La solution collaborative pour les Missions Locales

Transcription

1 La solution collaborative pour les Missions Locales CorpusCloud SARL est une société éditeur de logiciel dans le domaine des outils collaboratifs en ligne. CorpusCloud développe et commercialise la solution OBooLo, dédiée aux Missions Locales et structures associatives. Déployée depuis trois ans au sein de ses premiers clients Missions Locales dans la région Sud- Est, OBooLo est aujourd hui présent sur tout le territoire français et Outre- Mer (voir fiche de présentation et références clients ci- joint). Des investissements récents en R&D, l intégration de nouvelles technologies, et un effort redoublé de collectes de besoins des utilisateurs ont permis une évolution fonctionnelle et ergonomique de la solution OBooLo, outil collaboratif en ligne accessible en tout lieu et à tout moment, axé sur l optimisation des processus internes et de l organisation au quotidien des Missions Locales. est une solution logicielle collaborative en ligne, modulaire et dont les fonctions ont été conçues pour répondre aux besoins des Missions Locales. CorpusCloud, c est une équipe commerciale et technique, à vos côtés tout au long de votre cours dans OBoolo, joignable et à l'écoute pour une prise en compte rapide de vos questions et de vos besoins métiers. C est également un tenaire qui a inscrit OBooLo dans sa stratégie de développement avec un plan d évolution et d investissement, dès à présent et sur le long terme. La stratégie de CorpusCloud est de continuer à faire évoluer la solution OBooLo tout en restant cohérent avec l architecture et les fonctions existantes. Ainsi, de nouvelles fonctionnalités viennent régulièrement enrichir le cœur de la plateforme, et tous les clients bénéficient de ces améliorations pour un même tarif initial, convenu à la signature du contrat. Page 1 sur 10

2 Présentation générale de la solution : fonctions standards Agenda tagé Gestion des tâches Tableaux de bords Pilotage d activités és Agendas tagés en ligne : planification, prise de rendez- vous, disponibilités, rapports d activités La Direction planifie très simplement en une action, les axes de travail et les réunions de tous les collaborateurs grâce à l agenda tagé et à la gestion des tâches communes. Les chargés d accueil organisent et fixent les rendez- vous "jeunes" avec les conseillers grâce à la visualisation multi- agendas et multi- sites. Les collaborateurs accèdent au système tagé en ligne, à tout moment et en tout lieu, qu'ils soient basés au siège, sur une antenne ou une permanence. Des rapports d'activités périodiques très précis en fonction des axes de travail, des projets et collaborateurs permettent ainsi de superviser globalement l'activité de la structure et d être utilisés en comptabilité analytique. Note : tous les rapports d activités et tableaux de bords sont exportables en format CSV, et donc réutilisables avec MS Excel ou tout autre logiciel standard. Page 2 sur 10

3 Un Agenda tagé «3 en 1» : Trois onglets sont disponibles sur l agenda tagé, qui regroupe 3 agenda en un : 1. Agenda individuel pour l utilisateur connecté (ou un autre au choix si l utilisateur est «RH») 2. Multi- agenda : affichage simultané sur la même fenêtre de plusieurs agendas pour visualisation détaillée des agendas des membres d une équipe exemple 3. Agenda «groupe» : vue synthétique des disponibilités (disponibles ou pas) pour faciliter la prise de rendez- vous ou le choix de créneaux pour une réunion d équipe Messagerie interne Panneau d alertes «RH» Messagerie interne : un espace de communication interne et système d alertes Chacun peut communiquer et diffuser l'information en interne grâce au «Messenger OBooLo», une messagerie instantanée. Le système d alertes de la Gestion des Absences utilise le «Messenger» pour informer les responsables. Page 3 sur 10

4 WebMail WebMail standard : Véritable bureau virtuel au quotidien, OBooLo intègre un WebMail standard pour échanger des s en interne ou en externe. Chaque utilisateur reçoit, envoie et classe ses s sur l application WebMail OBooLo. L espace de stockage n est pas limité. Important : OBooLo WebMail peut être configuré avec votre propre adresse internet existante, telle que fournie votre fournisseur d accès internet (ex : votr @orange.fr, votr @free.fr ) CorpusCloud peut également vous proposer de créer et gérer votre propre nom de domaine et adresses mails associées. Sur demande. Le carnet d adresses utilisé le WebMail est celui de la base de données des Contacts OBooLo. Ainsi, tous les mails échangés et relatifs à un contact sont automatiquement «liés» et disponibles dans les fiches de suivi d un contact. Comme dans tout WebMail, chacun peut créer ses propres répertoires et organiser ses mails selon ses choix. Page 4 sur 10

5 Bibliothèques Contacts & Documents Bibliothèques Contacts & Documents pour un suivi optimisé des dossiers «jeunes» La Mission Locale peut effectuer un suivi jeune optimisé grâce à la Bibliothèque "documents" qui permet aux conseillers de rechercher, accéder immédiatement et trier rapidement les CV "jeunes", fiches, dossiers, images, grâce à un puissant moteur de recherches avancées. Cette bibliothèque documentaire en ligne est également une base de connaissances tagée : fiches, suivi dossiers, photos, CV, annuaire des contacts, tenaires, fournisseurs, modèles de documents etc Stockage en ligne Partage et sauvegarde de vos fichiers en ligne Bénéficiez d'un espace de stockage, de sauvegarde et de tage de vos fichiers en ligne grâce à un disque virtuel accessible directement depuis votre explorateur de fichiers Windows. Espace variable en fonction de vos besoins. Page 5 sur 10

6 Présentation détaillée de la gestion des absences et du temps de travail OBooLo permet une dématérialisation des formulaires et une optimisation de la Gestion des Absences, une simplification des processus, tous en ligne. L ensemble des salariés peut effectuer des demandes de congés en ligne, le «RH» est alors instantanément alerté, et peut valider les multiples demandes. OBooLo fournit en temps réel le solde des absences de tout les salariés quels que soient leur contrat de travail, tiel ou à temps plein. En option, un système de pointage ou "badgeuse virtuelle" permet à chaque collaborateur d'enregistrer ses horaires de à tir de son poste de travail. La "badgeuse" est intégrée à la plateforme OBoolo et donc à la gestion des absences et à l'agenda tagé. La Direction peut ainsi superviser très facilement le temps de travail des employés. Le amétrage est effectué dans une page dédiée à l ADMINISTRATION, accessible les utilisateurs ayant les droits «administrateurs» dans OBooLo. Notion de "RH" Dans la terminologie OBooLo, un "RH" est un utilisateur dont la fonction est la gestion des absences et du temps de travail (pointage), selon les organisations ce rôle est tenu la direction, le responsable des ressources humaines ou un responsable opérationnel. Gestion des Absences La gestion des Absences OBooLo s articule autour des fonctions suivantes : 1. Demande ó demande de congés en ligne sur le planning ou via un formulaire en ligne 2. Validation «RH» ó Le RH reçoit une alerte et valide, accepte ou refuse les demandes 3. Consultation de solde & Visualisation ó Affichage d un planning global (ou groupe) 4. Gestion ó Le RH crédite des congés, visualise les soldes et génère des tableaux de bords La gestion des absences est effectuée à la journée ou la demi- journée. Les demandes et les décomptes correspondent à ce niveau de granularité. Toutes les absences doivent être validées les RH, sauf les absences exceptionnelles. Les absences sont amétrables. Certains types d'absences ne peuvent être utilisés que les RH. Page 6 sur 10

7 Demande d absence ( tout utilisateur salarié) Pour faire une demande, l utilisateur doit saisir les informations suivantes: - Nom d un autre utilisateur (si l'utilisateur connecté est un «RH» il peut gérer son effectif) - Type d'absence (amétrable) - Dates de début et de fin de l'absence (1/2 journée) - Nombre de jours de l'absence, (calcul automatique possible) - Commentaire textuel Note : OBooLo distingue deux type d absences : celles qui possèdent un compteur prédéfini (ex : congés payés : 25 jours/an) et les absences exceptionnelles (ex : enfant malade) Validation d absence ( utilisateur «RH») Suite à une demande en ligne, le «RH» est informé de la demande une alerte via le module Messenger. Il peut alors accéder à la demande soit via le lien inclus dans le message (soit le moteur de recherche du module Absences). Le «RH» peut alors Valider, Refuser ou Supprimer la demande. Il peut également modifier la demande, puis l'enregistrer. Cas ticulier d une absence «exceptionnelle» : (le type d'absence "exceptionnel" est coché), l'absence est automatiquement validée. Tableaux de Bords Consultation de soldes d absence OBooLo propose plusieurs possibilités de visualisation des absences : 1. Consultation à l aide du moteur de recherche multicritères 2. Visualisation globale à tir de l agenda tagé Les résultats de la requête sont affichés sous forme de tableaux de bords avec les critères demandés. Les informations de solde de congés sont également présentes. Les absences sont automatiquement reportées dans l'agenda de l'utilisateur concerné. Page 7 sur 10

8 Une icone "asol" indique graphiquement une absence sur l agenda tagé. Le type d'absence et le statut de validation est également affiché. Même si l'absence apait dans l'agenda, il est possible de créer une tâche pendant une absence. La tache apait aux horaires définis, à la place de l'indication d'absence. Gestion des absences le «RH» Ces fonctions sont accessibles pour les utilisateurs «RH» seulement. Créditer des congés Le RH peut créditer des jours d'absences, pour un type de congés, pour tous les utilisateurs ou un seul en ticulier. Le RH doit choisir un type de congés dans la liste, un Utilisateur (ou tous si applicable à tous) et un nombre de jours à créditer. Si un utilisateur ticulier est sélectionné, son solde s'affiche à droite du type de congés. Cette opération est généralement effectuée en début d'année, mais il est possible de la faire à tout moment. Attention: il s'agit bien d'un crédit, le nombre jours saisi vient augmenter (ou diminuer si le nb de jours est négatif) le solde de l'utilisateur. Affichage de l'historique des Crédits Un bouton permet d afficher la liste des crédits pour un (ou tous les) utilisateur(s). Il est possible de supprimer un crédit, en cliquant sur le "Supprimer" correspondant. Affichage du planning En cliquant sur "Afficher le planning", on obtient la liste des absences pour une période donnée, pour tous les utilisateurs. Pour afficher le planning de tous les utilisateurs : il faut saisir la plage de date sur la page après avoir cliqué sur «afficher le planning». Notes : - Une absence validée s'affiche dans la couleur correspondant au type d'absence (choisie dans l'interface Administration/Gestion des listes déroulantes/type d'absences). - Une absence non validée est affichée de la même couleur, mais inclut des "?". Page 8 sur 10

9 Administration & personnalisation Gestion des types d absences Les types d'absences sont complètement amétrables selon le besoin de votre organisation. Exemple : Congés payés, Récupération, RTT, Maladie, Absence injustifiée etc.. Pour chaque type d'absence, les champs suivants sont proposés : - son nom et la couleur d'affichage dans l'agenda - le caractère Exceptionnel ou non - le pointage automatique : si coché, le système pointe automatiquement les heures pour une absence de ce type. - - «RH seulement»: si coché, seul les RH peuvent utiliser ce type d'absence. Temps à pointer : si saisi, remplace le temps calculé à tir du pointage défini le temps décrit ici, pour la journée ou la 1/2 journée (matin ou après- midi). Gestion de soldes de jours d absence Il est possible de rajouter un nombre de jours de congés automatiquement groupe ou type d absence. On ajoute un groupe de type d'absence (de congés) avec un nombre de jours associé. Ce nombre de jours est ajouté automatiquement au solde du congé correspondant pour les utilisateurs membres du groupe. Exemple: Le solde de "Congés payés" de "Jean Martin" sera augmenté de 2.5 jours tous les mois. Badgeuse Virtuelle (Pointage au quotidien) Utilisation du Pointage Si l option «Pointage» est choisie, tout utilisateur doit pointer pour signaler le début de sa journée ou ½ journée de travail, en cliquant sur l'icône de pointage associée : Cas ticulier d un retard rapport à la plage horaire réglementaire (définie le amétrage) : OBooLo indique que l'utilisateur a pointé "en retard". La validation des heures de pointage est automatique tant que les heures de pointage restent dans la marge de Page 9 sur 10

10 tolérance. Si ce n'est pas le cas, une alerte est remontée au «RH» pour qu il valide (ou éventuellement modifie) l'indicateur de pointage. Note : Un «RH» peut forcer un pointage pour un utilisateur ticulier à une date donnée. Consulter les pointages OBooLo affiche les différents pointages effectués ou non les utilisateurs. Les critères de sélection suivants peuvent être utilisés : Plage de dates OU Pointages du jour / semaine / mois, Utilisateur, «Alert» : sélectionne uniquement les pointages "en alerte", c'est à dire incorrects ou absents. Un tableau récapitulatif est affiché sur demande. Rapports et tableaux de bords OBooLo génère également un rapport mensuel pour une année donnée. Il est naturellement possible de sélectionner plusieurs mois. Administration et personnalisation OBooLo permet de personnaliser les amètres de la badgeuse virtuelle selon les besoins de votre organisation, en ticulier, pour chaque utilisateur : Les «tolérances» de retard La plage de pointage permet de calculer l'intervalle d'affichage de l'icône de pointage rapport aux heures de pointages théoriques. Exemple: heure théorique de pointage : 9h, plage de pointage :1 ==> l'icône de pointage est affichée entre 8h et 10h. Si la plage de pointage est égale à 0, l'icône de pointage est toujours affichée. Plages de temps: horaires de travail du matin et de l'après- midi (affichées dans l agenda) Jours de la semaine avec/sans week- end (affichés dans l agenda si cochés) Enregistrement des modèles de semaines pour l année (si temps tiel exemple) : définition de semaines "types", avec pour chaque jour, horaire d'arrivée et horaire de dét pour une des 3 plages possibles dans la journée. Modèles d années : définition des modèles de semaines à utiliser dans les 52 (ou 53) semaines de l'année Assignation d'un ordinateur pour le pointage : Pour éviter qu'un utilisateur pointe sans être arrivé sur son lieu de travail, un (ou plusieurs) ordinateur doit être identifié et autorisé pour que l'icône pointeuse apaisse dans l'interface utilisateur. Ceci ce fait le bouton "Ajouter cet ordinateur comme badgeuse. Page 10 sur 10