Convention pour un plan de conservation partagée des périodiques en région Provence-Alpes-Côte d'azur (PACA)

Dimension: px

Commencer à balayer dès la page:

Download "Convention pour un plan de conservation partagée des périodiques en région Provence-Alpes-Côte d'azur (PACA)"

Corinne Labrie
il y a 8 ans
Total affichages :

1 Convention pour un plan de conservation partagée des périodiques en région Provence-Alpes-Côte d'azur (PACA) Entre les soussignés : la collectivité territoriale (ville ou département) :... coordonnées : représenté(e) par :... ou l établissement ou la personne morale :... coordonnées : représenté(e) par :... et l'agence régionale du livre PACA, 8/10 rue des Allumettes, Aix en Provence Cedex 02 représenté par son Président, lui même représenté par la Directrice Léonor de Nussac, il a été convenu ce qui suit. Article. 1 - Objet Les collections de périodiques constituent une source documentaire de première importance pour l ensemble des usagers des bibliothèques, des services d'archives et des centres de documentation, qu il s agisse de la recherche d une information ponctuelle ou d un travail universitaire. L extrême diversité des titres rend impossible l exhaustivité de la couverture documentaire par un seul établissement ; les titres sont présents de façon variable d une bibliothèque à l autre. La présentation matérielle et le papier très fragile des périodiques obligent à prendre des précautions particulières pour leur préservation. Considérant pour toutes ces raisons la nécessité de répartir entre les bibliothèques, les services d'archives et les centres de documentation la conservation de ces documents et les charges qui en découlent, d'assurer le plus large accès aux collections et d en maintenir l exhaustivité, l intégrité et la bonne conservation, cette convention a pour objet de définir les conditions d un plan de conservation partagée des périodiques vivants en région PACA.

.. ou l établissement ou la personne morale :.

2 Article 2 - Modalités de fonctionnement Le plan de conservation partagée des périodiques en région PACA est coordonné par l'agence régionale du livre PACA, avec le soutien des 2 SUDOCS-PS pour le signalement des collections. Pour organiser ce plan, un groupe de travail est constitué. Il est composé de représentants de différents types d'établissements, des 2 SUDOCS-PS, de la DRAC Paca et de l'agence. Il établit régulièrement les listes des périodiques à conserver, après consultation des établissements et en fonction de leurs propositions. Il donne des avis sur les conditions de conservation des collections de référence, en se fondant sur les recommandations de la Direction du livre et de la lecture en ce domaine (voir annexe à la convention). Les compétences sont réparties entre l'agence régionale du livre PACA, les pôles de conservation et les établissements associés. L'Agence régionale du livre PACA, s engage à : - réaliser et mettre à jour, en relation étroite avec les 2 SUDOCS-PS, la base de données régionale, - proposer tous les documents de travail nécessaires aux professionnels et utiles à l information du public, - organiser des réunions de travail avec le comité de suivi et une réunion annuelle de bilan avec les établissements pôles de conservation, et s'ils le souhaitent les établissements associés. Les pôles de conservation Chaque établissement conservant au moins une collection de référence pour la région PACA devient pôle de conservation. Il adhère au SUDOC PS. Il s engage, pour le ou les titres dont il est pôle de conservation, à : - poursuivre les abonnements des périodiques dont il a la responsabilité, - signaler les lacunes des titres conservés pour intégration dans la base de données régionale et procéder une fois par an à l'actualisation de celles-ci à partir d'un bordereau de lacunes à compléter, - satisfaire, sur place ou à distance, toutes les demandes de communication par tous les moyens en vigueur dans l établissement, et garantir l accès gratuit à la consultation sur place des collections de référence, - prendre toutes les mesures (stockage, conditionnement...) pour assurer la conservation et l intégrité des collections, sans limite de temps, et selon les normes en vigueur, - assister aux réunions annuelles mentionnées ci-dessus. Les tarifs appliqués pour le prêt entre bibliothèques, au sein du plan de conservation partagée, sont ceux adoptés par chacun des établissements. Les établissements pôles de conservation s obligent par ailleurs à remplir les engagements souscrits par les établissements associés

Il est composé de représentants de différents types d'établissements, des 2 SUDOCS-PS, de la DRAC Paca et de l'agence.

3 Les établissements associés Chaque établissement susceptible de compléter les collections de référence peut devenir établissement associé. Il s engage à : - interroger, avant toute élimination de ses magasins d'un titre intégré dans le plan de conservation partagée, les pôles de conservation concernés par ce titre. Les titres concernés ne doivent en aucun cas être éliminés sans cette consultation préalable, la liste des lacunes étant actualisée une fois par an. Toute élimination devra être postérieure à la mise à jour annuelle des lacunes des pôles de conservation (selon calendrier figurant en annexe). - procéder au transfert des titres en comblement des lacunes signalées et en informer l Agence, - signaler à l'agence régionale du livre les collections éliminées et les cessations d'abonnements prévues. Article 3 - Statut de l établissement L établissement... est désigné comme : _ pôle de conservation 1 pour les titres proposés par le comité de suivi et acceptés par l établissement dont la liste ci-annexée est tenue à jour par l Agence et/ou _ établissement associé 1 ( 1 Rayer la mention inutile) Article 4 - Statut des collections transférées Pour permettre d'effectuer un dédoublonnage prenant en compte l'état des fascicules, les collections transférées sont cédées définitivement aux pôles de conservation. Le transfert des collections devra être conforme aux règles habituelles des procédures de désaffectation des collections et faire l'objet d'une délibération de l'autorité de tutelle en mentionnant le cadre (Plan de conservation partagée des périodiques en PACA) et la destination des périodiques concernés. Article 5 - Modalités de circulation des collections. Le transfert des collections se fait d établissement à établissement. Il est à la charge de l établissement d origine. Article 6 - Durée de la convention La présente convention, qui prend effet à la date de sa signature, est conclue pour une durée de trois ans renouvelable, par tacite reconduction, pour des durées égales. Elle pourra être dénoncée par lettre recommandée avec accusé de réception par chacune des parties.

Les titres concernés ne doivent en aucun cas être éliminés sans cette consultation préalable, la liste des lacunes étant actualisée une fois par an.

4 Si la résiliation est effectuée par un établissement ayant le statut de pôle de conservation : - les parties s'engagent à tout mettre en œuvre pour désigner un ou plusieurs nouveaux pôles de conservation pour le ou les titres concernés, à qui sera(ont) transférée(s) la (les) collection(s) et avec le(s)quel(s) sera conclu une nouvelle convention. - Les collections seront conservées par le pôle dans l'attente de cette (ces) désignations. A défaut d'une (de) telle(s) désignations, le pôle de conservation sera libre de disposer des collections comme il l'entend, sous réserve de respecter les conventions conclues avec les différents établissements associés et partenaires. - Le transfert des collections concernées sera à la charge du pôle de conservation qui s'est désengagé. Si la résiliation est effectuée par l'agence, celle-ci s'engage à tout mettre en œuvre pour trouver une structure de nature à poursuivre le travail engagé, structure à qui le présent contrat sera transféré. À défaut, le plan de conservation partagée ne pourra se poursuivre. L'ensemble des dispositions contractuelles liant les établissements entre eux devront être respectés. Fait à le L établissement (l autorité légale ou son représentant) Agence régionale du Livre Paca

- Les collections seront conservées par le pôle dans l'attente de cette (ces) désignations.

5 Annexe 1 Modalités complémentaires 1 Conservation des collections Les Recommandation techniques de la direction du Livre et de la Lecture pour la protection et la mise en valeur du patrimoine écrit ont été publiées en 1998 et sont disponibles en ligne sur le site du ministère de la Culture, à l'adresse : Se référer plus particulièrement au chapitre 8 "La préservation des journaux". 2 Prêt à domicile Il est souhaitable que cette modalité de communication des documents reste limitée aux collections des trois dernières années, afin de faciliter le remplacement par les établissements associés des numéros éventuellement égarés ou abîmés. 3- Signalisation des lacunes La date limite de mise à jour des lacunes constatées par les pôles de conservation est fixée au 31 décembre de chaque année. 4 Transferts initiaux des collections En cas de transferts initiaux importants pour la mise en œuvre du plan, une aide logistique pourra éventuellement être apportée, au cas par cas, par l'agence régionale du livre PACA. Des regroupements pour faciliter la logistique pourront être effectués selon un calendrier proposé par l'arl.

htm Se référer plus particulièrement au chapitre 8 "La préservation des journaux".

Documents pareils

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

CONTRAT D'ABONNEMENT À LA BANQUE DE DONNÉES MACRO-ÉCONOMIQUES DE L INSEE Contrat n ENTRE LES SOUSSIGNÉS : L'Institut national de la statistique et des études économiques, 18, boulevard Adolphe Pinard -