GUIDE LOGISTIQUE EXPOSANT Les Rencontres Flottes Automobiles. 10 mars 2016 Espace Charlie Parker La Grande Halle de la Villette

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1 Les Rencontres Flottes Automobiles GUIDE LOGISTIQUE EXPOSANT mars 2016 Espace Charlie Parker La Grande Halle de la Villette Les conditions d accès 02 Le montage des stands Le démontage des stands 05 Les informations pratiques 06 La gestion des options 07 Plan d accès transporteur 08 Fiche de renseignements livraison 09 Badge de travaux véhicule 10 Contacts salon 11

2 LES CONDITIONS D ACCÈS Accès pour la livraison de matériel 211 avenue Jean Jaurès Paris Accédez à la Grande Halle de la Villette en passant par l avenue Jean Jaurès Entrez dans l Espace Charlie Parker et présentez-vous au Commissariat Général Accès à la Grande Halle de la Villette En voiture Sortie périphérique Porte de Pantin PARKING SUD «LA VILLETTE CITÉ DE LA MUSIQUE» places Accès par le 211 avenue Jean Jaurès, sous la Philharmonie 2 Q-PARK PHILHARMONIE 564 places Accès par le 185 boulevard Sérurier En transport en commun Métro : Ligne 7 Porte de la Villette Ligne 5 Porte de Pantin Bus : Lignes 75, 151, PC2 et PC3 Tram : Ligne 3b Porte de Pantin Sortie périphérique Porte de la Villette PARKING NORD «CITÉ DES SCIENCES» places Accès par le 59 boulevard Mc Donald par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

3 LE MONTAGE DES STANDS Horaires de montage des stands Mercredi 09 mars 2016 de 16h00 à 20h00 & Jeudi 10 mars 2016 de 07h00 à 08h30 Badge de travaux pour accéder au Parc de la Villette Pendant les horaires de montage et démontage (hors ouverture du public), l accès en véhicule à la Grande Halle de la Villette nécessite la présentation d un badge de travaux à l entrée du Parc de la Villette. Ce badge personnel est à remettre à chacun de vos transporteurs et membres de l équipe de montage : Téléchargez votre badge de travaux Badge exposant Les demandes de badge exposant se font sur votre espace personnel de l extranet exposants. Vous avez reçu vos login et mot de passe par mail. Vous pouvez à tout moment les obtenir à nouveau en contactant l équipe logistique par info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone : Attention : Vous devez commander vos badges avant le Mardi 01 er mars Livraison de vos colis Vos colis doivent impérativement être livrés le Mercredi 09 mars de 16h00 à 20h00 ou le Jeudi 10 mars de 07h00 à 08h30. Espace Charlie Parker La Grande Halle de la Villette Salon Les Rencontres Flottes Automobiles Votre numéro de stand 211 avenue Jean Jaurès Paris Téléchargez le plan d accès Chaque colis doit obligatoirement être étiqueté avec la fiche de renseignements livraison en précisant votre numéro de stand : Téléchargez la fiche de renseignements livraison Chaque exposant doit veiller au transport et à l acheminement de ses colis jusqu à son stand. Le salon «les rencontres» ne peut être tenu responsable de la perte d un colis mal étiqueté ou mal aiguillé en l absence de la présence d un contact exposants sur place pour réceptionner la livraison. Pour les colis relatifs au sac visiteurs ou au sponsoring ateliers, se référer à la rubrique «Gestion des options» p 7. par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

4 LE MONTAGE DES STANDS Equipement des stands Votre stand équipé vous est livré avec une enseigne portant votre numéro de stand et votre raison sociale, un rail de 3 spots, une moquette au sol noire, une triplette électrique et un coffret électrique de 3kW intermittent. Mobilier Stand de 4 m² : 1 comptoir + 1 mange-debout + 2 tabourets + 1 corbeille à papier Stand de 6 m² : 1 comptoir + 2 manges-debout + 4 tabourets + 1 corbeille à papier Stand de 9 m² : 1 comptoir + 2 manges-debout + 4 tabourets + 1 corbeille à papier La Grande Halle de la Villette ne disposant pas de multiprises, ces dernières doivent être apportées par vos soins. Cloisons Largeur des modules : 1 m Hauteur du stand : 2,50 m Fond de stand : cloison en mélaminé blanc Côté de stand : cloison en mélaminé blanc Décoration générale Des éléments de décoration peuvent être installés dans votre stand. La hauteur de ces éléments de décoration est limitée à 2,50 m pour l ensemble des stands. Consignes de montage L 'aménagement de votre stand doit se faire à l intérieur des cloisons existantes et ne pas dépasser sur les allées de circulation. Toute implantation d'un espace clos sur stand doit faire l'objet de validation par nos équipes afin de s'assurer qu'elle n'entrave pas l'accès aux compteurs électriques. L aménagement électrique global de chaque stand doit respecter la capacité de 3 KW prévu par espace d'exposition. L'habillage des cloisons existantes doit se faire avec un système d accroche sans trace. La PLV peut être fixée aux cloisons à l aide de pâte à fixe ou de cimaises (non fournies par la Grande Halle de la Villette). L utilisation des attaches qui laissent des traces (clous, vis, adhésifs double-face ) n est pas autorisée. Une option d habillage complet de votre stand aux couleurs de votre marque vous est proposée. Si vous avez souscrit à cette option merci de renvoyer les éléments techniques avant le Mercredi 10 février 2016 à l équipe logistique : info.exposants@rencontres-flotauto.com Surveillance des stands Vous êtes responsable de tout dommage causé par vos installations (sol, plancher, cloisons, mobiliers etc.) et/ou toutes les dégradations provenant d un usage abusif. Toute détérioration constatée en cours ou en fin d exposition sur les structures ou sol de la Grande Halle entraînera la facturation au contrevenant des frais de remise en état. par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

5 LE DÉMONTAGE DES STANDS Clôture du salon Le salon ferme ses portes aux visiteurs à 18h00. Dès lors, vous pourrez procéder au démontage de votre stand jusqu à la fermeture de l Espace Charlie Parker à 20h00. Remise en état des lieux Votre stand doit être restitué dans l état initial. L ensemble de vos colis, matériels et effets personnels doit être évacué de votre stand et récupéré par votre transporteur à la fermeture du salon entre 18h00 et 20h00. Chaque exposant doit veiller au transport et à l expédition de ses colis à la fin du salon. Le salon «les rencontres» ne peut être tenu responsable de la perte d un colis mal étiqueté ou mal aiguillé en l absence de la présence d un contact exposants sur place pour superviser l expédition. Enlèvement des véhicules Se référer à la rubrique «Gestion des options» p 7. par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

6 LES INFORMATIONS PRATIQUES Ouverture du salon aux visiteurs Jeudi 10 mars 2016 de 08h30 à 18h00. Animations Toute animation ou démarche commerciale (circulation des hôtesses, jeux concours, distribution de documents publicitaires ) en dehors de la surface des stands est soumise à une autorisation préalable de l organisateur du Salon. L organisateur du Salon se réserve le droit de refuser, à titre provisoire ou définitif, une demande d animation sans avoir à motiver sa décision. Internet Nous mettons un accès Wifi gratuit à votre disposition Code Wifi : flotauto2016 Vous avez la possibilité de bénéficier d un accès au Wifi Pro ou d une connexion filaire de la Grande Halle. Pour tout renseignement, merci de contacter l équipe logistique : info.exposants@rencontres-flotauto.com ou au Le jour du montage, vous pourrez procéder à une demande d accès au Wifi Pro (132 HT/login) auprès du Commissariat Général (sous réserve de disponibilité). Le règlement est immédiat et il s effectue par chèque. Nettoyage des stands Le nettoyage général des allées et des stands est effectué le matin de la manifestation. Un service de permanence sera assuré tout au long de la journée. Restauration Un pack de petits fours sera livré sur votre stand à midi (dotation selon la taille du stand). Tout au long de la journée, accédez gratuitement à des rafraîchissements dans notre espace détente au cœur du salon. Vestiaire Un vestiaire est mis à disposition des exposants et des visiteurs à l entrée du Salon. par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

7 LA GESTION DES OPTIONS Exposition de véhicules L installation des véhicules se fera le Mercredi 09 mars à partir de 16h00 sur la place du Charolais. À votre arrivée, remettez les clés au Commissariat Général qui se chargera d installer votre véhicule sur la place du Charolais. Vérifiez bien que votre véhicule soit en état de rouler. Vous pourrez récupérer vos clés de véhicule tout au long de la journée auprès du Commissariat Général. Les véhicules doivent impérativement être évacués de la Grande Halle de la Villette avant 20h00. Si ce n est pas déjà fait, merci de nous communiquer le modèle et les dimensions du véhicule exposé par info.exposants@rencontres-flotauto.com Livraison de vos Goodies Sacs visiteurs Si vous avez souscrit à l option goodies Sacs visiteurs, vous devez impérativement livrer vos colis renseignés «Goodies Les Rencontres 2016» avant le Lundi 29 février 2016 à l adresse suivante : VARENNE ENTREPRISES Magazine Flottes Automobiles 6, cité Paradis Paris L équipe du Salon se charge de la préparation des sacs visiteurs et du transport de vos goodies. Sponsoring Atelier Si vous avez souscrit à un sponsoring d atelier et souhaitez distribuer des brochures d informations aux participants, deux possibilités : - Livrer vos brochures par colis avant le Lundi 29 février 2016 en précisant sur la fiche de renseignements le libellé «brochures atelier» le nom et l horaire de l atelier à l adresse suivante : VARENNE ENTREPRISES Magazine Flottes Automobiles 6, cité Paradis Paris Notre équipe prendra alors en charge la distribution des brochures avant l atelier. - Amener vous-même vos brochures et les distribuer au moment de l atelier. Audiovisuel / Mobilier / Traiteur Le matériel commandé sera acheminé et installé sur votre stand. Les bouteilles de Champagne commandées au préalables seront livrées selon les horaires fixées préalablement avec l équipe logistique. Si vous souhaitez réaliser une commande audiovisuel / mobilier / traiteur, veuillez accéder à votre espace exposant, dont le login et le mot de passe vous ont été envoyés par mail, remplir les bons de commandes dédiés et les renvoyer avant le Mercredi 10 février 2016 par info.exposants@rencontres-flotauto.com. Au cours de la manifestation, et pour toute question relative à votre installation, merci de vous rendre au Commissariat Général, situé à l entrée du salon. Lecteur de badges Les exposants ayant souscrit à l option Lead Generation ou Gold pourront récupérer leurs lecteurs de badges à partir du Mercredi 09 mars à 17h00 au Commissariat Général. A la fin de la manifestation, merci de remettre les lecteurs de badges au Commissariat Général. Toute perte ou détérioration du matériel sera facturée à l exposant responsable. par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

8 PLAN D ACCÈS TRANSPORTEUR par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

9 BADGE DE TRAVAUX LA GRANDE HALLE DE LA VILLETTE Horaires d accès à la Grande Halle de la Villette : Mercredi 09 mars 2016 de 16h00 à 20h00 & Jeudi 10 mars 2016 de 07h00 à 08h30 Pour accéder aux abords de la Grande Halle de la Villette en véhicule, tous les exposants, membres de l équipe de montage et transporteurs doivent se munir d un badge personnel de travaux, précisant le nom et le numéro de stand de la société qui expose, le nom et le numéro de portable du conducteur du véhicule et son immatriculation. Sans ce badge, il est impossible d accéder au Parc de la Villette. Badge de travaux à poser sur le pare-brise (côté intérieur) de votre véhicule pendant le montage et le démontage afin de permettre l accès au site. BADGE DE TRAVAUX A POSER SUR LE PARE-BRISE DU VEHICULE Salon Les Rencontres Flottes Automobiles mars 2016 La Grande Halle de la Villette Nom du stand : N stand : Nom de la société exposante : Nom du conducteur : Numéro de portable :

10 Adresse de livraison : ESPACE CHARLIE PARKER LA GRANDE HALLE DE LA VILLETTE rue Edgar Varèse Paris Horaires de livraison : le 09 mars impératif de 16h00 à 20h00 LA FICHE DE RENSEIGNEMENTS LIVRAISON par à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au

11 CONTACTEZ L EQUIPE DU SALON Par à l adresse : info.exposants@rencontres-flotauto.com Commercialisation Stéphane DELAHAYE Directeur commercial sdelahaye@flotauto.com Tel: Mathieu LASSALLE Responsable commercial mlassalle@flotauto.com Tel: Marketing et organisation Annabelle HOES Responsable Marketing ahoes@flotauto.com Tel: Natacha DURAND de GROSSOUVRE Chargée Marketing Événementiel ndegrossouvre@flotauto.com Tel: Julie PERON Chargée Marketing Événementiel jperon@flotauto.com Tel: