VADE MECUM DE L ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DU MEDECIN GENERALISTE

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1 VADE MECUM DE L ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DU MEDECIN GENERALISTE Septembre 2009

2 INTRODUCTION De par l imprtance accrue des tâches administrative ces dernières années, le travail du Médecin Généraliste (MG) s est vu frtement alurdi par les frmalités administratives. Dès lrs, l engagement d une assistante administrative (AA) peut s avérer nécessaire et une réelle pprtunité de dévelppement de sa pratique de Médecine Générale. Puvir se cncentrer sur les sins aux patients plutôt que sur les prblèmes administratifs est, en effet, un avantage indéniable. L bjectif de ce Vade Mecum est de décrire les différentes tâches que vus purrez déléguer à vtre AA afin de mieux vus permettre de vus cncentrer sur le traitement thérapeutique de vs patients. Cette liste de tâches déléguables se veut la plus cmplète pssible mais n est certainement pas exhaustive! Tut dépend de l rganisatin de vtre pratique et de l autnmie de travail que vus êtes prêt à cnfier à vtre AA. Cette descriptin des tâches devrait également vus aider tut d abrd dans la définitin du prfil idéal de la cllabratrice et dans la préparatin de vtre ffre d empli. Une fis la cllabratrice engagée, ce Vade Mecum devrait l aider dans l rganisatin de sn travail et, éventuellement, dans l élabratin d un plan de frmatin prgressif. 2

3 PREAMBULE DIFFERENTS MODES D ENCAISSEMENT DES HONORAIRES 1. Cash Le MG encaisse le mntant de ses hnraires cash à la fin de sa cnsultatin u visite à dmicile. Régulièrement, le MG dépse le cash encaissé auprès de sn agence bancaire. Le patient est respnsable du rembursement par sn Organisme Assureur (OA u mutuelle). 2. Carte bancaire Le paiement de la cnsultatin u visite à dmicile s effectue par prélèvement sur le cmpte bancaire du patient au myen d un terminal Bancntact/Mister Cash. Le cmpte bancaire du MG est crédité (J+1) sans autre interventin. Le patient est respnsable du rembursement par sn OA. 3. Tiers-Payant Les patients bénéficiant du régime du tiers-payant ne payent pas directement le MG. Les hnraires snt directement pris en charge par sa mutuelle. Pur encaisser ses hnraires, le MG dit facturer l OA du patient. L encaissement des hnraires engendre plus de lurdeur administrative pur le MG. L AA peut dans ce cas juer un rôle précieux. Deux ptins de facturatin se présentent : 3.1. Facturatin par le MG de chacune des mutuelles de chacun de ses patients L AA dit régulièrement facturer les différents OA (il en existe.). Chaque OA suit une prcédure prpre et a un frmulaire différent. Vir entre autre : Dans un deuxième temps, il est imprtant de suivre le paiement effectif de chaque OA sur le cmpte bancaire du MG. Au besin, il faut envyer un rappel de paiement aux OA. 3

4 3.2. Outsurcing à un Office de Tarificatin (OT) L AA dit régulièrement envyer tutes les Attestatins de Sins déclarées (ASD) de tus les patients en tiers-payant à un Office de Tarificatin. Ce dernier se charge de facturer les différents OA et garantit le paiement des hnraires du MG dans un délai de 60 jurs. En cntrepartie de ses prestatins l OT prélève une cmmissin de +/- 2,25 % de l ensemble des hnraires. L AA dit régulièrement vérifier que l OT paie le mntant dû (càd ttal des hnraires mins la cmmissin) sur le cmpte bancaire du MG. Au besin, il faut envyer un rappel de paiement à l OT. 4

5 TÂCHES QUOTIDIENNES Prise téléphne Le rôle de l AA est principalement de faire en srte que le médecin puisse se cnsacrer essentiellement à la médecine. La permanence téléphnique permet au médecin de puvir être en cnsultatin avec sn patient et de ne pas devir s interrmpre par les appels. Les appels téléphniques émanent suvent de patients u parents de patients inquiets, il est dnc très imprtant de recevir une frmatin pur évaluer l urgence de l appel. Suvent, l appel se traduit ensuite en une prise de rendez-vus sit pur une cnsultatin, sit pur une visite à dmicile. Prise rdv Il est imprtant de garder à l œil le planning et l agenda du médecin. Une mise au pint qutidienne avec le médecin est dès lrs indispensable. La gestin de la prise de rendez-vus peut être facilitée par la mise en place d un agenda Outlk partagé : vérificatin en temps réel de l état d ccupatin du planning. Accueil des patients Dans de grandes assciatins de MG, l AA peut parfis avir la tâche d accueillir les patients, de vérifier pur quel MG le patient vient et s il a un rdv u nn. A cela peut aussi s ajuter lrs de la fin de la cnsultatin, la nuvelle prise de rdv u la remise de certificats u de résultats qui ne nécessitent pas vraiment l interventin du MG. Crrespndance diverse (envi, réceptin & classement) Hôpitaux, labratires, médecins spécialistes, Dans le cadre de sa pratique, le MG a de nmbreux cntacts avec diverses entités. Il y a suvent une crrespndance qui accmpagne ces cntacts. Le suivi de celle-ci est essentiel pur garantir la qualité de sins du MG à ses patients (suite à une hspitalisatin, en attente de résultats d une analyse sanguine, etc.) et la bnne tenue du DMG (cfr infra). 5

6 Cercles Les cercles de médecine générale snt les unités lcales de cncertatin entre MG d une même cmmune (u de quelques cmmunes limitrphes) qui rganisent le rôle des Gardes. Suite à chaque garde le MG dit remettre un rapprt de garde pur chaque patient qu il a ausculté. Ce rapprt sera ensuite redistribué aux médecins respectifs de chaque patient. De plus amples explicatins se truvent sur le site INAMI en suivant le lien suivant : En bref, l AA dit être présente partut ù le MG ne peut être dû à sn activité essentielle de thérapeute. 6

7 TÂCHES HEBDOMADAIRES DMG (classement, suivi d échéance, ) Le système de DMG (Dssier Médical Glbal) a été instauré pur faciliter la tâche du MG dans le suivi de ses patients à lng terme. L avantage indéniable de cet util est le myen de cmmunicatin avec les divers intervenants de santé autur du patient et l aide-mémire de l histrique des pathlgies du patient. Il est essentiel que les DMG sient régulièrement mis à jur et que ceux-ci sient aussi accessibles et gardés de façn rdnnée. En suivant le lien suivant, vus truverez les ntins de base et des cnseils sur les DMG. Les résultats d analyse divent y être archivés et un échéancier peut aider au suivi practif du patient (Rappel de vaccins, etc.). Facturatin des hnraires (tiers-payant) En fnctin du système de facturatin chisi par le MG (cfr préambule), l AA dit sit envyer les ASD à l Office de Tarificatin sit facturer chaque OA de chacun des patients en tiers-payant Suivi des paiements (tiers-payant) En fnctin du système de facturatin chisi par le MG (cfr préambule), l AA dit suivre que l OT u chaque OA a payé les hnraires dus sur le cmpte bancaire du MG. Au besin, il cnvient d envyer un rappel de paiement u de se mettre en cntact ave l OT u les OA pur déblquer la situatin 7

8 TÂCHES MENSUELLES Carnets ASD Une partie de la cmptabilité passe par le cmptage des carnets ASD. Celui-ci dit se faire de manière rigureuse et régulière. Ce travail incmbe aussi à l AA. Les carnets divent aussi être cmmandés par l AA auprès de l INAMI (cf. : Cmptabilité A tut indépendant sn pendant de factures et autre déclaratins fiscales Ce travail dit abslument être suivi de façn practive au minimum une fis par mis. L AA dit préparer les différentes pièces cmptables à transmettre au cmptable : factures émises, carnets ASD, extraits de cmpte bancaire (rentrée cash, paiement par carte bancaire, paiement par OA/OT), factures reçues, ntes de frais, Apprvisinnement en matériel L AA devra aussi veiller à un suivi des stcks de matériels techniques / thérapeutiques (seringues, tubes, désinfectants, gazes, etc.), ainsi que du matériel de bureau (papiers, tner, etc.). Instaurer un système de gestin du matériel peut être très utile. Elle devra aussi mettre à jur l util infrmatique et faire les backups nécessaires pur l enregistrement des dnnées sur le disque dur. 8

9 TÂCHES ANNUELLES Impulse (Ouverture dssier, suivi) L AA peut apprter une aide très précieuse dans le cadre des demandes d interventin et autres primes que le guvernement a mis en place. Impulse II est une interventin à hauteur de 50% du cût salarial d une AA pur une assciatin de deux MG minimum. Rassembler les dcuments nécessaires et cmpléter les fiches d identificatin pur cnstituer un dssier cmplet à envyer à une structure d appui recnnue, est une tâche qui peut être effectuée par l AA elle-même! Pur plus d infrmatin vir : L interventin financière de 50 % de la charge salariale glbale de l AA a lieu chaque année. L AA dit envyer tus les ans à la structure d appui, pur le 30 juin au plus tard, les attestatins du secrétariat scial de l année éculée. Statut scial du MG Afin de puvir se cnstituer une réserve de base pur sa pensin, chaque année, le MG dit faire sa demande auprès de l INAMI pur le régime d avantages sciaux (appelé statut scial). Pur ce faire, il dit adhérer aux termes de l Accrd Médic-mutualiste et déclarer ses activités seln qu elles sient cnventinnées u pas. Le frmulaire à remplir se truve en suivant le lien ci-après : Accréditatin du MG La demande d Accréditatin dit se faire tus les tris ans. Il y a, là aussi, des frmulaires à remplir et un suivi des Pints d accréditatin que le MG gagne en participant aux cllques, sympsium et autres activités de frmatin cntinue. Ci-dessus un lien vers les frmulaires de demande d accréditatin : 9

10 Sur le site de l INAMI se truve aussi bien entendu de plus amples infrmatins cncernant l accréditatin, la frmatin cntinue, la législatin et les GLEMs. Cnventinnement du MG Le cnventinnement est le fait que le MG suive les accrds signés par la Médic- Mutualiste pur l année à venir. Ceci implique que ses hnraires suivent les tarifs en vigueur annncés sur le site de l INAMI. Vir : Si le médecin ne se cnventinne pas, il devra faire cnnaître sn statut à ses patients par vie d affichage dans la salle d attente de sn cabinet. Allcatin de Sutien à la Pratique Le MG peut aussi demander la prime annuelle de sutien à la pratique. Pur se faire, l AA dit ici aussi remplir et envyer les frmulaires de demande et faire le suivi par rapprt à l INAMI si le dssier est cmplet u nn. Vir pur cela aussi le site de l INAMI : Allcatin de Sutien aux DMI Le MG peut aussi recevir une prime pur installer un util infrmatique perfrmant pur lui permettre d infrmatiser ses dssiers médicaux. Pur cela, il dit investir dans certains prgrammes (attentin, se renseigner auprès de l INAMI pur avir la liste des prgrammes recnnus) et faire la demande pur recevir la prime de Sutien aux DMI en jignant la preuve de l utilisatin du prgramme infrmatique recnnu. Ici le frmulaire de demande : 10

11 EN CONCLUSION : Au ttal, le travail de l AA sera au fil des ans de faciliter tutes les tâches administratives (qui snt nmbreuses) qui incmbent au MG pur l rganisatin de sa pratique. Ce travail tut à fait précieux dit se faire en cncertatin avec le MG et une relatin de cnfiance est essentielle à tute cllabratin de ce genre. Une recnnaissance de la valeur de ce travail est, elle aussi, essentielle pur l épanuissement de l AA dans sa fnctin. 11