CHARTE FSDIE FONDS DE SOLIDARITE ET DE DEVELOPPEMENT DES INITIATIVES ETUDIANTES «Aide aux Projets Individuels et Collectifs»

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1 CHARTE FSDIE FONDS DE SOLIDARITE ET DE DEVELOPPEMENT DES INITIATIVES ETUDIANTES «Aide aux Projets Individuels et Collectifs» 1/ PRESENTATION DU FSDIE Texte de référence : Ministère de l'education Nationale - Bulletin Officiel n 32 Circulaire n du 29/8/2001 relative au développement de l engagement associatif et des initiatives étudiantes complétée par la lettre circulaire du 22 avril Actuellement à l UPMC, les crédits du F.S.D.I.E., alimentés par une partie des droits d'inscription acquittés par les étudiants, sont affectés d'une part à l'aide aux projets étudiants et d'autre part à une aide sociale aux étudiants en difficulté et à une aide à la mobilité étudiante. La commission siège en deux formations selon qu'elle traite de l'aide sociale ou de l'aide aux projets. Elles se réunissent au moins trois fois par an. Les projets doivent faire l'objet d'un dossier définissant les objectifs, les actions, les modalités d'évaluation et présentant un budget en équilibre. Peuvent être financés, des initiatives individuelles ou collectives s inscrivant notamment dans l un ou plusieurs de ces domaines : - Culture, y compris scientifique - Sports - Action humanitaire et Solidarité - Animation du Campus Les projets retenus par la commission sont présentés au Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire (CEVU) pour avis, puis au conseil d administration (CA) de l'université qui prend la décision définitive d'attribution de crédits. Ce dernier est également informé de l'utilisation des crédits accordés. 2/ CRITERES D'ATTRIBUTION D'UNE AIDE FINANCIERE Pour pouvoir être examinés par la commission «Projets», les dossiers déposés par les étudiants doivent répondre à des conditions de recevabilité (A). Les projets recevables sont ensuite instruits par la commission selon les modalités d examen rappelées ci-dessous (B). Une fois retenus, les étudiants porteurs du projet s engagent à respecter les conditions d engagement inscrit dans la présente charte (C). Charte FSDIE Page 1

2 A) Recevabilité des dossiers: 1 - Critères généraux : - Capacité de mobilisation : Les projets doivent mobiliser obligatoirement des étudiants de l UPMC. - Inscription du projet dans son environnement : Les projets doivent avoir des retombées sur l université et concerner un large public (réalisation du projet sur le campus, restitution par des expositions, projections, conférences - débats, site informatique, etc ). Dans tous les cas, une autorisation devra être demandée auprès de la Direction de la Vie Etudiante (DVE). - Le budget du projet doit être en équilibre. Il doit être cofinancé par un ou plusieurs partenaires publics et/ou privés (collectivités locales, Direction Régionale des Affaires Culturelles, Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports, CROUS, Défi Jeunes, associations ou entreprises, etc ). En aucun cas, l'upmc ne peut être le seul financeur : l'utilisation de fonds propres ou de partenariats est donc indispensable sauf pour des projets demandant un financement inférieur à 500 euros. - La participation financière personnelle, en particulier pour les frais de déplacement (billets d avion par exemple) et les frais d hébergement, doit être explicitement mentionnée. Les salaires et les frais de fonctionnement des associations n entrent pas dans le financement du projet. En revanche, les défraiements (pour les voyages notamment) sont éligibles et seront pris en compte en fonction de la qualité du projet. - Les projets ne peuvent se substituer aux missions de l université en matière de formation et d orientation, de recherche, d insertion professionnelle, de développement de la culture scientifique et en termes de relations internationales. Les projets à caractère personnel s inscrivant dans le cadre d un cursus (stages...) ne peuvent être éligibles. - Les projets pour être recevables doivent respecter le calendrier des CEVU. Leur réalisation doit donc être postérieure au vote par le CEVU d'une attribution financière. - L initiative collective doit être présentée par une association s inscrivant notamment dans l un ou plusieurs de ces domaines : culture, domaine scientifique, animation du campus, manifestations sportives, action humanitaire et de solidarité. Charte FSDIE Page 2

3 - L initiative individuelle, présentée ou non sous couvert d une association, peut également s inscrire dans le cadre des projets éligibles à une subvention FSDIE. 2 - Critères administratifs - Les dossiers, pour être recevables, doivent être complets et comprendre notamment, outre le formulaire de demande de subvention (Annexe 1), le dossier détaillé de présentation du projet et les pièces relatives à l association (statuts, n SIRET, récépissé de déclaration en préfecture, publication au journal officiel, composition du bureau, rapport d activité, compte financier) Ce formulaire est disponible à : Direction de la Vie Etudiante Service de l initiative étudiante 4, place Jussieu Paris Cedex 05 bâtiment T, 2ème étage. portes 215 et 213 contacts : emmanuelle.bodu@upmc.fr et christiane.long@upmc.fr tél et ou peut être téléchargé à l adresse suivante : à la rubrique Vie du campus Dossier administratif complet : Celui-ci doit être remis à la Direction de la Vie Etudiante (voir adresse cidessus), deux semaines au moins avant la date d examen par la commission «Projets», et de façon à ce que le vote du CEVU intervienne avant la date de réalisation du projet. Il est vivement recommandé de prendre rendez-vous auprès du service de l initiative étudiante qui assistera les porteurs de projet au montage et à la finalisation de leur dossier. Le dossier comprend obligatoirement, outre le formulaire de demande d'aide convenablement établi, les documents suivants : - Le dossier détaillé de présentation du projet (attention ce dossier sera conservé à la Direction de la Vie Etudiante). - Les devis et pièces attestant de la demande ou de l'obtention de subventions. - L autorisation ou demande d autorisation d occupation de lieux et de locaux sur le campus si besoin est. - Les statuts de l'association et le n SIRET. Charte FSDIE Page 3

4 - La copie des récépissés de déclaration en préfecture et de publication au journal officiel. - La composition du bureau de l association. - Le rapport d activité de l association. - Les comptes financiers. - Un RIB/RIP. En cas de projets longs (sur l année) ou sur plusieurs années, les porteurs de projets sont invités à mentionner explicitement la durée totale du projet, l évolution envisagée du projet au cours du temps ainsi que la subvention qui sera redemandée chaque année pendant la durée globale du projet. Une procédure d examen allégé du projet pourra être envisagée sauf en cas de modification conséquente de l objectif du projet. Les projets récurrents dont les partenaires associatifs sont connus depuis de nombreuses années sont invités à ne présenter des projets globalisés qu une seule fois dans l année. Il est vivement recommandé, aux porteurs de projets de renvoyer leur dossier dûment complété en format électronique (fichier Word ou PDF) à l adresse suivante : emmanuelle.bodu@upmc.fr B) Modalités d examen des projets : 1 - Examen des projets par la commission Une fois la recevabilité des projets établie, la commission examinera l ensemble des projets déposés mais n auditionnera que le ou les porteurs des projets dont les demandes de subventions sont supérieures à 500. La commission en charge d examiner les projets sera particulièrement attentive : - A la recherche, par les porteurs de projet, d'un co-financement par un ou plusieurs partenaires publics et/ou privés (collectivités locales, Direction Régionale des Affaires Culturelles, Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports, CROUS, Défi Jeunes, associations ou entreprises, etc ). Toutefois, la recherche de co-financement pour les projets dont les demandes de subvention sont inférieures à 500 n apparaîtra pas comme un élément majeur d évaluation des projets Charte FSDIE Page 4

5 par la commission. - A la faisabilité du projet, sa cohérence et l articulation entre les objectifs du projet et l objet de l'association. - La commission «FSDIE Projets» veillera également à ce que le dépôt ainsi que la présentation du projet soit faite par un étudiant de l UPMC, y compris si le projet est interuniversitaire. La présentation des projets par un personnel de l UPMC et/ou par un responsable d association non étudiant entrainera automatiquement le refus d examen du projet par la commission. Enfin, la commission appréciera que, lors du montage du projet, les éléments suivants soient clairement identifiés: - Les projets devront mobiliser un nombre important d'étudiants de l UPMC. - Les projets devront prévoir des retombées sur l université. Ces retombées doivent concerner un large public (réalisation du projet sur le campus, restitution par des expositions, projections, conférences - débats, site informatique, etc ). La commission "Projets" jugera de la faisabilité du projet, de sa cohérence et de son articulation entre l objet du projet et celui de l'association. - Les projets d ordre culturel doivent faire preuve si possible d originalité et de créativité. - Les projets humanitaires ou de solidarité internationale doivent reposer sur un partenariat avec une organisation locale, la pérennisation locale du projet, l implication des bénéficiaires du projet et s inscrire dans la durée. Pour ce type de projet, la subvention accordée pourra être directement versée à l ONG partenaire. La commission examinera avec le plus grand soin les conditions de sécurité dans lesquelles doivent se dérouler les projets. - les projets doivent être neutres au plan politique ou religieux, tout projet faisant preuve de prosélytisme sera systématiquement écarté. Seront appréciés : - l'accès au plus grand nombre d'étudiants et la gratuité lorsque le rendu du projet s effectue dans les différents campus de l UPMC et ce quelque soit le type de manifestations. - la dynamique d'animation de la vie étudiante Charte FSDIE Page 5

6 - les nouvelles initiatives (les projets déjà financés par le passé doivent comporter des nouveautés mais aussi présenter un bilan des précédentes actions menées) - l'ouverture et la transversalité du projet - les retombées sur l'image de l'upmc - le caractère autonome de la conduite du projet - les actions de communication prévues pour la valorisation du projet. 2. Délibération de la commission Après avoir entendu, en séance, les porteurs de projet, les membres de la commission Projets devront émettre un avis l acceptation, le renvoi ou le rejet du projet. En cas d avis favorable, la commission devra établir, après délibération, le niveau de l aide financière qui pourra être accordé au projet. En fonction de la qualité des projets, la commission pourra être amenée à proposer une diminution ou une augmentation des crédits par rapport à la subvention initialement demandée. En cas de forts désaccords entre les membres de la commission, un vote sera mis en place par le président de la commission à la majorité des membres présents au moment du vote. Le rejet d'un projet devra faire l'objet d'une explication motivée qui sera transmise au porteur du projet après validation par le CEVU. C) Engagements des bénéficiaires de subvention Les bénéficiaires d'une subvention du FSDIE s'engagent à : - faire apparaître le logo de l'université sur le projet lui-même et sur tout outil de communication assurant la promotion du projet (carton d'invitation, tract, affiche ) après visa des documents par le bureau d animation du campus en charge de la mise en conformité avec la charte graphique de l université. - mentionner tous les partenaires. - communiquer en temps utile - à la Direction de la vie étudiante, tous supports d'annonce d'exposition ou de manifestation. - en cas de manifestation, ils sont tenus d'inviter le Président de l'université, les membres de la commission et les partenaires financiers. - prévenir l'université de toute modification du projet, notamment en cas Charte FSDIE Page 6

7 de report ou en matière financière. L'Université pourra demander le remboursement des sommes versées si la modification s'avère substantielle et de nature à compromettre la bonne réalisation du projet. - effectuer un compte-rendu du déroulement du projet dans le mois qui suit sa réalisation en précisant notamment de manière détaillée l'utilisation de la subvention. - transmettre toutes les factures à l'université (ainsi que les factures afférentes, éventuellement, au paiement de droits d'auteurs) le plus rapidement possible. - établir un état des recettes éventuelles. - rembourser rapidement les sommes non utilisées pour la réalisation du projet. Le non respect de ces différents engagements par les dépositaires des projets, entrainera automatiquement une interdiction à représenter le projet au cours de l année suivante. 3/ MODALITES DE VERSEMENT DES SUBVENTIONS Les aides accordées sont versées sur le compte des associations bénéficiaires dans un délai de 15 jours suivant la date du Conseil d'administration qui a décidé de l'attribution finale des subventions. Les subventions, dont le montant est supérieur à 2000, sont versées en deux temps. Dans un premier temps 50 % du montant total accordé est versé, le règlement du solde intervenant sur production des factures justifiant l'emploi du premier versement. Dans le cas de projet individuel, les modalités de versement d une subvention à une personne privée seront identiques à celles opérées dans le cadre d une initiative collective. 4/ ORGANISATION DE MANIFESTATIONS SUR LE CAMPUS (théâtre, festivals de danse, concert, conférences...) Pour toute utilisation de lieux ou locaux sur le campus, il sera nécessaire d'en faire la demande en contactant à la Direction de la Vie Etudiante, le service de l'initiative étudiante par téléphone au ou par mail à l'adresse suivante : christiane.long@upmc.fr. La direction de la culture devra être informée de la manifestation. Charte FSDIE Page 7