II. CONDITIONS DE PRÉPARATION ET D ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL DE SURVEILLANCE
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- Robert St-Arnaud
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1 Rapport du président du Conseil de Surveillance sur le fonctionnement du Conseil de Surveillance et sur les procédures de règles de contrôle interne. (ARTICLE L DU CODE DE COMMERCE) Mesdames, Messieurs, En application de l'article L. 117 de la Loi de sécurité financière du 2 août 2003, nous vous rendons compte aux termes du présent rapport : - des conditions de préparation et d'organisation des travaux de votre Conseil de Surveillance ; - des procédures de contrôle interne mises en place par la Société. I. DESCRIPTION DE L ENTREPRISE >>> 1-1 Activité de la Société : L'activité de la Société est la fabrication et vente de tous articles émaillés ou en toute autre matière et destinés à toute signalisation. >>> 1-2 Spécificités : La Société détient : % de la SAS GIROD FILIALES France sous laquelle sont regroupées 19 filiales françaises ; % de la SAS GIROD INTERNATIONAL sous laquelle sont regroupées 8 filiales étrangères ; % de la SAS GIROD PARTICIPATIONS sous laquelle sont regroupées 6 filiales ; - ainsi qu'un certain nombre d'autres participations. >>> 1-3 Organisation : Un organigramme hiérarchique et fonctionnel définissant les rôles et les domaines de responsabilité des dirigeants et des salariés de l'entreprise est mis à jour sur une base régulière en tenant compte des évolutions du personnel et des variations des périmètres de responsabilité. II. CONDITIONS DE PRÉPARATION ET D ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL DE SURVEILLANCE >>> 1 Composition du Conseil de Surveillance Le Conseil de Surveillance est composé de 4 membres ; savoir : - Monsieur Pierre GIROD, Président ; - Monsieur Michel GIROD, Vice-Président ; - Madame Jacqueline GIROD, membre ; - Monsieur Hervé GIROD, membre. La liste des fonctions exercées par les membres du Conseil de Surveillance dans d'autres Sociétés est la suivante : SOCIÉTÉS Michel GIROD Pierre GIROD Jacqueline GIROD Hervé GIROD SAS STE FAMILIALE DE GESTION GIROD Président CS & Vice-Président CS & Membre CS & SARL MOREZ LUNETTES GIPEL Associé Associé SARL SOCIÉTÉ EUROPÉENNE DE LUNETTERIE Associé Associé SA INFOTONIC GIROD Administrateur & Nous vous rappelons que le règlement intérieur en vigueur dans l entreprise date du 20 février 2002.
2 >>> 2 Fréquence des réunions L'article n 21 des statuts prévoit que le Conseil de Surveillance se réunit aussi souvent que l'intérêt de la Société l'exige. Ainsi, au cours de l'exercice écoulé, votre Conseil s'est réuni14 fois. L'agenda des réunions du Conseil de Surveillance a été le suivant : Date de réunion Ordre du jour 10/11/04 Garantie en faveur de LIXXBAIL au profit de SARL S.F.L. pour location véhicule 02/12/04 Examen des comptes exercice clos le 30/09/ /01/05 Examen du rapport spécial sur fonctionnement du CS et procédures de contrôle interne 10/02/05 Rachat à l'issue du crédit-bail du tènement immobilier sis à CARCASSONNE (Aude) 01/04/05 Prise de participation dans la SAS GIROD PARTICIPATIONS (Jura) 01/04/05 Prorogation des garanties accordées au profit Banque Laurentienne du Canada pour 3 filiales canadiennes 13/05/05 Prise de participations par SAS GIROD PARTICIPATIONS dans SARL S.R.U. à TRELAZE (Maine et Loire) 13/05/05 Avance de trésorerie à la SAS GIROD PARTICIPATIONS. 17/06/05 Nouvelle lettre de garantie ( CAD) au profit Banque Laurentienne du Canada pour S.S.S. Inc. Adhésion SAS GIROD PARTICIPATIONS à convention de trésorerie du Groupe 17/06/05 Nouvelle lettre de garantie ( CAD) au profit Banque Laurentienne du Canada pour S.S.S. Inc. 08/07/05 Garantie concernant S.S.S. Inc. ramenée de CAD à CAD Caution supplémentaire de CAD au profit Banque Laurentienne du Canada pour S.S.S. Inc. 16/09/05 Remboursement solde restant dû par SAS RANGHEARD (Rhône) sur abandon de créance 07/ /09/05 Souscription par SAS GIROD INTERNATIONAL à augmentation capital Sté GS PLUS (République tchèque) 16/09/05 Autorisation d'apports de participations à SAS GIROD PARTICIPATIONS et SAS GIROD INTERNATIONAL >>> 3 Convocation des membres du Conseil de surveillance Conformément à l'article 21 des statuts, "la convocation du Conseil de Surveillance peut être faite par tous moyens même verbalement". Les membres du Conseil de Surveillance ont ainsi été convoqués à l'initiative de leur Président, dans les délais impartis. Conformément à l'article L du Code de Commerce, les Commissaires aux Comptes ont été convoqués aux réunions du Conseil de Surveillance qui ont examiné et arrêté les comptes annuels. >>> 4 Informations des membres du Conseil de Surveillance Tous les documents et informations nécessaires à la mission des membres du Conseil de Surveillance leur ont été communiqués en temps voulu. >>> 5 Tenue des réunions Les réunions du Conseil de Surveillance se déroulent au siège social. >>> 6 Décisions adoptées Au cours de l'exercice écoulé, le Conseil de Surveillance a pris les décisions relevées dans l'état ci-annexé "Autorisations données au Directoire". >>> 7 Procès-verbaux des réunions Les procès-verbaux des réunions du Conseil de Surveillance sont établis à l'issue de chaque réunion et communiqués sans délai à tous les membres du Conseil de Surveillance
3 Autorisations données au Directoire par le Conseil de Surveillance DATE RÉUNION ASSIDUITÉ MEMBRES CS CAC MEMBRES CE DÉCISIONS ADOPTÉES ADOPTION 10/11/04 Totale Non Oui Garantie, sous forme de promesse de substitution à concurrence de , donnée en faveur de SA LIXXBAIL au profit de SARL SIGNALISATION FLASHERIE LOCATION pour location véhicule Renault. 02/12/04 Totale Oui Oui Examen des comptes exercice clos le 30/09/2004, établissement rapport et approbation des projets résolutions présentées par Directoire. 21/01/05 Totale Non Oui Examen rapport spécial du Président du C.S. sur fonctionnement du C.S. et sur procédures de contrôle interne. 10/02/05 Totale Non Oui Rachat à expiration du contrat crédit-bail d'un tènement immobilier sis à CARCASSONNE (Aude) au prix de /04/05 Totale Non Oui Prise de participation à hauteur de dans SAS GIROD PARTICIPATIONS, représentant 100 % du capital social. 01/04/05 Totale Non Oui Prorogation d'un an des lettres de garantie, d'un montant global de CAD, précédemment accordées au profit de la Banque Laurentienne du Canada, auprès du Crédit Lyonnais, pour le compte de S.S.S. Inc., SIGNABEC Inc et T.M.S. Inc. 13/05/05 Totale Non Oui Avance de trésorerie non rémunérée, d un montant maximum de , à accorder à SAS GIROD PARTICIPATIONS. 13/05/05 Totale Non Oui Rachat par SAS GIROD PARTICIPATIONS de 100 parts sociales détenues par SARL C.A.S.I. dans SARL S.R.U. moyennant le prix de , représentant 20 % du capital social. 17/06/05 Totale Non Oui Emission d'une nouvelle lettre de garantie d'un montant de CAD auprès du Crédit Lyonnais, au profit de la Banque Laurentienne du Canada, en faveur de S.S.S. Inc. Adhésion SAS GIROD PARTICIPATIONS à la convention de trésorerie mise en place au sein du Groupe. 17/06/05 Totale Non Oui Emission d'une nouvelle lettre de garantie d'un montant de CAD auprès du Crédit Lyonnais, au profit de la Banque Laurentienne du Canada, en faveur de S.S.S. Inc. (engagement de bonne fin d'un marché conclu avec la Ville de LAVAL) 08/07/05 Partielle Non Oui Réduction de la lettre de garantie émise fin 06/2005 en faveur de S.S.S. Inc. de CAD à CAD. Octroi d une caution supplémentaire de CAD afin de couvrir les lettres de garantie que serait amenée à émettre la Banque Laurentienne du Canada au profit de S.S.S Inc. 16/09/05 Totale Non Oui Remboursement par SAS RANGHEARD du solde restant dû sur abandon de créance consenti en 07/2000, savoir
4 DATE RÉUNION ASSIDUITÉ MEMBRES CS CAC MEMBRES CE DÉCISIONS ADOPTÉES ADOPTION 16/09/05 Totale Non Oui Souscription par GIROD INTERNATIONAL, à hauteur de CZK, à augmentation de capital Sté GS PLUS. 16/09/05 Totale Non Oui Apport de participations à SAS GIROD PARTICIPATIONS, soit : 50 % SARL TTS INVEST, 49.9 % SARL DEFRAIN, 50 % SARL BURRIAL, % SARL SOUDO-METAL et 33 % SCI DU BEAU SEJOUR (évaluation : valeur nette comptable). Apport de participation à SAS GIROD INTERNATIONAL, soit 49 % Sté RINGWAYS SIGNS Limited (évaluation : valeur réelle des titres). III. PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil de surveillance, les dirigeants et le personnel de la société, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : la réalisation et l optimisation des opérations, la fiabilité des informations financières, la conformité aux lois et aux règlements en vigueur. Les procédures de contrôle interne concernent particulièrement la détection et la surveillance d éléments susceptibles de présenter un risque sur le patrimoine et les résultats de la société. >>> 1 Organisation générale du contrôle interne a) les acteurs et leurs rôles : La direction générale de la société veille depuis plusieurs années à la mise en place et à l application de procédures et de normes spécifiques à l entreprise. Des «Comités de Pilotage Qualité» ont été mis en place dans toutes les filiales françaises de signalisation du groupe. Un «comité de pilotage qualité» (CPQ) comprend : - les membres de la direction de la société - le responsable production - le responsable administratif et comptable - le responsable qualité (quand le service existe dans la structure) Le rôle des comités de pilotage qualité est de : - valider et mettre en place les procédures applicables sur le site - améliorer les modes de fonctionnement et de contrôle - analyser les non-conformités et choisir les actions à mener - informer la direction générale du groupe Chaque comité se réunit une fois par mois pour les structures importantes et tous les deux mois pour les autres. Un comité de pilotage qualité groupe composé des responsables de la société mère, centralise les informations recueillies auprès des comités des filiales. Il analyse les données reçues, étudie les solutions à apporter aux problèmes posés et répercute ses décisions aux comités des filiales. La société dispose d un système d audit interne qui permet de contrôler l application des procédures et des normes mises en place dans l entreprise et dans les sociétés du groupe. Ce système, en place depuis déjà cinq ans, permet de réaliser des audits internes, généralistes ou d expertise, dans toutes les filiales françaises (participation supérieure à 50 %) et le site de Bellefontaine.
5 Le rôle de ces audits est de : - contrôler les méthodes de fonctionnement pratiquées dans l ensemble des services des différentes entités - évaluer les risques - informer la direction générale - proposer des actions correctives ou préventives à mettre en place (procédure, information, formation ) La direction générale valide les actions à mener et la nomination des «pilotes» chargés de les mettre en œuvre et de rendre compte. Les documents gérés par le système de management qualité sont identifiés par un code selon leur niveau de détail et leur utilisation : - Une procédure décrit le fonctionnement d une activité (PG : procédure groupe) - Un document d application traite d un thème avec précision (DAG : document d application groupe) - Un document d enregistrement consigne les traces écrites (DEG : document d enregistrement groupe) b) Les dispositifs applicables aux processus comptables et financiers La société utilise un logiciel informatique de comptabilité, centralisé à Bellefontaine, sur lequel les filiales françaises du groupe viennent se connecter via le réseau internet. Cette organisation permet aux services centraux du groupe, d avoir un accès direct à l information concernant ces filiales, et une homogénéisation des traitements comptables. Les sociétés françaises du groupe utilisent un manuel de procédure comptable propre au groupe et appliquent un plan comptable unique. L uniformisation des procédures donne aux services comptables des différentes sociétés une méthodologie de travail commune, qui facilite non seulement le contrôle formel de l application des règles comptables, fiscales ou commerciales, mais aussi le contrôle de gestion. Tant le logiciel, que le manuel de procédures comptables ont été conçus dans l optique de faciliter la mise en application des normes IAS IFRS. Les sociétés françaises dans lesquelles la SA Signaux Girod n est pas majoritaire (hors DDSR), utilisent des logiciels qui leur sont propres, mais transmettent aux services centraux du groupe le même type d informations que les filiales à participation majoritaire, (reporting mensuel, rapport de synthèse.). >>> 2 Mise en œuvre du contrôle interne Les auditeurs internes évaluent tous les services de la société, allant du service achat aux services comptable et financier, ce qui permet d identifier les risques et d évaluer le niveau de maîtrise de ces risques.
6 >>> 3 Elaboration et contrôle de l information comptable et financière des actionnaires Les comptes consolidés sont établis par le «service de consolidation» de la société mère. Les liasses de consolidation sont visées par les auditeurs externes des différentes sociétés. Nos commissaires aux comptes ont un accès très large aux informations, tant au niveau de la société mère qu au niveau des filiales, pour leur permettre d établir leurs différents rapports. Toutes les sociétés du groupe établissent mensuellement des tableaux de reporting. Ces tableaux, accompagnés de notes de synthèse, sont transmis au siège de Bellefontaine, et analysés en comité de direction. Ces documents, normalisés et adaptés au besoin spécifique d informations de la direction du groupe et des différentes filiales, permettent de lancer dans des délais très brefs les actions correctives rendues nécessaires au vu de l évolution de certains indicateurs. Des contrôleurs de gestion en liaison directe avec la direction générale de la société mère, organisent et contrôlent la collecte de l information. Leur rôle est aussi d assister les responsables des différentes filiales dans la mise en œuvre des procédures. Les filiales étrangères font l objet d un traitement particulier, qui tient compte des spécificités nationales, des auditeurs externes venant en appui du service de contrôle de gestion. Fait à Bellefontaine, le 10 février 2006 Le Président du Conseil de Surveillance, Pierre GIROD
7 Rapport des commissaires aux comptes, établi en application de l article L du Code de commerce, sur le rapport du président du conseil de surveillance de la société Signaux Girod, pour ce qui concerne les procédures de contrôle interne relatives à l élaboration et au traitement de l information comptable et financière Mesdames, Messieurs les s, En notre qualité de commissaires aux comptes de la société Signaux Girod, et en application des dispositions de l article L du Code de commerce, nous vous présentons notre rapport sur le rapport établi par le président de votre société conformément aux dispositions de l article L du Code de commerce au titre de l exercice clos le 30 septembre Il appartient au président du conseil de surveillance de rendre compte, dans son rapport, notamment des conditions de préparation et d organisation des travaux du conseil de surveillance et des procédures de contrôle interne mises en place au sein de la société. Il nous appartient de vous communiquer les observations qu appellent de notre part les informations données dans le rapport du président, concernant les procédures de contrôle interne relatives à l élaboration et au traitement de l information comptable et financière. Nous avons effectué nos travaux selon la doctrine professionnelle applicable en France. Celle-ci requiert la mise en œuvre de diligences destinées à apprécier la sincérité des informations données dans le rapport du président, concernant les procédures de contrôle interne relatives à l élaboration et au traitement de l information comptable et financière. Ces diligences consistent notamment à : - prendre connaissance des objectifs et de l organisation générale du contrôle interne, ainsi que des procédures de contrôle interne relatives à l élaboration et au traitement de l information comptable et financière, présentés dans le rapport du président ; - prendre connaissance des travaux sous-tendant les informations ainsi données dans le rapport. Sur la base de ces travaux, nous n avons pas d observation à formuler sur les informations données concernant les procédures de contrôle interne de la société relatives à l élaboration et au traitement de l information comptable et financière, contenues dans le rapport du président du conseil de surveillance, établi en application des dispositions du dernier alinéa de l article L du Code de commerce. Lons Le Saunier et Lyon, le 3 mars 2006 Les commissaires aux comptes GEREX François CATTIN-ARISKINA ERNST & YOUNG Jean-Pierre BUISSON
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