Modalités d'attribution

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1 PROCOMS 92 Promotion du Commerce et des Services dans les Hauts-de-Seine Règlement La subvention PROCOMS 92 a pour objet de favoriser le développement du commerce local, en cofinançant la mise en place d'actions réalisées par des associations de commerçants du département des Hauts de Seine, sédentaires ou non-sédentaires, juridiquement déclarées. En accordant son aide, le Département des Hauts de Seine souhaite donner aux associations bénéficiaires l'opportunité d'être plus performantes pour s'adapter aux évolutions actuelles du commerce, de réaliser des opérations originales ou des actions de communication fortes. Cette aide est financée par le Département des Hauts de Seine et les dossiers de demande de subvention sont instruits par la Chambre de Commerce et d'industrie de Paris Hautsde-Seine. Modalités d'attribution Deux modes de calcul de la subvention PROCOMS La maîtrise d'œuvre de l'opération est confiée à un prestataire unique qui se charge de l organisation : en faisant appel à un seul prestataire qui prend en charge la réalisation globale de son projet, l'association de commerçants peut bénéficier d'une subvention PROCOMS 92 d'un montant s élevant jusqu à 35 % maximum du budget prévisionnel de l'opération TTC et plafonné à La maîtrise d'œuvre de l'opération reste à l'association de commerçants parce qu'elle organise elle-même l'opération : de ce fait, elle fait appel à divers sous-traitants et peut alors bénéficier d'une subvention PROCOMS 92 d'un montant s élevant jusqu à 35 % maximum du budget prévisionnel de l'opération TTC et plafonné à Attention : les membres du Bureau d'une association de commerçants ne peuvent, en aucun cas, être prestataires rémunérés d'une opération si celle-ci fait l'objet d'une demande de subvention relevant de fonds publics, comme le PROCOMS 92.

2 Conditions d'éligibilité Ce soutien financier concerne trois catégories d'actions 1. Les animations faisant preuve d'une originalité particulière. 2. Les opérations de communication pour mettre en valeur l'offre du commerce local (des cœurs de villes et/ou des quartiers) : campagne d affichage, création de supports (plaquettes, tracts, magazine ), renforcement de l identité de l'association (logo, vitrophanie ), achat d espaces publicitaires ou de support de presse, cinéma, radio 3. investissements dans une étude ou du conseil permettant de renforcer l action de l'association ou le professionnalisme de ses adhérents : étude d'une zone de chalandise enquête sur le comportement et les attentes de la clientèle NB : détail des opérations et actions éligibles, en annexe page 5 Pour favoriser la réalisation d actions collectives entre plusieurs associations de commerçants, si la demande de subvention PROCOMS 92 concerne une opération commune, chaque association peut percevoir une subvention calculée au prorata de sa participation et dans le respect des conditions d attribution fixées dans ce règlement. Ce soutien financier : est limité pour chaque association à une demande de subvention par an, ne s'applique pas aux opérations qui s'autofinancent comme, par exemple, la mise en place d'un vide-grenier ou d'une foire à la brocante ou bien la réalisation d'un annuaire des commerçants (c'est-à-dire, chaque fois que les participants payent à l'association ou à son prestataire leur emplacement commercial ou publicitaire) n'est pas accordé, lorsqu'une même association de commerçants sollicite une subvention PROCOMS 92 une troisième année consécutive pour la même opération (comme par exemple, les fêtes de Noël, la fête des mères, la fête du goût ) L'association requérante doit impérativement bénéficier d'une aide financière de sa municipalité : soit, sous forme de subvention annuelle, soit, sous forme de subvention ponctuelle pour l opération, L aide municipale doit être au moins équivalente au montant de la subvention PROCOMS 92 qui est demandée. Les aides en nature (comme la mise en place des décors de Noël par les services techniques municipaux, la réalisation gratuite de supports de communication ) ne sont pas prises en compte dans le calcul de la subvention municipale Dernière mise à jour : novembre

3 Constitution du dossier La demande de subvention PROCOMS 92 est réalisée avec un conseiller de la CCIP Hauts-de- Seine (dont le rôle est de prendre en charge le montage des dossiers de demande de subvention). 1. Les dossiers PROCOMS 92 sont soumis à des délibérations, elles ont lieu lors de "Commissions permanentes", réunissant les conseillers généraux généralement une fois par mois, sauf en août. 2. Les demandes de subventions PROCOMS 92 doivent passer en Commission permanente avant le début des actions concernées, les délais pour les présenter doivent impérativement être respectés. 3. L'association de commerçants doit se renseigner auprès de la CCIP Hauts-de-Seine, sur les dates limites de dépôt d'un dossier en fonction de la période envisagée pour réaliser une opération. L'association de commerçants doit fournir les éléments suivants : 1. les objectifs de l'opération et ses éléments descriptifs, 2. les éléments prévisionnels des charges* et des ressources de l'opération (dont la subvention municipale) *attention : les charges prévisionnelles ne doivent concerner que les postes qui seront facturés au nom de l'association de commerçants 3. un RIB récent (relevé d'identité bancaire de l'association de commerçants), 4. un courrier de demande émis par le Département des Hauts-de-Seine, à compléter et à signer par le responsable de l'association de commerçants ou son représentant, 5. une déclaration sur l honneur, signée par le responsable de l'association de commerçants ou son représentant, attestant du versement d'une subvention communale au moins équivalente au montant indiqué dans le budget prévisionnel TTC. La CCIP Hauts-de-Seine complète la demande : 1. en réalisant un dossier de candidature, avec le responsable de l'association de commerçants ou son représentant (présentation de l association, de l opération et de ses objectifs ainsi que le compte d'exploitation prévisionnel) 2. en présentant un avis technique, pour étayer la demande de subvention de l'association de commerçants, sous la responsabilité de la CCIP Hauts-de-Seine. La CCIP Hauts-de-Seine transmet aux services départementaux, les pièces suivantes : le dossier de candidature et son avis technique, la lettre convention entre de l'association de commerçants et le Conseil général la déclaration sur l honneur du versement d'une subvention communale, le RIB de l'association de commerçants. Dernière mise à jour : novembre

4 Modalités de versement de la subvention départementale En cas d octroi de la subvention, par la Commission permanente, l'association de commerçants est informée par une lettre du Président du Conseil général ou de son représentant. Les conditions de versement sont les suivantes : 1. un premier versement de 50% du montant de la subvention attribuée, est effectué sur le compte de l'association de commerçants ; elle en est avertie par un courrier des services départementaux, 2. pour obtenir le versement du solde de la subvention, l'association de commerçants bénéficiaire doit prendre contact, une fois l opération terminée, avec la CCIP Hauts-de- Seine pour clôturer son dossier, 3. le dossier de clôture, transmis au Département par la CCIP Hauts-de-Seine, pour le paiement du solde est constitué des pièces suivantes : une fiche de synthèse de l'opération, renseignée avec le conseiller de la CCIP et signée par le responsable de l'association de commerçants ou son représentant, une copie de toutes les factures, au nom de l'association, concernant les actions réalisées et mentionnées dans le dossier de demande de subvention, le compte d'exploitation comparatif entre le prévisionnel et le réalisé, en 4 ème page du dossier de candidature. Modalités de recalcul éventuel de la subvention départementale Le montant de la subvention départementale ainsi que le taux utilisé pour son calcul sont votés lors de la séance la Commission permanente. Le montant de subvention attribué par la Commission permanente ne peut en aucun cas être révisé à la hausse même si les charges de l'opération réalisée s'avèrent supérieures au budget prévisionnel TTC. Le montant de la subvention sera recalculé à la baisse dans les cas suivants : - si le montant de la subvention allouée par la Commune est inférieur au montant de la subvention attribuée par le Département, le montant de la subvention départementale sera alors ramené au montant alloué par la Commune. - si au moment de la clôture du dossier, le montant des charges réalisées et facturées s'avère inférieur au montant budget prévisionnel TTC, le montant de la subvention est alors recalculé au prorata des dépenses réellement engagées et du taux validé* en Commission permanente. - si au moment de la clôture du dossier, la subvention recalculée sur les dépenses réalisées s'avère inférieure au montant du premier versement de 50%, reçu par l'association, le trop perçu sera reversé au Département. Dernière mise à jour : novembre

5 En tout état de cause, les sommes déjà versées, non utilisées ou non-conformes à la destination de la subvention, seront restituées au Département. Contrôle de l emploi des fonds par les services du Département : L utilisation des fonds sera soumise au contrôle du Département dans le respect de la législation en vigueur. Ainsi les associations de commerçants produiront un compte rendu financier attestant de la conformité des dépenses affectées à l objet de la subvention dans les six mois suivant la fin de l exercice pour lequel elle a été attribuée. De plus, pour faciliter le contrôle du Département, les associations communiqueront tout document et pièces justificatives utiles sollicitées par le Département. *En cas de montant plafond de la subvention (4.500 ou euros) atteint lors du prévisionnel, le taux de référence pour recalculer la subvention est de 35% Rappel Renseignements CCIP Hauts de Seine : Tous les éléments de dossier doivent être adressés à la : CCIP Hauts-de-Seine Service Développement du Commerce "PROCOMS 92" Immeuble Via Verde 55, place Nelson Mandela Nanterre Cedex Dernière mise à jour : novembre

6 ANNEXE Actions et postes éligibles dans le cadre de la subvention PROCOMS 92 LES OPERATIONS D'ANIMATIONS Animations avec supports thématiques ou traditionnels, comme le Père Noël en tenue et photos avec les enfants, la ferme géante avec ses animaux, la fête du goût avec ses dégustations, le défilé de mode pour mettre en valeur l'offre locale de prêt à porter, le carnaval animé par les commerçants Animations avec supports artistiques : orchestres, artistes de rue comme jongleurs, échassiers, clowns... Ateliers mis en place comme le maquillage des enfants, activités sportives comme une patinoire LES ACTIONS PROMOTIONNELLES Toute action permettant d'attirer la clientèle potentielle et de densifier la fréquentation des pôles commerciaux. Bons d'achats, bons ou chéquiers de réduction, supports de fidélisation (carte de fidélité, chèques cadeaux, E-couponing ) Lots et cadeaux clientèle. Jeux divers et gratuits permettant de gagner des lots comme un quizz, un jeu de piste avec énigmes, des bulletins de participation à une loterie, des tickets à gratter Mise en place de services ponctuels : soit pour renforcer l'accessibilité aux pôles commerciaux comme l'achat de tickets de stationnement pour la clientèle, la mise à disposition de voituriers, de navettes vers des parkings soit pour faciliter les achats, comme la mise en place d'un service de livraison, d'un service de "grooms" pour porter les achats vers les voitures ou l'offre d'une halte garderie pour les jeunes enfants MISE EN VALEUR VISUELLE DE SITES OU DE POINTS DE VENTE Décoration sur une thématique commune et un code couleur commun des points de ventes et de leurs vitrines : soit par achat de matériels par l'association, soit par location de décors et mise en place par un prestataire professionnel Décoration de rues ou d'espaces publics (avec accord de la commune). SUPPORTS DE COMMUNICATION Réalisation d'affiches, de tracts, de dépliants, de guides du commerce (non autofinancé), de dépliants ou tout autre support écrit Réalisation d'objets publicitaires (communication par l'objet) Achat d'espaces publicitaires tout vecteur : presse écrite, radio, télévision, internet, mobilier urbain, panneaux électroniques, écrans numériques, toute forme d'espaces d'affichages Location de supports mobiles de communication : tout type de véhicules sonorisés ou non, avec support publicitaire ou promotionnel personnalisé Diffusion de la communication : mailing boîtes aux lettres, distribution dans la rue (par des hôtesses par exemple), ing RECOURS A UN CONSULTANT POUR DU CONSEIL OU UNE ETUDE Certaines associations de commerçants investissent sur une étude concernant leur pôle commercial le plus souvent : pour mieux connaitre leur zone de chalandise (clientèle potentielle, concurrence ) pour connaitre l'opinion et les attentes de leur clientèle potentielle et/ou pour connaitre les attentes des commerçants de leur secteur Le conseil sur l'aménagement des vitrines et des points de vente (merchandising) peut aussi être envisagé plus collectivement au niveau d'une association Dernière mise à jour : novembre