Ville de Le Quesnoy. Audit de début de mandat. Analyse des risques & Analyse organisationnelle. Conseil Municipal du 5 septembre 2014 RESTITUTION

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1 Ville de Le Quesnoy Conseil Municipal du 5 septembre 2014 Audit de début de mandat Analyse des risques & Analyse organisationnelle RESTITUTION

2 Rappel du cadre général d intervention Rappel du contexte et des objectifs de la mission Suite au récent changement de mandature, la Ville de Le Quesnoy, commune de 5008 habitants, souhaite être accompagnée par un cabinet extérieur pour réaliser une analyse fine de sa situation et notamment bénéficier d une évaluation claire des risques existants sur les différents processus et une analyse de son organisation. Ses principaux objectifs sont: D avoir une visibilité des processus et des risques existants au sein de son organisation, sur les achats et les processus comptables notamment; De comprendre le fonctionnement actuel de son organisation (répartition des ETP, activités exercées et moyens alloués, GRH,..); De mettre en lumière les principaux axes d amélioration. Cette restitution a pour objet de présenter synthétiquement les résultats de l audit et répondre aux questions. 1

3 Approche méthodologique globale Organisation de la mission Méthodologie Etape 0 : Cadrage Réunion de cadrage & recueil de la base documentaire 1 Réunion Etape 1 : Etat des lieux du fonctionnement actuel Analyse organisationnelle Analyse de l organisation et des activités Focus ressources humaines / management Analyse des risques Contrôle interne Focus marché 7-8 entretiens de 2h à 3h Analyse documentaire Etape 2 : Synthèse et présentation des axes d amélioration Synthèse du diagnostic Identification et présentation des axes d amélioration 1 Réunion 2

4 Analyse organisationnelle

5 Présentation des effectifs 124 agents dont 57 titulaires 9 agents dédiés pour l administratif dont le DGS 48agentsdédiéspourletechnique dontledst 39,5 agents pour les écoles (TAP, restauration, entretien) dont3titulaires(22cdd,2ea,12,5cui) 4agentscampingdont1titulaireet3CDD 13,5 agents pour le culturel (théâtre, office de tourisme) dont 8 titulaires 1 titulaire pour le sport 2 titulaires pour la police municipale 7 agents titulaires pour le social et le médico-social 4

6 48 agents SERVICES TECHNIQUES (ateliers) Moyenne d âge : 44 ans 5

7 SERVICES TECHNIQUES (Ateliers) Présentation des effectifs Moyenne d âge : 44 ans 48 agents La totalité des agents ont plus de 6 ans d ancienneté, dont 92% plus de 10 ans. Mais très peu de cadres intermédiaires : un agent de catégorie B et pas d agents de catégorie A. Il y a presque autant d agents titulaires (51%) que d agents non titulaires(49%). 6

8 SERVICES TECHNIQUES (Ateliers) Les compétences Les activités qui regroupent le plus de compétences sont l entretien des bâtiments, la maçonnerie, les espaces verts, la voirie, et l entretien des bâtiments. Aucune compétence ne semble être mobilisée sur la sécurité et la prévention, alors qu il existe bien un ACMO. L ACMO est chargé du suivi du suivi des EPI (Equipements de protection individuels) et de veiller à la bonne application des règles de sécurité au travail. Il ressort toutefois de l étude qu il n existe pas de règlement intérieur pour encadrer le travail et les pratiques des agents. 7

9 SERVICES TECHNIQUES (Ateliers) Les compétences En dehors de la sécurité et de la prévention, toutes les activités des services techniques disposent d au moins un agent opérationnel*. En revanche seuls 3 agents ont la maitrise* de certaines activités : un agent pour la maçonnerie, un agent pour les espaces verts et un agent pour la surveillance des travaux. La montée en compétence de certains agents pourrait être utile sur des domaines spécifiques pour assurer la formation des nouveaux entrants (menuiserie, électricité, ). * Le niveau opérationnel signifie que l agent est autonome sur l activité mais n est pas en mesure de transmettre un savoir complet et/ou d apporter une réponse à des questions complexes sur la matière. * Le niveau maitrise signifie que l agent dispose d une totale autonomie, qu il est en mesure de former les nouveaux entrants et d apporter des réponses aux questions complexes. 8

10 Services Techniques (Ateliers) Synthèse de l analyse Une équipe d agents titulaires qui dispose d une grande ancienneté mais qui n a pas forcément montée en compétences. Une proportion importante d agents non titulaires au sein des services techniques qui représente la moitié des effectifs du service. Des compétences relativement bien réparties mais des efforts de formation à mettre en place pour assurer la continuité du service du fait, notamment, du renouvellement régulier de la moitié des effectifs (non titulaires). Actuellement il y a un ACMO (Agent Chargé de la Mise en Œuvre des règles d'hygiène et de sécurité) mais il n y a pas de règlement intérieur. Ceci représente une zone de risque pour l application des règles de sécurité danslecadredutravaildesagents. 9

11 9 agents SERVICES ADMINISTRATIFS (mairie) Moyenne d âge : 44 ans 10

12 SERVICES ADMINISTRATIFS (Mairie) Présentation des effectifs 9 agents Moyenne d âge : 44 ans Une majorité d agents disposant d un haut niveau d ancienneté (89% de plus de 6 ans) et un volume tout aussi important d agents de catégorie C (67%). Actuellement un seul agent n est pas titulaire. 11

13 SERVICES ADMINISTRATIFS (Mairie) Les activités Analyse des activités et de la répartition des ressources en ETP (sans compter les activités réalisées par la DGS) Les ressources sont essentiellement mobilisées sur le groupe des «autres activités». Les postes qui mobilisent le plus de ressources sont : la gestion des recettes, l état civil et le courrier. Aucune ressource n est mobilisée pour la Commande publique. Les 5% mobilisés pour la gestion des ressources humaines ne concernent que l activité liée à la paie. En outre, certaines activités d exécution simple ne sont pas exercées par les agents administratifs comme la location de salles et de matériels. 12

14 SERVICES ADMINISTRATIFS (Mairie) Les compétences Les activités qui regroupent le plus de compétences sont l accueil avec 6 agents, la gestion du courrier avec 3 agents, l état civil avec 2 agents et la comptabilité avec 2 agents. Aucune compétence n est mobilisée sur la commande publique. 13

15 SERVICES ADMINISTRATIFS (Mairie) Les compétences Toutes les activités des services administratifs disposent d au moins un agent opérationnel*. En revanche seuls 3 agents ont la maitrise* de certaines activités : un agent pour l informatique, un agent pour les projets d aménagement et un agent pour l état civil. Aucun agent n a la maitrise de la comptabilité. Une montée en compétence des agents sur ce domaine spécifiquement semble indispensable pour sécuriser les actions. * Le niveau opérationnel signifie que l agent est autonome sur l activité mais n est pas en mesure de transmettre un savoir complet et/ou d apporter une réponse à des questions complexes sur la matière. * Le niveau maitrise signifie que l agent dispose d une totale autonomie, qu il est en mesure de former les nouveaux entrants et d apporter des réponses aux questions complexes. 14

16 Services Administratifs (Mairie) Synthèse de l analyse Une équipe d agents titulaires disposant d une grande ancienneté mais une proportion importante d agents de catégorie C qui ne permet pas à l encadrement de déléguer la réalisation d activités plus complexes. Des ressources en ETP qui mériteraient d être réparties différemment au niveau des agents, pour assurer la réalisation de l ensemble des activités d exécution simple et renforcer d autres domaines tels que la gestion des ressources humaines, la commande publique et la comptabilité. Des compétences relativement bien réparties mais des efforts de formation à mettre en place pour pouvoir déléguer et sécuriser les activités plus complexes, comme la comptabilité et la commande publique. 15

17 FOCUS Ressources Humaines Management 16

18 FOCUS Management Actuellement la Direction générale des services réalise des activités d exécution simples (42%), consommatrices de temps, au détriment d autres activités d encadrement (coordination des agents, suivi et organisation des activités desservices,..)etdeconseilauxélus: Accueil téléphonique et physique(26%); Courrier(6%); Editiondesordresdeservice(3%); Gestiondesagendas(3%); Locations salles/ matériels(2%). Seuls 28% du temps est consacré aux activités d encadrement et de conseil aux élus. * Données recueillies sur la base du déclaratif Rappel du rôle de la Direction Générale des Services : Coordonne les acteurs pour la mise en œuvre des décisions politiques Est force de conseil et/ou de proposition pour sécuriser l action politique Suit et pilote les grandes orientations stratégiques de la Ville (projets d aménagements, promotion culturelle, ) 17

19 FOCUS Management Un management des équipes insuffisant dû à la mobilisation de l encadrement sur des activités d exécution simples: Unpilotagedesactivitésinexistantquinefacilitepaslagestionet l organisation des activités des équipes Une absence de cycles de réunions avec les équipes (administratif/ technique) qui ne permet pas la coordination des acteurs pour la mise en œuvre des décisions politiques Des procédures non écrites, voire inexistantes, dans les matières plus complexes(comptabilité, achats, ) qui ne facilitent pas les échanges et ne permettent pas de sécuriser l action publique 18

20 FOCUS Gestion des ressources humaines Actuellement 2 agents disposent d un niveau opérationnel* sur l activité de la paie. Aucun ne dispose d une maitrise* de l activité. 2 0,44 ETP sont actuellement mobilisés sur la paie. Aucun autre agent ne réalise les autres activités de la gestion des ressources humaines, seule la DGS en a la charge : la gestion des contrats, des formations et des congés. Il n y a pas de planning pour organiser le travail des agentsnidefichesdepostes pour définir les tâches de chacun. Iln yapasdeplandeformation. Outils recensés: Suivi d une liste des agents avec heures par service; Un tableau des effectifs par profils. * Nota Bene: Le niveau opérationnel signifie que l agent est autonome sur l activité mais n est pas en mesure de transmettre un savoir complet et/ou d apporter une réponse à des questions complexes sur la matière. Le niveau maitrise signifie que l agent dispose d une totale autonomie, qu il est en mesure de former les nouveaux entrants et d apporter des réponses aux questions complexes. 19

21 FOCUS Gestion des ressources humaines! Une situation irrégulière sur de nombreux contrats concernant les non titulaires de droit public Des contrats «saisonniers» d une durée de 6 mois, sont conclus pour pourvoir durablement un emploi lié à une activité normale et sont renouvelés depuis de nombreuses années : Contrat saisonnier 05/2014 présent depuis 11/2010 Contrat saisonnier 05/2014 présent depuis 12/2008 Contrat saisonnier 04/2014 présent depuis 03/2011 Contrat saisonnier 05/2014 présent depuis 03/ Au total 13 situations à régulariser au regard de la loi. Extrait de la loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale Article 3 Les collectivités et établissements mentionnés à l'article 2 peuvent recruter temporairement des agents contractuels sur des emplois non permanents pour faire face à un besoin lié à : 1 Un accroissement temporaire d'activité, pour une durée maximale de douze mois, compte tenu, le cas échéant, du renouvellement du contrat, pendant une même période de dix-huit mois consécutifs ; 2 Un accroissement saisonnier d'activité, pour une durée maximale de six mois, compte tenu, le cas échéant, du renouvellement du contrat, pendant une même période de douze mois consécutifs. Article 3-3 Par dérogation au principe énoncé à l'article 3 de la loi n du 13 juillet 1983 précitée et sous réserve de l'article 34 de la présente loi, des emplois permanents peuvent être occupés de manière permanente par des agents contractuels dans les cas suivants : 1 Lorsqu'il n'existe pas de cadre d'emplois de fonctionnaires susceptibles d'assurer les fonctions correspondantes ; 2 Pour les emplois du niveau de la catégorie A lorsque les besoins des services ou la nature des fonctions le justifient et sous réserve qu'aucun fonctionnaire n'ait pu être recruté dans les conditions prévues par la présente loi ; 3 Pour les emplois de secrétaire de mairie des communes de moins de habitants et de secrétaire des groupements composés de communes dont la population moyenne est inférieure à ce seuil ; 4 Pour les emplois à temps non complet des communes de moins de habitants et des groupements composés de communes dont la population moyenne est inférieure à ce seuil, lorsque la quotité de temps de travail est inférieure à 50 % ; 5 Pour les emplois des communes de moins de habitants et des groupements de communes de moins de habitants dont la création ou la suppression dépend de la décision d'une autorité qui s'impose à la collectivité ou à l'établissement en matière de création, de changement de périmètre ou de suppression d'un service public. Les agents ainsi recrutés sont engagés par contrat à durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Ces contrats sont renouvelables par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans. Si, à l'issue de cette durée, ces contrats sont reconduits, ils ne peuvent l'être que par décision expresse et pour une durée indéterminée. 20

22 Focus Management / Ressources Humaines Une Direction générale des services fortement mobilisée sur des tâches d exécution simple (42% environ), qui ne permettent pas de réaliser les tâches dévolues à sa fonction et notamment: Coordonner les agents des services pour la mise en œuvre des décisions politiques Conseiller les élus pour sécuriser l action politique Suivre et piloter les grandes orientations stratégiques de la Ville (projets d aménagements, promotion culturelle, ) Une absence d outils permettant d organiser le service et de manager les équipes (administratif / technique) : planning, fiches de poste, réunions de service, procédures écrites, etc.. Pour la gestion des ressources humaines, seuls 2 agents sont compétents sur la paie. Aucune compétence n est mobilisée sur le suivi des formations, des congés et des contrats. Des situations contractuelles à régulariser au regard de la loi. 21

23 Analyse des risques

24 Revue de contrôle interne 23

25 Principe de la revue La revue du contrôle interne a pour objet de qualifier le niveau des procédures de gestion de la commune, d identifier les zones de risque et de formuler d éventuelles préconisations. Cette démarche ne constitue pas un audit approfondi des procédures mais une vérification de la bonne conformité des pratiques de gestion de la commune avec des pratiques standards. 24

26 Synthèse de l analyse des risques internes 25

27 Pilotage financier et préparation budgétaire Il n y a pas d outil de prospective budgétaire ni de programme pluriannuel d investissement (PPI) formalisé dans la collectivité. En revanche, une liste des investissements envisagés était réalisée mais sans formalisme particulier. On note que le logiciel COSODUS permet de réaliser un suivi comptable analytique. Ce logiciel permet également de suivre le coût de certaines prestations rendues (exemple de la crèche, de la bibliothèque, etc. ) et d identifier les moyens alloués à certaines politiques publiques. En termes de préparation budgétaire, cette dernière se fait essentiellement entre la DGS, les adjoints et le DST. On note que les services sont peu ou pas associés à la préparation budgétaire. Une lettre de cadrage permettrait de préparer le «dialogue de gestion» avec en amont une réflexion sur les priorités politiques à mener. Le nombre de DM (décision modificative) et de BS (budget supplémentaire) ne présente pas de risque sur la pertinence du BP(budget primitif). On note des RAR importants chaque année qui s explique essentiellement par le retard qu ont pris certains projets: pôle d échange, ateliers municipaux, Porte Saint-Martin. 26

28 Gestion comptable La procédure d engagement des dépenses est réalisée par la DGS ou l agent en charge de la comptabilité qui centralisent les bons de commande et s assurent de la disponibilité des crédits. La disponibilité des crédits est vérifiée automatiquement par COSODUS. Depuis, l installation de la nouvelle municipalité, il n y a plus de délégation de signature en ce qui concerne l engagement de dépense. Madame le Maire signe tous les bons de commande. Il n est pas impossible que soient mises en place des délégations de signature par la suite. La collectivité ne dispose pas de logiciel de suivi de facture (facturier intégré dans un logiciel comptable). De même, la collectivité n a pas les outils nécessaires au suivi du délai global de paiement. Il n y a pas d alerte au niveau du logiciel COSODUS. Selon les informations communiquées, le délai global de paiement de 30 jours n est pas respecté et génère d importants coûts d intérêts moratoires ( euros surlesmarchésdetravauxdepavageetd enrobéspassésen2013). La collectivité s est engagée dans un processus en vue de la dématérialisation des processus comptable (PESV2). A noter que la dématérialisation sera obligatoire à compter du 1er janvier 2015(arrêté du 3 aout 2011). Laréalitéducontrôleduservicefaitdevraêtreétablie. 27

29 Gestion des achats Les collectivités territoriales sont libres de s organiser pour les achats inférieurs à euros HT (par nature d achats) mais doivent, conformément au Code des marchés publics (CMP), veiller à respecter les principes de la commande publique : liberté d accès à la commande publique, obligation de publicité, obligation de mise en concurrence, égalité de traitement des candidats. La collectivité n a pas de guide de la commande publique. Par ailleurs, les services dépensiers ne sont pas formés aux procédures de contrôle qui sécurisent l achat public. Pour ses marchés dématérialisés, la collectivité travaille avec la plateforme achatpublic.com. Il n existe pas de tableau de suivi des marchés publics qui permettrait d'assurer un suivi opérationnel: montant initial, avenants éventuels, montants engagés, mandatés, De même, il n existe pas d outil qui permettrait de sécuriser les clauses des marchés et la cohérence des différentes pièces entre elles (type Marco, SIS marché). Exemple: marché de la charpente de l église. De même, il n existe pas d outil permettant de suivre l'exécution des marchés et faisant l interface avec la comptabilité dès l'engagement comptable permettant un réel pilotage des marchés ce qui explique également l application d intérêt moratoires). Importance d engager une réflexion sur l organisation et le suivi des marchés afin d optimiser l acte «d achat»etparconséquent deréaliserunrecensementdesbesoinsen amont. 28

30 Gestion du patrimoine Les procédures de suivi de l'inventaire ne permettent pas à la collectivité d'assurer un suivi de bonne qualité des flux patrimoniaux. Un rapprochement entre l état de l actif du comptable public et inventaire de l ordonnateur devra être réalisé. En attente de l état de l actif ordonnateur et de l état de l actif du comptable. La collectivité ne dispose pas à ce jour d une connaissance exhaustive de son patrimoine immobilier: risques associés, régime de domanialité, coût d usage et valeur économique (mise à disposition aux associations à titre gratuit).. La collectivité ne dispose pas d un état du patrimoine assuré qui lui permettrait de procéder régulièrement au recollement entre son patrimoine effectif et son patrimoine assuré; Nécessité d élaborer un état du patrimoine assuré par les services financiers. De la même manière, il y a nécessité de faire un rapprochement entre patrimoine physique et les biens pour lesquels la collectivité s acquitte de taxes foncières ou autres. 29

31 Maitrise des satellites Les prestations en nature (mise à disposition de locaux, de matériel, de personnel) ne sont pas valorisées. Etant entendu que toutes les subventions d un montant supérieur à 23K (y compris avantage en nature) doivent systématiquement faire l objet d une convention. Le montant des subventions accordées étant relativement peu élevés, le risque parait faible. La valorisation de la mise à disposition de locaux, de personnel ou de matériel devra être systématisée afin de respecter les obligations légales tant pour la collectivité que pour les organismes bénéficiaires. 30

32 FOCUS Marchés publics 31

33 FOCUS Marchés Publics Rappels des règles du CMP Définition des besoins Article 5 du CMP : «La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d'un appel à la concurrence en prenant en compte des objectifs de développement durable. Le ou les marchés ou accords-cadres conclus par le pouvoir adjudicateur ont pour objet exclusif de répondre à ces besoins.» Article 11 du CMP : «L'acte d'engagement est la pièce signée par un candidat à un accord-cadre ou à un marché public dans laquelle le candidat présente son offre ou sa proposition dans le respect des clauses du cahier des charges qui déterminent les conditions dans lesquelles le marché est exécuté. Cet acte d'engagement est ensuite signé par le pouvoir adjudicateur.» Critères de sélection Article 53 du CMP : «Les critères ainsi que leur pondération ou leur hiérarchisation sont indiqués dans l'avis d'appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation.» Estimation du prix Article 27 du CMP : «Le montant estimé du besoin est déterminé dans les conditions suivantes, quel que soit le nombre d'opérateurs économiques auxquels il est fait appel et quel que soit le nombre de marchés à passer. 1 En ce qui concerne les travaux, sont prises en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages ainsi que la valeur des fournitures nécessaires à leur réalisation que le pouvoir adjudicateur met à disposition des opérateurs. Il y a opération de travaux lorsque le pouvoir adjudicateur prend la décision de mettre en œuvre, dans une période de temps et un périmètre limités, un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique. 2 En ce qui concerne les fournitures et les services,il estprocédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils constituent une unité fonctionnelle. La délimitation d'une catégorie homogène de fournitures ou de services ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code. Pour les marchés d'une durée inférieure ou égale à un an, conclus pour répondre à un besoin régulier, la valeur totale mentionnée cidessus est celle qui correspond aux besoins d'une année.» 32

34 FOCUS Marchés Publics Rappels des règles du CMP Commission d Appel d Offres(CAO) Article 22 du CMP : «Pour les collectivités territoriales et les établissements publics locaux [ ] sont constituées une ou plusieurs commissions d'appel d'offres à caractère permanent. Une commission spécifique peut aussi être constituée pour la passation d'un marché déterminé. Ces commissions d'appel d'offres sont composées des membres suivants:[ ] 3 Lorsqu'il s'agit d'une commune de habitants et plus, le maire ou son représentant, président, et cinq membres du conseil municipal élus en son sein à la représentation proportionnelle au plus fort reste.» Article 23 du CMP : «Peuvent participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission d'appel d'offres: 1 Un ou plusieurs membres du service technique compétent du pouvoir adjudicateur ou d'un autre pouvoir adjudicateur pour suivre l'exécution des travaux ou effectuer le contrôle de conformité lorsque la réglementation impose le concours de tels services ou lorsque le marché porte sur des travaux subventionnés par l'etat; 2 Des personnalités désignées par le président de la commission en raison de leur compétence dans la matière qui fait l'objet de la consultation. II. - Lorsqu'ils y sont invités par le président de la commission d'appel d'offres, le comptable public et un représentant du service en charge de la concurrence peuvent participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission d'appel d'offres. Leurs observations sont consignées au procès-verbal.» Délais Article80 du CMP:«1 Pour lesmarchés etaccords-cadrespassés selon une procédure formalisée autre que celle prévue au II de l'article 35, le pouvoir adjudicateur, dès qu'il a fait son choix pour une candidature ou une offre, notifie à tous les autres candidats le rejet de leur candidature oudeleuroffre,enleurindiquantlesmotifsdecerejet. Cette notification précise le nom de l'attributaire et les motifs qui ont conduit au choix de son offre aux candidats ayant soumis une offre et à ceux n'ayant pas encore eu communication du rejet de leur candidature. Un délai d'au moins seize jours est respecté entre la date d'envoi de la notification prévue aux alinéas précédents et la date de conclusion du marché. Ce délai est réduit à au moins onze jours en cas de transmission électronique de la notification à l'ensemble des candidats intéressés.» 33

35 FOCUS Marchés Publics Rappels des règles du CMP Avenant Article 20 du CMP : «En cas de sujétions techniques imprévues ne résultant pas du fait des parties, un avenant ou une décision de poursuivre peut intervenir quel que soit le montant de la modification en résultant. Dans tous les autres cas, un avenant ou une décision de poursuivre ne peut bouleverser l'économie du marché, ni en changer l'objet.» Tout projet d'avenant à un marché d'une collectivité territoriale, d'un établissement public local autre qu'un établissement public de santé et un établissement public social et médico-social entraînant une augmentation du montant global du marché supérieure à 5 % doit être soumis pour avis à la commission d'appel d'offres lorsque le marché initial avait été lui-même soumis à la commission d'appel d'offres. La notice explicative du formulaire EXE 10 pour la formalisation d un avenant, rappelle également qu un avenant ne dépassant pas 15 à 20% du marché ne bouleverse pas l économie générale du marché. 34

36 FOCUS Marchés Publics Fiche Marché n 1 Travaux de pavage de trottoirs des rues Baillon, St françois, Valory, R.Salengro, V.Hugo, J.Jaurès(cote pair) et enrobés cours de l'ancienne Gendarmerie Exhaustivité des pièces Dossier complet (*) Respect des procédures Qualité des pièces Doute sur le calcul des critères de sélection des offres A vérifier CCTP bien détaillé Critères affichés Observations A noter : Un courrier de demande de pièces complémentaires de la sous-préfecture en date du 2 janvier 2012suiteàl'envoidespiècesaucontrôledelégalité:copie de l'aapc et des lettres de notification de rejets aux entreprises évincées. 35

37 FOCUS Marchés Publics Fiche Marché n 2 Travaux de pavage et d'enrobés Rue d'aulette, Juhel et Casimir Fournier Exhaustivité des pièces Pièces existantesmais non triées Pas de visibilité sur les offres reçues non retenues (absence des documents) Respect des procédures Qualité des pièces CCTP léger / Estimation du prix absente Critères affichés dans RC (Prix: 50% / Délais: 30% / Valeur technique: 20%) Observations Il est à noter que depuis le début des travaux, la commune a versé euros d intérêts moratoires. Ce qui signifie queledélaiglobaldepaiementn apasétérespecté. 36

38 FOCUS Marchés Publics Fiche Marché n 3 Aménagement des abords du pôles d'échange de la gare (3 lots) Exhaustivité des pièces Dossier complet Respect des procédures Qualité des pièces Rapport d analyse des offres détaillé Critères affichés dans AAPC (Prix : 50% / Valeur technique : 40% / Délai : 10%) Observations RAS 37

39 FOCUS Marchés Publics Fiche Marché n 4 Aménagement de l'ilot de service (stands de vente, création sanitaires et aménagements extérieurs) situé dans la route de Ghissignies à Le Quesnoy (7 lots) Exhaustivité des pièces Respect des procédures Présence du rapport d analyse mais absence des documents des offres Pour les 7 lots actes d engagements signés mais non datés Desavenants faisant l objet d une hausse de plus de 5% sur le montant global du marché Qualité des pièces Observations CCTP très détaillé Critères affichés dans AAPC (Moyens : 50% / Prix: 35% / Planning : 15%) Avenants décidés par délibération du 02/03/2012 "travaux supplémentaires" concernant les lots 1, 3 et 7 tous attribués à la société GRIM. Le seuil des 5% doit être apprécié au regard du montant global des lots attribués à un même prestataire. Dans le casd espècelasociétégrimestattributairedeslots1,2,3,4et7d un montantinitial globalde ,54 HT.Les avenants des lots 1et7 ont respectivement entrainés une hausse de 10 % et 6% du montant global initial sans faire l objet d une CAO. 38

40 FOCUS Marchés Publics Fiche Marché n 5 Restauration et traitement de la charpente de l'église Exhaustivité des pièces Pièces non triées Respect des procédures Qualité des pièces CCTP vide Observations Procédure engagée mais non finalisée PasdeCAO>Pasderapportd'analyse>Pasd'attributionde marché Compte tenu de la durée de validité des offres, une nouvelle procédure doit désormais être engagée pour réaliser le marché. 39

41 FOCUS Marchés Publics Pratiques observées Actuellement il y a 7 marchés en cours. Les dossiers ne sont pas classés, ni archivés, dans un endroit dédié. Beaucoup de pièces originales circulent et ne se trouvent pas dans les dossiers. Il y a un risque fort de perte ou de divulgation de pièces confidentielles (ex : rapport analyse des offres,. Il n existe pas d outils permettant de planifier annuellement les achats, bons de commandes et marchés. Un faisceau d indices révèle qu il n existe pas de suivi de l exécution des marchés : Il n y a pas de responsable désigné dans les secteurs pour vérifier le service fait (les enjeux etlesconséquencesnesemblepasêtreconnus); Le paiement d intérêts moratoires par la collectivité révèle un dérapage du suivi des délais de paiement sur des marchés en cours. 40