SALARIÉS PERMANENTS ETT DE 10 SALARIÉS ET PLUS PLAN DE FORMATION MODE D EMPLOI. v1-11/ photo : gettyimages

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2 Adapter les salariés permanents à leur poste de travail et à l évolution de leur emploi Favoriser le maintien dans l emploi de vos collaborateurs Développer les compétences des permanents, en vue d une mobilité ou pour anticiper des changements technologiques ou organisationnels Organiser des actions de formation, de bilan de compétences ou de validation des acquis de l expérience (VAE) en cohérence avec la stratégie formation de votre entreprise Optimiser la gestion de votre budget de formation Tous les salariés permanents de l ETT, en contrat à durée indéterminée (CDI) ou déterminée (CDD) peuvent être concernés par les actions inscrites au plan de formation. Tout employeur est tenu, quel que soit l effectif de l entreprise, d adapter les salariés à leur poste de travail et à l évolution de leur emploi et de veiller au maintien de leur «employabilité». En cas de manquement à ces obligations, les tribunaux peuvent reconnaître un préjudice au salarié et condamner l entreprise au versement d indemnités en réparation de celui-ci. 02

3 Le plan traduit la stratégie de formation de votre entreprise. Annuel ou pluriannuel, il décline les actions (de formation, de bilan de compétences ou de VAE) que vous souhaitez mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs. Ces actions vous permettent notamment de réduire les écarts entre les compétences actuelles de votre personnel et les compétences attendues. Les représentants du personnel doivent être consultés chaque année sur les actions réalisées et sur le projet de plan pour l année suivante. Les actions du plan sont organisées généralement pendant le temps de travail mais peuvent, sous certaines conditions, être organisées en dehors du temps de travail. 1 ÉLABORER LE Lorsque vous élaborez un plan de formation, vous devez classer les actions de formation en deux catégories : catégorie 1 : actions d adaptation au poste de travail et d évolution ou de maintien dans l emploi dans l entreprise, catégorie 2 : actions de développement des compétences. Pour effectuer ce classement, deux critères sont à prendre en compte : les activités professionnelles du salarié dans son poste et dans son emploi au moment où est envisagée la formation, l objectif visé par la formation. 03

4 Comment déterminer dans quelle catégorie se situe une action? Posez-vous la question suivante : Le savoir-faire visé par la formation est-il requis pour l exécution du contrat de travail du salarié ou son maintien dans l emploi? OUI, LE SAVOIR-FAIRE EST REQUIS DANS LA SITUATION ACTUELLE Catégorie 1 : action d adaptation au poste de travail ou liée à l évolution ou au maintien dans l emploi La formation permet d acquérir un savoir-faire : soit spécifique au poste de travail (sans être nécessairement requis dans le périmètre plus large de l emploi), Exemple : formation d une assistante d agence à l utilisation d un logiciel spécifique à ses fonctions. soit «transférable», c est-à-dire requis non seulement dans le poste, mais aussi dans l emploi au sein de l entreprise ou à l extérieur de celle-ci. Exemple : formation d un gestionnaire de paye à l évolution de la réglementation sur les exonérations de charges sociales. Enjeux : adapter les salariés aux évolutions externes (qualifications, métiers, techniques et technologies, ) comme internes (produits, techniques «maison», ). NON, LE SAVOIR-FAIRE N EST PAS REQUIS DANS LA SITUATION ACTUELLE Catégorie 2 : action de développement des compétences La formation vise un savoir-faire qui n est pas requis dans la situation de travail actuelle (poste et emploi) mais peut néanmoins être utile immédiatement ou dans le cadre d une évolution ultérieure. Exemple : formation d un assistant d agence aux techniques de recrutement lui permettant de devenir chargé de recrutement. Enjeux : susciter ou soutenir des dynamiques personnelles en visant l élargissement des compétences au-delà des nécessités immédiates du travail, la remobilisation et la motivation, la fidélisation des salariés et l attractivité de l entreprise, la mobilité fonctionnelle, l épanouissement au travail, Le FAF.TT met à votre disposition (en téléchargement sur des outils pratiques d aide à l élaboration du plan de formation : éléments de réflexion pour évaluer les besoins en formation de vos salariés (Pourquoi élaborer un plan? Quelles sont les étapes à suivre, les principales questions à se poser?) évaluation des besoins permanents évaluation des besoins synthèse Pour sécuriser la prise en charge de votre plan de formation, contactez le FAF.TT en amont de la réalisation des formations! 04

5 2 CONSULTER LES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL Vous devez consulter chaque année le comité d entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel sur : les orientations générales de l entreprise en matière de formation le bilan des actions réalisées l année précédente et l année en cours le projet de plan de formation pour l année à venir Ces consultations sont obligatoires et doivent respecter un calendrier fixé par le Code du travail : téléchargez la fiche Consultation du CE et DP sur 3 RÉALISER LES ACTIONS PRÉVUES Les actions inscrites au plan de formation sont en principe organisées pendant le temps de travail. Toutefois, les actions de la catégorie 2 (développement des compétences) peuvent être mises en œuvre, en tout ou partie, en dehors du temps de travail, dans la limite de 80 heures par an et par salarié (ou, pour les salariés rémunérés au forfait, de 5 % du forfait en jours ou en heures fixé par la convention de forfait). Si la formation est réalisée pendant le temps de travail, le dépassement de la durée habituelle de travail donne lieu au paiement d heures supplémentaires (ou complémentaires pour les salariés à temps partiel). En tout état de cause, l action de formation dans le cadre du plan de formation ne saurait entraîner une baisse de la rémunération usuelle. 05

6 Si vous réalisez ces actions en dehors du temps de travail, vous devez : obtenir l accord écrit du salarié (téléchargez sur le modèle d accord ETT-Salarié permanent et le tableau de synthèse Plan HTT). Le salarié peut dénoncer cet accord dans les 8 jours qui suivent sa signature. L accord doit notamment préciser que le salarié s engage à suivre avec assiduité la formation et les conditions dans lesquelles l employeur lui permettra d accéder en priorité, dans un délai d un an, aux fonctions disponibles correspondant aux connaissances acquises et à la classification correspondante, ainsi que les modalités de prise en compte des efforts accomplis par le salarié, verser au salarié l allocation de formation. Vous signez avec le prestataire une convention simplifiée, annuelle ou pluriannuelle de formation (téléchargez sur la fiche Convention annuelle ou pluriannuelle de formation). Pour les actions de bilan de compétences, de VAE ou pour les formations réalisées en dehors du temps de travail dans le cadre du plan et qui visent l obtention d une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle), vous devez signer une convention tripartite avec le salarié et l organisme de formation. Des modèles de convention sont disponibles sur rubrique «Outils». 06

7 4 VERSER L ALLOCATION POUR LES HEURES RÉALISÉES EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL Pour les heures réalisées hors temps de travail, vous devez verser au salarié l allocation de formation égale à 50 % de sa rémunération nette. Cette allocation se calcule sur la base des rémunérations versées au cours des 12 mois précédant le début de la formation ou, si le salarié ne dispose pas d une ancienneté suffisante, sur la base des heures rémunérées depuis son entrée dans l entreprise. Exemple : Un salarié perçoit de salaire net pour 151,67 heures de travail par mois (35 h/semaine). L allocation de formation correspond à [(1 500 x 12) / (151,67 x 12)] x 0,50 = 4,95 par heure de formation. Si la durée du travail du salarié est fixée par une convention de forfait en jours, le salaire horaire de référence pour le calcul de l allocation de formation est déterminé de la façon suivante : Rémunération horaire nette = Rémunération annuelle nette versée au salarié 151,67 h x (nombre de jours de la convention de forfait / 217) x 12 mois Vous versez l allocation de formation au plus tard à la date d échéance de la paye du mois suivant la formation et vous devez remettre au salarié un document (annexé au bulletin de paie) récapitulant l ensemble des heures ainsi rémunérées sur l année. L allocation n est pas soumise aux cotisations sociales, à la CSG (contribution sociale généralisée) et à la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale) mais elle est imposable pour le salarié. 07

8 Les actions de formation du plan réalisées ou prévues au bénéfice de vos salariés permanents peuvent être prises en charge par le FAF.TT, sous certaines conditions, sur les fonds mutualisés : téléchargez sur le document Règles de remboursement FAF.TT FPE.TT. La prise en charge peut concerner les coûts pédagogiques des actions, les rémunérations (salaires et charges patronales ou allocation de formation) et les frais annexes (transport, restauration et hébergement sur justificatifs et dans les limites définies par le Conseil d administration) : voir la fiche Conditions de prise en charge des formations. Le remboursement est limité au disponible versé au FAF.TT lors de la collecte de la contribution. Seules peuvent être financées les actions réalisées au cours de l année de versement de la contribution et celles de l année précédente. Si vous souhaitez réaliser des actions de formation qui dépassent votre budget plan de formation, vous pouvez déposer une demande de fonds mutualisés. Les actions dont vous demandez le financement doivent être réalisées durant l année au titre de laquelle la demande est effectuée. Les entreprises qui versent au FAF.TT au moins 50 % de leur budget «plan de formation» sont prioritaires pour accéder à ces fonds. Chaque année le dossier de demande de fonds mutualisés est mis à votre disposition au mois de février. Les ETT qui appartiennent à un même groupe (au sens de l article L du Code du travail) peuvent regrouper leurs contributions respectives au FAF.TT au titre du plan de formation, et mettre ainsi en commun leurs moyens. Les ETT concernées doivent obligatoirement : employer 10 salariés ou plus, toutes verser au FAF.TT un seuil minimum de leur plan de formation. Les avantages de ce système? Permettre à une ETT ayant des besoins importants de formation de disposer d une solution financière grâce aux contributions des autres ETT appartenant au même groupe. Pour en savoir plus, contactez votre conseiller FAF.TT! 08

9 ADRESSEZ AU FAF.TT, POUR LES ACTIONS DONT VOUS SOLLICITEZ LE REMBOURSEMENT, les documents suivants : demande de remboursement Plan de formation (à télécharger sur programme de formation détaillé et modulé en heures copie de la convention de formation signée par votre entreprise et portant le cachet de l organisme feuilles d émargement signées par les stagiaires et mentionnant la durée en heures facture du prestataire de formation concernant les coûts pédagogiques (original si la facture est adressée au FAF.TT ; copie si elle est libellée à l ordre de votre entreprise) justificatifs des frais de transport, d hébergement et de repas (sauf si vous avez opté pour le contrôle simplifié) refacturation de votre entreprise au FAF.TT (mentionnant le HT et la TVA) correspondant aux différents coûts (pédagogiques, salaires, frais annexes) sauf si vous avez opté pour le mandat d auto-facturation copie de la convention tripartite (signée entre le stagiaire, le prestataire et l entreprise) pour les actions de bilan de compétences, de validation des acquis de l expérience (VAE) ou les actions de formation certifiantes réalisées en dehors du temps de travail dans le cadre du plan de formation ou de la période de professionnalisation, ou encore dans le cadre du DIF (modèles de conventions tripartites à télécharger sur copie du protocole individuel de formation (signé entre le prestataire et le stagiaire) pour les actions de formation ouverte et/ou à distance (FOAD) 09

10 Vous pouvez mandater le FAF.TT pour qu il émette en votre nom les factures de formation correspondant au remboursement de vos dossiers imputables sur le plan de formation. Ce «mandat d auto-facturation» permet notamment d éviter les écarts de facturation (entre le montant facturé et le règlement effectué) et de réduire les délais de remboursement. Pour bénéficier de ce service, retournez au FAF.TT le mandat d auto-facturation complété et signé (à télécharger sur Si vous optez pour le contrôle simplifié, vous n avez plus à joindre les justificatifs de frais annexes à vos demandes de remboursement au FAF.TT. Toutefois, vous devez conserver ces documents dans votre entreprise pendant 10 ans et les transmettre au FAF.TT sur simple demande de celui-ci. Pour bénéficier de ce service, remplissez et adressez au FAF.TT le document option contrôle simplifié (à télécharger sur 10

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