COMMISSARIAT À L INTÉGRITÉ DU SECTEUR PUBLIC DU CANADA RAPPORT ANNUEL DU COMITÉ DE VÉRIFICATION ET D ÉVALUATION

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1 COMMISSARIAT À L INTÉGRITÉ DU SECTEUR PUBLIC DU CANADA RAPPORT ANNUEL DU COMITÉ DE VÉRIFICATION ET D ÉVALUATION Mai 2012 Quatrième rapport annuel

2 Rapport annuel du Comité de vérification et d évaluation Page 1

3 POUR L EXERCICE SE TERMINANT LE 31 MARS 2012 Rapport annuel du Comité de vérification et d évaluation du Commissariat COMITÉS DE VÉRIFICATION La création de comités ministériels de vérification indépendants dont une majorité des membres proviennent de l extérieur de l administration publique fédérale est une composante essentielle de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT). Ces comités ont pour rôle fondamental de formuler à l administrateur général des conseils et des recommandations impartiaux et objectifs, et de lui fournir une assurance à l égard de la pertinence des processus de contrôle et de reddition de comptes du ministère. L importance des comités de vérification a également été soulignée dans la loi lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques pour y inclure les exigences suivantes : Prise des mesures nécessaires à la vérification interne 16.1 L administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui-ci. 2006, ch. 9, art Constitution d un comité de vérification 16.2 Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles-ci, il incombe à l administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification. 2006, ch. 9, art Page 2

4 Nomination 16.21(1) Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l article 16.2, toute personne qui n occupe pas de poste au sein de l administration publique fédérale et qui possède les qualités exigées par ses instructions. COMITÉS DE VÉRIFICATION ET ORGANISMES PARLEMENTAIRES La Politique sur la vérification interne du CT fait précisément référence aux agents du Parlement. Notamment : Les principes de la Politique sur la vérification interne du CT qui s appliquent aux grands ministères et organismes visent également les bureaux des agents du Parlement. Cependant, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique qu ils jugent appropriée, compte tenu des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui lui est conféré par la loi; Nonobstant ce qui précède, les agents du Parlement sont responsables d établir un comité de vérification formé d une majorité de membres externes recrutés à l extérieur de l administration publique fédérale; Les agents du Parlement doivent respecter l article 16.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques à l égard de l exigence d assurer une capacité de vérification interne appropriée. VÉRIFICATION ET ÉVALUATION Bien que la vérification et l évaluation fassent l objet de politiques distinctes du gouvernement fédéral, les deux activités sont étroitement liées. Cette réalité se reflète dans l organisation de la plupart des organismes fédéraux, où le personnel affecté aux vérifications et celui responsable des évaluations peuvent relever du même groupe. Dans l intérêt d une saine gestion et de l efficacité, le comité de vérification du Commissariat à l intégrité du secteur public du Canada (Commissariat) est également responsable de l évaluation, conformément à la Politique sur l évaluation du CT. RÔLE DU COMITÉ DE VÉRIFICATION ET D ÉVALUATION Le Comité de vérification et d évaluation (CVE) formule au commissaire des conseils et des recommandations impartiaux et objectifs et lui fournit une assurance à l égard de la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle, de gouvernance, de mesure du rendement et de reddition de comptes. De plus, le CVE formule des conseils et des recommandations stratégiques, à la demande du commissaire, sur de nouvelles priorités ou préoccupations particulières ou sur la reddition de comptes, dont le Rapport annuel du commissaire au Parlement. Page 3

5 MEMBRES C est le commissaire qui nomme le président et les membres du CVE. En , le CVE était composé des personnes suivantes : Président : Michael Nelson, externe Membres : Mario Dion, commissaire par intérim et commissaire (depuis décembre 2011) Joe Friday, sous-commissaire (depuis octobre 2011) L honorable Peter Cory, externe (jusqu en avril 2011) William Brock, externe Mary Gusella, externe (jusqu en janvier 2012) Participants non membres : France Duquette, dirigeante principale de la vérification Kurt Chin Quee, gestionnaire, Services financiers et dirigeant principal des finances (jusqu en septembre 2011) Patricia Fraser, gestionnaire, Services financiers et dirigeante principale des finances (depuis octobre 2011) RÉUNIONS En , le CVE s est réuni aux dates suivantes : 15 juin octobre décembre mars 2012 Le CVE a tenu une réunion extraordinaire le 5 avril 2011 à Toronto. Lors de chaque réunion ordinaire, il y a eu séance à huis clos à laquelle ont participé le commissaire, la dirigeante principale de la vérification, le dirigeant principal des finances et le représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) (lorsque présent). Les membres externes se sont également réunis à huis clos. SOUTIEN AU CVE Le CVE a reçu de l information ainsi que du soutien de la direction, ce qui lui a permis de s acquitter de ses fonctions et responsabilités efficacement. SOMMAIRE DES POINTS AUX ORDRES DU JOUR EN Page 4

6 Les ordres du jour du CVE sont dressés en consultation avec les membres composant le comité et la direction du Commissariat. Étant donné que les états financiers sont vérifiés par le BVG, les ordres du jour du CVE sont dressés en tenant compte des moments où le BVG mène ses vérifications et fait les présentations s y rapportant. En , le CVE s est penché sur les questions suivantes : Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG) Les états financiers sont vérifiés annuellement par le BVG. Le 15 juin 2011, Marise Bédard du BVG a présenté au CVE les résultats de la vérification des états financiers Elle a conclu que les états financiers et les transactions ne présentaient aucune irrégularité et ajouté qu aucune possibilité d apporter des modifications aux procédures n avait été relevée dans le but d améliorer les systèmes de contrôle interne, de rationaliser les activités ou de rehausser la production des rapports financiers. À la réunion de juin, M me Bédard a fait état d une divergence d opinions entre le BVG et le Bureau du contrôleur général (BCG) concernant un aspect de la reddition de comptes. Cette divergence d opinions concernait des ministères et des organismes dans l ensemble du gouvernement. Le désaccord a été résolu ultérieurement, et le BVG a formulé une opinion sans réserve le 5 juillet Rapport ministériel sur le rendement (RMR) du Commissariat et Rapport sur les plans et priorités (RPP) Le CVE a passé en revue les RMR et RPP du Commissariat avant leur présentation au Parlement. Rapport sur les contrôles internes Les résultats d une évaluation des contrôles financiers internes ont été présentés au CVE à sa réunion du 15 juin Les résultats se sont avérés positifs et la réponse de la direction, incluant des plans d action futurs ainsi que les mesures prises à ce jour, a été présentée. À la lumière de deux années de résultats positifs enregistrés par ce secteur, le CVE a convenu de faire porter les évaluations ultérieures sur des secteurs à risque plus élevé. Statistiques opérationnelles Le CVE a été saisi de statistiques opérationnelles à chacune de ses réunions. Des détails ont été fournis sur la gestion de dossiers, notamment le nombre de dossiers actifs, les enquêtes en cours ainsi que des statistiques concernant le délai de traitement (l âge) des dossiers. Budget et dotation Le CVE a passé en revue tous les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et, à chacune de ses réunions, il a été saisi d un compte rendu des dépenses et des prévisions pour l exercice. En début d exercice, le CVE a été informé des dépenses prévues pour la technologie de l information et l aménagement des locaux. Ces dépenses ont été supportées comme prévu, en respectant les limites budgétaires et le calendrier d exécution. À chaque réunion du CVE, un compte rendu des activités de dotation a été déposé. Page 5

7 Le CVE a été informé de l approche préconisée par le commissaire pour contribuer au plan d action du gouvernement pour la réduction du déficit. Plan de vérification et d évaluation Un profil de risque mis à jour ainsi qu un plan de vérification et d évaluation axé sur les risques mis à jour ont été présentés au CVE à sa réunion du 30 mars Le CVE s est dit satisfait du contenu et de la présentation du plan et a formulé des commentaires à la dirigeante principale de la vérification, notamment de la rétroaction et des points de vue sur les risques. Examen de Deloitte Au début de son mandat, le commissaire (alors) par intérim a retenu les services de la firme Deloitte pour mener un examen indépendant de tous les cas à l égard desquels l ancienne commissaire avait rendu une décision. Au fur et à mesure que l examen progressait, le CVE était informé du progrès et des conclusions provisoires. Le CVE a tenu une réunion extraordinaire le 5 avril 2011, durant laquelle le commissaire a informé le CVE des résultats de l examen de Deloitte ainsi que de ses plans à la lumière de ces résultats. À sa réunion du 7 décembre 2011, le CVE a été informé par Holly Holtman et Doug Ewart des résultats et des leçons tirées de l examen des dossiers signalés par Deloitte comme comportant des erreurs procédurales. Colloque du BCG sur les comités de vérification Le 3 novembre 2011, le président du CVE et la dirigeante principale de la vérification du Commissariat ont assisté à un colloque organisé à l intention des membres de comités de vérification externe par le BCG. À ce colloque, le contrôleur général, le dirigeant principal des ressources humaines et la secrétaire du Conseil du Trésor ont fait des présentations. Une table ronde réunissant des membres de comités de vérification dans l ensemble du gouvernement s est tenue. Le président du CVE a fait une présentation sur la transformation du Commissariat sous la gouverne du commissaire par intérim. À la fois le président et la dirigeante principale de la vérification ont recommandé que le plus grand nombre de membres du CVE possible assistent à des colloques ultérieurs. Autoévaluation du CVE Conformément à sa charte, le CVE a procédé à son autoévaluation. Tous les membres ont convenu que le comité fonctionnait bien, que les discussions entre les membres, le président et le commissaire étaient appropriées et que toutes les observations pertinentes des membres étaient portées à l attention du commissaire dans le cadre des réunions, des séances à huis clos ou des réunions bilatérales. Membres du CVE Au cours de la période visée par le présent rapport, deux membres, soit Peter Cory et Mary Gusella, ont cessé de siéger au comité. Le commissaire et le président ont souligné leurs précieuses contributions au CVE et les ont remerciés du temps et de l énergie qu ils y avaient consacrés. À la réunion du 30 mars 2012, le commissaire a annoncé un changement dans la façon dont il procéderait au recrutement de membres du CVE. Le commissaire ne tiendra maintenant compte que des personnes ayant réussi le processus de sélection de membres de comités de vérification externe du BCG. Selon le commissaire, cette approche s inscrit très bien dans sa politique visant à faire preuve de la plus grande transparence possible dans la sélection de ses conseillers. Page 6

8 Participation du BVG aux réunions du CVE Le CVE a statué que la décision concernant la participation du BVG à ses réunions continuera d être prise conformément à la charte du CVE et à la Directive sur les comités ministériels de vérification du Conseil du Trésor. Page 7

9 OBSERVATIONS DU COMITÉ ET PLAN À LONG TERME Le Commissariat a vécu une année de transformation. Le CVE a été impressionné par le travail de gestion du sous-commissaire par intérim (qui a, depuis, été nommé à ce poste en bonne et due forme) au cours de la période de transition. Les membres du CVE comprennent qu ils ne siègent pas à un comité de gestion, Cependant, conformément à sa charte, le CVE doit assurer une surveillance et formuler des conseils au commissaire sur diverses questions, dont la gestion des risques. C est dans cette perspective que les commentaires figurant dans cette section du présent rapport ont été formulés. Dotation Tous les postes clés vacants ont été dotés. La formation et le maintien de l effectif exigeront des efforts soutenus. Nous avons pu observer que le commissaire et son équipe de direction en font une priorité. Ressources financières Le Commissariat laisse périmer des fonds depuis sa création. Cependant, maintenant que l organisme compte un plus grand effectif et que son budget a été ramené à son niveau de base, le commissaire et son équipe devront resserrer leur gestion budgétaire. Le CVE compte soutenir les efforts déployés par la dirigeante principale des finances pour assurer de saines pratiques prévisionnelles et budgétaires. Mesure du rendement Depuis toujours, le CVE soutient que le plus grand risque que court le Commissariat est qu on ne perçoive pas qu il accomplit son mandat. À notre avis, le commissaire doit être en mesure de fournir des preuves factuelles que le Commissariat reçoit et traite des plaintes en temps opportun et que les décisions sont communiquées aux intervenants. Nous avons constaté un certain progrès à cet égard au cours de la période visée par le présent rapport, et nous nous attendons à la prise d autres mesures par le commissaire visant à rehausser la crédibilité du Commissariat. Plan à long terme Le Comité inclura les points suivants dans son plan à long terme : Formuler des conseils et des recommandations au commissaire à l égard de questions relatives à la prestation de services, dont la mesure du rendement et la communication avec les intervenants Passer en revue les rapports de vérification et d évaluation ainsi que le Rapport annuel du commissaire au Parlement Assurer le suivi des plans d action de la direction Collaborer avec le BVG et le BCG, au besoin, concernant le statut d agent du Parlement du Commissariat En tant que comité, avoir une meilleure compréhension de l administration et des affaires du Commissariat Page 8

10 Passer en revue le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement ainsi que les états financiers trimestriels Assurer une communication continue avec le commissaire en matière de planification stratégique Participer, au besoin, aux activités d apprentissage proposées à l ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités de vérification d autres ministères et organismes Au besoin, formuler au commissaire des conseils concernant l examen quinquennal de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d actes répréhensibles ÉVALUATION DES PROCESSUS DE CONTRÔLE INTERNE, DE GESTION DES RISQUES ET DE GOUVERNANCE DU COMMISSARIAT À sa réunion du 15 juin 2011, le CVE a pris connaissance des résultats d une évaluation des contrôles internes du Commissariat menée par un consultant indépendant. Le CVE a fait remarquer que cette évaluation avait été menée en collaboration avec le fournisseur de services financiers du Commissariat, en l occurrence la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP), et que le personnel de la CCDP assure le leadership et fournit des services professionnels de grande qualité à l appui des systèmes financiers et des opérations financières du Commissariat. Le CVE s est dit satisfait que la direction avait exercé la diligence raisonnable appropriée et que des plans d action avaient été mis en place pour améliorer la situation, au besoin. De plus, le CVE a été rassuré par les résultats de la vérification des états financiers menée par le BVG. Bien que cette vérification n ait pas poussé l examen des processus de contrôle interne, de gestion des risques et de gouvernance, le CVE a néanmoins jugé qu elle validait les résultats produits par ces processus. Le CVE continuera de surveiller les processus. ÉVALUATION DE LA CAPACITÉ ET DU RENDEMENT DES FONCTIONS DE VÉRIFICATION ET D ÉVALUATION INTERNES Le CVE reconnaît qu en sa qualité de petit organisme assez récent, le Commissariat en est encore à élaborer la meilleure façon d organiser et de mettre en œuvre ses fonctions de vérification et d évaluation. Le CVE a noté que : Il se réunit à intervalles réguliers, dont à huis clos, et son président est un membre externe. De plus, ses membres sont évalués annuellement et renouvelés au besoin, comme ce fut d ailleurs le cas au cours de la période visée par le présent rapport; Le BVG a mené les vérifications nécessaires; Un plan de vérification et d évaluation axé sur les risques a été préparé et le CVE en a pris connaissance. Page 9

11 Le CVE continuera d examiner la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d évaluation internes du Commissariat. Michael Nelson, président Au nom du Comité de vérification et d évaluation du Commissariat Page 10