LES NOUVEAUTÉS DU MODULE DE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE EN VERSION 3.0

Transcription

1 LES NOUVEAUTÉS DU MODULE DE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE EN VERSION 3.0

2 TABLE DES MATIÈRES LE MODE DOSSIER... 3 INTRODUCTION... 3 LES ÉCRANS DE RECHERCHE... 4 Les différents types d écran de recherche... 4 La personnalisation des écrans de recherche directe... 7 LES FILTRES Mode d utilisation Sauvegarder et restaurer des filtres La bibliothèque de filtres L importation et l exportation de filtres L EXPORTATION DES GRILLES Introduction Mise en Oeuvre VENTILATION DES IMPUTATIONS ANALYTIQUES Introduction Etape 1 : création d une clé de répartition Etape 2 : le paramétrage des comptes et la configuration des plans Etape 3 : l encodage Modifier un mouvement analytique en Consultation LE MODE SYSTÈME LA GESTION DES DROITS D ACCÈS DES UTILISATEURS Introduction Rendre active une gestion des droits d accès Définir par module les différents profils d accès Attribuer par dossier des profils aux utilisateurs Consulter les profils attribués aux utilisateurs Passage de la version 2.5 à la version LA RÉORGANISATION Fonction Utilisation

3 LE MODE DOSSIER INTRODUCTION Les principales nouveautés de la version 3.0 en comptabilité générale participent des aménagements visant à améliorer la recherche et la visualisation des informations. Ainsi, les fiches signalétiques des tiers proposent de nouveaux écrans de recherche, permettant de cibler plus facilement un groupe de personnes. Dans le même esprit, des écrans de filtres ont été implémentés. Leur ont été associés des dictionnaires permettant la mémorisation des sélections effectuées et leur application au niveau des menus Consultation et Impression. Enfin, possibilité est donnée d exporter vers d autres applications (Excel, Outlook, Word ) le grid des écrans sous divers formats (HTML,.doc, ). En comptabilité analytique, une nouvelle option permet désormais de définir une ou plusieurs clés de répartition des montants alimentant les comptes d imputations de ventes ou d achats. Dans le menu des Utilitaires enfin, a été opérée une refonte totale du point Utilisateurs. Celle-ci fait écho aux changements apportés en mode Système qui inclut une gestion des droits d accès ainsi que la définition de profils pour les utilisateurs. Il est à noter également que le mode dossier a été séparé complètement du mode système : chacun des deux modes possède désormais son exécutable. 3

4 LES ÉCRANS DE RECHERCHE Les différents types d écran de recherche De nouveaux écrans de recherche sont apparus dans les menus - Fichier Clients - Fichier Fournisseurs - Fichier Prospects - Facturation Articles L icône de recherche originelle a été complétée par une petite flèche permettant de choisir, parmi une liste déroulante le type de recherche que vous souhaitez effectuer. Dans le fichier des tiers, elle propose 6 types de recherche possibles : - Une recherche directe du tiers dont voici l écran : Remarque : Il est à noter que tous les écrans de recherche directe peuvent être personnalisés : les champs, leur longueur et leur appellation peuvent être modifiés. De plus, les champs personnalisés créés au niveau du menu Utilitaires peuvent également apparaître dans l écran de recherche. 4

5 - Une recherche séquentielle, c.-à.-d., basée sur un critère particulier du tiers (n de TVA, langue ) Partielle sur le nom et Partielle sur l adresse sont des exemples de recherche séquentielle dont le critère a déjà été choisi L écran de recherche séquentielle se présente comme suit : Il suffit alors de choisir l élément sur lequel la recherche se basera parmi les 56 critères possibles, puis de donner à l élément une valeur (par exemple : critère= Localité, valeur = Bruxelles). Respecter la casse signifie que le logiciel tient compte des minuscules et majuscules saisies dans le champ Valeur. Correspondance Exacte signifie que le logiciel cherchera la valeur telle qu encodée, ni plus, ni moins. Partielle au Début signifie que le logiciel cherchera, pour la zone sélectionnée, les enregistrements commençant par la valeur saisie Partielle N importe où signifie que le logiciel cherchera, pour la zone sélectionnée, tous les enregistrements présentant la séquence de la valeur encodée, que celle-ci apparaisse au début, au milieu ou à la fin des enregistrements du fichier. - Une recherche directe dans le fichier des personnes ; - Une recherche séquentielle dans le fichier des personnes. Dans le fichier des articles du menu Facturation, elle propose 5 types de recherche possibles : 5

6 - Une recherche directe des articles: - Une recherche séquentielle, dont Partielle sur la référence, Partielle sur le libellé 1 et Partielle sur le libellé 2 en sont des exemples préétablis. 6

7 La personnalisation des écrans de recherche directe Illustration Imaginons que nous voulions ne voir apparaître dans l écran de recherche des clients que les champs indiquant la référence, le nom, l adresse et un champ personnalisé précédemment créé, le champ Chiffre d Affaires potentiel. Pour ce faire, aller dans le menu Utilitaires Configuration Personnalisation des grilles : Dans la liste déroulante, choisir l écran que nous désirons personnaliser, soit, dans notre cas, l écran de recherche des clients. La fenêtre présente deux colonnes : la première comporte tous les champs qui peuvent potentiellement apparaître dans l écran de recherche, la seconde les champs qui apparaîtront réellement dans l écran de recherche. Il suffit alors de faire passer les champs Référence tiers, Nom 1 du tiers, Adresse 1 et Chiffre d affaires potentiel de la première colonne vers la deuxième en positionnant le curseur sur leur nom et en cliquant sur l icône. Il est également possible d effectuer cette opération par la méthode de drag and drop (cliquer-glisser). 7

8 Le titre de la colonne peut être modifié dans la zone droite de la fenêtre. Le changement de nom sera effectif dans la colonne Champs sélectionnés et dans la visualisation (accessible via l icône ) après rafraîchissement de l écran. L ordre d apparition des colonnes dans l écran de recherche peut également être modifié via les icônes. La largeur d affichage, quant à elle, permet de définir la largeur de la colonne dans l écran de recherche Enfin, les caractéristiques de l écran de recherche des clients, soit sa hauteur et sa largeur, peuvent également être modifiées. L icône permet de visualiser le résultat : Il est intéressant de noter que les modifications effectuées en visualisation (mettre une colonne avant une autre, modifier largeur, hauteur..) sont automatiquement répercutées dans l écran de personnalisation et vice-versa (sauf, comme précédemment mentionné, les changements de nom). L icône permet de remettre à blanc les champs sélectionnés. Une fois l opération effectuée, l écran de recherche redevient un écran de recherche standard, tel que défini par BOB Software. Une fois, la personnalisation effectuée, enregistrez en tapant Alt-M ou en cliquant sur l icône d enregistrement. Rendez-vous ensuite dans la fiche client et cliquez sur Recherche directe dans la liste déroulante. L écran de recherche a bien été modifié selon nos exigences : 8

9 Remarque importante : La personnalisation des grilles et écrans vaut pour tous les utilisateurs. Il n existe donc pas de personnalisation par utilisateur. Modifier un écran signifie que les modifications apportées seront répercutées chez tous les utilisateurs. Néanmoins, chaque utilisateur peut réorganiser les champs dans l écran de recherche en lui-même. Cette réorganisation est propre à chaque utilisateur. Imaginons que l utilisateur X ne fasse de recherche parmi ses clients que sur le Chiffre d affaires. Il peut alors mettre le chiffre d affaires premier dans l ordre des colonnes. A chaque fois qu il reviendra dans l écran de recherche, la première colonne sera Chiffre d affaire. De plus, cela n influencera aucunement l ordre des colonnes de l utilisateur Y. 9

10 LES FILTRES A chaque fichier de base est désormais associé une fonctionnalité de filtrage des informations. Un tri peut de la sorte être opéré sur les différents records composant ce fichier. Ce tri est effectué selon un ou plusieurs critères, défini(s) par l utilisateur. Chacun des filtres créés peut être sauvegardé. Il vient alors grossir une bibliothèque de filtres. Ainsi, lors d une visualisation ultérieure du fichier ou lors d impressions faisant intervenir les données de ce fichier, le filtre pourra de nouveau être appliqué. La possibilité de filtrage d un fichier est signalée par l icône. Cette icône sert également à appliquer de nouveau un filtre précédemment créé et répertorié dans la bibliothèque. L icône de filtre apparaît dans les signalétiques des tiers (clients, prospects et fournisseurs). En consultation, elle apparaît également dans la fenêtre des comptes clients, des comptes fournisseurs et des comptes généraux. Outre les écrans d impression du menu Fichier, elle est aussi présente dans les écrans d impression des journaux, des grands livres, des balances et des rappels clients. Les filtres ne concernent pas que la comptabilité générale : ils sont également applicables en facturation, dans le menu des immobilisés ainsi que dans le BOB Relational Manager (CRM). Dans le CRM, l icône sera visible dans les écrans de consultation et d impression des menus Prestations et Activités. Le filtre sera également applicable dans les écrans de Facturation des prestations et de Facturation des contrats. A des fins récapitulatives et de clarté d utilisation, un écran de gestion des filtres est accessible via le menu Fichier Filtres. Il expose tous les fichiers susceptibles d être filtrés et, en arborescence à chacun d eux, la liste des filtres déjà créés et sauvegardés. Mode d utilisation Toute application de filtre présuppose la création de filtres par l utilisateur. Cette opération s effectue - soit via l écran de Gestion des filtres accessible par le biais du menu Fichier Filtres. L icône d ajout permet de créer un nouveau filtre pour le fichier désigné par le pointeur 10

11 - soit en cliquant sur l icône lorsque vous vous trouvez dans un écran où cette icône est visible. Icône de filtre donnant accès à un écran de création ou d application de filtre. Que vous choisissiez l une ou l autre méthode, vous accéderez à l écran suivant : Dans l onglet Tous, sélectionnez le premier champ qui sera utilisé pour créer le filtre. Exemple : vous ne désirez voir apparaître que les clients francophones. Positionnez-vous sur le champ Langue. Vous ne désirez voir apparaître que les clients habitant Bruxelles. Positionnezvous sur le champ Localité ou sur le champ C.P.. Spécifiez ensuite dans l onglet par Valeur la valeur à accorder au champ sélectionné. Exemple : Pour ne faire apparaître que les clients francophones, saisissez F dans la Valeur du champ. Pour ne faire apparaître que les clients habitant Bruxelles, saisissez Bruxelles dans la Valeur du champ (si vous avez sélectionné le champ Localité ) ou BE1000 (si vous avez sélectionné le champ C.P. ). Le type de valeur à saisir dépendra du champ sur lequel vous êtes positionné : - Positionné sur le champ Date création, la valeur saisie le sera sous la forme d une date, soit, JJ/MM/AAAA ; - Positionné sur le champ Tiers bloqué, la valeur saisie sera de type booléen, soit True ou False ; 11

12 - Positionné sur le champ Référence, la valeur saisie sera de type alphanumérique. Les critères de sélection peuvent être multiples. L onglet Sélectionnés reprendra la liste des champs sélectionnés pour créer le filtre. Exemple : Vous désirez faire apparaître les fiches des clients francophones et dont le nom commence par A. Positionnez-vous sur le champ Langue et tapez F dans Valeur. Positionnezvous ensuite sur le champ Référence et tapez A dans Valeur. Cliquez sur l onglet Sélectionnés et les champs Langue et Référence s y trouveront, récapitulant votre sélection de champs. Les valeurs associées aux champs peuvent, elles aussi, être multiples. Pour cela l utilisation du or est requise. Exemple : Vous désirez faire apparaître les fiches des clients dont le nom commence par A, D et L Positionnez-vous sur le champ Référence et, dans Valeur, saisissez A or D or L. Si la valeur à accorder au champ est comprise entre 2 ordres de grandeur, ne remplissez pas l onglet par Valeur, mais bien l onglet par Fourchette. Exemple : Pour ne faire apparaître que les clients francophones et anglophones, saisissez E dans Début et F dans Fin. Pour ne faire apparaître que les clients habitant Bruxelles et ses environs, saisissez BE1000 dans Début et BE1999 dans Fin. Comme pour les écrans de recherche séquentielle, une série de critères permet de spécifier le type de recherche à effectuer : Correspondance exacte signifie que le logiciel cherchera la valeur telle qu encodée, ni plus, ni moins. Partielle au Début signifie que le logiciel cherchera, pour le champ sélectionné, les enregistrements commençant par la valeur saisie Partielle N importe où signifie que le logiciel cherchera, pour le champ sélectionné, tous les enregistrements présentant la séquence de la valeur encodée, que celle-ci apparaisse au début, au milieu ou à la fin des enregistrements du fichier. Respecter la casse signifie que le logiciel tient compte des minuscules et majuscules saisies dans le champ Valeur. Non-correspondance signifie que le logiciel affichera, pour le champ sélectionné, tous les enregistrements sauf ceux répondant au critère saisi dans le champ Valeur. 12

13 Une fois les champs et valeurs spécifiés, le bouton dessus, vous pourrez visualiser le fichier filtré selon vos critères. se dégrisera. En cliquant Le bouton Le bouton permet de quitter l écran de filtre sans appliquer de filtre. permet de commencer la création d un nouveau filtre. Le bouton affiche un résumé des critères composant le filtre actif : Exemple : Si le filtre ne doit afficher que les clients dont le nom est compris entre les valeurs A et L, qui parlent français et qui travaillent en personne physique, l écran suivant apparaîtra : Sauvegarder et restaurer des filtres Chaque filtre créé peut être sauvegardé. L opération de sauvegarde s effectue dans l écranmême de création des filtres, que nous venons de décrire. Si vous ne sauvegardez pas les filtres que vous créez, chaque nouvelle création effacera l ancienne. Une fois votre filtre créé, cliquez sur le bouton. Une fenêtre apparaît alors vous demandant de donner au filtre un nom de référence sous lequel il sera répertorié dans la bibliothèque des filtres : Cliquez ensuite sur «OK». A chaque fois que vous aurez besoin d appliquer ce filtre au fichier, ouvrez l écran de création des filtres et cliquez sur le bouton. 13

14 Choisissez ensuite le filtre parmi la liste des filtres existants pour ce fichier et appuyez sur «Enter» ou double-cliquez sur le nom du filtre. Un bref rappel des caractéristiques du filtre apparaîtra à l écran. Cliquez sur «OK» et le filtre sera de nouveau appliqué au fichier. La bibliothèque de filtres Tous les filtres sauvegardés sont répertoriés dans une bibliothèque spécialement conçue à cet effet. Elle est accessible par le biais du menu Fichier Filtres. Cet écran reprend non seulement les filtres créés en comptabilité générale, mais également ceux créés en facturation et dans le CRM. Le même écran sera donc également accessible dans le CRM, au même endroit, soit via le menu Fichier Filtres. Comme précédemment expliqué, les filtres peuvent être créés soit dans cet écran, soit directement dans les écrans où apparaît l icône. Par contre, la suppression d un filtre ne peut s effectuer que par le biais de cet écran. Pour ce faire, positionnez-vous sur le filtre que vous désirez effacer et cliquez sur l icône d effacement. L icône vous permet de visualiser le récapitulatif des caractéristiques du filtre, c-à-d les champs sur lesquels s effectue le tri des données, les valeurs accordées à ces champs ainsi que le type de recherche. 14

15 Les pages suivantes proposent un récapitulatif des différents types de filtres pouvant être créés et l endroit dans le logiciel où ces filtres peuvent être appliqués. A des fins de clarté, les types de filtres sont repris dans l ordre où ils sont répertoriés dans l écran de Gestion des filtres. 15

16 Signalétiques Filtres relatifs aux Ecrans dans lesquels les filtres sont applicables Menu Fichier Menu Impression Menu Facturation CRM Comptes généraux Fichier Impression des fichiers Plan comptable Impressions - Grands livres Comptes généraux - Balances Comptes généraux Articles Facturation Articles Facturation Génération automatique - Génération des commandes fournisseurs - Proposition de livraison des clients Paramétrage du calcul Facturation Impression - Fichier article - Liste de prix - Tarifs par client - Etat de stock - Historique articles - Historiques clients - Statistiques par article - Statistiques par clients - BO par articles Facturation Recherche de documents Sociétés tierces Fichier Prospects Fichier Impression des fichiers Prospects Facturation Gestion des tarifs - Mise à jour automatique - Calcul des tarifs des ensembles Facturation Génération automatique Facturation des contrats Prestation - Impression Historique prestation Par tiers - Impression Historique prestation Général Contrats Prestations Facturation Facturation des contrats Clients Fichier - Clients - Impression des fichiers Clients Journaux Fichier Impression des fichiers Liste des journaux Impressions - Grands livres Clients - Balances Clients - Balances Echéancier clients - Rappel clients Impressions Journaux Facturation - Génération automatique Proposition des livraisons clients - Impressions Tarifs par clients - Impressions Impressions regroupées - Impressions Historique clients - Impressions Statistiques par article - Impressions Statistiques par client - Impressions BO par tiers - Recherche de documents Prestations - Encodage confirmation manuelle - Impression Historique prestation Par tiers - Impression Historique prestation Général - Facturation Facturation des prestations - Facturation Facturation des contrats

17 Types de prestations Personnes Fichier Impression des fichiers Personnes Fournisseurs Fichier - Fournisseurs - Impression des fichiers Fournisseurs Impressions - Grands livres Fournisseurs - Balances Fournisseurs - Balances Echéancier fournisseurs Facturation - Génération automatique Génération des documents fournisseurs - Impressions BO par tiers - Recherche de documents Prestations - Impressions Types de prestations Prestation - Impression Historique prestation Par tiers - Impression Historique prestation Général Prestataires Prestations - Impression Prestataire - Impression Historique prestation Par prestataire - Impression Historique prestation Général Codes TVA Fichier Impression des Fichiers Taux de TVA 17

18 Historiques Filtres relatifs aux Ecrans dans lesquels les filtres sont applicables Historiques comptes généraux Menu Fichier Menu Consultation Menu Impressions Menu Facturation CRM Comptes généraux Grands livres Comptes généraux Activités Fichier - Prospects - Fournisseurs - Clients Rendez-vous Historique provisions Fichier Activité Consultation - Historique tiers - Historique général - Prospects - Fournisseurs - Clients Devises Impression des fichiers Cours des devises Historiques clients Consultation Comptes clients Impressions - Grands livres Clients - Balances Echéancier client Documents FAC Facturation Génération automatique - Génération des documents fournisseurs à contremarque - Proposition de livraison des clients Prestations Fichier - Prospects - Fournisseurs - Clients Prestation Consultation Historique des provisions Prestation Encodage - Prestation ordinaire Liste des tâches - Prestation chronométrée Liste des tâches Prestation - Consultation Historique tiers - Consultation Historique prestataires - Consultation Historique général - Encodage Confirmation manuelle - Impression Historique prestations par tiers - Impression Historique prestations général - Impression Historique prestations par prestation - Facturation Facturation des prestations

19 Historiques fournisseurs Consultation Comptes fournisseurs Impressions - Grands livres Fournisseurs - Balances Echéancier fournisseurs Fichier - Prospects - Fournisseurs - Clients Tâches Prestation Encodage - Prestation ordinaire Liste des tâches - Prestation chronométrée Liste des tâches 19

20 Tables Filtres relatifs aux Ecrans dans lesquels les filtres sont applicables Menu Fichier Catégories comptes généraux Fichier Impression des fichiers Tables Codes banques (Luxembourg) Fichier Impression des fichiers Tables Codes pays Fichier Impression des fichiers Tables Codes devises Fichier Impression des fichiers Tables Catégories clients Fichier Impression des fichiers Tables Codes langues Fichier Impression des fichiers Tables Délais de paiement Fichier Impression des fichiers Tables Catégories personnes Fichier Impression des fichiers Tables Catégories prospects Fichier Impression des fichiers Tables Catégories rappels Fichier Impression des fichiers Tables Catégories fournisseurs Fichier Impression des fichiers Tables N TVA européens Fichier Impression des fichiers Tables Codes postaux Fichier Impression des fichiers Tables 20

21 L importation et l exportation de filtres Deux icônes, présentes dans le bas de fenêtre de Gestion des filtres permettent d importer et d exporter des filtres créés. Cette option peut s avérer utile lorsque la charge de l élaboration des filtres est confiée à une personne extérieure à l entreprise (revendeur) ou une personne unique au sein de cette dernière (chef comptable). En effet, une fois des filtres créés pour une ou plusieurs catégories de filtres, ces derniers doivent pouvoir être envoyés vers ou reçus par les différents utilisateurs des dossiers. Ces opérations d envoi ou de réception s effectuent par le biais des icônes et. a. Exportation En gestion de filtres (Fichier Filtres), sélectionnez le ou les filtres que vous désirez zipper et exporter. La touche Ctrl permet de sélectionner plusieurs filtres. Pressez ensuite l icône d exportation ou tapez Alt + X. Un assistant d exportation s ouvre vous permettant de zipper en un seul fichier les filtres sélectionnés et soit de les envoyer via , soit de les enregistrer sur le disque dur ou sur un support amovible. - Si l envoi par est choisi, il suffit simplement de nommer le fichier zip à expédier. Il est également possible d associer une clé d accès au fichier sans laquelle la lecture de ce dernier serait impossible. - Si les filtres sont exportés vers un fichier du disque, il est nécessaire de préciser le chemin d accès de ce fichier. Le fichier devra ensuite être nommé. Comme pour le fichier zip, le fichier du disque pourra être encrypté. 21

22 - Si les filtres sont exportés vers un support amovible, le support en question devra être précisé via le champ Unité. Un nom et une clé d encryptage pourront également être associés au fichier. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. - Si vous avez choisi l envoi par et que vous possédez le module CRM, l écran d envoi d , géré par le CRM, apparaîtra alors permettant d indiquer le destinataire de l envoi (Il vous sera donc loisible d accepter ou de changer le destinataire par défaut). Ce destinataire par défaut est précisé dans votre BOB.INI sous la forme suivante : [Transfert] address= ) Si, par contre, vous ne possédez pas le module CRM, l envoi de l sera pris en charge par le programme de messagerie installé sur votre ordinateur tel Outlook ou Outlook Express. Le destinataire affiché sera également le destinataire par défaut tel que précisé dans votre BOB.INI, mais il vous sera toujours possible de le modifier. - Si l exportation s est faite vers un fichier du disque, l Explorateur Windows vous permettra de le retrouver à l emplacement fixé par l utilisateur. - Il en ira de même si le fichier a été exporté vers un support amovible, telle une disquette. b. Importation En gestion des filtres (Fichier Filtres), pressez l icône d importation des filtres Alt + Y. ou tapez Il est à noter que le programme importe toujours un fichier zip. Ce fichier zip peut donc contenir un ou plusieurs filtres. Vous importerez dès lors dans votre BOB tous les filtres contenus dans le fichier zip. 22

23 Un assistant d importation s ouvre : - Pour récupérer des filtres se trouvant sur le disque ou sur un support amovible, activez le premier bouton-radio et précisez le chemin d accès au fichier zip. - Pour récupérer des filtres se trouvant dans votre messagerie, activez le second bouton radio. Pressez ensuite sur suivant. L écran suivant propose, dans sa partie supérieure, la liste des fichiers zippés trouvés à l emplacement convenu et contenant des filtres. Dans sa partie inférieure, l écran propose une série d informations sur l origine et le contenu des données présentes dans le fichier. Ainsi, il est précisé - le dossier d origine d où proviennent les filtres - le nom du dossier d origine des filtres - l emplacement du dossier sur le disque - la version du dossier d origine - le type d opération ayant créé le fichier, soit, dans notre cas, l export de filtres. - le nom des différents filtres contenus dans le fichier. Ces informations vous permettent de choisir le fichier zip que vous désirez importer dans votre programme BOB. 23

24 Pressez sur Suivant. Un récapitulatif plus lisible des informations sur le fichier est repris dans cette fenêtre. Pressez sur Suivant. L écran spécifie l emplacement où les données seront décompressées et fusionnées avec celles des filtres déjà existants. Si une clé d encryptage a été définie lors de l exportation des filtres, sa clé de décryptage devra être précisée à ce niveau. Sans elle, aucune importation de filtres ne sera possible. Pressez sur Teminer, puis sur Fin. 24

25 De retour dans l écran de gestion des filtres, on peut observer que tous les filtres auparavant contenus dans le fichier zip ont bien été transférés. Leur nom est précédé du libellé Imported, précisant leur origine. Remarque : Comme on peut le noter dans l exemple, les filtres importés portent le même nom que les filtres directement créés dans le dossier. Les filtres importés n ont donc pas écrasé les anciens filtres homonymes, ceci pour permettre à l utilisateur, s il le désire, de continuer à utiliser ses anciens filtres. 25

26 L EXPORTATION DES GRILLES Introduction Depuis la version 3.0, les données contenues dans les grilles de certains écrans peuvent désormais être exportées vers d autres logiciels. Les formats d exportations proposés sont multiples. Cette nouvelle fonctionnalité a pour but de permettre à l utilisateur d inclure des données calculées par BOB dans des documents conçus par lui, d utiliser ces données dans d autres logiciels et d effectuer des calculs spécifiques sur ces données (via Excel, par exemple). Voici la liste des grilles dont les données peuvent être actuellement exportées. Cette liste n est pas définitive : d autres grilles seront ajoutées ultérieurement. Module Menu Sous-menu Point de sous-menu Comptabilité générale Impressions Documents TVA Déclaration TVA Consultation Etats financiers Analyses financières Statistiques écritures Comptes clients Comptes fournisseurs Comptes généraux Relevé Intracom Liste clients assujettis Analytique Consultation (Plans personnalisés) Gestion Commerciale Facturation Encodage clients Offres Encodage fournisseurs Génération automatique Commandes Notes d envoi Factures Notes de crédit Commandes Bons de livraison Encodage factures-types Facturation des contrats Proposition des livraisons clients CRM Prestations Consultation Historique tiers Historique prestataire Historique général Activités Consultation Historique tiers Historique général Mise en Oeuvre La grille de chacun des écrans dont le chemin d accès est décrit dans le tableau présente, dans le coin supérieur gauche une nouvelle icône,. A titre d exemple, il en va donc ainsi pour la fenêtre de l historique des comptes clients : 26

27 Nouvelle icône permettant l exportation des données de la grille En cliquant sur cette icône, une fenêtre permettant le paramétrage de l exportation des données apparaît : Formatage Les données peuvent être exportées sous différents formats. Le choix de celui-ci dépendra de l usage auquel l utilisateur destine les données et du logiciel vers lequel les données seront envoyées. Format.txt : ce type de format est lu par tous les logiciels. Il s agit donc du format le plus universel. Les données exportées n apparaissent plus sous forme de tableau, mais bien sous forme de texte, le passage à chaque colonne étant remplacé par un caractère bien défini, appelé délimiteur. Ce délimiteur peut être une virgule, une tabulation ou peut être choisi par l utilisateur lui-même. Format Html : ce type de format permet l exportation des données sous forme de tableau. Il permet donc l envoi de données pré-formatées (lignes colorisées, largeur de colonnes définies, présence de cases à cocher, épaisseur de bordures définies ). L encart Options additionnelles HTML permet à l utilisateur de modifier le pré-formatage des données à exporter. Le format HTML est celui qui autorise la meilleure mise page : on peut ainsi facilement insérer un tableau 27

28 dans un document Word, par exemple. De plus, il est aisément lu par Internet Explorer. Format Sylk : Le format Sylk est un des formats utilisés dans le logiciel Excel. Il est le format à utiliser par excellence pour transférer des données de BOB vers Excel. Une fois les données transférées, toutes les fonctions d Excel peuvent être appliquées aux données. Ce système vous permettra donc de calculer des totaux en fonction de critères spécifiques, de filtrer les données, de composer des graphiques etc. Options Quel que soit le format d exportation des données, il vous est possible de restreindre le contenu de ces dernières. Cette opération s effectue par l activation de cases à cocher : Affichage en tête : le titre des colonnes sera exporté Affichage bas : les totaux des colonnes seront affichés Affichage titre : le titre de la fenêtre fera partie des données exportées. Il vous est néanmoins possible de modifier le titre de la fenêtre par le biais du champ de saisie adjacent à cette case. Sélection des lignes : si la case est cochée, un onglet supplémentaire, Grille, fait son apparition. Destination Il permet de choisir les lignes du grid que l on désire voir exporter. La sélection des lignes s effectue via la barre d espacement. Les données à exporter peuvent être envoyées - directement dans le logiciel de destination sous forme d un fichier dont il vous faudra préciser le chemin d accès et le nom. Il s agit d une solution directe, utile lorsque plusieurs applications tournent simultanément. - dans le presse-papiers. Le presse-papiers fait office de stockage intermédiaire des données. Cette solution permet de ne pas devoir ouvrir immédiatement d autres applications. Le transfert des données du presse-papiers vers l application finale s effectue par un simple «CTRL+V». Une fois le paramétrage de l exportation effectué, il suffit de cliquer sur OK pour démarrer la procédure. 28