PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIERE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DE HOCKEY MINEUR DE SAINTE-JULIE

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIERE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DE HOCKEY MINEUR DE SAINTE-JULIE Date : Le 2 novembre 2011 Heure : 19 h 00 Lieu : Local de l AHM de Ste-Julie Étaient présent(e)s : Monsieur Éric Boulianne, président Monsieur François Parent, directeur discipline Monsieur Alain Côté, directeur MAHG Monsieur Alain Belzile, directeur pee-wee Monsieur Ghislain Demers, directeur bantam Madame Renée Nadeau, secrétaire Monsieur Stéphane Mondou, vice-président hockey Monsieur Éric St-Amand, gouverneur récréatif ABC Monsieur Steve Mathieu, directeur Novice Monsieur Armand Boudreau, directeur Atome Monsieur Daniel Roy, directeur des glaces Monsieur Michel Lamarche, gouverneur compétition BB-CC Absent(e)s Monsieur Luc Laflamme, directeur des équipements Madame Josée Groleau, directeur Midget Madame Julie Lacoursière, trésorière Monsieur Éric Gagnon, vice-président des communications Secrétaire de l assemblée : Renée Nadeau 1. Ouverture de la réunion La réunion est ouverte à 19h00 par le président. 2. Adoption de l ordre du jour Procès-verbal du 2 novembre 2011, page 1 de 5 1. Ouverture de la réunion mot de bienvenue 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption et suivi du procès-verbal du 5 octobre Décision directeur discipline suite à une plainte d un parent Junior A 5. Soirée Poker École Secondaire du Grand Coteau 6. Frais d inscription pour un nouveau joueur 7. Politique relative à l utilisation des logos 8. Filmer les parties 9. Permis des tournois et enregistrement des équipes 10. Membres avec un solde au dossier 11. Programme d assistance aux organismes 12. Party de fin d année, état de la situation 13. Varia a) Port des bas de l AHM durant les pratiques b) Journée Hockey Canada c) 5 à 7 décembre 2011 d) Retour d un joueur bantam, présentement en arrêt de jeu e) Processus de remboursement des tournois et commandites f) Banque de données des bénévoles 14. Date et heure de la prochaine rencontre 15. Levée de la séance régulière

2 RÉSOLUTION (01) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR GHISLAIN DEMERS, APPUYÉE PAR MONSIEUR ARMAND BOUDREAU, l ordre du jour est adopté à l unanimité. 3. Adoption et suivi du procès-verbal du 5 octobre 2011 RÉSOLUTION (02) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR ALAIN CÔTÉ APPUYÉE PAR MONSIEUR ALAIN BELZILE, le procèsverbal de la séance régulière du 5 octobre 2011 est adopté à l unanimité. POINTS DE DÉCISION 4. Décision directeur discipline suite à une plainte d un parent Junior A Monsieur Éric Boulianne nous rapporte une plainte d un parent vis-à-vis l association, soutenant que celle-ci n avait pas pris ses responsabilités quant aux évaluations et à la formation des équipes. La politique relative aux plaintes stipule que c est le directeur de la discipline qui s occupe des plaintes. Cependant une plainte comme celle-ci devrait plutôt être adressée à l administration de l association. Une modification dans les politiques, devra être apportée à cet effet d ici l an prochain. Toutefois, puisque ce n est pas encore spécifié, monsieur François Parent, directeur de discipline, a eu la charge d examiner la plainte et de rencontrer les personnes impliquées. Suite à l évaluation du dossier, messieurs Parent et Boulianne ont pris leur décision, et demande aux membres du CA d approuver le remboursement pour le camp, à tous les joueurs, d un montant de 15$. Monsieur Daniel Roy n est pas d accord. Une discussion s en suit. RÉSOLUTION (03) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR ÉRIC BOULIANNE APPUYÉE PAR MONSIEUR FRANÇOIS PARENT il est dûment résolu à la majorité (8 pour, 1 contre, 2 abstentions) de rembourser 50% du coût des évaluations, c est-à-dire 15$ à tous les joueurs (approximativement 30) qui ont fait les évaluations cette année.. 5. Soirée Poker École Secondaire du Grand Coteau Monsieur Éric Boulianne a reçu une demande de l école secondaire du Grand Coteau concernant une invitation à assister à une soirée Poker (11 novembre 2011) afin d amasser des fonds pour le voyage en Europe en mars 2012, pour des jeunes hockeyeurs (simple lettre) de Ste-Julie. Monsieur Boulianne demande si l Association désire encourager ces jeunes de Ste-Julie et acheter des billets pour la soirée? Suite à la discussion des membres, nous n achèterons pas de billets, mais nous mettrons l information sur le site WEB de l association. 6. Frais d inscription pour un nouveau joueur Monsieur Alain Belzile se demande comment l association chargera à un nouveau joueur (gardien pee wee) qui arrive de Sept Ile et qui sera ici à la fin novembre. Monsieur Belzile indique qu il le fera pratiquer pour voir dans quelle catégorie il jouera. Finalement, nous lui chargerons au prorata des parties restantes sur les parties totales de la saison. Procès-verbal du 2 novembre 2011, page 2 de 5

3 7. Politique relative à l utilisation des logos Suite à la demande de monsieur Luc Laflamme, monsieur Éric Boulianne demande qu on enlève les 2 compagnies indiquées dans le document: Politique relative à l utilisation du logo, afin de permettre à une nouvelle compagnie très concurrentielle de faire les articles promotionnels de l association. Les amendements aux politiques seront effectués à la fin de la saison. Pour l instant, nous mentionnerons sur le site WEB, les coordonnées pour joindre la compagnie qui fournit les articles cette année. 8. Filmer les parties Monsieur Éric Boulianne nous parle d une invitation de monsieur Jean-Marc Gingras de Coach Studio qui offre ses appareils, son logiciel et son expertise pour filmer les parties. Ces vidéos peuvent aider les jeunes et leurs entraîneurs. Suite à cela, monsieur Mondou indique qu il aimerait bien filmer les ateliers d Olivier Michaud. Monsieur Boulianne lui offrira de mettre ses coordonnées sur le site WEB. POINTS D INFORMATION 9. Permis des tournois et enregistrement des équipes Monsieur Daniel Roy distribue les documents aux directeurs de catégorie. Les corrections devront être reçues au plus tard, d ici une semaine. Il informe également les directeurs de catégories de bien avertir les gérants d équipes de porter une attention spéciale aux permis de tournois. Il y en a un spécifiquement pour le tournoi régional. Il y a une discussion au sujet des gens qui ne sont pas encore vérifié à titre de bénévole auprès de la ville. 10. Membres avec un solde au dossier Monsieur Daniel Roy nous informe qu il reste encore des soldes à recevoir pour environ 4 à 5 personnes. La liste sera envoyée aux directeurs de chaque catégorie. 11. Programme d assistance aux organismes Monsieur Éric Boulianne a été convoqué à une réunion qui aura lieu sous peu. Il y assistera avec Stéphane Mondou. 12. Party de fin d année, état de la situation Dans les deux derniers Grizzly Express, monsieur Éric Boulianne avait sollicité des bénévoles pour organiser le party de fin d année. Puisqu aucune personne ne s est proposée, il n y aura pas de party de fin d année de la part de l AHM. Chaque équipe fera son party de fin d année. Monsieur Boulianne informera parents et joueurs dans le prochain Grizzly Espress. 13. Varia a) Port des bas de l AHM durant les pratiques Monsieur François Parent demande s il est possible de ne pas utiliser les bas de l AHM durant les pratiques. Monsieur Éric St-Amand suggère que le «pro shop» pourrait vendre les bas de l AHM pour les parents qui trouvent que les bas s usent trop vite. Nous passerons le mot aux entraîneurs concernant le chandail et les bas, et nous afficherons sur le site web. Procès-verbal du 2 novembre 2011, page 3 de 5

4 b) Journée Hockey Canada Monsieur Stéphane Mondou nous informe que le responsable de Hockey Canada nous a réservé la journée du 8 mars 2012, pendant la semaine de relâche. L aréna est réservée avec monsieur Luc Brassard de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00 / 17h00. Hockey Canada demande 12 bénévoles. Les jeunes viennent de partout des environs, Varennes, Boucherville, St-Basile, St-Amable et généralement, si on a de 100 à 150 jeunes, l AHM fait environ 50$ par joueur. Monsieur Mondou, s inquiète d obtenir ses 12 bénévoles. Les autres membres de l AHM lui assurent leur soutien advenant qu il ne trouve pas ses 12 bénévoles. c) 5 à 7 décembre 2011 Comme l an dernier, Monsieur Éric Boulianne aimerait faire un 5 à 7 pour tous les instructeurs et gens du conseil d administration, afin de se rencontrer dans un décor autre que derrière les bancs. Monsieur Boulianne offre de s en occuper encore une fois cette année. Il a déjà discuté avec monsieur Pierre Beaudry et commencer à s informer pour se faire commanditer de la bière, des ailes de poulet. La charge de l AHM est d environ 1000$ pour le buffet, le reste étant commandité. L an dernier IGA avait également commandité avec des bourses pour 5 équipes, qu ils ont fait tirer parmi les entraîneurs présents. RÉSOLUTION (04) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR ÉRIC BOULIANNE APPUYÉE PAR MADAME RENÉE NADEAU, un montant de 1000$ est accordé pour organiser le 5 à 7 de décembre pour tous les instructeurs et les membres de l AHM. d) Retour d un joueur bantam, présentement en arrêt de jeu. Monsieur Michel Lamarche aimerait clarifier le cas d un joueur bantam, afin que tous les membres aient le même discours vis-à-vis la situation. Compte tenu des renseignements qui doivent demeurer confidentiels au sujet des personnes en cause, les membres conviennent de tenir les discussions à huis clos. HUIS CLOS e) Processus de remboursement des tournois et commandites Monsieur Éric Boulianne donne des explications du retard pour le remboursement des tournois. Le grand problème provenait de l accréditation des bénévoles par la Ville de Ste-Julie. Il faudra voir à améliorer ce processus pour la saison prochaine. Côté positif, ce n est plus à l association de faire les vérifications. C est maintenant à la Ville de s en occuper. f) Banque de données des bénévoles Monsieur Steve Mathieu vient de terminer ses évaluations dans sa catégorie Novice et sa plus grande difficulté fut de trouver des bénévoles. Puisqu il s occupe d une jeune catégorie, les parents bénévoles, ne sont pas encore connus de tous. Il propose d avoir une banque de données de bénévoles. Monsieur Daniel Roy a ce genre de liste en main, mais il faut qu on lui demande. Monsieur Mathieu suggère une liste qui serait accessible aux membres du CA et qui pourrait être mise à jour au fur et à mesure. Procès-verbal du 2 novembre 2011, page 4 de 5

5 14. Date et heure de la prochaine rencontre Une séance régulière se tiendra exceptionnellement lundi le 5 décembre 2011 à 19h00 au local de l Association du hockey mineur de Sainte-Julie. Le 5 à 7 de décembre se tiendra le jeudi 15 décembre. 15. Levée de la séance régulière Le président, monsieur Éric Boulianne, lève la rencontre à 20h45 Éric Boulianne Président Renée Nadeau Secrétaire administrative Procès-verbal du 2 novembre 2011, page 5 de 5