Guide de l utilisateur Usagers d œuvres

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1 Guide de l utilisateur Usagers d œuvres Système de gestion des droits de reproduction en ligne de Copibec

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3 Table des matières Introduction 5 Compte 6 Inscription d un nouveau compte 6 Création d un nouveau compte par l administrateur 9 Avant d activer un compte utilisateur 10 Gestion des comptes 12 Répertoire 14 Autorisations particulières / déclarations 16 Étape 1 : Identification de l usager d œuvres 17 Étape 2 : Support de reproduction et type d œuvre 17 Étape 3 : Œuvre à reproduire 17 Étape 4 : Paramètres de reproduction 17 Étape 5 : Révision de la demande 18 3

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5 Bienvenue dans Savia, le système de déclaration de droits d auteurs et de libération de droits en ligne de Copibec. Ce guide vous aidera à utiliser les fonctionnalités de ce système. À partir de la page d accueil, cliquez sur Accéder à mon compte. Les trois parties de votre compte en ligne se définissent comme suit : Compte : accès au compte d usager d œuvres (établissement scolaire, compagnie, organisme, individu, etc. qui utilise les services de Copibec); Répertoire : accès à la base de données des titres (livres, revues, journaux, périodiques, œuvres dramatiques numérisées, cédéroms, etc.) inscrits au répertoire de Copibec; Autorisations particulières / déclarations : accès au module de déclarations de reproduction et de demandes d autorisations particulières. 5

6 Compte Un usager d œuvres détient un compte sur Savia. À ce compte peuvent se greffer de nombreux comptes d utilisateurs. Que vous soyez un nouvel utilisateur d un usager d œuvres déjà inscrit chez Copibec, ou que vous soyez un usager d œuvres qui n y a pas encore de compte, vous devez créer un nouveau profil. Inscription d un nouveau compte Cliquez sur Compléter une demande d inscription. 6

7 L inscription d un nouveau compte se fait en 5 étapes : Identification de l utilisateur (individu utilisant le système en ligne) Identification du compte (usagers d œuvres signataire d une licence) Coordonnées du compte Révision des informations Conditions 7

8 1. Identification de l utilisateur Une adresse de courriel valide est l identifiant du compte d utilisateur : elle servira à se brancher à Savia. La première personne inscrivant un compte pour un usager d oeuvres qui n est pas une école en deviendra automatiquement l administrateur. 2. Identification du compte Vous devez choisir entre personne physique (la facture doit être émise à votre nom) ou personne morale (la facture doit être émise à votre employeur). Une personne physique doit ensuite choisir son secteur d activité dans le menu déroulant. Un utilisateur représentant une personne morale devra identifier l organisme et choisir son secteur d activité dans le menu déroulant. Si la personne morale identifiée a déjà un compte dans Savia, un menu déroulant nommé «services» s affichera. Vous devez sélectionner le service agréé par votre organisme pour régler les factures de redevances. 3. Coordonnées du compte Consiste à entrer les coordonnées de l individu ou de l organisme désigné comme usager d œuvres. 4. Révision des informations Il s agit du résumé des informations inscrites dans les trois étapes précédentes. Il est possible de modifier les informations de n importe laquelle de ces étapes avant de passer à la dernière. 5. Conditions Conditions d utilisation du système en ligne de Copibec. En cas de refus, l inscription sera annulée et aucune information ne sera sauvegardée. Inscription d un compte complétée Les utilisateurs ayant créé un nouvel usager d œuvres dans un secteur autre que l éducation recevront un courriel de confirmation afin de valider leur adresse. En cliquant sur le lien fourni dans le courriel, le compte sera activé. C est à ce moment qu il faut choisir un mot de passe. 8

9 Les utilisateurs qui se sont reliés à un compte existant verront un message indiquant qu un courriel a été envoyé à l administrateur du compte d usager d œuvres, afin que celui-ci active le compte. Une fois un compte activé par un administrateur ou par Copibec, un courriel sera envoyé au nouvel utilisateur afin qu il choisisse son mot de passe et qu il achève ainsi son inscription. Création d un nouveau compte par l administrateur Un administrateur peut créer lui-même autant de comptes d utilisateurs qu il est nécessaire. À partir de son compte, il peut cliquer sur COMPTE, dans le menu de gauche, puis sur Utilisateurs. Une liste des utilisateurs associés au compte d usager d œuvres apparaît à droite. Au-dessus de cette liste, à droite, cliquez sur Ajouter un utilisateur. 9

10 Avant d activer un compte utilisateur Prenez soin de fournir adéquatement les informations demandées : 10

11 Facturation : Cochez cette case si l utilisateur nouvellement créé doit payer ses autorisations par carte de crédit. Cette situation peut s appliquer lorsqu un membre du personnel de votre école, par exemple, désire une autorisation de reproduction hors licence et pour laquelle votre service ne peut assumer les frais. Il peut s agir, par exemple, de l impression d une pièce de théâtre consultée sur le site adelinc.ca ou bien d une demande ponctuelle de reproduction. Accès aux services : Les nouveaux comptes d utilisateurs que vous activez sont automatiquement reliés à votre service, si vous représentez un usager d œuvres contenant plusieurs services (par exemple des facultés, des campus, des succursales, etc.). Sinon, les utilisateurs seront reliés au compte principal. Permissions : Veuillez prendre soin de bien sélectionner les permissions que vous octroyez aux utilisateurs. Administration Cette case cochée permet à un utilisateur de consulter le compte d usager et de le modifier. Elle lui permet de voir, modifier les comptes d utilisateur rattachés à l usager d œuvres, ainsi que d en créer de nouveaux. L utilisateur peut consulter les factures de redevances adressées à son organisme. Il peut consulter et gérer les déclarations et les demandes d autorisation particulière, et consulter les documents inscrits au répertoire de Copibec. L administrateur reçoit aussi les courriels pour activer les nouvelles inscriptions ainsi que ceux visant à accepter les frais des demandes d autorisation particulière. Il peut y avoir plusieurs administrateurs pour un même compte ou un même service. Pour gérer qui, dans ces cas, recevra ces courriels, veuillez contacter Copibec. Compte Il y a possibilité de cocher la case de consultation (accès aux coordonnées du compte d usager et celles des comptes d utilisateurs) et la case de gestion (qui permet en plus de modifier ces comptes et d en créer de nouveaux). Comptabilité Permet la consultation des factures de redevances adressées à l organisme. Traitement Si la consultation est autorisée, l utilisateur aura le droit de consulter les demandes d autorisation et les déclarations qu il a faites sur le système. Avec la case de gestion cochée, il pourra de plus créer luimême des demandes et des déclarations, en plus de les copier ou de les annuler. Cependant, seul un administrateur aura le pouvoir de les accepter lorsqu elles engendreront des coûts. Document Permet la consultation des documents inscrits au répertoire de Copibec. Cliquez sur Enregistrer pour valider les choix. Ensuite, au haut de la page, à droite, cliquez sur Activer. Un courriel est envoyé au nouvel utilisateur avec un lien lui permettant de choisir son mot de passe. Un administrateur qui active le compte d un nouvel utilisateur n a pas besoin de cliquer sur le lien «Réinitialiser le mot de passe» apparaissant dans le menu de gauche. Cette fonction ne sert que s il a été avisé par l utilisateur que ce dernier a oublié ou égaré son mot de passe. Lors de l activation d un nouveau compte, le système envoie automatiquement un courriel de confirmation. 11

12 Gestion des comptes Compte d utilisateur (mon profil) Pour consulter ou modifier votre propre compte d utilisateur, cliquez sur Mon profil, en haut à droite. Les utilisateurs qui ont les permissions requises peuvent modifier les informations personnelles, de même que leur adresse de courriel et leur mot de passe, via le menu de gauche. Ils ne peuvent toutefois modifier les types de permissions accordées. Compte de l usager d œuvres Dans le menu de gauche, sous le mot COMPTE, se trouve le nom du compte de l usager d œuvres. Sous ce nom, dépendamment des permissions conférées, il vous est possible de consulter et/ou modifier divers éléments du compte d usager d œuvres. Cliquez sur le nom du compte pour afficher les choix. Profil Pour les personnes physiques, permet d accéder à ses coordonnées, son secteur d activité et sa date de naissance (optionnelle). Pour les personnes morales, c est le nom de l organisme et le secteur d activité qui sont affichés en plus des coordonnées. Les informations contenues dans les cases non grisées peuvent être modifiées. Utilisateurs Présente la liste des utilisateurs associés au compte. La case à l effigie d un crayon, à gauche, permet d ouvrir le compte de l utilisateur et d y modifier, au besoin, les informations enregistrées à l inscription. Relevé de transaction Cette fonction permet d afficher le solde dû et permet de consulter les factures reçues de Copibec. Cliquez sur l icône de gauche pour accéder à la facture désirée. Les factures se rattachant à des autorisations particulières (factures AP) comportent un hyperlien nommé «détails» permettant de voir la liste des autorisations facturées. 12

13 Mes déclarations Cette fonction permet d effectuer une recherche dans les déclarations et les demandes d autorisation qu on a faites sur le système. Un utilisateur qui a les permissions d administrateur a aussi accès aux demandes des autres utilisateurs liés au compte. Divers critères permettent d exécuter des recherches parmi toutes les déclarations de votre institution. Vous pouvez ensuite produire, avec les résultats obtenus, des rapports sur fichier Excel à l aide de l icône au bas de la page. 13

14 Répertoire Les utilisateurs ont accès au répertoire de Copibec afin d y effectuer des recherches, notamment pour savoir si la reproduction d un titre est permise sur support papier ou sur support numérique. De nombreux critères de recherche sont disponibles. En cliquant sur l icône de gauche, dans la liste des résultats, il est possible de voir la fiche du document désiré. Si la case «reproduction papier permise» est cochée, cette œuvre est accessible à la reproduction sur support papier et une portion de l œuvre peut être reproduite sans frais supplémentaires si vous possédez déjà une licence. De même, si la case «reproduction numérique permise» est cochée, Copibec gère les droits numériques pour le titre. Si vous possédez une licence pour ce type de support, cette œuvre est couverte et vous pouvez en reproduire des extraits en respectant les limites et tarifs de votre licence. Toutefois, il demeure possible que même s il est indiqué que la reproduction numérique n est pas permise, votre licence vous permette de reproduire un extrait du document. Pour en être certain, veuillez consulter la liste d exclusions de votre licence ou faites une demande d autorisation particulière. La recherche simple sert à effectuer une recherche parmi tous les documents, de quelque type que ce soit, à partir d un ou de plusieurs mots-clés. Il est possible de restreindre, à l aide du menu déroulant, sa recherche aux auteurs, aux éditeurs, aux numéros ISN ou aux titres. Par défaut, la recherche s effectue dans tous les champs. Vous pouvez cocher, sous la case de recherche, Résultats en format détaillé, qui permet d obtenir, sur une même page, des informations complètes sur les documents. Vous pouvez aussi cocher Mot exact. Cela permet de n obtenir que les résultats correspondant exactement à ce qui est entré dans la case de recherche. Il est aussi possible d ajouter un astérisque au début de l entrée (par exemple *chansons pour avoir les titres se terminant par le mot chansons) ou à la fin de l entrée (par exemple chansons* pour avoir les titres commençant par le mot chansons). 14

15 Cliquer sur Recherche avancée permet d utiliser davantage de filtres de recherche. Déplacez d abord le curseur sur le lien Recherche avancée. Cinq liens apparaîtront en dessous, permettant d exécuter une recherche plus spécifique dans les livres, dans les périodiques, dans les oeuvres dramatiques numérisées, dans les partitions musicales ou dans les documents textes et visuel. Cliquez sur Recherche avancée pour une recherche générale à l aide de multiples critères dans l ensemble des documents. Pour restreindre la recherche à un type de document en particulier, cliquez sur le lien correspondant. Au bas de la page, des critères propres au type de document choisi s ajouteront. Sélectionnez et saisissez les critères désirés et cliquez sur Rechercher. Par défaut, les sélections du menu déroulant renvoient tous les résultats. Aucun filtre n y est appliqué. Il est possible de placer le curseur sur n importe quelle ligne de la liste de résultats pour voir, dans une fenêtre verte, les principales informations bibliographiques du document en question. Une icône à l effigie d un crayon permet d aller consulter un document. La largeur des différentes colonnes, la hauteur du tableau et l ordre alphabétique de présentation sont modifiables. Pour restreindre les résultats de recherche, cliquez sur Afficher les filtres de recherche et faire des sélections supplémentaires. 15

16 Autorisations particulières / déclarations Une déclaration de reproduction ou une demande d autorisation particulière se fait en 5 étapes et il est possible de naviguer d une étape à l autre. Le requérant peut utiliser, sans danger d être déconnecté, les flèches «précédent» et «suivant» de son navigateur, ou peut utiliser les boutons bleus au bas de la page. De plus, le détail des étapes de la demande en cours apparaissent en tout temps dans la portion gauche de l écran. 16

17 Étape 1 : Identification de l usager d œuvres Présentation du nom de l usager d œuvres, de son secteur d activité et du requérant. Cette étape est déjà complétée automatiquement pour les usagers d œuvres du secteur privé ou gouvernemental. Pour les établissements d enseignement, des informations obligatoires sur le cours sont demandées telles que le numéro du cours, le nom du professeur, la session, la matière enseignée, etc. Étape 2 : Support de reproduction et type d œuvre Support de reproduction : l utilisateur doit d abord spécifier sur quel support, papier ou numérique, sera faite la reproduction. S il choisit numérique, il devra aussi mentionner le type de support numérique (courriel, clé USB, intranet, etc.). Type d œuvre : l utilisateur doit spécifier quel type d œuvre est reproduit. S il choisit livre ou revue, il devra par la suite spécifier s il s agit de jurisprudence. Date : identifiez la date où a été faite la reproduction ou la date actuelle. Cette date permettra de relier la demande à la licence qui est applicable. Utilisez le format aaaa-mm-jj ou utilisez le calendrier fourni. Destinataire : l utilisateur qui produit une demande qui n est pas pour des fins pédagogiques devra aussi, lors de l étape 2, spécifier le ou les destinataires à qui s adressent les copies. Étape 3 : Œuvre à reproduire Identification de l œuvre faisant l objet d une déclaration ou d une demande d autorisation particulière. Il est possible de rechercher un document, dans les champs ISBN/ISSN et Titre, à l aide d une fonction de saisie semi-automatique. Cliquez, parmi les documents suggérés, celui qui sera reproduit. Les champs seront complétés automatiquement. Si le document choisi n est pas le bon, cliquez sur «Choisir un nouveau document» et les champs seront vides à nouveau. Si le document à reproduire n est pas disponible dans les choix suggérés par la saisie semi-automatique, remplissez les champs le plus complètement possible avant de passer à l étape suivante. Si le document est de type livre, le code ISBN est obligatoire. Vous ne pouvez laisser ce champ vide que si le livre a été publié avant 1979, année à partir de laquelle les numéros ont commencé à être attribués. Si, malgré vos recherches, le numéro ISBN est introuvable, inscrivez «aucun» dans la case ISBN. Enfin, si le système met fin à votre demande à cette étape, par exemple parce que le titre est exclu ou fait partie du domaine public, vous pouvez cliquer sur Choisir un nouveau document s il y a erreur dans le choix du document, ou sur Faire une nouvelle demande. Étape 4 : Paramètres de reproduction Pour les revues et les journaux, cliquez sur Ajouter un extrait. Dans la fenêtre qui vient de s ouvrir, il faut inscrire le titre de l article, son auteur, ainsi que les pages reproduites. Afin que Copibec soit en mesure de verser des redevances aux auteurs des articles, il est important d inscrire le maximum d informations dans ces cases. Pour les livres, inscrivez le numéro ou le titre du chapitre reproduit, les pages reproduites, puis cliquez sur Ajouter, à droite, pour enregistrer l information. S il y a plusieurs extraits ou chapitres, remplissez les champs puis cliquez à nouveau sur Ajouter. Inscrire le nombre de copies désiré dans la case Tirage ou le nombre d usagers pour ce qui est des reproductions sur support numérique. 17

18 Étape 5 : Révision de la demande Il s agit de la présentation, sur une seule page, des données relatives à la demande en cours. Il est possible de modifier les informations pour chacune des étapes de la demande. Si la demande est prête à être soumise à Copibec, cliquez sur le bouton au bas de la page. Une fois la demande soumise, elle sera soit: Acceptée La demande est acceptée sans frais. La reproduction des pages demandées est permise par votre licence. Vous pouvez dès maintenant procéder à la reproduction. En acceptation La demande est acceptée avec frais. Vous devez cliquer sur le bouton Accepter si les frais vous conviennent, ou bien annuler la demande. Si vous ne détenez pas les droits d administrateur, vous devez attendre que l administrateur du compte de votre organisme accepte la demande avant de faire les photocopies ou de procéder à la numérisation. En traitement Étant donné la quantité de pages reproduites ou la nature du document reproduit, votre demande est soumise à un agent de Copibec. Une décision vous parviendra, par courriel, dans les plus brefs délais. Refusée Si une autorisation de reproduction ne peut être accordée par Copibec, la demande sera refusée. En cas de demande jugée excessive, ou de demande pour un document inconnu qui s avère exclu des ententes de Copibec, un agent vous transmettra le refus par courriel après qu il l aura étudiée. Au bas de la demande, cliquez sur Copier pour faire une nouvelle demande avec le même document pour le même cours, cliquez sur Faire une nouvelle demande pour le même cours pour un nouveau document, ou cliquez sur Nouvelle demande pour créer une demande pour un autre document et un autre cours. Aussi longtemps qu une demande n est pas facturée, vous avez la possibilité de retourner dans celle-ci et d en changer le tirage. Pour ce faire, cliquez sur Modifier, au bas de la page. 18

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20 606, rue Cathcart, bureau 810 Montréal (Québec) H3B 1K9 Téléphone : ou Télécopieur : Pour obtenir une licence de reproduction : licences@copibec.qc.ca Conception graphique :