E-TRAVEL. Manuel d utilisation

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1 E-TRAVEL Manuel d utilisation Auteur : Muriel Videlier Avril 2008

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3 Accès à l application Adresse web et écran d entrée Auteur : Muriel Videlier 1

4 Procédure de réservation d'un voyage : A) 1. Dans le panneau Recher Rapide de l'onglet Accueil (a), ou dans la page de recherche de l'onglet Planificateur de voyage (b), sélectionnez le type de recherche que vous souhaitez effectuer (vol, hôtel, véhicule, train). Sélectionnez la raison de votre voyage, entrez vos origine et destination et les dates, puis lancez votre recherche. Entrez le lieu du départ (origine) et la destination dans les champs De* and À*. Vous pouvez entrer : Un code à trois lettres d'aéroport (JFK ou ORD, par exemple) Un code à trois lettres de ville (NYC ou CHI, par exemple) Un nom de ville complet (New York ou Chicago, par exemple) Vous pouvez également cliquer sur l'icône Rechercher, entrer un nom de ville et sélectionner la ville dans la fenêtre de recherche. Une liste déroulante peut s'afficher pour vous proposer des destinations fréquentes, telles qu'une succursale de votre société. Auteur : Muriel Videlier 2

5 B) Auteur : Muriel Videlier 3

6 Sélection du voyageur En tant que Chargé de voyage, vous pouvez organiser des voyages pour les membres de votre groupe.la sélection du voyageur se fait sur cette page et l écran suivant s ouvre, vous permettant de faire une recherche et de sélectionner le voyageur concerné. Critères de recherche pour les vols Pour les vols : Par défaut, le système vous autorise à rechercher un vol retour. L'heure de départ/d'arrivée est particulièrement important pour les vols. Le système recherche les vols dont l'heure est proche de celle que vous entrez, mais si aucun vol ne correspond à l'heure indiquée, aucun résultat ne s'affiche. Sélectionnez une heure ou Sans Préférence dans la liste déroulante. Remarque : Les éventuelles cartes de fidélités (vol, hôtel ou véhicule) enregistrées dans votre profil sont prises en compte lorsque vous effectuez une réservation. Auteur : Muriel Videlier 4

7 Rechercher et comparer les vols Tarifs Web Si votre société l'autorise, votre système de réservation en ligne peut rechercher et réserver des vols auprès des compagnies aériennes à bas prix trouvées sur des sites Web de voyages. Pour afficher ce type de vols et de tarifs, cliquez sur Recherche Web dans l'écran Résultats de la recherche de vols afin d'afficher les options associées à votre itinéraire. Remarque : En fonction des paramètres de votre entreprise, les vols à tarif Web peuvent s'afficher avec d'autres types de tarifs dans les résultats de la recherche. Dans ce cas, vous ne pouvez pas combiner des vols à tarif Web avec d'autres types de vols dans un même voyage. Vous ne pouvez pas mettre en attente les réservations de tarifs Web. Affiner votre recherche Si les résultats de la recherche listés ne vous conviennent pas, vous pouvez effectuer une nouvelle recherche avec d'autres critères. Cliquez sur Retour à la recherche en bas de la page. Entrez des options dans la page de recherche pour modifier ou affiner votre recherche Politique d'entreprise et préférences fournisseur Le système de réservation en ligne affiche les recommandations de vol, comme définies par votre politique d'entreprise. Le nombre de recommandations et le choix des fournisseurs du voyage peuvent être limités. Les icônes dans les colonnes Options et Fournisseur sur les écrans des résultats de recherche vous permettent d'indiquer si les voyages sont conformes à la politique de l'entreprise et si le fournisseur du voyage fait partie des fournisseurs préférés définis par votre société. Les icônes vous aident à sélectionner une option de voyage acceptable par votre entreprise. Remarque : Référez-vous à la légende affichée en haut de l'écran pour obtenir la signification des icônes. Auteur : Muriel Videlier 5

8 Résultats de la recherche Pour les vols Cliquez sur les liens pour afficher des informations complémentaires, telles que les détails du vol ou du tarif. Appliquez les filtres et les options de tri, si disponible, pour affiner votre recherche. Plans de cabine Cliquez sur le lien Siège, s'il est disponible, pour afficher un plan de cabine sur un vol à partir des écrans de résultats de la recherche de vols. Le plan de cabine n est affiché qu à titre informatif à cette étape, afin de vous aider à faire votre choix de réservation sur un vol particulier. Réservation sous certaines conditions (le symboletr) Il indique que le vol fait l objet d une réservation sous certaines conditions. Une réservation sous certaines conditions peut avoir lieu, par exemple, lorsqu une compagnie aérienne est autorisée à voler de New York à Paris via Amsterdam mais qu il lui est interdit de prendre des passagers à Amsterdam. Une recherche de vols d Amsterdam à Paris afficherait ce vol avec le code TR indiquant que les voyageurs peuvent le réserver uniquement s ils volent avec la compagnie aérienne depuis New York. Le lien Autres propositions affiche des vols hors politique. Le lien Voir d'autres tarifs (si disponible) vous permettra d'afficher d'autres tarifs pour les vols sélectionnés. Pour les vols aller-retour, des tarifs de retour ou de voyages simples peuvent être affichés. S'il est disponible, vous pouvez recalculer le tarif pour des vols sélectionnés dans des classes de transport différentes. Sélectionnez la nouvelle classe (la colonne droite de votre itinéraire) et cliquez sur Calculer les tarifs. Auteur : Muriel Videlier 6

9 Travailler avec FareAnalyzer Le tableau FareAnalyzer s'affiche avant la liste des solutions d'itinéraires. Il s'agit d'un récapitulatif de toutes les solutions d'itinéraires qui vous sont proposées, triées selon différents critères. FareAnalyzer vous permet de classer, trier et filtrer les résultats de la recherche de vols proposés par le système. Utilisez le tableau pour identifier rapidement le meilleur itinéraire au meilleur prix pour votre voyage. Vous pouvez modifier le format du tableau FareAnalyzer. Par défaut, le tableau est trié par compagnie aérienne dans les colonnes et par nombre de correspondances dans les lignes. Ceci peut dépendre des paramètres de votre entreprise. Autres options dans le champ de la compagnie aérienne indique les solutions hors politique. Sélectionnez les en-têtes de colonnes ou de lignes dans les menus déroulants pour faire en sorte que le tableau affiche les critères les plus importants pour votre voyage, comme suit : Connections Tri selon le nombre de correspondances pour chaque segment de vol : vols directs, une correspondance, deux correspondances, par exemple. Préférence société Tri en fonction du niveau de préférence de la société : du niveau préféré à celui le moins apprécié, ainsi que les autres (hors politique). Prix Tri par fourchettes de tarifs. Compagnies aériennes Tri par compagnie aérienne, ou solutions avec plusieurs compagnies aériennes. Auteur : Muriel Videlier 7

10 Type de tarif Tri par type de tarifs : tarifs publics ou privés et tarifs négociés. Classe de transport Tri par classe : affaires, économique, par exemple. Aéroport Tri selon l'aéroport demandé et d'autres aéroports (si disponible). Type de billet Tri en fonction du billet : électronique ou papier. Duration Tri selon la durée de vol de chaque segment, ou l'ensemble du voyage. La durée inclut les temps d'attente en cas de correspondance de vols. Écart d'horaire Tri en fonction de la différence (en heures) entre l'heure de départ demandée et l'heure de départ réelle du vol proposé. Départ/Arrivée Tri selon l'heure de départ ou d'arrivée pour chaque segment. Pointez avec la souris sur une colonne, une ligne ou un lien de cellule pour afficher chaque type d'option d'itinéraire, afin de voir le nombre de solutions d'itinéraires disponibles pour les critères sélectionnés. Cliquez sur une colonne, une ligne ou un lien de cellule pour modifier la liste sous le tableau afin d'afficher uniquement les solutions d'itinéraires disponibles pour les critères sélectionnés. Exemple : cliquez sur une compagnie aérienne pour afficher uniquement les vols de cette compagnie aérienne. Cliquez sur Effacer tout dans le tableau FareAnalyzer pour afficher la liste complète des solutions d'itinéraires. Auteur : Muriel Videlier 8

11 Finaliser votre voyage Lorsque vous avez choisi les composants du voyage, vous devez suivre une procédure qui va dépendre de la façon dont est configuré le système de réservation en ligne dans votre société Auteur : Muriel Videlier 9

12 Demander un siège pour un vol Le plan de cabine fournit la configuration des sièges d'un appareil pour un vol et une classe spécifiques, afin de faciliter les demandes de sièges. Les plans de cabine ne sont pas disponibles pour tous les vols, les navettes, par exemple, n'ont pas de sièges attribués. Cliquez sur le lien Siège de l'écran Récapitulatif pour afficher un plan de cabine interactif. Cliquez sur le siège souhaité, puis sur Enregistrer. Lorsque vous sélectionnez un siège, le système de réservation en ligne exploite les éventuelles cartes de fidélité que vous avez entrées, vous permettant ainsi de choisir un siège premium si votre abonnement l'autorise. Auteur : Muriel Videlier 10

13 La compagnie aérienne de ce vol confirme ou refuse votre sélection (si le siège choisi n'est plus disponible) à l'issue de la procédure de réservation. Remarque : Vous pouvez afficher le plan cabine d'un avion à partir de la page Résultats de la recherche de vols (si elle existe sur votre système). Cependant, le plan de cabine n'est affiché qu'à titre indicatif à cette étape. Accepter les conditions d'achat et les frais de service Une fois votre réservation terminée, vous devez accepter les conditions d'achat du tarif aérien avant de pouvoir cliquer sur Finaliser le voyage. Cliquez sur Conditions d'achat dans le récapitulatif du vol pour afficher les conditions du tarif définies par la compagnie aérienne. Vous devez également accepter les frais de service, s'ils sont activés sur votre système. Cliquez sur Finaliser le voyage pour continuer Écran Terminer le voyage : Auteur : Muriel Videlier 11

14 Remarque : Vous pouvez supprimer un voyage à partir de l'écran Récapitulatif. Lorsque vous avez complété un voyage, vous pouvez uniquement supprimer des éléments de ce voyage, vous ne pouvez plus le supprimer entièrement. Vous ne pouvez pas supprimer des tarifs Web. Entrer les informations relatives au voyage et la remarque destinée à l'agent Entrez un nom de voyage pour vous aider à l'identifier - vous aurez peut-être à le modifier ultérieurement. La remarque destinée à l'agent (si disponible) vous permet de communiquer avec l'agent de voyages qui gère les réservations pour votre société. Le texte que vous saisissez sera automatiquement associé à votre réservation. Auteur : Muriel Videlier 12

15 La dernière étape consiste à indiquer ce que vous souhaitez faire de votre réservation. Les options dépendent des paramètres de votre communauté de voyageurs : Envoyer maintenant Si votre voyage ne nécessite pas d'autorisation, vous pouvez le confirmer immédiatement. Sélectionnez une option et cliquez sur Confirmer. Remarque : Si la notification est activée, le détail de votre voyage sera envoyé par courrier électronique à une personne désignée. Auteur : Muriel Videlier 13

16 Ce que vous pouvez faire avec les voyages existants Afficher un voyage Vous pouvez afficher un voyage à tout moment. 1. Cliquez sur l'onglet Mes voyages. 2. Cliquez sur Voyages planifiés, Voyages antérieurs ou Modèles de voyage reçus. 3. Sélectionnez le voyage et cliquez sur Afficher. Vous pouvez trier l'affichage en fonction de chaque colonne dans laquelle une icône de tri figure sous l'en-tête. Vous pouvez également entrer le numéro de référence du voyage dans le champ Rechercher directement à gauche de l'écran. Modifier ou supprimer un voyage Après avoir créé ou affiché un voyage, vous pouvez le modifier ou le supprimer. Votre administrateur définit le type de modifications et de suppressions que vous pouvez réaliser. Pour modifier un voyage : Affichez le voyage et cliquez sur Modifier. Remarque : S'il est disponible, cliquez sur le lien Demander une proposition à une agence de voyage. Entrez les détails de la modification de votre voyage dans la zone Commentaires sur le voyage, puis cliquez sur Envoyer. Pour modifier un segment de voyage, entrez la nouvelle date ou destination. Pour supprimer un segment de voyage, cochez la case Supprimer. Pour ajouter un segment de voyage, cliquez sur Ajouter un segment. Cliquez sur Continuer. Pour supprimer un voyage, affichez-le et cliquez sur Supprimer le voyage. Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer les réservations de tarifs Web avec le système de réservation en ligne. Auteur : Muriel Videlier 14

17 Répétition d'un voyage planifié, d'un voyage antérieur ou d'un modèle de voyage reçu Vous pouvez utiliser un voyage existant en tant que modèle et le répéter pour créer un autre voyage similaire. Ce modèle peut être un voyage que vous avez vous-même créé, ou un voyage qui vous a été envoyé par un autre voyageur, sous la forme de données de voyage reçues. Dans la section Synthèse des voyages, cliquez sur l'onglet Synthèse des voyages et sur Voyages planifiés, Voyages antérieurs ou Données de voyage reçues pour rechercher le voyage que vous souhaitez utiliser comme modèle. Suivez ensuite les étapes répertoriées ci-dessous. Si vous êtes dans l'écran Récapitulatif du voyage ou Voyages organisés, suivez les étapes ci-dessous : 1. Sélectionnez un voyage et cliquez sur Répéter ou Afficher, puis sur Répéter. 2. Sélectionnez les segments de voyage à répéter. 3. Modifiez éventuellement les dates. 4. Cliquez sur Continuer, puis poursuivez la réservation. Envoyer un voyage à un autre voyageur Réserver un voyage pour un autre voyageur Un chargé de voyages peut réserver un voyage pour un autre voyageur. Réserver un voyage pour un voyageur inscrit Un utilisateur inscrit est une personne qui dispose d'un compte et d'un profil utilisateur dans le système de réservation en ligne. Dans la section Chargé de voyage de l'onglet Accueil, cliquez sur Rechercher en regard de Sélectionnez le voyageur pour lequel vous souhaitez préparer un voyage. Si vous figurez dans la fenêtre en incrustration Chargé de voyage, sélectionnez Préparer un nouveau voyage pour un voyageur inscrit, puis cliquez sur Rechercher. 1. Dans la fenêtre Recherche de voyageurs, cherchez et sélectionnez le voyageur, puis cliquez sur Confirmer. 2. Effectuez la réservation de la façon habituelle. 3. Un message système en haut de l'écran vous indique que vous effectuez la réservation pour la personne sélectionnée. 4. Dans l'écran Terminer le voyage, le nom et les détails du voyageur s'affichent à partir du profil du voyageur. Entrez les informations restantes et confirmez le voyage. 5. Pour revenir à votre propre page d'accueil, cliquez sur Ici en haut à droite de l'écran. Réserver un voyage pour un voyageur invité Un voyageur invité est une personne pour laquelle aucun profil utilisateur n'est stocké dans le système de réservation en ligne ; par exemple, un consultant ou un intervenant dont le voyage est préparé et payé par l'entreprise. Une communauté dispose d'un profil invité unique (créé par l'administrateur du système) contenant des informations génériques sur l'invité, telles que le mode de paiement et le mode de livraison. Il ne contient pas le nom de la personne : le nom du voyageur doit être ajouté à chaque demande de voyage. Dans la fenêtre Chargé de voyage de l'onglet Accueil, sélectionnez Préparer le voyage pour un voyageur invité, puis cliquez sur Rechercher. Si vous figurez dans la fenêtre en incrustration Chargé de voyage, sélectionnez Préparer un nouveau voyage pour un voyageur invité, sélectionnez une communauté, puis cliquez sur Rechercher. Un message système en haut de l'écran vous indique que vous effectuez la réservation pour un voyageur invité. 1. Effectuez la réservation de la façon habituelle. 2. Dans l'écran Terminer le voyage, entrez le nom du voyageur invité. 3. Pour revenir à votre propre page d'accueil, cliquez sur Ici en haut à droite de l'écran. Auteur : Muriel Videlier 15

18 Consulter les voyages organisés Un chargé de voyages, principal ou désigné, peut consulter tous les voyages qu'il a préparés pour les autres voyageurs de la communauté à laquelle il est actuellement connecté ainsi que de ses communautés enfants. Les quatre derniers voyages (et non antérieurs) qu'il a préparés sont affichés dans la partie Voyages organisés de la section Chargé de voyage de la page d'accueil. Pour consulter un voyage affiché dans la section Voyages organisés de la page d'accueil, cliquez dessus. Si plus de quatre voyages sont organisés, cliquez sur Plus pour afficher la liste de tous les voyages que vous avez préparés pour d'autres voyageurs. Les voyages s'affichent dans l'écran Voyages organisés de la section Synthèse des voyages. Consulter les voyages préparés dans la section Voyages organisés de la page d'accueil Lorsque vous sélectionnez un voyage dans la section Voyages organisés de la page d'accueil, un récapitulatif des voyages s'affiche. Un message système en haut de l'écran vous indique que vous planifiez un voyage pour la personne sélectionnée. Dans cette page, vous pouvez modifier, supprimer ou répéter un voyage. Consulter les voyages préparés dans l'écran Voyages organisés de la section Synthèse des voyages Lorsque vous cliquez sur Plus, une liste des voyages planifiés (et non antérieurs) que vous avez préparés pour d'autres voyageurs s'affichent dans l'écran Voyages organisés de la section Synthèse des voyages. Les voyages sont triés par date de départ, la date la plus récente étant en haut de la liste. Dans cet écran, vous pouvez rechercher des voyages, afficher ou répéter un voyage ou en préparer de nouveaux. Rechercher des voyages Vous pouvez rechercher des voyages en entrant et/ou en sélectionnant des critères de recherche dans la partie supérieure de la liste, puis en cliquant sur Rechercher. Les résultats de la recherche sont triés par date de départ, la date la plus récente étant en haut de la liste. Pour trier la liste par colonne, cliquez sur dans l'en-tête de la colonne. Répéter un voyage Pour répéter un voyage dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Répéter. Afficher un voyage Pour afficher un voyage dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Afficher. Dans le récapitulatif des voyages qui s'affiche, vous pouvez modifier, supprimer ou répéter un voyage. Un message système en haut de l'écran vous indique que vous planifiez un voyage pour la personne sélectionnée. Préparer un voyage Si vous souhaitez préparer un voyage dans l'écran Voyages organisés, cliquez sur Préparer le voyage pour un autre voyageur. Pour plus d'informations sur la préparation d'un voyage pour un autre voyageur, cliquez sur Lorsque vous êtes absent 1. Avant de terminer, affichez la section Personnel de votre profil. 2. Sélectionnez l'option Absent. 3. Sélectionnez un responsable désigné dans le champ situé sous l'option Absent. Il s'agit d'un autre responsable qui va traiter les demandes de voyages pendant votre absence. 4. Pensez à désactiver l'option Absent dès votre retour. Auteur : Muriel Videlier 16

19 Table des Matières Accès à l application... 1 Adresse web et écran d entrée... 1 Procédure de réservation d'un voyage :... 2 Sélection du voyageur... 4 Critères de recherche pour les vols... 4 Rechercher et comparer les vols... 5 Tarifs Web... 5 Affiner votre recherche... 5 Politique d'entreprise et préférences fournisseur... 5 Résultats de la recherche... 6 Pour les vols... 6 Travailler avec FareAnalyzer... 7 Finaliser votre voyage... 9 Demander un siège pour un vol Accepter les conditions d'achat et les frais de service Écran Terminer le voyage Entrer les informations relatives au voyage et la remarque destinée à l'agent Ce que vous pouvez faire avec les voyages existants Afficher un voyage Modifier ou supprimer un voyage Répétition d'un voyage planifié, d'un voyage antérieur ou d'un modèle de voyage reçu Envoyer un voyage à un autre voyageur Réserver un voyage pour un autre voyageur Réserver un voyage pour un voyageur inscrit Réserver un voyage pour un voyageur invité Consulter les voyages organisés Consulter les voyages préparés dans la section Voyages organisés de la page d'accueil Consulter les voyages préparés dans l'écran Voyages organisés de la section Synthèse des voyages Rechercher des voyages Répéter un voyage Afficher un voyage Préparer un voyage Lorsque vous êtes absent Auteur : Muriel Videlier 17