E? Lévis. El Règlement d emprunt spécifique RV-, Poste budgétaire: E Règlement «Omnibus» RV-, résolution CE

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1 , rflp Ville de E? Lévis Direction générale Comité exécutif FCE DE PRSE DE DÉCSON Fiche de prise de décision : RAC Direction des ressources humaines et amélioration continue Service : Dotation et développement organisationnel Objet : Démarche d optimisation du travail et des ressources Direction des affaires juridiques et du greffe Date : 30 novembre 2015 ÉTAT DE LA STUATON (situation/problème) Mme Danielle Bilodeau de la Direction des affaires juridiques et du greffe, accompagnée de Mme Manon Gauvreau et Mme Johanne Vaillancourt de la Direction des ressources humaines et de l amélioration continue, ont présenté les résultats de l analyse de la démarche concernant l optimisation du travail et des ressources réalisée à la Direction des affaires juridiques et du greffe au comité exécutif du 9 novembre Les défis à relever en regard de l1organisation du travail concernaient principalement les travaux suivants: c Développement des compétences et préparation de la relève c Amélioration du service client et optimisation du travail et des ressources Déroulement de la démarche: Dans le cadre de cette démarche, tous les postes attitrés à la gestion documentaire ont été analysés. Des analyses comparatives ont été réalisées à l aide de questionnaires structurés pour la gestion documentaire, l accès à l information et le volet juridique et greffe. Une comparaison des structures de 11 Villes a été effectuée. Les résultats de cette démarche: À la lumière de cette analyse, la Direction des ressources humaines et de l amélioration continue recommande le scindement de la Direction des affaires juridiques et du greffe en deux grands volets soit la Direction du greffe et la Direction des affaires juridiques. Vous trouverez ainsi en annexe les organigrammes des nouvelles structures proposées, les modifications et mouvements de main-d oeuvre requis afin d assurer celle-ci. ANALYSE DES ALTERNATVES (avantages/inconvénients/impacts) ÉCÉANCER DE RÉALSATON FNANCEMENT (coûts/poste budgétaire/impacts budgétaires ) Coûts mpacts EPA 0,95 0,25 Masse salariale $ 3 002$ Avantages sociaux 23463$ 721$ TOTAL * $ 3723$ * L implantation de cette nouvelle structure sefera à coût nul Conformément au règlement RV sur le contrôle et le suivi budgétaire, il incombe au responsable d activité budgétaire de vérifier la disponibilité de crédits suffisants pour les fins auxquelles la dépense est projetée. Disponibilités budgétaires Non Commentaires : à prévoir aux budgets 2016 et Financement déjà autorisé par: Budget de fonctionnement. Postes budgétaires: Postes salaire Affaires juridiques et greffe El Règlement d emprunt spécifique RV-, Poste budgétaire: E Règlement «Omnibus» RV-, résolution CE L Autre (spécifier): résolution CV lde2 RAC Démarche optimisation - AJG

2 E Autorisation de financement à obtenir et source de financement proposée: Commentaires Numéro du projet PT: Montants Compensation : ou N/A E Oui Projet subventionné: E ENon Si oui, préciser le titre du programme et le pourcentage: Signature du responsable d activité budgétaire Date : 30/11/2015 ÉCÉANCER (étapes/dates/justification de la nécessité du traitement par ÇE ou cv à cette date) CE dur décembre et CV du 7 décembre 2015 PERSONNES CONSULTÉES Nom de la personne Date (i/m/a) Champ de compétence Danielle Bilodeau, directrice (AJG) Octobre 2015 Processus d optimisation Jacques Nadeau, chef de service RLT&SST Novembre 2015 Évaluation relations de travail et postes RECOMMANDATON (énoncé) l est recommandé au comité exécutif de recommander au conseil de la Ville d autoriser les mouvements de main-d oeuvre précisés en annexe, d autoriser que les structures proposées entrent en vigueur lors de la nomination d un directeur du greffe et greffier ou d une directrice du greffe et greffière et d autoriser le maire et l assistante-greffière à signer le contrat de travail annexé à la présente. UNE COPE DOT ÊTRE EXPÉDÉE AUX PERSONNES CONSULTÉES Liste des pièces jointes: 1. Mouvements de main-d oeuvre 2. Structures proposées 3 Contrat de travail Préparé par : Annie Deslandes Titre d emploi : conseillère en gestion des talents Recommandé par: iohanne Vaillancourt Nom et initiales manuscrites Nom et initiale manuscrites Chef de service Titre d emploi Titre d emploi Commentaires: Date : 30/11/2015 COMMENT 4RES DE LA DRECTON GÉNÉRALE Signature de la Direction générale: z 2de2 Date: / //(/ /c? RAC Démarche optimisation - AJG

3 rcp Ville de Lvis ANNEXE 1 j RAC l est requis de procéder aux mouvements de main-d oeuvre suivants: DRECTON DES AFFARES JURDQUES ET DU GREFFE 1) Abolir la Direction des affaires juridiques et du greffe. 2) Créer la Direction des affaires juridiques. 3) Créer la Direction du greffe. 4) Abolir le poste cadre régulier à temps complet de directeur des affaires juridiques et du greffe. 5) Abolir le poste cadre régulier à temps complet de directeur adjoint et assistant-greffier. DRECTON DES AFFARES JURDQUES 6) Créer le poste hors cadre régulier à temps complet de directeur des affaires juridiques et nommer Mme Danielle Bilodeau à ce poste. 7) Créer le poste cadre régulier à temps complet d adjointe administrative (classe 2) à la Direction des affaires juridiques. 8) Abolir le poste cadre régulier à temps complet de coordonnateur aux affaires juridiques lors du départ à la retraite de son titulaire. DRECTON DU GREFFE 9) Créer le poste hors cadre régulier à temps complet de directeur du greffe et greffier. 10) Créer un (1) poste professionnel régulier à temps complet de conseiller juridique avocat. 11) Abolir le poste cadre régulier à temps complet de chef de service de l accès à l information et gestion documentaire. 12) Créer un (1) poste cadre régulier à temps complet d assistant-greffier et de nommer Mme Marlyne Turgeon à ce poste. 13) Muter le poste cadre régulier à temps complet d adjointe administrative de la Direction des affaires juridiques et du greffe à la Direction du greffe et nommer Mme Guylaine arvey à ce poste. 14) Abolir un (1) poste col blanc régulier à temps complet de technicien en gestion documentaire. 15) Créer deux (2) postes cols blancs réguliers à temps complet de commis aux archives. 16) D autoriser la Direction des ressources humaines et de l amélioration continue à procéder à l ensemble des mouvements requis afin d officialiser les nouvelles structures présentées en annexe, ainsi que de procéder au comblement de tous les postes laissés vacants par ces mouvements de main-d oeuvre.

4 Ville de DRECTON DES AFFARES JURDQUES Levis ORGANGRAMME PROPOSÉ RAC DRECTEUR DESAFFARESJURDQUES Adjoint administratif Cour municipale & greffier rrdonnateur.. j Secrétaire juridique (3) Greffier adjoint (3) Commis-secrétaire Technicien à la cour municipale (4) aux affaires juridiques - avocat Secrétaire juridique j Secrétaire de gestion oordonnateur juridique avocat Conseiller (6) Technicien juridique Commis-secrétaire (2)

5 1gg Vi11ede ti Levis DRECTON DU GREFFE ORGANGRAMME PROPOSÉ RAC DRECTEUR DU GREFFE & GREFFER Assistant-greffier Adjoint administratif J Archiviste Technicien en gestion documentaire Secrétaire de gestion Commis-secrétaire f Commis aux archives (2) j j Conseillerjuridique avocat