RÈGLES RELATIVES À L ACCRÉDITATION DE MÉDIA

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1 RÈGLES RELATIVES À L ACCRÉDITATION DE MÉDIA Du 3 au 5 juillet 2015

2 RÈGLES RELATIVES À L ACCRÉDITATION DE MÉDIA CUEILLETTE DES LAISSEZ-PASSER ET DE LA TROUSSE MÉDIA À votre arrivée au Palais des congrès, vous devez cueillir votre laissez-passer et votre trousse média au bureau d inscription des médias situé au niveau 1 près de la billetterie (entrée rue Viger). Remarque : Vous DEVEZ porter votre badge avec votre photo bien visible en tout temps. HEURES D OUVERTURE DU BUREAU D INSCRIPTION DES MÉDIAS HEURES D OUVERTURE DU BUREAU D INSCRIPTION DES MÉDIAS Vendredi 3 juillet de 13 h à 20 h Samedi 4 juillet de 9 h 30 à 19 h Dimanche 5 juillet de 9 h 30 à 17 h HEURES D OUVERTURE DE L ÉVÉNEMENT Salle d exposition Programmation Vendredi 3 juillet de 13 h à 20 h De 13 h à 23 h Samedi 4 juillet de 9 h 30 à 19 h De 9 h 30 à 23 h Dimanche 5 juillet de 9 h 30 à 17 h De 9 h 30 à 18 h ACCÈS INTERNET Le Palais des congrès n offre pas un accès gratuit à Internet. Si vous avez besoin de vous connecter à Internet, vous devrez commander et défrayer ce service vous-même. Le formulaire de commande peut être téléchargé à en cliquant sur le lien Portail du Palais des congrès Commandes en ligne. Pour éviter de payer des frais de connexion, nous vous recommandons d utiliser la connexion de votre fournisseur de services mobiles si vous prévoyez de publier des annonces sur Twitter et Facebook pendant l événement. ÉLECTRICITÉ Il n y a pas de prises électriques dans la salle d exposition. Certaines prises seront mises à la disposition des médias dans l une des salles dédiées au personnel du Comiccon (numéro de salle à confirmer) si vous avez besoin de recharger votre équipement.

3 ENTREVUES Veuillez noter que pour pouvoir faire une demande d entrevue, vous devez d abord avoir obtenu une accréditation de média. Veuillez noter que les invités ne sont pas tous disponibles pour des entrevues. Nous ferons de notre mieux pour répondre à vos demandes; avec plus de 100 célébrités et artistes invités, de nombreux membres du personnel et plus de 400 exposants disponibles pour des entrevues, nous tenterons de trouver des solutions de rechange selon vos besoins. Des entrevues avant l événement, en studio et sur place sont possibles, selon la disponibilité des invités. Veuillez envoyer toutes vos demandes d avance. Nous ferons de notre mieux pour répondre favorablement aux demandes faites pendant l événement, mais ne pouvons rien garantir. L équipe responsable des relations avec les médias sera présente au bureau d inscription des médias le vendredi 3, samedi 4 et dimanche 5 juillet (voir heures d ouverture à la première page du présent document). ACCÈS AUX CÉLÉBRITÉS - Une accréditation de média ne signifie PAS que vous aurez automatiquement accès aux célébrités. Toute demande d entrevue doit être préalablement soumise à l équipe responsable des relations avec les médias. - Veuillez noter que le Comiccon de Montréal est d abord et avant tout un événement dédié aux fans. Quant elles sont à leurs tables, les célébrités sont là strictement pour signer des autographes, et non pour mener des entrevues. - Les autographes et/ou les photos doivent être défrayés par les personnes qui en font la demande. Ils ne sont pas inclus dans les laissez-passer, y compris les laissezpasser pour médias. CONFÉRENCES ET ÉVÉNEMENTS Un nombre limité de sièges sera réservé aux médias accrédités dans la salle de conférence principale. N oubliez pas d arriver à l heure pour les conférences que vous souhaitez couvrir. Si la salle atteint sa pleine capacité, certains représentants des médias pourraient devoir rester debout dans une aire qui n obstrue pas la vue des participants. Aucun siège ne sera réservé aux médias dans les salles de réunion situées au 5 e étage en raison de la taille plus petite de ces dernières. Dans ces salles, les places seront accordées selon l ordre d arrivée. Une fois la capacité atteinte, les portes se fermeront. Veuillez noter que la période de questions ayant lieu à la fin de chaque conférence est réservée aux participants.

4 RÈGLES RELATIVES AUX MÉDIAS - Le Comiccon de Montréal se réserve le droit de refuser ou de révoquer une accréditation de média en tout temps avant ou pendant l événement. - Les accréditations doivent être demandées en ligne avant l événement. Les demandes sur place seront rejetées. - Chaque personne ayant reçu une accréditation de média doit présenter une preuve d emploi (carte professionnelle) au moment de son inscription au bureau des médias. - Un laissez-passer pour média donne accès au Comiccon de Montréal et aux événements qui s y déroulent si l espace le permet. - Un laissez-passer pour média ne donne pas accès plus tôt à la salle d exposition, à l aire des V. I. P., aux événements payants et à la salle de repos des célébrités. Toute demande spéciale doit être faite d avance à l équipe responsable des relations avec les médias. - Les entrevues à l improviste, c est-à-dire non approuvées, avec les célébrités sont strictement INTERDITES. Les entrevues doivent toutes être préalablement approuvées par l équipe responsable des relations avec les médias. Si le titulaire d un laissez-passer pour média refusait de coopérer, il pourrait être expulsé des lieux. - Une permission doit être obtenue de la part d un membre du personnel du Comiccon de Montréal ou de l équipe responsable des relations avec les médias pour filmer, enregistrer ou photographier du contenu destiné à des fins commerciales, par exemple pour des documentaires privés. Veuillez en faire la demande dans votre formulaire d accréditation. - Les représentant de médias accrédités munis d une caméra vidéo peuvent filmer dans la salle d exposition, mais ne peuvent installer leur matériel de manière fixe sans avoir obtenu une autorisation préalable à cette fin. - Qu il s agisse de prendre des photos ou de filmer, les représentants de médias accrédités doivent se tenir à AU MOINS 12 pieds des célébrités. Si on vous demande d arrêter de photographier ou de filmer, vous devrez vous conformer à cette exigence. Pour filmer une célébrité, vous devez d abord demander la permission à l agent de liaison de celle-ci. LAISSEZ-PASSER POUR MÉDIAS - Les laissez-passer pour médias du Comiccon de Montréal sont uniquement destinés aux représentants de médias. Ils ne peuvent être prêtés, partagés ou utilisés dans le but de faire entrer une autre personne. - Les laissez-passer pour médias ne peuvent servir à faciliter l accès d une autre personne à une zone particulière de l événement. - Les laissez-passer pour médias doivent être portés de bien en vue sur les lieux du Comiccon de Montréal et doivent être présentés en tout temps sur demande. -

5 - Les laissez-passer pour médias demeurent la propriété du Comiccon de Montréal et peuvent être retirés en tout temps pendant l événement si un détenteur ne se conforme pas à la présente politique. - Advenant la perte ou le vol d un laissez-passer pour média, le détenteur doit en informer immédiatement l équipe responsable des relations avec les médias. - L utilisation non adéquate d un laissez-passer pour média dans le but d obtenir l accès à une zone non autorisée constitue une violation de la présente politique et pourrait entraîner l expulsion de la personne en faute. - Les laissez-passer pour médias doivent être retournés au bureau d inscription des médias si leurs détenteurs se sont fait retirer leurs privilèges. POLITIQUE EN MATIÈRE DE HARCÈLEMENT Le Comiccon de Montréal se veut un événement où les fans peuvent se rassembler en toute sécurité pour y rencontrer des créateurs et des célébrités et être eux-mêmes. Nous nous attendons donc à ce que l environnement soit sécuritaire pour tous les fans, peu importe leur ethnie, leurs croyances, leur religion, leur genre, leur identité sexuelle, leur orientation sexuelle, leurs intérêts, etc. Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement, qu il s agisse d une agression physique, de harcèlement verbal, de traque furtive, de contact physique importun, d avances importunes ou de photographie inappropriée. Le terme «photographie inappropriée» se définit comme une photographie sur laquelle le sujet a le sentiment d avoir été traqué, exploité, dégradé ou non respecté. Il est naturel que les photographes prennent des visiteurs en photo, mais si des photos sont prises sans le consentement du sujet ou présentent un caractère sexuel, des sanctions pourraient être prises à l endroit du photographe fautif. Le harcèlement est défini par la victime. S il est déterminé à la suite d une observation ou d une plainte qu une personne ou un groupe a harcelé un participant à l événement, les mesures suivantes pourraient être prises. 1. Avertissement de cesser le harcèlement. 2. Indication à la personne ou au groupe en faute de quitter les lieux. 3. La personne ou le groupe en faute pourrait être banni de l événement pour une période déterminée par le personnel. Si un titulaire d une accréditation de média harcèle des participants, des invités, des membres du personnel et/ou des bénévoles, son accréditation lui sera immédiatement retirée et il pourrait être banni des événements futurs.