Annexe. Règlements de l exposition. Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux 2011

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1 Annexe Règlements de l exposition Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux 2011 Cette annexe fait partie intégrante du Manuel de l exposant et contient des informations additionnelles sur les règlements du Salon.

2 Table des matières 1 Règlements Stands 3 Animation dans les stands 3 Charges portantes du plancher 3 Identification du stand 3 Location d espace 3 Planchers et murs (préservation de l espace loué) 3 Sous-location 3 Stands d exposition 3 Stands du style «parapluie» ou «demi-lune» 4 Stands préfabriqués 4 Tapis 4 Interdictions 4 Animaux 4 Autocollants 4 Banderoles 4 Boissons alcoolisées jeux substances prohibées 5 Escaliers roulants 5 Mesures de sécurité et prévention des incendies 5 Lois, normes et règlements 5 Promotions- Concours publicitaires 5 Concours publicitaires 5 Démonstration et distribution 6 Distribution d'échantillons, de souvenirs et la sollicitation 6 Son Transmission de son 6 Assurances 6 Règlement du contrat de location preuve d'assurance 7

3 Règlements Stands Animation dans les stands Toute animation prévue dans un stand doit avoir été préalablement approuvée par la Direction du Salon. Charges portantes du plancher L'exposant ne doit pas placer d'objets de plus de 977 kilogrammes au mètre carré (200 livres au pied carré) à l'étage des expositions. Tout dégât causé par une surcharge ou l'aménagement, l'utilisation, l'exposition ou le déménagement d'un objet quelconque dépassant ces normes sera réparé aux frais de l'exposant. Identification du stand Aucune affiche indiquant un nom de compagnie ou groupement autre que le nom de l exposant, signataire du contrat, ne sera tolérée dans les stands à moins qu il ne s agisse d un associé, d un fournisseur, d un distributeur ou du manufacturier de l exposant. Location d espace Veuillez prendre note que le prix de location de votre espace n inclut pas les services d exposition. La location du stand d exposition, des enseignes, des meubles, des surplus de l électricité sont aux frais de l exposant, lequel doit requérir les services de différents fournisseurs listés dans le tableau d adresses utiles au début de ce manuel. Planchers et murs (préservation de l espace loué) L exposant doit veiller à la préservation de l espace loué pour son stand. Il ne doit pas se servir ou le permettre de clous, vis, crochets ou autres dispositifs analogues pour fixer quelque objet que ce soit. Il est interdit de peindre le plancher ou d y déposer des matériaux sans une protection adéquate et approuvée par la Direction du Salon. Aucun écriteau ne sera placé sur les murs du Salon par les exposants, sans une permission écrite de ses représentants. Les exposants devront payer les frais de réparation ou de nettoyage si ces règlements ne sont pas respectés et engendrent des dommages. De plus, l exposant sera entièrement responsable des dommages qu il causera au matériel loué ou prêté et devra en assumer seul les frais de réparation ou de remplacement. Sous-location La sous-location des stands (emplacements) est strictement interdite. Stands d exposition Les exposants peuvent ériger leur stand en utilisant leur propre personnel. Tout le matériel d exposition ainsi que les stands préfabriqués doivent être ajustés au préalable et prêts pour l assemblage avant l expédition.

4 Les exposants qui auraient besoin d assistance pour l installation de leur stand devraient utiliser les services de professionnels en exposition comme le fournisseur officiel du Salon. Les stands et les produits qui sont exposés ne doivent en aucun cas déborder de l unité d exposition qui est attribuée à l exposant, ni empiéter sur les allées réservées à la circulation. Chaque stand doit être disposé de façon à ne pas nuire à l apparence générale de l événement, ni obstruer la vue des stands environnants. Chaque exposant doit respecter le droit de vue exigé à l item «Normes des stands». Stands du style «parapluie» ou «demi-lune» Afin de préserver l'esthétique du Salon, la Direction du Salon fournit pour chacun des espaces des murs rigides. Les compagnies qui utilisent un stand portatif du style «parapluie» ou «demi-lune» doivent s installer de façon à ne pas obstruer complètement l'arrière du stand (fils électriques, murs avoisinants, etc.). ATTENTION : Avant de quitter le local du Salon, après l installation de votre stand, vous devez obtenir l approbation de la Direction du Salon indiquant que tout est conforme aux règlements. À défaut de respecter cette procédure, la Direction du Salon se réserve le droit de procéder à des modifications de votre stand, si nécessaire. Stands préfabriqués Les exposants ayant besoin d un stand préfabriqué pour l exposition peuvent profiter de la location d un stand «clés en main» auprès de notre fournisseur officiel. Vous pouvez retrouver les coordonnées dans le tableau d adresses utiles au début de ce manuel. Tapis La Salle Fontaine du Hilton Bonaventure est recouverte de tapis. Les exposants qui désirent poser leur propre tapis doivent le poser sur celui qui est déjà en place. Interdictions Animaux À l exception de chiens-guides pour les non voyants, aucun animal ne sera admis à l intérieur du Centre des congrès, à moins de permission spéciale donnée par le directeur des Services à la clientèle. Autocollants Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par la Direction du salon car ils occasionnent d ennuyeux problèmes de décollage et de nettoyage. Tout contrevenant à ce règlement risque de se faire confisquer son matériel. De plus, celui-ci sera facturé pour les coûts de nettoyage et de réparation. Banderoles

5 L installation des banderoles au dessus des stands est interdite à moins d avoir obtenu une permission spéciale de la Direction du Salon. Boissons alcoolisées jeux substances prohibées Les restrictions suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du Salon : Aucune consommation de boissons alcoolisées; Aucun jeu ou autre activité susceptible d entraîner des accidents; Aucune possession ou usage de substances prohibées; Usage des escaliers roulants pour le transport des marchandises. Escaliers roulants Les escaliers roulants et les ascenseurs ne devront, en aucun temps, servir à transporter équipements ou matériaux. Mesures de sécurité et prévention des incendies La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. Les règles de prévention des incendies mises en application permettent de limiter les risques inhérents aux congrès et expositions de façon à ce qu ils soient contrôlés par les systèmes de protection des incendies. Les règles de prévention doivent être respectées en tout temps. Les boîtes de carton ou tout autre matériel ne sera toléré dans le stand ou à l arrière du stand. Une seule boîte de dépliants pourra être remisée, le reste sera entreposé à un endroit désigné par le Centre. Toute installation doit être approuvée par le chef de la sécurité et de la prévention du Centre des congrès. Lois, normes et règlements Afin de vous conformer à la réglementation municipale en matière de prévention des incendies, assurez vous de communiquer avec le Service de sécurité incendie de Montréal (SSIM) au Promotions- Concours publicitaires Concours publicitaires Les promotions de vente et les concours organisés par les exposants en relation avec les articles exposés doivent être libres d'obligation de la part des gagnants. Les gagnants ne doivent pas être obligés de placer une commande pour avoir droit au prix offert. Les prix à gagner et les termes du concours doivent être indiqués clairement sur le bon d'inscription. Ces tirages s'effectueront au stand de l'exposant. Un concours publicitaire dont la valeur totale des prix offerts, pendant toute la durée de la promotion, ne dépasse pas 100 $ n'est pas sujet aux règlements de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec.

6 La Régie devra être avisée, un minimum de trente jours à l'avance, dans le cas d'un concours dont la valeur totale des prix offerts, pendant toute la durée de la promotion, dépasse $, et un minimum de cinq jours dans les autres cas (entre 100 $ et $). Pour plus d'information : Département des concours publicitaires Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec 1 Notre-Dame Street East, 9th Floor Suite 9.01 Montréal (Québec) H2Y 1B6 Téléphone: Démonstration et distribution Les étalages, démonstrations ou distributions de matériel de publicité ne sont pas permis hors des limites du stand. De plus, aucune affiche indiquant un nom de compagnie ou groupement autre que le nom de l'exposant signataire du contrat, des compagnies et marques de commerce qu'il représente, ne sera tolérée dans les stands sans l'approbation de la Direction du Salon. Distribution d'échantillons, de souvenirs et la sollicitation La distribution d'échantillons, de souvenirs, de matériel publicitaire ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu'à l'intérieur des limites du stand de l'exposant. Ces activités sont interdites dans les allées, restaurants, hall d'accueil ou dans les autres stands. Son Transmission de son Un maximum de 70 décibels (db) à 1,22 mètre (4 pieds) de la source ne doit pas être dépassé. Tout appareil, groupe musical ou autre qui outrepassera cette norme sera interdit. Le Centre des congrès de Québec sera le seul juge en la matière. Assurances L'Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) prendra toutes les précautions possibles pour empêcher les pertes ou dommages aux biens des exposants. Cependant, ni l'association, ni les propriétaires ou administrateurs du site de l'exposition ou leurs mandataires respectifs ne seront responsables des blessures aux individus, des pertes ou dommages causés aux produits, aux stands, aux outillages ou aux décorations, par le feu, l'eau, les accidents, le vol ou toute autre cause. Les exposants doivent prendre les dispositions nécessaires pour se protéger de toute réclamation pour dommage ou blessure à un officier, un employé ou un agent de l'exposant, ou à toute autre personne, relativement à la participation de l'exposant au Salon, sous quelque forme que ce soit. Il est donc essentiel que les exposants s'assurent contre de telles réclamations. Votre propre courtier d'assurances fera le nécessaire sur demande.

7 Règlement du contrat de location preuve d'assurance Le locateur se dégage de toute responsabilité à l'égard de tout dommage que pourrait subir l'exposant, ses biens ou les visiteurs. L'exposant est tenu de contracter individuellement des assurances contre le feu, le vol, la perte ou la détérioration de ses biens et pour ses responsabilités civiles d'un montant de 1 million de dollars, eu égard aux dispositions prévues aux articles 7, 11 et 13 du contrat de location et de fournir le nom de sa compagnie d'assurances, le numéro de police ainsi que la date d'échéance. (Voir Convention de location d'espace). La Direction du Salon se réserve le droit d'exiger une preuve écrite d'assurance.