POL-11 Politique relative aux indemnités et allocations pour frais de voyage. Adoptée par le Comité exécutif le 7 février 2005.

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1 POL-11 Politique relative aux indemnités et allocations pour frais de voyage Adoptée par le Comité exécutif le 7 février 2005.

2 POLITIQUE RELATIVE AUX INDEMNITÉS ET ALLOCATIONS POUR FRAIS DE VOYAGE 1 1. OBJETS DE LA POLITIQUE Le Cégep approuve, autorise et rembourse les frais encourus par le personnel dans l exercice de ses fonctions et lors de sa participation à des activités professionnelles. Cette politique a pour but de préciser les modalités d autorisation et de remboursement de ces dépenses. 2. DÉFINITIONS Voyage : Pièce : Déplacement effectué par un employé du Cégep dans l exercice de ses fonctions, au cours duquel il encourt des frais de transport, de repas ou d hébergement. Reçu officiel de transport ou une facture originale de repas et d hôtel servant à justifier la réclamation des frais. 3. CHAMP D APPLICATION Cette politique s applique à tout membre du personnel du Cégep et aux membres du Conseil d administration. Dans le cas des projets financés par des sources externes au Cégep, la politique des frais de voyage du bailleur de fonds s applique. 4. AUTORISATION PRÉALABLE Toute personne devant effectuer un déplacement pour lequel elle prévoit demander un remboursement doit être autorisée préalablement par son supérieur immédiat, selon les procédures établies par le Cégep. Toutes dépenses au delà des normes usuelles ou tout déplacement à l extérieur du Québec doivent au préalable être approuvés par le directeur général. Toute personne peut réclamer le remboursement des frais encourus, pour ses activités de représentation extérieure ou des séances de travail compatibles avec ses responsabilités, après autorisation formelle du directeur général. 1 Dans ce document, l'utilisation du masculin pour désigner des personnes a comme seul but d'alléger le texte et identifie sans discrimination les individus des deux sexes. 2

3 5. FRAIS DE TRANSPORT 5.1 Règles générales Les moyens de transport les plus économiques, pratiques et convenables doivent être utilisés Lorsque plusieurs personnes se rendent au même endroit, elles doivent, dans la mesure du possible, le faire dans une seule voiture afin d éviter des frais additionnels Dans le cas où le transport en commun serait moins accessible, la location d une voiture sera privilégiée L utilisation du taxi comme moyen de transport doit être réservée à des déplacements de courte distance. 5.2 Frais de transport admissibles Le transport par train, par autocar, par taxi et par avion Les frais de transport suivants sont admissibles à un remboursement : le coût d un billet d autocar; tous frais de transport en taxi (dont le trajet ne dépasse pas 32 kilomètres); le coût d un billet de train de classe économique; le coût d un billet d avion classe économique entre des points situés dans la province de Québec; le coût d un billet d avion classe économique entre tout autre point situé dans une autre province canadienne ou tout autre pays L automobile personnelle et la location de voiture Si les déplacements sont effectués au moyen d une automobile personnelle, le remboursement est calculé selon un montant prédéterminé à 0,37 $ le kilomètre jusqu à concurrence de 1600 kilomètres (aller-retour). Dans le cas où l aller-retour se fait dans la même journée, la location d une voiture sera privilégiée. Cependant, si l utilisateur préfère prendre sa voiture, il devra réclamer le montant le moins élevé entre la location d une voiture (incluant le coût de l essence) et le nombre de kilomètres parcourus. 3

4 Pour les déplacements de courte distance (plus de deux km et de moins de 15 km), le Cégep remboursera un montant forfaitaire de 4 $ pour l utilisation d une voiture personnelle. Les déplacements de moins deux kilomètres ne sont pas remboursés. Le Cégep remboursera les frais encourus sur une base quotidienne des locations d automobile au tarif économique. Les frais réels de stationnement sont remboursables sur présentation de pièces justificatives. 6. FRAIS D HÉBERGEMENT 6.1 Règle générale Les types d hébergement les plus économiques, pratiques et convenables doivent être utilisés, tenant compte de leur disponibilité et accessibilité, selon le lieu de la réunion. 6.2 Frais admissibles Les remboursements seront effectués au coût réel sur présentation de la facture. Les pourboires sont admissibles aux fins de réclamation. À défaut de pièce justificative, le Cégep remboursera un montant de 20 $. 7. FRAIS DE REPAS Les frais de repas encourus lors d un déplacement sont remboursés selon les frais réels sur présentation des pièces justificatives jusqu à un maximum de 50 $ par jour. À défaut de pièce justificative, le remboursement est effectué selon les barèmes suivants : Déjeuner 8 $ Dîner 12 $ Souper 20 $ Maximum par jour 40 $ 8. AVANCES Lorsque la situation l exige, une avance basée sur 80 % de l estimé des déboursés à encourir peut être octroyée. 4

5 9. PIÈCES JUSTIFICATIVES Des reçus originaux sont nécessaires pour toute dépense excédant 5 $, à moins d indication contraire. 10. REMBOURSEMENT Le compte de dépenses doit être présenté dans un délai raisonnable (environ 15 jours) après la réalisation de la dépense et doit inclure toutes les pièces justificatives originales. Pour la période finissant le 30 juin de chaque année, les réclamations doivent être faites au plus tard le 7 juillet. 11. DÉROGATION Le directeur général peut autoriser toute dérogation à la présente politique. Dans le cas d une dérogation à long terme, celui-ci devra obtenir l autorisation du Comité exécutif. 12. RESPONSABLE DE L APPLICATION DE LA POLITIQUE Le directeur général est responsable de l application de la Politique. 13. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur dès son adoption. 5

6 POL-11 Politique relative aux indemnités et allocations pour frais de voyage Date d'entrée en vigueur de la première version du Règlement : Le 25 novembre 1969 Dates de modification : Mai 1975 Octobre 1984 Janvier 1989 Octobre 1995 Février 2000 Mai 2000 Février