Présenter avec Impress

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1 CHAPITRE 5 Présenter avec Impress Impress est le module de présentation de OpenOffice.org, comme PowerPoint est celui de la suite Microsoft Office. Comme son nom l indique, Impress est un outil qui vous aide à impressionner vos auditeurs ou vos lecteurs au moyen d une présentation. Ce logiciel de présentation accompagne les utilisateurs dans toutes les activités de diffusion d une information. Ce genre de logiciel est devenu incontournable dans les conférences, les assemblées générales, mais également pour récapituler les notions principales d un cours, les résultats d une recherche ou la stratégie de lancement d un produit. La prise en main de ce logiciel est beaucoup plus rapide que celle de Writer ou de Calc. Découvrons ses éléments fondamentaux avant de nous plonger dans la pratique. Préliminaires Le produit final d Impress est un diaporama, c est-à-dire une série de diapositives destinées à être visionnées une par une dans un ordre préétabli. Cela constitue une sorte de progression logique qui aide la personne à structurer sa pensée pour rendre son discours plus efficace. Vous pouvez voir un exemple de diaporama à la Figure 5.1. FIGURE 5.1 Exemple de série de diapositives 189

2 À la différence des documents produits par Writer et par Calc, le support final d un diaporama Impress n est pas limité à l impression (malgré la proximité des deux noms). Les diaporamas sont principalement destinés à être diffusés : sur un vidéoprojecteur pour affichage sur grand écran ; sous forme de fichier animé autonome pouvant être visionné sur d autres ordinateurs ; sous forme de document imprimé en couleurs sur un support épais, éventuellement plastifié ensuite. Le composant principal d un diaporama est la diapositive. C est une sorte de planche qui se présente presque toujours dans un format rectangulaire en orientation paysage (à l italienne). Cette diapositive accepte toutes sortes d objets : des titres ; des textes, libres ou en relation avec un plan ; des cadres pour recevoir une image, une liaison avec un fichier audio ou vidéo ou un lien dynamique ; des feuilles de calcul et des diagrammes issus de Calc. Tous les objets sont insérés dans des cadres. Impress propose une série de formats de diapo prédéfinis combinant des variantes de différents cadres, par exemple : un cadre de titre en haut avec deux cadres de texte côte à côte en bas ; un cadre de titre, puis un cadre d image à côté d un cadre de texte ; aucun titre mais un grand cadre pour insérer une image ; et beaucoup d autres possibilités. Ces gabarits de page prédéfinis s appellent dans Impress des Mises en page. Vous pouvez néanmoins insérer librement des images sur une page. L élément caractéristique des logiciels de présentation est la gestion des transitions, qui permet de contrôler les conditions dans lesquelles l affichage passe d une diapositive à la suivante. La transition peut être manuelle (par exemple lorsque vous cliquez n importe où dans la fenêtre), programmée pour se déclencher à un moment précis, ou en réaction à une condition extérieure. Un effet peut être défini pour chaque transition afin de faire apparaître la nouvelle diapositive progressivement. Une dernière notion capitale relative à Impress concerne le corps des textes, c est-à-dire la taille des caractères. En général, les corps utilisés vont d environ 40 pour les grands titres jusqu à 20 pour les paragraphes de plus bas niveau. Des corps plus petits sont illisibles lors d une projection dans une salle. Vous pourrez passer outre ces règles si le mode de diffusion prévu permet une lecture de près. 190 Chapitre 5 > Présenter avec Impress

3 Création d'un diaporama À la différence de Writer et de Calc, Impress propose par défaut de vous guider dans les étapes initiales de création de votre diaporama en affichant un assistant de création. Vous connaissez les avantages des assistants : ils permettent de passer rapidement en revue les principaux paramètres d un document. L inconvénient des assistants est ce que l on appelle l effet tunnel. Lorsque vous vous êtes lancé dans la première étape, vous devez a priori aller jusqu à la dernière avant de pouvoir faire une pause. Dans Impress, vous pouvez vous arrêter à tout moment, sans passer par les étapes ultérieures. INFO Il est possible de débrayer le lancement automatique de l'assistant de démarrage d'un nouveau diaporama. Il suffit d'aller dans les options de Impress, dans la catégorie Générale pour désactiver l'option intitulée Démarrer avec l'assistant. Nous allons nous servir de l assistant pour créer notre diaporama. Préparer le document Dans Impress, vous choisissez au démarrage un format de page, un arrière-plan et un modèle de page initial. Quels que soient vos choix à ce niveau, vous allez obtenir une série de diapositives reliées entre elles par des paramètres de transition. Chaque diapositive constitue une page dont la surface est limitée. Il est beaucoup moins facile dans Impress que dans Writer de travailler par tâtonnement. Lorsque vous avez rempli tout l espace d une diapositive et que vous manquez de place pour insérer deux paragraphes supplémentaires, il vous faudra alors insérer une diapositive supplémentaire juste après celle qui déborde pour y placer les deux paragraphes en question. Voilà pourquoi il est conseillé de préparer un plan de son diaporama sur papier libre. Vous verrez que vous gagnerez beaucoup de temps. D ailleurs, Impress propose une fonction trop méconnue qui s appelle le mode Plan. Lorsque vous saisissez du texte dans ce mode, c est un peu comme si vous étiez en train de saisir les différentes lignes d une table des matières. Vous saisissez un titre, puis un sous-titre, puis un ou deux paragraphes avec éventuellement un sous-paragraphe. Chaque paragraphe est associé à un style (ce sont des styles prédéfinis Plan1 à Plan9). Un autre avantage du mode Plan est de donner accès à toutes les diapositives quels que soient les paramètres de transition. Tous les cadres contenant des éléments du plan s enchaî nent les uns après les autres. À l usage, vous en verrez l intérêt. Chapitre 5 > Présenter avec Impress 191

4 EXERCICE 5.1 : CRÉER UNE ÉBAUCHE SUR PAPIER LIBRE Prenez une feuille de papier et notez les points principaux de votre intervention ou de votre présentation. Nous allons prendre comme exemple un diaporama pour l assemblée générale d une association. Il contiendra les séquences suivantes : l accueil des participants et ordre du jour (1 page) ; l approbation du CR précédent (1 page) ; le rapport moral du président (1 page) ; le rapport financier du trésorier (1 page) ; le projet (3 pages) ; les remerciements (1 page). Nous allons utiliser l assistant pour dégrossir notre diaporama puis nous utiliserons notre ébauche pour construire le plan. Réaliser le diaporama À la fin de cette série d exercices, nous aurons obtenu un diaporama fonctionnel. EXERCICE 5.2 : DÉMARRER LA CRÉATION D'UN DIAPORAMA 1. Démarrez OpenOffice.org si nécessaire et choisissez Fichier/Nouveau/Présentation. Vous voyez apparaître la boîte de l assistant à l étape 1 (voir Figure 5.2). Cliquez sur l option du type A partir d un modèle. Ouvrez la liste qui indique Présentation. Choisissez Arrière-plan de présentation. FIGURE 5.2 La boîte de création de diaporama, étape Chapitre 5 > Présenter avec Impress

5 2. Dans les arrière-plans prédéfinis, choisissez Mer de glace. Il offre un fond clair, moins fatigant pour les yeux lorsqu il est visionné sur un écran. Beaucoup plus important, il consomme moins d encre. ASTUCE Si vous imprimez les pages d'un diaporama, vous pouvez économiser de l'encre en supprimant l'arrière-plan dans une copie de travail de votre fichier d'origine. 3. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l étape 2. Cette étape concerne les arrièreplans et la destination. Nous avons déjà choisi un arrière-plan correct. Observez la section d options Sélectionner un média de sortie en bas. Vous pouvez laisser l option telle quelle, ou bien choisir Écran si vous souhaitez projeter votre diaporama (voir Figure 5.3). FIGURE 5.3 Choix d'une destination écran pour le diaporama, étape 2 4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l étape 3. Cette étape est facultative. Elle permet de choisir un effet de transition qui sera appliqué par défaut à toutes les diapositives. Ouvrez la liste Effets et choisissez n importe quel effet. Vous pourrez en changer plus tard. Cliquez sur Suivant. 5. Dans l étape 4, vous pouvez saisir des données, comme le nom de l association et le sujet du diaporama. Saisissez un nom de votre choix dans le premier champ et indiquez AG2009 dans le deuxième (voir Figure 5.5). Chapitre 5 > Présenter avec Impress 193

6 FIGURE 5.4 La boîte de création de diaporama, étape 3 FIGURE 5.5 La boîte de création de diaporama, étape 4 6. Cliquez sur Suivant. La dernière étape est inutile dans notre cas, puisqu elle sert à sélectionner quelle page vous désirez conserver à partir du modèle. Dans les étapes précédentes, nous n avions pas choisi de modèle, mais seulement un arrière-plan prédéfini qui était le même pour toutes les pages. Cliquez sur Précédent pour revenir à l étape 4. Vous constatez que vos données sont toujours visibles. Cliquez enfin sur le bouton Créer pour accéder à la fenêtre principale de Impress (voir Figure 5.6). 7. Vous remarquez que les données saisies sont présentées dans l unique diapositive du projet. 194 Chapitre 5 > Présenter avec Impress

7 FIGURE 5.6 La fenêtre principale de Impress 8. Nous allons passer en revue les principaux éléments de cette fenêtre. Au préalable nous allons enregistrer le document dans un fichier. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer. Vous voyez apparaître une boîte standard de désignation de fichier (voir Figure 5.7). FIGURE 5.7 La boîte de désignation de fichier Chapitre 5 > Présenter avec Impress 195

8 9. Saisissez un nom suggestif pour votre projet, par exemple EXO5_AG, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez enregistrer dans le format natif de Impress qui correspond à l extension de nom de fichier.odp. Vous pouvez également créer un modèle (.otp) ou enregistrer dans le format de Microsoft Powerpoint 97/2000/XP. D autres formats moins répandus sont également disponibles. La fenêtre de Impress se décompose ainsi : la barre de menu, les barres d outils et une barre d état (éléments communs avec Writer et Calc) ; une partie principale spécifique composée de trois ou quatre volets verticaux : Le volet Diapos sur la gauche qui contient une vue miniature des diapositives existantes. La partie centrale est la zone d édition de la diapositive courante, c est-à-dire celle qui est sélectionnée dans le volet des diapos à gauche. Elle contient en haut cinq onglets de sélection de mode de travail. Vous êtes dans le mode Normal dans lequel la surface centrale sert de zone d édition de la diapositive courante. Sur la droite, vous trouvez un volet indiquant quatre catégories, Pages maîtresses, Mises en page, Animations personnalisées et Transitions. Vous voyez enfin en option un volet tout à fait à droite contenant les styles de paragraphes utilisables dans Impress. Nous pouvons maintenant passer à la saisie des textes principaux qui vont constituer l ossature de notre présentation. Pages maîtresses et mises en page Au départ, la première diapositive affichée à l écran est déjà dotée de plusieurs attributs, en fonction des choix faits avec l assistant (vous auriez pu partir d une présentation vide). Les zones colorées de la page sont issues de la page maîtresse associée à ce diaporama. La page maîtresse est la même pour toutes les pages. Elle donnera sa cohérence à votre document. En revanche, les différents cadres de texte ne dépendent pas de la page maîtresse, mais de la mise en page choisie. Une mise en page est une sorte de gabarit de page. Vous pouvez choisir une mise en page différente pour chaque page du diaporama. Voyons d abord la liste des pages maîtresses disponibles. Dans le volet droit qui contient quatre catégories, cliquez dans la ligne Pages maîtresses pour y accéder (voir Figure 5.8). 196 Chapitre 5 > Présenter avec Impress

9 La page maîtresse utilisée dans cet exemple est encadrée. Vous pouvez en changer en cliquant sur l un des autres modèles, mais pour l instant conservez celle-ci. Allons voir les mises en page disponibles en cliquant dans la ligne de la catégorie Mises en page (dans le même volet Tâches). FIGURE 5.8 Le volet des Pages maîtresses FIGURE 5.9 Le volet des Mises en page La mise en page actuellement associée à la page courante se repère par un cadre grisé. Vous pouvez opter pour une autre mise en page en cliquant dans la miniature appropriée. Chaque page peut être associée à une mise en page différente. Vous choisirez la mise en page la plus appropriée pour chaque page en fonction du contenu que vous voulez placer dans la diapositive. Par exemple, pour une page qui contient une feuille de calcul, vous choisirez la mise en page Titre, feuille de calcul. Cette option fera apparaître un nouveau cadre dans la page (masquant éventuellement le texte déjà saisi pour la même diapo, mais nous reviendrons sur ces opérations plus loin). Voyons d abord comment saisir du texte dans quelques diapositives. Chapitre 5 > Présenter avec Impress 197

10 Saisie des textes Habituellement, vous commencez la création de votre présentation par la saisie de la partie textuelle, quitte à la retoucher ensuite. C est dans un deuxième temps que vous allez insérer des images, des feuilles de calcul, des diagrammes et d autres documents complémentaires. La saisie des textes peut se faire de deux manières : Vous saisissez les textes dans les cadres d une diapositive puis vous insérez la diapositive suivante et vous poursuivez le processus. Vous basculez en mode Plan pour saisir les titres et les textes de toute la présentation d une seule traite. La saisie en mode Normal est celle adoptée par la plupart des utilisateurs, parfois involontairement. Découvrons-la maintenant. EXERCICE 5.3 : SAISIR UN TEXTE EN MODE NORMAL 1. Ouvrez le fichier EXO5_AG1 du CD d accompagnement. 2. Dans le volet central, vous êtes censés voir l unique diapositive en grand format. C est le mode d affichage du mode Normal. 3. Cliquez dans la zone grisée où se trouve déjà le nom de l association. Cliquez juste sous cette mention, à côté de la puce sans texte. 4. Saisissez le texte choisi pour la diapositive d ouverture. Dans l exemple, indiquez Ordre du jour : puis frappez la touche e. 5. Vous voyez apparaître une troisième ligne avec une puce, comme dans le cas des listes à puce automatiques de Writer. La différence est que vous pouvez ici décider du niveau de plan de chaque ligne (ou paragraphe), même si vous ne travaillez pas dans le mode Plan. 6. Frappez la touche t une fois. Cette action vous permet de descendre d un niveau dans la hiérarchie du plan. 7. Saisissez le texte du premier point de l ordre du jour et frappez e. Dans l exemple, indiquez Approbation du compte-rendu (voir Figure 5.10). Saisissez les autres points de l ordre du jour en vous référant à la Figure Vous vous demandez peut-être comment nous avons réussi à remonter d un niveau pour écrire la dernière ligne, Clôture et remerciements. Pour remonter d un niveau dans la hiérarchie du plan, il suffit d enfoncer la touche s en même temps que la touche t. 198 Chapitre 5 > Présenter avec Impress

11 FIGURE 5.10 Saisie d'un sous-niveau de texte FIGURE 5.11 Fin de la saisie de la première diapositive 9. Sélectionnez la première ligne de texte qui contient le nom de l association. Dans la barre de formatage au-dessus des trois volets, ouvrez la liste Taille de police et choisissez une police plus grande, par exemple Revenez au début de cette première ligne et complétez le texte par une formule de bienvenue : Bienvenue à l'assemblée générale annuelle de l'association Polyklav. Cette opération a un effet fâcheux : le cadre de texte déborde des limites de la diapositive (voir Figure 5.12). Le logiciel ne génère pas d autre page automatiquement. Chapitre 5 > Présenter avec Impress 199

12 FIGURE 5.12 Débordement du cadre Vous devez remédier à ce problème, car le texte qui déborde n apparaîtra pas dans votre diaporama. Pour cela, vous disposez de plusieurs méthodes. EXERCICE 5.4 : CORRIGER UN DÉBORDEMENT DE CONTENU 1. Essayez d augmenter les dimensions du cadre du côté droit. Cliquez sur un bord du cadre pour faire apparaître les poignées. Faites glisser la poignée centrale du segment droit vers la droite jusqu à faire réapparaître la totalité du texte (voir Figure 5.13). FIGURE 5.13 Le débordement corrigé 200 Chapitre 5 > Présenter avec Impress

13 Il peut arriver que cela ne soit pas suffisant. Dans ce cas, vous devez soit rejeter une partie de votre contenu dans la diapositive suivante, soit réduire le corps de certains paragraphes. 2. Sélectionnez la totalité du premier paragraphe dans le cadre et réduisez un peu le corps (choisissez par exemple 36). 3. Désélectionnez le texte en cliquant en dehors du cadre. Une autre possibilité consiste à réduire l espace entre les paragraphes en intervenant soit directement (mais c est déconseillé), soit en modifiant le style de paragraphe correspondant. Nous avons déjà vu comment modifier un style dans le Chapitre 3 consacré à Writer. Il s agit du même outil dans Impress. La seule différence est que les niveaux dans Impress sont prédéfinis. Voici leurs noms dans l ordre décroissant de leur hiérarchie : Titre ; Sous-titre ; Plan1 à Plan9. Les niveaux prédéfinis ont pour avantage de maintenir la cohérence entre les diapositives. Notre première diapositive est achevée. Nous allons en créer une deuxième. EXERCICE 5.5 : INSÉRER UNE DIAPOSITIVE 1. Observez le volet de gauche, Diapos. Cliquez du bouton droit sous l unique diapo. Vous voyez apparaître un filet horizontal épais ainsi qu une option Nouvelle diapo. Choisissez-la (voir Figure 5.14). FIGURE 5.14 Commande d'insertion de diapositives Chapitre 5 > Présenter avec Impress 201

14 2. La nouvelle diapositive ne contient pour l instant aucun texte (voir Figure 5.15). Elle adopte par défaut la même mise en page que la précédente. Vous remarquez deux mentions qui n ont pas été saisies par vous. Ce sont des éléments automatiques. Dès que vous cliquez et saisissez du texte, ces textes automatiques disparaissent. Si vous ne saisissez rien, ces textes seront de toute façon invisibles dans le diaporama. FIGURE 5.15 La nouvelle diapositive "vide" 3. Nous allons changer de gabarit de page. Dans le volet Mises en page (dépliez-le si nécessaire) à droite, repérez le modèle qui comporte un petit dessin de maison en colonne de droite et une hiérarchie en colonne de gauche. Lorsque vous laissez le pointeur sur cette mise en page, elle indique Titre, texte, ClipArt (Notez que ClipArt doit se comprendre ici comme "Image"). 4. Cliquez une fois sur cette miniature pour l associer à la page courante. 5. Dans le volet central, vous voyez apparaître deux cadres : un cadre de plan à gauche et un cadre d image. 6. Revenez dans la première diapositive, sélectionnez toute la ligne du premier point de l ordre du jour (Approbation du compte-rendu), copiez le dans le presse-papiers avec le raccourci clavier c+c et repassez dans la seconde diapositive. 7. Cliquez dans le cadre du titre en haut puis utilisez la commande Édition/Collage spécial pour coller votre texte en mode Texte non formaté (voir Figure 5.16). Cette opération nous a évité de perdre les paramètres de format de titre de la seconde diapositive. 202 Chapitre 5 > Présenter avec Impress

15 FIGURE 5.16 Résultat du collage d'un texte Nous allons maintenant insérer une image pour occuper l espace libre. EXERCICE 5.6 : INSÉRER UNE IMAGE 1. Cliquez une seule fois sur le cadre destiné à recevoir une image à droite et augmentez sa taille de façon à ce qu il recouvre l autre cadre. 2. Double-cliquez dans ce cadre et sélectionnez un fichier d image. Dans l exemple, rendezvous dans le sous-dossier CHAP5, choisissez le fichier nommé PHOTO_Fondbleu.jpg puis cliquez sur Ouvrir (voir Figure 5.17). FIGURE 5.17 Insertion d'une image dans une diapositive 3. Utilisez les poignées de retaille pour adapter la taille de votre image. Vous pouvez par exemple aligner ses bords gauche et droit avec le début et la fin du texte du titre. Chapitre 5 > Présenter avec Impress 203