MANUEL DU CONSEIL D ADMINISTRATION. 22 Janvier 2010

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1 MANUEL DU CONSEIL D ADMINISTRATION 22 Janvier 2010

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction 3 Fonctions du Conseil d administration 4 Représentation des membres du Conseil d administration 5 Président et Vice-Présidents du Conseil d administration 7 Calendrier des réunions du Conseil d administration 8 Déroulement des réunions 9 Rôles et responsabilités 10 Comités du Conseil d administration et groupes spéciaux 11 Présidents des comités et des groupes spéciaux 12 Conflits d intérêts 12 Modifications du Manuel du Conseil d administration 12 ANNEXE 1 13 ANNEXE

3 INTRODUCTION Le Partenariat pour la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant comporte un réseau de plus de 270 organisations, un Forum des partenaires, un Conseil d administration de 23 membres et un Secrétariat, qui travaillent ensemble afin de réaliser une vision commune de la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant. Le Partenariat est une alliance entre des organisations internationales, des organismes gouvernementaux, des organisations non gouvernementales, des pays membres, des bailleurs de fonds et des fondations, des associations de professionnels de la santé et des institutions académiques, de recherche et de formation. Les membres du Partenariat ont un intérêt commun pour la poursuite des objectifs du Millénaire pour le développement (OMD) 1 liés à la santé de la mère et de l enfant et sont prêts à engager des mesures à court et à long terme afin d atteindre ces objectifs. Il apparaît déjà que l OMD 4 ne pourra être atteint que par un nombre limité de pays et que l OMD 5 est encore moins réalisable. La réalisation de ces OMD exige au minimum une augmentation et un meilleur usage des ressources, ainsi qu une meilleure connaissance de l utilisation par les communautés de services appropriés. Il est indispensable également que les pays mettent en place des interventions qui fassent autorité, qui soient harmonisées, efficaces et qui aient un impact important. Pour atteindre ce but, il est essentiel que les partenaires et les pays travaillent ensemble et mènent une action coordonnée en vue d harmoniser les multiples activités déjà mises en œuvre et de prendre en compte leurs avantages respectifs. L objectif du Partenariat est de soutenir les pays afin d atteindre les OMD 4 et 5 par l amélioration des interactions entre partenaires et la mise en œuvre de leurs avantages comparatifs, à savoir : obtenir des financements pour améliorer la santé de la mère et de l enfant ; promouvoir des interventions de grande envergure fondées sur des informations exactes, ainsi que les moyens de les mettre en œuvre ; suivre les engagements des partenaires et mesurer leurs progrès. Le PSMNE est une entité qui s appuie sur des partenaires engagés dans la réalisation de leurs responsabilités essentielles dans le domaine de la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant notamment dans les domaines d actions prioritaires avec le soutien d un petit secrétariat. Le Partenariat œuvre dans le cadre d accords internationaux, parmi lesquels le programme d action de la Conférence internationale sur la population et le développement et le programme d action de la Quatrième Conférence mondiale sur les femmes. 2 Le Partenariat n est pas une entité indépendante, mais un mécanisme de collaboration entre ses membres. Ceux-ci se sont engagés à fournir un financement adéquat et durable, nécessaire à la conduite des actions du Partenariat et du Secrétariat. Toutes les organisations et institutions qui travaillent dans le domaine de la santé maternelle et infantile et s efforcent d atteindre les OMD 4 et 5 peuvent devenir membres du Partenariat. Les membres peuvent soumettre leurs candidatures par l intermédiaire du site Web. 1 Principalement les OMD 4, 5 et 5.b). 2 Source : PMNCH Conceptual and Institutional Framework Document, décembre

4 Le Forum des partenaires est une entité consultative composée de membres ayant en commun les meilleures pratiques et expériences dans le domaine de la santé maternelle et infantile. Il promeut la communication entre tous les acteurs de la santé maternelle et infantile, leur donnant la possibilité d échanger leurs points de vue et leurs informations sur les pratiques mondiales et nationales. Les membres du Forum ont ainsi l occasion de participer aux activités du Partenariat par le biais de groupes spéciaux. Le Secrétariat, hébergé actuellement par l Organisation mondiale de la Santé, est composé de deux équipes : une équipe technique et une équipe de gestion. Son rôle est de soutenir les activités de valorisation, les produits et les résultats du Partenariat. Le Secrétariat exerce les fonctions suivantes : servir la structure de gouvernance du Partenariat, gérer la communication et l information, aider le Conseil d administration à mobiliser les ressources, représenter le Partenariat lors de réunions, vérifier la validité des données, fournir des informations à jour sur les programmes de santé maternelle et infantile et les synthétiser en messages clairs utilisables pour les activités de promotion, et fournir un support administratif. Le Conseil d administration, structure de gouvernance du Partenariat, détient le pouvoir de décision, ainsi que le stipule le présent Manuel. Il existe également deux comités permanents : le Comité des Finances et le Comité exécutif (voir page 11 et 12). FONCTIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le Conseil d administration exerce les fonctions suivantes : il approuve le mandat et le cadre institutionnel du Partenariat ; il établit la politique, les objectifs, les priorités et les stratégies du Partenariat dans le cadre d accords internationaux ; il approuve le programme de travail et le budget du Partenariat et assure le suivi de leur mise en œuvre ; il mobilise les fonds nécessaires au fonctionnement efficace et à la stratégie du Partenariat ; il soutient les priorités stratégiques du Partenariat, c est-à-dire la promotion d une politique en faveur de la santé maternelle et infantile, son harmonisation et sa mise en œuvre ; il établit des comités du Conseil et des groupes spéciaux dont le mandat est limité dans le temps et approuve leurs termes de référence ; il représente le Partenariat auprès des bailleurs de fonds, des pays, des institutions et d autres forums importants ; il approuve les publications du Partenariat ; il présente une recommandation à l institution hôte concernant le choix du Directeur exécutif du Secrétariat du Partenariat, comme le prévoit le Mémorandum d accord de l institution hôte ; il assure la gestion du Secrétariat par l intermédiaire du Directeur exécutif et contrôle son travail au moyen de rapports d activités et de rapports budgétaires réguliers. 4

5 REPRESENTATION DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION Taille et composition du Conseil d administration Le Conseil d administration comporte au maximum 23 membres choisis au sein du Forum des partenaires. Les membres du Conseil d administration représentent six groupes partenaires (voir ci-dessous), garantissant l équilibre entre la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant, entre les institutions nationales et internationales, ainsi qu en matière de représentation géographique. Les membres du Conseil d administration représentent en principe les institutions et groupes partenaires auxquels ils appartiennent et doivent, le cas échéant, préciser s ils s expriment à titre personnel. Les sièges du Conseil d administration sont attribués comme suit : quatre sièges à des bailleurs de fonds (gouvernements/institutions et fondations), un siège étant spécifiquement réservé à une fondation ; quatre sièges à des pays en développement, représentés par le ministère responsable de la santé ; quatre sièges aux organisations multilatérales ayant un mandat dans le domaine de la santé lié aux OMD 4 et 5 : UNICEF, UNFPA, OMS et Banque mondiale ; quatre sièges à des organisations non gouvernementales ; trois sièges à des institutions académiques/de recherche/de formation ; trois sièges à des associations de professionnels de la santé ; un siège facultatif qui peut être occupé par un donateur bilatéral supplémentaire. Durée du mandat Les quatre organisations multilatérales (UNICEF, UNFPA, OMS, Banque mondiale) occupent des sièges permanents au sein du Conseil d administration. La durée du mandat de tous les autres membres du Conseil est de deux ans, renouvelable une fois. Le mandat d un membre du Conseil commence à l ouverture de la première réunion du Conseil d administration d une année donnée et prend fin à l ouverture de la première réunion du Conseil d administration de la deuxième année suivant le début de leur mandat. Afin d assurer la continuité, les mandats des membres du Conseil d administration doivent être assurés par rotation. Les membres du Conseil doivent communiquer leurs intentions (et celles de leurs institutions) en matière de rotation au sein du Conseil d administration. Ils doivent également en informer les groupes partenaires dont ils font partie dans des délais raisonnables. Le Secrétariat rappelle aux membres du Conseil d administration en temps opportun (si possible lors de la réunion du Conseil précédant la rotation attendue) que les mandats sont sur le point d expirer et qu il faut procéder à la rotation dans un délai donné. 5

6 Sélection des membres du Conseil d administration Chaque groupe partenaire met en place son propre processus de désignation de ses représentants au Conseil d administration et en informe par écrit le Conseil d administration. Les membres sont sélectionnés selon les critères suivants : œuvrer activement dans le domaine de la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant ; être doté d un profil élevé dans le groupe partenaire, au niveau régional ou mondial ; avoir une position en vue dans l organisation représentée ; avoir le désir et la possibilité de consacrer le temps et les ressources nécessaires au travail du Conseil d administration ; le Conseil d administration peut établir des critères particuliers (par exemple représentation d une région géographique ou d une question spécifiques) et peut demander à un groupe partenaire disposant d un poste vacant d appliquer en priorité ces critères pour la sélection des candidats. Obligation de présence Un membre du Conseil d administration est considéré comme démissionnaire après avoir manqué deux réunions du Conseil sans raison valable et/ou sans l avoir prévenu. Un membre du Conseil d administration est considéré comme démissionnaire après trois absences justifiées ou non, qu il en ait informé ou pas le Conseil. Quand un membre est considéré comme démissionnaire, le Président du Conseil d administration prend la décision finale concernant cette démission et en informe le membre par écrit. 3 Président et Vice-Présidents Le Conseil d administration a un Président et deux Vice-Présidents qui l assistent et le remplacent en cas d absence. Autant que possible, le Président et les Vice-Présidents reflètent un équilibre entre les intérêts de la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant, les différents groupes constitutionnels et les régions géographiques. Des candidatures aux postes de Président et de Vice-Présidents peuvent être présentées par un groupe partenaire ou par tout membre du Conseil d administration (représentant) à titre individuel. Le Président peut ne pas être membre du Conseil d administration ou représenter une organisation non membre du PSMNE. Les Vice-Présidents doivent en revanche représenter au Conseil des organisations membres ou des groupes partenaires. Le Président et les Vice-Présidents représentent le Partenariat auprès d organisations, de pays et d autres acteurs de la santé mondiale. Le Président et les Vice-Présidents sont élus de manière transparente par le Conseil 3 Source : Réunion du Conseil d administration, les 17 et 18 juillet Note pour mémoire. 6

7 d administration. Le Président et les Vice-Présidents sont élus par les membres du Conseil à la suite d un appel à candidatures. Les propositions ne peuvent être soumises que par des membres du Conseil d administration. 4 Membres suppléants Chaque titulaire d un siège au Conseil d administration peut désigner un suppléant pour le représenter. Le suppléant qui représente un membre du Conseil aura les mêmes privilèges, droits et responsabilités que le membre titulaire. Les suppléants peuvent être choisis par les organisations et groupes partenaires de la manière qu ils considèrent appropriée. Une seule personne représentant une organisation le titulaire ou le suppléant peut prendre la parole sur un point de l ordre du jour. Délégués supplémentaires, conseillers, observateurs, invités Dix personnes au maximum peuvent être invitées en tant qu observateurs. Elles ne peuvent pas prendre part aux décisions ou au vote. Aucune personne ou groupe partenaire n a le statut d observateur permanent. Dans l intérêt de la coopération, les observateurs appartenant à d autres partenariats de santé mondiaux sont les bienvenus. Deux personnes par organisation au maximum sont autorisées à participer et leur présence dépend de sa pertinence par rapport au point de l ordre du jour abordé. Notification de représentation La nomination des membres du Conseil d administration et des suppléants est confirmée par courrier électronique au Président du Conseil et au Secrétariat au moment où ils sont nommés. Une nomination peut intervenir à n importe quel moment. La notification doit inclure le nom, le titre, l adresse professionnelle, le numéro de téléphone et l adresse électronique. Si une institution ou un groupe partenaire remplace un membre du Conseil ou son suppléant, une notification par courrier électronique doit être adressée au Secrétariat dès que possible. PRESIDENT ET VICE-PRESIDENTS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Élection Les élections du Président et des Vice-Présidents doivent avoir lieu en alternance. En cas de vacance, l élection peut avoir lieu à la première réunion du Conseil d administration où un poste se libère, ou avant la réunion, par correspondance. Le Président et les Vice-Présidents sont élus à la suite d un appel à candidatures transparent. Le Secrétariat annonce les élections à venir aux membres du Conseil d administration et lance un appel à candidatures au moins 40 jours avant la date de l élection. Les candidatures peuvent être reçues en tout temps avant l élection. Les 4 Source : Rapport du Comité ad hoc de Gouvernance, soumis au Conseil d administration, décembre

8 candidats sont éligibles dès qu ils ont été proposés et que ces propositions ont été appuyées par des membres du Conseil ayant le droit de vote. Les candidats doivent avoir confirmé leur acceptation auprès du Secrétariat et apporté la preuve du soutien de leur organisation à leur candidature. Le Secrétariat mettra les curriculum vitae de tous les candidats à la disposition du Conseil avant l élection. Le Président peut ne pas être membre du Conseil ou représenter une organisation non membre du PSMNE, alors que les Vice-Présidents doivent représenter au Conseil d administration des organisations membres ou des groupes partenaires. C est le Président qui conduit l élection, ou le Vice-Président si le Président est lui-même candidat. Si le Président et le Vice-Président sont tous deux candidats, c est le membre le plus ancien du Conseil d administration qui conduit l élection. Durant l élection, aucun candidat n est admis dans la salle de réunion. Si l élection a lieu par courrier électronique, le Secrétariat en assure la logistique. S il n y a qu un candidat au poste, l élection se fait par acclamation. CALENDRIER DES REUNIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Réunions ordinaires du Conseil d administration Le Président du Conseil d administration organise les réunions du Conseil dont le calendrier est établi annuellement. Le Conseil doit se réunir deux fois par an, mais il peut ajuster la fréquence des réunions en cas de besoin. En décidant du lieu de la réunion, il convient de s assurer que les membres du Conseil n auront pas de difficulté à se rendre dans le pays choisi, en particulier en ce qui concerne les visas et les coûts. Le Président du Conseil d administration peut organiser une réunion du Conseil par téléconférence. Réunions extraordinaires du Conseil d administration Le Président et les Vice-Présidents, ensemble, ne peuvent convoquer des réunions extraordinaires du Conseil d administration qu en cas de circonstances exceptionnelles et seulement avec l approbation d au moins un tiers des membres du Conseil. En absence de consensus entre le Président et les Vice-Présidents quant à l existence de circonstances extraordinaires, c est au Président de décider s il est nécessaire de tenir une réunion extraordinaire du Conseil. Tout membre du Conseil, ou le Directeur exécutif, peut proposer au Président et aux Vice-Présidents d organiser une réunion extraordinaire du Conseil d administration. Communication La communication entre le Secrétariat et les membres du Conseil d administration se fait normalement par courrier électronique. Les réunions du Conseil d administration sont des réunions face-à-face. Sauf demande contraire, le Secrétariat envoie directement aux membres titulaires et suppléants les documents nécessaires au fonctionnement du Conseil d administration. En outre, chaque membre du Conseil peut, de temps en temps, désigner un «point focal» autorisé à recevoir la documentation. Il incombe au membre du Conseil, à son suppléant et/ou au point focal, mais pas au Secrétariat, d assurer la distribution d autres documents aux membres des groupes partenaires ou à d autres parties intéressées. 8

9 Les membres du Conseil d administration, les suppléants et les points focaux doivent tenir le Secrétariat informé de tout changement d adresse, de numéro de téléphone et d adresse électronique. DEROULEMENT DES REUNIONS Règle générale Les réunions sont conduites par le Président et les Vice-Présidents. Ordre du jour À moins qu il en soit décidé autrement par le Conseil d administration, les points proposés à l ordre du jour des réunions du Conseil doivent être soumis au Secrétariat au moins quatre semaines avant une réunion prévue. Un ordre du jour accompagné de la documentation pertinente doit être distribué aux membres du Conseil d administration par le Secrétariat au moins deux semaines avant la réunion du Conseil. L ordre du jour du Conseil fournira des informations sur les tenants et aboutissants de chacun des points. Les points qui appellent une décision doivent être clairement identifiés et indiqués comme étant prioritaires. L ordre du jour est approuvé par le Conseil au début de chaque réunion. En cas de désaccord, le Président du Conseil d administration décide des points qui doivent être inclus à l ordre du jour qui sera soumis au Conseil pour approbation. Le processus de décision Le Conseil d administration fait son possible pour que toutes les décisions soient prises par consensus. Si les efforts du Conseil et du Président ne permettent pas d y parvenir, les membres du Conseil qui ont le droit de voter peuvent demander de passer au vote. Pour être adoptées, les motions soumises au vote doivent obtenir la majorité simple des présents. En cas d égalité, la voix du Président est prépondérante. Si, dans des circonstances exceptionnelles, le Directeur exécutif, le Président du Conseil d administration, ou les Vice-Présidents, estiment qu une question en suspens exige la contribution du Conseil, et si cette question ne peut attendre la prochaine réunion, le Président et les Vice-Présidents consulteront le Comité exécutif. Si le Président et les Vice-Présidents ne parviennent pas à s entendre sur la nécessité ou non de consulter les membres du Conseil d administration, c est au Président de décider. Quorum Le Conseil d administration ne peut travailler valablement qu avec le quorum de la majorité simple des membres du Conseil. 9

10 Langues Les documents préparés par et/ou pour le Conseil d administration, y compris le compte rendu de chaque réunion, sont rédigés en anglais. À la demande préalable d un membre du Conseil, l interprétation simultanée des réunions dans l une des langues officielles des Nations Unies est assurée. Sessions à huis clos À sa discrétion, le Conseil d administration peut tenir ses réunions à huis clos. Seuls les représentants du Conseil peuvent alors y assister. Transparence Les décisions du Conseil d administration et les documents pertinents sont rendus publics par l intermédiaire du site Web du Partenariat. Frais de participation aux réunions Les frais de participation aux réunions sont pris en charge par le Partenariat pour les représentants des ministères des pays en développement, les organisations non gouvernementales, les institutions académiques/de recherche/de formation, et les associations de professionnels de la santé. Ce soutien est limité à une personne, le titulaire, ou son suppléant si le titulaire est empêché, mais pas les deux. ROLES ET RESPONSABILITES Président et Vice-Président Le Président est responsable de la conduite de toutes les réunions du Conseil d administration, dont il est le principal porte-parole. Quand le Président ou, en son absence, le Vice-Président, remplit sa fonction, son suppléant peut participer aux débats. Cependant, le Président du Conseil d administration ou le Vice-Président ne détiennent qu une seule voix. Le Président du Conseil d administration entretient une communication suivie avec les membres du Conseil entre les réunions et travaille en étroite collaboration avec le Directeur exécutif pour la conduite au jour le jour des affaires du Conseil. Directeur exécutif Le Directeur exécutif assiste à toutes les réunions du Conseil d administration et est responsable de la préparation et de la distribution de tous les documents nécessaires à la réunion ; il assume également toute autre tâche ou responsabilité que peut lui confier le Président du Conseil d administration. 10

11 Rapporteur Le Secrétariat fait office de rapporteur pour le Conseil d administration. Le Rapporteur est responsable de la préparation, de la révision et de l approbation des comptes rendus du Conseil d administration en temps utile, il assume également toute autre tâche ou responsabilité que peut lui confier le Président. COMITES DU CONSEIL D ADMINISTRATION ET GROUPES SPECIAUX Règles générales Le Conseil d administration peut établir de tels comités, groupes spéciaux, groupes consultatifs, et autres entités similaires s il les juge nécessaires à la conduite des activités du Conseil. Les termes de référence et les résultats escomptés sont définis pour chacun de ces comités. Les termes de référence des comités sont revus par le Conseil d administration chaque fois que c est nécessaire. Les comités se réunissent généralement avant et/ou après les réunions du Conseil à la discrétion du président du comité et en fonction de leur programme de travail. Les comités se conforment aux règles établies par le présent Manuel du Conseil d administration. Les comités et les groupes spéciaux ne peuvent travailler que lorsque la majorité de leurs membres sont présents. Groupes spéciaux Les activités du Partenariat sont menées par les partenaires par l intermédiaire de groupes spéciaux. Les groupes spéciaux ont un mandat précis limité dans le temps et des objectifs à atteindre bien définis. Les termes de référence des groupes spéciaux établissent clairement les rôles des partenaires, du Secrétariat et/ou des consultants externes pour chaque activité. Ces termes de référence sont approuvés par le Comité exécutif (voir section suivante) et sont soumis à l ensemble du Conseil. Les groupes spéciaux se composent d une majorité de membres du Conseil d administration, y compris les suppléants, et doivent en toutes circonstances être présidés par un membre du Conseil ou un suppléant. Les groupes spéciaux peuvent inclure d autres membres du Forum des partenaires qui ne sont pas membres du Conseil lorsqu ils sont invités par le Conseil d administration ou le président du groupe spécial pour participer aux travaux en raison de leurs compétences particulières. Comité des Finances Le Comité des Finances (CF) est un comité permanent du Conseil d administration, auquel il rend compte, composé de trois membres élus par le Conseil. 5 Le CF, qui collabore étroitement avec le Directeur exécutif et d autres membres du Secrétariat, doit donner au Conseil d administration des avis sur toutes les questions politiques et stratégiques en rapport avec les finances et l audit. Ce Comité examine les budgets, les rapports budgétaires et 5 Source : Rapport du Comité de Gouvernance au Conseil d administration du PSMNE, juillet

12 les rapports d activités et recommande leur approbation (ou non) au Conseil d administration. Le CF alerte le Président et le Vice-Président de tout excès de dépense. Les termes de référence sont présentés en annexe. Comité exécutif Le Comité exécutif (CE) est un comité permanent du Conseil d administration. Ce Comité est principalement chargé de gérer les affaires du Conseil entre ses réunions, ainsi que proposer des orientations et des décisions concernant des questions opérationnelles. Lorsque des controverses ou des différences de points de vue sont susceptibles de se manifester, le CE ne prend pas de décision sans procéder à une plus large consultation des membres du Conseil. Le CE s en remet aux décisions de l ensemble du Conseil d administration en matière de gouvernance et sur d autres questions pouvant revêtir une importance considérable pour le Partenariat. La délégation de fonctions du Conseil d administration au CE est également soumise aux règles de l OMS, à moins que des dispositions particulières soient contenues dans le Mémorandum d accord. Le CE se compose de sept membres du Conseil d administration, dont le Président et les Vice-Présidents, ainsi que d un membre de chacun des partenaires restants qui ne sont pas représentés par le Président et les Vice- Présidents. Le représentant de l institution hôte est membre de droit du CE pour pouvoir dispenser en cas de besoin des conseils sur les questions juridiques ou autres liées à cet accueil. La participation au CE se fait sur la base d une rotation similaire à celle qui s applique à la sélection des membres du Conseil d administration euxmêmes. Le CE tient des réunions mensuelles par téléconférence. Toutes les réunions font l objet de comptes rendus mis à la disposition des membres du Conseil d administration, et rendus publics sur Internet. PRESIDENTS DES COMITES ET DES GROUPES SPECIAUX Le Conseil d administration identifie un candidat qualifié pour diriger un comité ou un groupe spécial. Le Conseil essaie d équilibrer les compétences dans les domaines de la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant, ainsi que la représentation géographique et celle des partenaires, à la direction des comités et des groupes spéciaux. CONFLITS D INTERETS Une politique en matière de déclaration de conflits d intérêts est en cours d élaboration pour le Partenariat. MODIFICATIONS DU MANUEL DU CONSEIL D ADMINISTRATION Ce Manuel peut être modifié en tout temps par le Conseil d administration. 12

13 ANNEXE 1 COMITE EXECUTIF DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU PARTENARIAT POUR LA SANTE DE LA MERE, DU NOUVEAU-NE ET DE L ENFANT (PSMNE) Termes de référence/ Mandats (approuvés par le Conseil d administration du PSMNE, février 2009) Historique Au cours de sa réunion de novembre 2008, le Conseil d administration du PSMNE a décidé d installer un mécanisme destiné à faciliter la prise de décisions relatives à la mise en œuvre du plan de travail et à la supervision des activités du Partenariat et du Secrétariat, ainsi que pour faire des recommandations au Conseil en matière de gouvernance entre ses réunions. En conséquence, le Comité exécutif (CE) est habilité par le Conseil d administration du PSMNE à prendre des décisions en son nom entre les réunions du Conseil. Mandats et responsabilités du CE Émettre des avis destinés au Conseil d administration sur les stratégies essentielles, sur l élaboration d un cadre stratégique et sur sa mise en œuvre et veiller à ce que le Partenariat en tire des enseignements en permanence. Superviser et suivre la mobilisation des ressources pour la mise en œuvre du programme de travail du Partenariat ainsi que les résultats obtenus. Surveiller le travail d ensemble du Partenariat et de ses groupes spéciaux ; surveiller l application du principe de subsidiarité. Contrôler et conseiller le Conseil d administration au sujet des structures centrales de gouvernance du Partenariat, y compris les procédures et les structures du Conseil d administration, du Forum des partenaires, des groupes spéciaux et des comités permanents. Tâches particulières Approuver les publications du PSMNE soumises au Conseil d administration (donner le «bon à tirer») en tenant compte des exigences de l OMS stipulées dans le Mémorandum d accord. Prendre des décisions au sujet des occasions de sensibilisation «réactives», dont certaines peuvent être en dehors du programme de travail approuvé mais donnent au Partenariat des possibilités importantes de faire passer ses principaux messages. Aider le Président du Conseil d administration à évaluer les performances du chef (Directeur exécutif) du Secrétariat selon les règles de l OMS qui sont stipulées dans le Mémorandum d accord. 13

14 Composition et durée des mandats Le CE se compose de sept à huit membres du Conseil d administration, dont le Président, les deux Vice- Présidents et un membre de chacun des trois groupes partenaires restants qui ne sont par représentés par le Président ou les Vice-Présidents. L organisation hôte est membre permanent de droit du CE. Le processus de sélection des membres du Conseil d administration qui participeront au CE passe par leur désignation par chaque groupe partenaire membre du Conseil, désignation qui doit être approuvée par le Conseil. On s efforce de faire en sorte que les membres du CE choisis aient une expérience du Conseil d administration. La durée du mandat des membres du CE est de deux ans, renouvelable une fois. Réunions Le CE est convoqué par le Président du Conseil d administration et se réunit une fois par mois par téléconférence. Président du Comité exécutif Le CE est dirigé par le Président du Conseil d administration. 14

15 ANNEXE 2 Comité des Finances du Conseil d administration du PSMNE Termes de référence Le Comité des Finances du Conseil d administration travaille en étroite collaboration avec le Directeur exécutif, l Administrateur principal des finances et les autres membres du personnel du Secrétariat du PSMNE. Il est chargé de faire des recommandations au Conseil d administration du PSMNE sur toutes les questions de politique et de stratégie liées aux finances et à l audit. Le Comité des Finances fait rapport au Conseil d administration du PSMNE. Responsabilités particulières Examiner le budget du Partenariat et émettre des avis prenant en considération le cadre stratégique du Partenariat et son programme de travail. Examiner le rapport financier annuel du Secrétariat. Contrôler l exécution du budget sur l année et faire rapport au Conseil d administration au terme de chaque semestre. Fournir des avis au Conseil d administration sur les processus de financement et de gestion des subventions du Secrétariat. Examiner les résultats des audits et en rendre compte au Conseil d administration. Assister deux fois par an aux réunions organisées juste avant les réunions du Conseil d administration. Composition et nominations Trois personnes, dont une ayant des compétences en matière financière et d audit. Nommées par le Conseil d administration pour un mandat de deux ans renouvelable une fois ; le renouvellement sera assuré par rotation afin d accroître l expérience et d assurer une meilleure cohérence. Temps de travail requis Environ six jours par an, sans compter le temps de voyage. 15

16 Le Secrétariat est hébergé et administré par l Organisation mondiale de la Santé 20, Avenue Appia, 1211 Genève 27, Suisse Tél. : Télécopie : Courriel : pmnch@who.int - Organisation mondiale de la Santé