Retrouvez dans ce dossier un exemplaire des différents formulaires.

Transcription

1 VIE ASSOCIATIVE Guide pratique 2012 Afin de vous soutenir dans l organisation de vos manifestations, la Ville vous propose un panel de services. Ce guide pratique, conçu comme un «petit mémento», vous accompagne dans les démarches à effectuer. 1. Subventions 2. Salles 3. Matériel 4. Déclarations 5. Sécurité 6. Communication Retrouvez dans ce dossier un exemplaire des différents formulaires. Elue de référence : Jeanine Le Golvan, Adjointe à la Jeunesse, aux Sports et à la Vie associative. Tél : Adressez tous vos courriers à : Monsieur Le Maire Place de la Chapelle BP Carnac

2 VIE ASSOCIATIVE Subventions Pour effectuer une demande de subvention, il suffit de retirer un formulaire au service finances de la Ville, de le compléter, de le signer pour le retourner ensuite en mairie avant le 15 janvier de chaque année, accompagné des pièces demandées. Tout versement de subvention est soumis à délibération en Conseil municipal. Cette délibération intervient au cours du premier trimestre. Des critères précis d attribution ont été définis : >Si les avoirs financiers (comptes et placements divers) de l association sont supérieurs à 3 mois de fonctionnement, la demande de subvention doit être particulièrement argumentée. >La subvention est automatiquement refusée si ces avoirs sont supérieurs à 6 mois de fonctionnement >La subvention ne peut en aucun cas dépasser 20% du budget de fonctionnement de l association. >Une association dont l activité est tournée essentiellement vers les jeunes (50% de son budget) est prioritaire. Le formulaire pour l attribution des subventions 2013 sera disponible au service finances de la mairie à compter du mois d octobre Pour toute Information complémentaire, adressez-vous au service finances de la mairie Interlocutrice : Anne-Yvonne Le Goff Tél :

3 VIE ASSOCIATIVE Salles Différentes salles municipales sont mises à disposition des associations, principalement : -la salle des Expositions (en Mairie) -la salle des Conférences (en Mairie) -la salle du Ménec (vers les équipements sportifs). Il est conseillé de pré-réserver au plus tôt la salle demandée afin de s assurer de sa disponibilité : la réservation définitive étant réalisée par le dépôt du dossier complet (formulaire de réservation, attestation d assurance etc). Retrouvez dans ce dossier, pour chacune des salles, un exemplaire du formulaire remettre. Pour toute Information complémentaire, adressez-vous à l accueil en mairie Interlocuteur : Michel Le Mouroux Tél : Courriel :m.lemouroux@carnac.fr

4 MAIRIE DE CARNAC B.P CARNAC CEDEX Tél : Fax : RESERVATION de la SALLE DES EXPOSITIONS de la mairie DATE du début de la réservation :.. DATE de fin de la réservation :. Nom de l association... Nom du demandeur... Adresse... N de tél :.... N de fax : OBJET DE LA MANIFESTATION... TARIF DE LOCATION ESPACE Salle d exposition comprenant : - 10 chaises - 4 tables AUTRES PRESTATIONS Cymaises nombre :... Crochets nombre : Grilles caddies pour exposition VAISSELLES (réservées aux associations) Verres (nombre..) Assiettes (nombre..)

5 CONDITIONS D UTILISATION DE LA SALLE - les clés seront remises lors du premier état des lieux fixé le à.. h... puis restituées lors du second état des lieux prévu le à h. - Le nettoyage et le rangement doivent être assurés par le demandeur. - Les tables et les chaises seront rangées dans le local prévu à cet effet. - le demandeur doit remettre, au service de réservation des salles en mairie une attestation d assurance couvrant les risques encourus (incendie, dégâts des eaux, responsabilité civile), à la signature du présent acte de réservation, ainsi qu un chèque de caution de 80 qui ne lui sera restitué que si les lieux sont libérés sans dommage et dans un état de propreté satisfaisante. - Mesures de sécurité : -La porte donnant sur le couloir ne doit pas être condamnée et l accès doit rester dégagé. Chèque reçu le Chèque restitué le - l utilisateur doit impérativement déverrouiller toutes les portes de sortie de secours pendant la durée d occupation de la salle (au moyen du passe général qui lui sera remis). A l inverse, en quittant les lieux, il devra veiller à refermer toutes ces portes et éteindre les lumières. - Il est interdit de fumer dans la salle. VU POUR ACCEPTATION A... le... BON POUR RESERVATION DEFINITIVE A Carnac, le Signature du demandeur Le Maire.

6 MAIRIE DE CARNAC B.P CARNAC CEDEX Tél : Fax : RESERVATION de la SALLE DE CONFERENCES de la mairie DATE demandée... HORAIRES. : de...h...à...h... Nom de l association :... Nom du demandeur :... Adresse :... N de tél : N de fax : OBJET DE LA MANIFESTATION : TARIF DE LOCATION ESPACE Salle de réunion comprenant : chaises - 1 estrade avec bureau 6 places - 4 tables VAISSELLE (réservée aux associations) Verres (nombre) :... Assiettes (nombre) : AUTRES PRESTATIONS Sono : 1 micro sur table Ecran de projection Grilles caddies pour exposition

7 CONDITIONS D UTILISATION DE LA SALLE - les clés seront retirées à l accueil de la mairie, aux heures d ouverture au public puis redéposées à la fin de la réunion. - Le nettoyage et le rangement doivent être assurés par le demandeur. - Les rangées de chaises doivent être alignées et espacées de quatre carreaux. - Les 4 tables seront rangées sous les fenêtres. - Les rideaux seront remontés. - le demandeur doit remettre, au service de réservation des salles en mairie une attestation d assurance couvrant les risques encourus (incendie, dégâts des eaux, responsabilité civile) à la signature du présent acte de réservation. - Mesures de sécurité : - l utilisateur doit impérativement déverrouiller toutes les portes de sortie de secours pendant la durée d occupation de la salle (au moyen du passe général qui lui sera remis). A l inverse, en quittant les lieux, il devra veiller à refermer toutes ces portes et éteindre les lumières. - Il est interdit de fumer dans la salle. VU POUR ACCEPTATION A... le... BON POUR RESERVATION DEFINITIVE A Carnac, le Signature du demandeur Le Maire.

8 MAIRIE DE CARNAC B.P CARNAC CEDEX Tél : Fax : RESERVATION de la SALLE DU MENEC DATE demandée... HORAIRES. : de...h...à...h... DEMANDEUR : Adresse : N de téléphone : N de télécopie. : S il s agit d une association ou autre organisme, préciser les noms, qualités et coordonnées du correspondant OBJET DE LA MANIFESTATION : ESPACE NOMBRE - Toute la salle: - Cuisine - 20 tables 6 places - 20 tables 4 places chaises TARIF DE LOCATION VAISSELLE réservée aux associations Verres Assiettes AUTRES PRESTATIONS réservées aux associations Sono : 1 micro sans fil et 1 micro avec fil sur pied Ecran de projection Panneaux grilles pour exposition Crochets pour exposition (1) cocher les cases correspondantes T.S.V.P. Fiche à retourner à la Mairie de CARNAC, complétée et signée.

9 IMPORTANT : CONDITIONS D UTILISATION DE LA SALLE - les clés seront remises lors de l état des lieux. - Le nettoyage et le rangement doivent être assurés par le demandeur. ETAT DES LIEUX PREVU LE A.h.. - Les chaises sans crochets devront être empilées 4x4, suivant le schéma et laissées dans la salle. - Les chaises avec crochets devront être empilées 4x4 suivant le schéma et rangées dans le local prévu pour cela. - Les grandes tables devront être nettoyées et rangées sur le chariot. - Les petites tables devront être nettoyées et rangées dans le local. - Les poubelles ainsi que les verres perdus devront être déposés aux containers prévus à cet effet. - le demandeur doit remettre, au service de réservation des salles en mairie une attestation d assurance couvrant les risques encourus (incendie, dégâts des eaux, responsabilité civile), à la signature du présent acte de réservation et un chèque de caution de 167,50 qui ne lui sera restitué que si les lieux sont libérés sans dommages et dans un état de propreté satisfaisante. - Mesures de sécurité : - l utilisateur doit impérativement déverrouiller toutes les portes de sortie de secours pendant la durée d occupation de la salle (au moyen du passe général qui lui sera remis). A l inverse, en quittant les lieux, il devra veiller à refermer toutes ces portes, vérifier la bonne fermeture des châssis basculants dans la cuisine et les toilettes, éteindre l ensemble des lumières depuis le tableau situé derrière la porte du vestiaire. - Il est interdit de fumer dans la salle. Chèque reçu le Chèque restitué le VU POUR ACCEPTATION A..., le... Signature du demandeur, BON POUR RESERVATION DEFINITIVE A Carnac, le... Le Maire Fiche à retourner à la Mairie de CARNAC, complétée et signée.

10 VIE ASSOCIATIVE Matériel Le Centre Technique Municipal met à votre disposition du matériel : chaises, tables... Pour toute demande, un formulaire de réservation est à retirer en mairie, à compléter et signer puis à retourner minimum un mois avant la date de la manifestation. Retrouvez dans ce dossier un exemplaire de ce formulaire. Pour toute Information complémentaire, adressez-vous à l accueil en mairie Interlocuteur : Michel Le Mouroux Tél : Courriel : m.lemouroux@carnac.fr

11 DEMANDE DE MATERIEL Nom de l Association :... Nom du demandeur :. Adresse : N de tél : Fax Objet de la manifestation :. La réservation du matériel doit être faite obligatoirement 1 mois avant la date prévue Date prévue : Lieu de livraison.. Personne à contacter pour la livraison Tél.. MATÉRIEL QUANTITE MATERIEL QUANTITE Tables avec tréteaux (10 personnes) Podium 10m x10m = 100m² Tables avec tréteaux (6personnes) Chapiteau 10m x 10m =100m² Chaises métalliques vertes Barrières (ganivelles de 2m40) Chaises coques plastiques Podium roulant Bancs avec tréteaux incorporés Podium 6m x 8m = 48m² Grilles caddies Barrières stop foule Praticables 2m x 1m Sonorisation portative 50 watts Plancher de bal Sonorisation mobile 200 watts Stand minute 3m x 3m Tente 5m x 4m Remarques :. Le matériel est mis à votre disposition sous votre entière responsabilité Reçu par.. Le.à.....h Signature : Repris par Le.à....h Signature : Prix total de location :... Date de dépôt de la demande.. Signature du demandeur Contrôle et signature CTM Le : Pour acceptation, à Carnac le.. Pour le Maire L Adjoint(e) délégué(e)

12 VIE ASSOCIATIVE Déclarations Débit de boissons L ouverture d un débit de boissons est soumise à autorisation préalable du Maire. La demande doit être effectuée minimum trois semaines avant le début de la manifestation. L article L du Code de la Santé publique limite à 5 le nombre d autorisations annuelles par association. Cette autorisation permet l obtention d une licence 2ème catégorie requise pour la vente de vin, bière, cidre, hydromel ou vins doux naturels, crèmes de cassis et jus de fruits ou légumes fermentés comportant 1, 2 ou 3 degrés d alcool. Retrouvez un exemplaire du formulaire «débit de boissons» dans ce dossier. Pour toute Information complémentaire : Interlocutrice : Colette Audic Tél : (standard) Courriel : c.audic@carnac.fr Vente au déballage > Si la manifestation a lieu sur le domaine public, la déclaration doit être adressée en mairie au moins 3 mois avant le début de la manifestation et être accompagnée d une demande d autorisation d occupation du domaine public (article R du Code de commerce). > Si la manifestation n a pas lieu sur le domaine public, la déclaration préalable de vente au déballage est à adresser au maire dans les 15 jours au moins avant la date prévue pour le début de la vente (article R du Code de commerce). Retrouvez un exemplaire du formulaire «vente au déballage» dans ce dossier. Pour toute Information complémentaire : Police municipale Interlocuteur : Michel Courtel Tél : Courriel : m.courtel@carnac.fr

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14 DEMANDE DE BANDEROLE Nom de l Association :. Nom du demandeur :... Adresse :.. N de tél : Fax.. Objet de la manifestation :... FORMAT DE BANDEROLE : 4m x 0m60 (avec3 œillets en haut et 3 œillets en bas) Les demandes pour banderole sont à transmettre obligatoirement au moins un mois avant la manifestation au bureau de réservation de salle et de matériels. Fournir les banderoles vierges au Centre Technique Municipal au moins un mois avant la manifestation. Les banderoles seront installées 7 jours avant la manifestation par le Centre Technique Municipal. ATTENTION! 2 banderoles autorisées par manifestation. Préciser le texte à marquer ou à modifier sur la banderole :... EMPLACEMENT (sous réserve de disponibilité) SOUHAITE DATE DE LA MANIFESTATION ALLOUE PAR LA MAIRIE Purgatoire Croix Audran Carrefour St Michel Rond point de la gendarmerie Jardin de Césarine Rue des Korrigans en hauteur OTSI Plage en hauteur Rue du Tumulus en hauteur Les banderoles mises en place sans autorisation seront retirées par les services de la mairie. Plus tôt sera faite la demande, plus l emplacement souhaité pourra vous être attribué. Date de dépôt de la demande.. Signature du demandeur Contrôle et signature CTM Le : Pour acceptation, à Carnac le.. Pour le Maire L Adjoint(e) délégué(e)

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16 VIE ASSOCIATIVE Sécurité Organisation d une manifestation sur la voie publique Pour la mise en place d une manifestation sur la voie publique, veuillez adresser un courrier en mairie afin d en informer la police municipale qui établira un arrêté municipal. Service d ordre Afin d assurer la sécurité lors de vos manifestations, la police municipale peut intervenir afin de réguler la circulation, d encadrer une déambulation etc. Pour toute Information complémentaire : Police municipale Interlocuteur : Michel Courtel Tél : Courriel : m.courtel@carnac.fr

17 VIE ASSOCIATIVE Communication Afin de relayer vos manifestations, le service Communication de la commune met à votre disposition ses différents supports. Pensez à lui transmettre régulièrement vos informations! Voici, pour chaque support, sa fréquence de parution et ses contraintes de délais : SUPPORTS NATURE DE L INFORMATION SITE INTERNET Rubrique «Agenda» : genre, date, heure, lieu, tél. SITE INTERNET Rubrique «Association» : nom, missions, composition du bureau... AGENDA COMMUNAL PANNEAU LUMINEUX CARNAC ECHOS CARNAC MAGAZINE Rendez-vous : genre, date, heure, lieu, tél. Rendez-vous : genre, date, heure, lieu, tél. Rendez-vous : genre, date, heure, lieu, tél. Rétrospective sur un rendez-vous Période de parution Toute l année Toute l année Toute l année Toute l année REMISE DES ELEMENTS Toute l année si possible minimum deux semaines avant l évènement Toute l année si possible minimum deux semaines avant l évènement Toute l année si possible minimum deux semaines avant l évènement Toute l année si possible minimum deux semaines avant l évènement 1 fois par mois Transmission minimum un mois avant la date de parution Tous les six mois (juin/juillet et décembre) Pour n d été : avril Pour n de décembre : octobre En outre, d autres services peuvent vous être proposés : SUPPORTS BANDEROLES PANNEAUX D AFFICHAGE LIEUX D IMPLANTATION 3 lieux possibles (cf formulaire) Office de tourisme Espace Culturel Terraqué REMISE DES ELEMENTS banderoles remises minimum un mois avant la date de la manifestation un mois avant la date de la manifestation Document à retourner au Centre Technique Municipal (CTM) en mairie Pour des informations complémentaires : Service communication de la mairie Interlocuteurs : Aurore Boisseau - Céline Fourgeaud - Guenhaël Cappé Tél :

18 DEMANDE DE BANDEROLE Nom de l Association :. Nom du demandeur :... Adresse :.. N de tél : Fax.. Objet de la manifestation :... FORMAT DE BANDEROLE : 4m x 0m60 (avec3 œillets en haut et 3 œillets en bas) Les demandes pour banderole sont à transmettre obligatoirement au moins un mois avant la manifestation au bureau de réservation de salle et de matériels. Fournir les banderoles vierges au Centre Technique Municipal au moins un mois avant la manifestation. Les banderoles seront installées 7 jours avant la manifestation par le Centre Technique Municipal. ATTENTION! 2 banderoles autorisées par manifestation. Préciser le texte à marquer ou à modifier sur la banderole :... EMPLACEMENT (sous réserve de disponibilité) SOUHAITE DATE DE LA MANIFESTATION ALLOUE PAR LA MAIRIE Purgatoire Croix Audran Carrefour St Michel Rond point de la gendarmerie Jardin de Césarine Rue des Korrigans en hauteur OTSI Plage en hauteur Rue du Tumulus en hauteur Les banderoles mises en place sans autorisation seront retirées par les services de la mairie. Plus tôt sera faite la demande, plus l emplacement souhaité pourra vous être attribué. Date de dépôt de la demande.. Signature du demandeur Contrôle et signature CTM Le : Pour acceptation, à Carnac le.. Pour le Maire L Adjoint(e) délégué(e)