TC3 - Guide d utilisation pour la validation des FA

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1 TC3 - Guide d utilisation pour la validation des FA Version 1.0 du 04/11/2013 COM.ASCO

2 Objectifs p 3 Comparaison avec l ancien outil TC2 p 4 Processus de saisie et validation des temps p 5 Présentation du module de validation d une FA p 6 Les différents onglets du module de validation p 7 Présentation des colonnes du tableau de contrôle p 8 Ecran de modification d une FA p10 Règles de validation d une FA p11 Consultation d une FA intégrée p13 Présentation de la barre d outils p14 Modification du mot de passe p15 Page 2/15

3 La saisie des temps passés des consultants sert : pour la gestion des salaires pour la facturation des prestations aux clients pour la gestion des affaires (projets, affectations) L outil TC3 permet d uniformiser les saisies de tous les consultants ASCO : les codes affaires sont préalablement déclarés sur les feuilles d attachement (FA) un même écran de saisie pour tous garantit le même format Il permet aussi d éviter les doubles saisies : il n y a plus de FA sous format papier à saisir en parallèle automatisation des reports des temps passés vers l outil «Zmission» de gestion des affaires et de la facturation d ASCO TC3 aide ASCO à suivre les normes environnementales : vers le «0 papier» pour la gestion des temps passés Page 3/15

4 Différences : Conçu pour tous les consultants ASCO, sans exception. La saisie des temps se fait en heures, sur une FA (Feuille d Attachement) hebdomadaire. Il est possible de saisir les heures supplémentaires (pour les affaires le nécessitant) Lorsque la saisie des temps passés est terminée pour la semaine, il faut «envoyer en validation» la FA. Les valideurs valident les temps relatifs aux affaires qu ils suivent directement sous TC3 et non plus sous Zmission. Analogies : Accès par intranet au siège et internet en externe. Pour apparaître dans les FA, les affaires doivent avoir été préalablement planifiées avec des affectations sous l outil «Zmission» par les ingénieurs d affaires. Pour chaque FA, les valideurs valident les temps saisis sur les affaires dont ils sont responsables. Page 4/15

5 Consultant (saisit ses FA * sous TC3) Valideurs (valident les temps sur aff. ** ) Assistante de direction (valide les temps hors aff.) (*) FA: Feuille d attachement détaillant les temps passés en heures par semaine, (**) aff. : affaires Saisie des FA du mois en cours et Envoi en Validation FA envoyées en validation Contrôlent et corrigent les temps saisis sur leurs affaires Contrôle et corrige les temps saisis sur les absences et certaines activités internes Validation Partielle FA Validation partielle FA FA Validées Temps saisis intégrés dans les projets sous l outil Zmission Page 5/15

6 Permet de filtrer la liste des FA affichées en sélectionnant une semaine. Accès au module de Validation des FA Permet de filtrer la liste des FA affichées en sélectionnant un projet. Annule le filtre sur le projet. Permet de filtrer la liste des FA affichées en sélectionnant une ressource. Annule le filtre sur la ressource. Annule le filtre sur la semaine. Accès à une FA (couple semaine, ressource) en cliquant sur la semaine ou la date du lundi de la ligne Onglets présentant les FA à valider en fonction des filtres sélectionnés. Onglet présentant toutes les FA en fonction des filtres sélectionnés. Page 6/15

7 Liste des FA à valider classées par semaines : Liste des FA à valider classées par projets : Liste des FA à valider classées par ressources : Tableau de contrôle de toutes les FA : Page 7/15

8 Le tableau de «Toutes les FA» présente 1 ligne par FA (ressource, semaine) et par projet. Les lignes sont regroupées par état de FA. Semaine FA : Année _ numéro de semaine de la FA Début FA (lundi) : Date du lundi de la semaine de la FA Projet à valider : Pour une FA, si la ressource est affectée dans la semaine de cette FA sur une activité d une affaire (représentée par un projet sous l outil Zmission), l affaire apparaît dans la colonne «Projet à valider». Pour les projets permanents «Z_ASCO_Absences» et «Z_ASCO_Présences», il n y a pas besoin d affectation pour qu ils apparaissent. Il y aura donc dans ce tableau pour chaque FA : 1 ligne par projet planifié. Ressource : Trigramme du consultant ASCO à qui appartient la FA Validation projet : En saisie : La FA n a pas encore été envoyée en validation En cours : La FA est en cours de validation, mais les lignes concernant le «projet à valider» n ont pas encore été validées. Terminée : La validation est terminée pour les lignes concernant le «projet à valider». Page 8/15

9 Date de modification FA : Avant «Envoi» et après «Validation» de la FA : date du dernier changement d état. Pendant la validation : Date de la dernière validation d une ligne de la FA. Valideur : Trigramme du valideur des temps saisis pour l affaire indiquée dans la colonne «Projet à valider». Etat FA : La FA est consultable, mais pas modifiable dans le module validation : o 0_INIT = la FA est «créée» et n a jamais été ouverte en saisie o 1_SAISIE = la FA est en cours de «saisie» La FA est modifiable pour un valideur ou un administrateur TC3 : o 2_ENVOI = la FA a été «envoyée» en validation o 3_VALID = la FA est «validée» La FA est consultable, mais plus modifiable : o 4_AINTEGR = la FA est «en cours d intégration» o 5_INTEGR = Tous les temps saisis dans la FA ont été «intégrés» sous Zmission Page 9/15

10 Retour à la liste des FA à valider Valide les lignes des affaires dont l utilisateur est valideur Enregistrement des modifications Lignes de la FA accessibles en écriture au valideur Lignes de la FA accessibles en lecture au valideur Tableau uniquement rempli si des lignes d astreintes sont à valider par l utilisateur Tableau purement informatif Page 10/15

11 Les règles de saisie dans l écran précédant sont les mêmes que celles décrites dans le guide d utilisation pour la saisie des FA (à consulter). Il n y a pas de verrou sur le nombre d heures saisies, mais en cas de dépassement des temps saisis par jour (max=10h) ou par semaine (max=48h) un message d alerte s affiche : à l ouverture de l écran et à chaque rafraîchissement de l écran en haut du tableau de saisie. Seules les lignes des affaires dont l utilisateur connecté est le valideur sont modifiables. Les autres lignes de la FA sont uniquement consultables par un valideur. Page 11/15

12 Les lignes modifiables peuvent être validées sur la FA affichée : soit ligne par ligne : en modifiant le champ de la colonne «Etat Ligne FA», soit toutes à la fois : en cliquant sur le bouton «Validation xxx» (où xxx est le trigramme du valideur). Les administrateurs peuvent modifier toutes les lignes, ligne par ligne. Une FA est «Validée» lorsque toutes ses lignes ont le statut «Validée». Pour un projet et une FA donnés, la «Validation projet» est «Terminée» si toutes les lignes de la FA concernant ce projet sont «Validées». Date limite pour la Validation des FA : toutes les FA d un mois doivent être validées au plus tard 1 semaine après le dimanche de la dernière semaine de ce mois (Exemple : si le mois se termine par un jeudi, les FA devront être validées au plus tard le 10 du mois suivant). Page 12/15

13 Une fois intégrées, les FA ne sont plus modifiables mais restent consultables. Les lignes intégrées qui n ont pas d heures saisies sont supprimées des FA. Les lignes des FA qui sont à cheval sur 2 mois sont scindées en 2 : 1 ligne porte les temps saisis pour le mois passé, 1 ligne porte les temps saisis pour le nouveau mois. Septembre Octobre Page 13/15

14 Ne pas oublier d enregistrer les saisies à l aide de ce bouton avant de quitter l écran. Lorsque des données sont à enregistrer, le bouton clignote : Annule la dernière action enregistrer / Refait la dernière action annulée Eviter d utiliser les boutons Précédent et Suivant, pour retourner à la liste des FA cliquer sur le bouton : Rafraîchit l écran affiché Plie (Niveau 1) ou Déplie (Niveau 2) le regroupement des tableaux affichés Exporte sous format PDF ce qui est affiché à l écran Exporte les tableaux dans un fichier Excel. Choisir les options suivantes pour tout exporter : Page 14/15

15 Pour changer de mot de passe, cliquer sur l icône menu et remplir le formulaire qui s ouvre : de la barre de Cliquer ensuite sur «Enregistrer le mot de passe» et fermer la fenêtre à l aide de la croix. Page 15/15