Guide de L utilisateur. Maintenance des Horaires. Date de publication: Février 2014 Version: 1.0

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1 Guide de L utilisateur Maintenance des Horaires Date de publication: Février 2014 Version: 1.0

2 Contenu AUDIENCE 3 1. COMMENT ACCÉDER À PETALMD? 3 2. LES SECTIONS DE PETALMD 4 3. COMMENT VISUALISER L HORAIRE DU GROUPE? 5 4. COMMENT IMPRIMER L HORAIRE DU GROUPE? 6 5. COMMENT TRANSFÉRER UNE TÂCHE? 8 6. COMMENT ÉCHANGER UNE TÂCHE? 9 7. COMMENT ENLEVER UNE TÂCHE? COMMENT DÉPLACER UNE TÂCHE? COMMENT ENTRER UNE ABSENCE POUR UN MÉDECIN? COMMENT AJOUTER UN MÉDECIN À UNE TÂCHE? COMMENT AJOUTER UNE TÂCHE À UN MÉDECIN? CONTACTEZ- NOUS 16 Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 2

3 Audience Ce document s adresse aux usagers ayant les permissions de mise à jour des horaires de groupe après la publication: Médecins Personnels administratifs (adjointes administratives, etc.) Professionnel de la santé, membre du groupe Administrateur de clinique Note : Certaines des vues que nous présentons dans ce document sont visibles seulement pour les usagers possédant les permissions nécessaires. 1. Comment accéder à PetalMD? Pour accéder à PetalMD de votre ordinateur, vous devez : Avoir accès à Internet Avoir accès à un fureteur internet (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari, etc.) Avoir reçu le courriel d activation provenant de PetalMD. Exemple du courriel Cliquez sur le lien et suivez les étapes pour vous enregistrer. Suite à votre enregistrement initial, nous recommandons la création d un signet ou favoris vers la page d enregistrement, pour un accès plus rapide lors de votre prochaine visite sur PetalMD. Page d enregistrement PetalMD: Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 3

4 2. Les sections de PetalMD Le planificateur ainsi que le personnel administratif auront accès aux sections suivantes : Votre page d accueil visualisation de votre calendrier pour le mois en cours, tâches de la journée et indicateur de messages ou demandes d échange ou de transfert. Votre messagerie sécurisée - vous permet de communiquer avec les membres de votre groupe. Votre calendrier personnel incluant l ensemble de vos tâches, que vous apparteniez à un ou plusieurs groupes. Entrez rapidement vos absences et accédez aux différents rapports d absences. Disponible uniquement pour les médecins. Gérez vos demandes de changements à l horaire. Disponible uniquement pour les médecins. Affichez les horaires de vos groupes par semaine ou par mois, par tâche ou par médecin. Imprimez vos horaires en utilisant les mises en pages définies ou les différentes options offertes. Votre bibliothèque de documents organisez et partagez des documents pour chacun de vos groupes. Fiche contact des membres de votre groupe ou de l ensemble de vos groupes. Page d administration de groupe gérez les communications, les horaires, les absences et les demandes de changements pour n importe lequel de vos groupes, dépendamment des permissions que vous possédez. Chaque option est liée à une permission attribuée à votre usager. NOTE : Il est possible que vous n ayez pas accès à toutes les sections montrées ci-haut. Les sections disponibles varient selon vos permissions de gestion de groupe. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 4

5 3. Comment visualiser l horaire du groupe? Pour visualiser l horaire du groupe, allez dans la section Horaires de groupe. PetalMD vous propose trois options pour visualiser l horaire du groupe : 3.1. Par tâche (Hebdomadaire) - vue par défaut Les tâches sont listées dans l axe vertical; Les médecins sont affichés dans la grille horaire; Un champ texte commentaire est disponible au bas de la page. Les commentaires sont visible à l impression et seront affichés pour la semaine en question Par médecin (Hebdomadaire) Les médecins sont listés dans l axe vertical; Les tâches et évènements sont affichés dans la grille horaire; Un champ texte commentaire est disponible au bas de la page Les commentaires sont visible à l impression et seront affichés pour la semaine en question Par médecin (mensuel) Cette vue montre l horaire du mois complet pour le médecin sélectionné dans le menu déroulant. Vous pouvez changer de médecin en sélectionnant un autre nom dans le menu déroulant. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 5

6 4. Comment imprimer l horaire du groupe? Pour imprimer l horaire du groupe, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur le bouton Imprimer cette vue. Pour avoir d autres options d impression, cliquez sur Imprimer. PetalMD vous offre trois options d impression : Calendrier, en format PDF Horaire de Travail, en format PDF Horaire de travail (Excel) : activer seulement sur demande Calendrier (PDF) Vous pouvez configurer l étendu des mois et choisir les médecins à afficher. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 6

7 4.2. Horaire de travail (PDF) Vous pouvez sélectionner les dates à imprimer. Si vous cliquez sur Options supplémentaires, vous pourrez choisir l affichage que vous désirez, i.e., les médecins, tâches, absences et d autres options pertinentes à votre groupe. Vous pouvez également sélectionner une mise en page qui aurait été définie pour votre groupe. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 7

8 5. Comment transférer une tâche? Pour transférer une tâche, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur le nom d un médecin ou sur une tâche (dépendamment de la vue sélectionnée). Si vous êtes médecin et que vous voulez faire un transfert pour l une de vos tâches, vous pouvez aussi faire cette transaction dans le menu «Calendrier». La fenêtre suivante s ouvrira : Cliquez sur Transférer cette tâche. Sélectionner la tâche vis-à-vis le médecin à qui la tâche sera transférée et cliquer sur Appliquer. La fenêtre suivante apparaitra. Si vous sélectionnez Oui, le docteur à qui vous transférez la tâche devra accepter le transfert avant que le changement prenne effet. Si vous sélectionnez Non, le changement prendra effet immédiatement. Note : Le système enverra un courriel automatiquement à toutes les parties concernées. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 8

9 6. Comment échanger une tâche? Pour échanger une tâche, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur le nom d un médecin ou sur une tâche (dépendamment de la vue sélectionnée). Si vous êtes médecin et que vous voulez faire un échange pour l une de vos tâches, vous pouvez aussi faire cette transaction dans le menu «Calendrier». La fenêtre suivante s ouvrira : Cliquez sur Échanger cette tâche. Sélectionnez un médecin avec qui vous voulez échanger dans la liste de gauche. Le calendrier du médecin choisit apparaitra à la droite. Les jours en gris sont ceux pour lesquels le médecin est affecté à une tâche. Choisissez une journée et la fenêtre suivante apparaitra. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 9

10 Sélectionnez la tâche avec laquelle vous voulez faire l échange, le fenêtre se fermera et vous pourrez cliquer sur Demander cet échange. La fenêtre suivante apparaitra : Si vous sélectionnez Oui, le docteur avec qui vous faite l échange de tâche devra accepter l échange avant que le changement prenne effet. Si vous sélectionnez Non, le changement prendra effet immédiatement. Note : Le système enverra un courriel automatiquement à toutes les parties concernées. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 10

11 7. Comment enlever une tâche? Pour enlever une tâche, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur le nom d un médecin ou sur une tâche (dépendamment de la vue sélectionnée). La fenêtre suivante s ouvrira : Cliquez sur Enlever et sur Ok pour confirmer. Note : Le système enverra un courriel automatiquement à toutes les parties concernées. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 11

12 8. Comment déplacer une tâche? Pour déplacer une tâche, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur le nom d un médecin ou sur une tâche (dépendamment de la vue sélectionnée). La fenêtre suivante s ouvrira : Cliquez sur Déplacer. Sélectionnez une journée où vous voulez déplacer la tâche et cliquer sur Appliquer. Si vous sélectionnez Oui, le docteur pour qui vous déplacer la tâche devra accepter avant que le changement prenne effet. Si vous sélectionnez Non, le changement prendra effet immédiatement. Note : Le système enverra un courriel automatiquement à toutes les parties concernées. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 12

13 9. Comment entrer une absence pour un médecin? Pour entrer une absence pour un médecin, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur la vue Par Médecin (Mensuel). Par la suite, sélectionnez le nom du médecin, pour qui vous voulez entrer une absence, dans le menu déroulant et cliquer sur Modifier l horaire. Dans le calendrier, naviguez sur la journée pour laquelle vous voulez entrer une absence. Le menu Ajouter apparaitra et sélectionnez Une demande d absence. Sélectionnez les dates pour la demande d absence. Choisissez la catégorie d absence et cliquez sur Valider et ensuite sur Demander. La demande d absence apparaitra dans le calendrier. Note : Le système enverra un courriel automatiquement à toutes les parties concernées. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 13

14 10. Comment ajouter un médecin à une tâche? Pour ajouter une tâche à un médecin, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur la vue Par Tâche (Hebdomadaire). Par la suite, sélectionnez la tâche pour laquelle vous voulez ajouter un médecin. Dans le calendrier, cliquez sur la journée pour laquelle vous voulez entrer une ressource et cliquez sur Ajouter une ressource. Sélectionner un médecin, valider les informations et cliquez sur Affecter. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 14

15 11. Comment ajouter une tâche à un médecin? Pour ajouter une tâche à un médecin, allez dans la section Horaires de groupe et cliquez sur la vue Par Médecin (Mensuel) ou Par Médecin (Hebdomadaire). Par la suite, sélectionnez le nom du médecin pour qui vous voulez ajouter une tâche. Dans le calendrier, naviguez sur la journée pour laquelle vous voulez ajouter une tâche. Le menu Ajouter apparaitra et sélectionnez Une tâche de travail. Sélectionner une tâche, valider les informations et cliquez sur Affecter. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 15

16 12. Contactez-nous Si vous avez des questions, n hésitez pas à nous contacter en cliquant sur Support PetalMD. Il nous fera plaisir de planifier un appel avec vous pour répondre à vos questions. Vous trouverez le bouton Support PetalMD au bas de chacune des pages sur l application de PetalMD. Note : Vous trouverez une section Aide au coin supérieur droit de chacune des pages sur l application de PetalMD. Elle contient plusieurs articles et vidéos qui vous aideront avec l utilisation de PetalMD. Guide de l utilisateur- Maintenance des Horaires 16

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