé au cinquième rang, - 1 point pour le candidat classé au sixième rang, - 0 point pour le candidat dont le nom est rayé. Le nombre de points attribués à chaque candidat sera porté sur les feuilles de dépouillement. Le prestataire devra mettre à disposition de l Inserm le matériel technique nécessaire à ce dépouillement automatisé, à l exception du mobilier et de la salle, mis à disposition par l Inserm. Le prestataire devra fournir la main d œuvre nécessaire à l ouverture des plis et au dépouillement automatisé Le dépouillement de l ensemble des votes devra s opérer en une journée maximum. 3. Calendrier Le prestataire devra impérativement respecter le calendrier fixé par l Inserm. A titre d information, le calendrier prévisionnel est le suivant : 16 mai 2008 : Réception par le prestataire des éléments nécessaires à l édition des enveloppes et de la notice 3 juin 2008 : Réception par le prestataire des éléments nécessaires à l édition des déclarations d intention et des candidatures (sous réserve d éventuelles modifications des listes de candidatures) 4 juin 2008 : Validation des «Bons à tirer» par l Inserm 11 juin 2008 : Livraison à l Inserm de l ensemble du matériel électoral 4 juillet 2008 : Dépouillement automatisé et édition des procès verbaux Page 7 sur 9

8 4. Forme attendue des offres Les offres devront comprendre une proposition tarifaire distinguant impérativement, au minimum : - l édition et la reprographie de la notice commune - l édition et la reprographie des bulletins de vote CA - la fourniture et la personnalisation de l ensemble des enveloppes nécessaires à l élection - le conditionnement du matériel électoral - la livraison du matériel électoral - la mise à disposition du matériel nécessaire au dépouillement automatisé - la main d œuvre nécessaire au dépouillement automatisé - les autres frais nécessaires à l ouverture des plis et au dépouillement automatisé Les offres devront également comprendre un dossier technique permettant d appréhender aisément le système de dépouillement proposé. Ces éléments doivent être fournis à l Inserm en double exemplaire. Les candidats doivent déposer ou transmettre leur offre sous format papier par courrier à l attention de Pierre-Emmanuel SINET à l adresse suivante : Inserm Bureau de la Politique Sociale 101, rue de Tolbiac PARIS Cedex 13 Les offres devront impérativement parvenir au plus tard le mercredi 16 avril 2008 à 17 heures. Le délai de validité des offres est de 80 jours à compter de la date limite fixée pour leur réception. 5. Critères de sélection des offres La personne responsable du marché élimine les offres non conformes à l objet du marché, et choisit l offre la plus avantageuse en tenant compte des critères suivants et de leur pondération : 1 - Prix d ensemble de la proposition : 8/ Garanties apportées par le prestataire quant au respect des délais : 5/ Garanties apportées par le prestataire sur la fiabilité du système de dépouillement : 4/ Simplicité de la procédure électorale : 2/ Simplicité d utilisation pour l électeur : 1/20 Page 8 sur 9

9 6. renseignements complémentaires Des renseignements complémentaires pourront être obtenus par mail à l attention de Monsieur SINET adressé à : elections@tolbiac.inserm.fr Page 9 sur 9