INFORMATIONS GENERALES. 20 ème édition Journée des Associations Dimanche 23 septembre 2012

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1 INFORMATIONS GENERALES 20 ème édition Journée des Associations Dimanche 23 septembre 2012

2 Ce dossier concentre toutes les informations pratiques pour l organisation de la 20 ème édition de la Journée des associations, nous vous remercions d en prendre connaissance avec attention. Vous découvrez le visuel de cette nouvelle édition et vous allez également trouver dans ce dossier le plan détaillé de la Journée, la liste des associations présentes, le programme des animations, le menu du restaurant, une affiche format A3, le ticket d accès au Parking, le macaron d accès au Parc Vous trouverez également une fiche récapitulative qui regroupe votre numéro d emplacement, la taille du stand (3x3 m ou 3x4m) son type de cloisonnement, votre accès à l électricité et le parking dans lequel vous devez absolument vous stationner.

3 INFORMATIONS PRATIQUES Cette année, la 20 ème édition de la Journée des associations est placée sous le signe du développement durable et responsable. Elle regroupe environ 450 associations réparties dans 14 villages. Le parc de Blossac est ouvert au public le dimanche 23 septembre 2012, de 10h à 19h. L entrée est gratuite et ouverte à tous. Toutes les entrées du Parc sont ouvertes. LIEUX CLES Le commissariat général de la manifestation est présent au niveau de la place du Jet d eau, au centre du parc, où les associations et les visiteurs peuvent rencontrer l équipe organisatrice. En cas de quelconques soucis, n hésitez pas à vous rapprocher de l équipe du Service du Cabinet du Maire qui y sera présente. Quatre points d accueil et d informations sont installés dans le parc (entrée principale, entrée de la Madeleine, entrée Boulevard Sous-Blossac au niveau du théâtre de verdure, et au centre du parc sous le stand de la Ville). Des hôtesses seront présentes durant toute la journée pour informer et orienter les visiteurs et les associations. Deux points de secours sont installés dans le Parc : près du commissariat général, place du jet d eau et près du kiosque (côté remparts). Des extincteurs sont placés dans le Parc, vous trouverez leur emplacement détaillé au Commissariat Général. EMPLACEMENT Votre numéro de stand est indiqué sur la fiche jointe. Il est composé d une lettre représentant votre village, et d un numéro représentant votre emplacement. Vous retrouvez ce numéro agrafé sur votre stand. Nous vous demandons de vous installer exclusivement dans le stand qui vous est réservé. Ne faites pas d échange, les visiteurs ne s y retrouveront plus! A votre arrivée, si votre stand est occupé par une autre association, merci d en informer l équipe organisatrice au commissariat général qui tentera de résoudre le problème. Le dimanche matin, votre stand vous est gardé jusqu à 9h. Si à partir de cette heure là, vous n avez pas prévenu l équipe organisatrice d un éventuel retard voire d une annulation, votre stand est aussitôt ré attribué à une nouvelle association sur liste d attente. Le numéro de téléphone pour nous prévenir est le : Il s agit du téléphone de Noémie Czerwinski qui est votre interlocutrice privilégiée. MATERIEL SUR STAND La Ville fournit deux chaises par stand et deux sacs poubelle (un noir pour les ordures et un transparent pour le tri sélectif). La Ville ne fournit pas de table. Chaque association apporte le matériel dont elle a besoin. Attention, les stands n ont pas de plancher. Merci de ne pas peindre, de ne pas coller d affiches. Seuls les rubans adhésifs, la pâte adhésive, les punaises ou tout autre système d accroche ne dégradant pas les cloisons sont autorisés. Il n est pas possible de faire de la cuisine sur les stands. Seule la préparation de boissons chaudes est autorisée (cafetière, bouilloire, micro-ondes ). L alcool n est pas autorisé sur le stand. La vente sur le stand n est pas autorisée. Néanmoins, la vente sera tolérée si l objet principal de l association n est ni marchand ni commercial. Tout matériel dangereux (barbecues, bouteilles de gaz, etc.) ainsi que tout matériel d amplification du son et de sonorisation sont interdits sur les stands. Les lieux d animations sont spécifiquement prévus à cet effet.

4 Au cours de la journée, l ingénieur sécurité de la Mairie contrôlera les installations électriques et les installations de matériel : si elles ne sont pas conformes aux normes de sécurité, il sera en droit de les faire enlever. MONTAGE ET DEMONTAGE Montage : Nous insistons pour que votre installation s effectue au maximum le samedi de 14h à 18h30. La fin de votre installation se fait le dimanche matin de 7h15 à 9h. Que ce soit samedi ou bien dimanche, l unique accès voiture se fait par le rond point du Boulevard sous Blossac. Démontage : Avant 19h, aucun véhicule ne pourra pénétrer dans le parc. Vous devez ranger l intégralité de votre stand le dimanche soir à partir de 19h et terminer à 21h. Il n y a pas de gardiennage dans la nuit du dimanche au lundi. Le démontage des stands commence dès le lundi matin. Surveillance : un gardiennage est prévu de la nuit du vendredi au samedi, et également de la nuit de samedi à dimanche. Toutefois, compte tenu de l étendue du parc et des éventuelles intempéries, il est préférable de ne pas laisser d objets de valeur ou craignant la pluie pendant la nuit sur votre stand. ELECTRICITE Si vous avez demandé un branchement électrique (rappelé sur votre fiche technique), vous trouverez sur votre stand une prise munie d un disjoncteur. C est à vous d apporter tout le nécessaire : rallonge, triplette, etc, aux normes de sécurité (prise de terre). Attention : Les boîtiers électriques sont installés tous les deux stands et disposent de deux prises : une pour le stand sur lequel est installé le boîtier et l autre pour le stand voisin. Merci de n utiliser qu une seule prise afin de laisser libre la seconde pour le stand voisin. Un avis de la somme à payer de 18 euros vous a été envoyé avant la Journée des Associations, que vous deviez régler à réception. Si vous ne l avez pas reçu à ce jour, merci de prendre le plus rapidement possible contact avec Noémie CZERWINSKI. Le jour J, si vous n avez pas l électricité sur votre stand c est que le règlement n a pas été effectué. Il est formellement interdit d utiliser des appareils à forte consommation d énergie, la puissance maximale autorisée est de 500 Watts. La journée se termine à 19h, il est inutile de prévoir un éclairage. TRANSPORTS Vous trouverez ci-joint un badge «laissez-passer» qui vous permet d entrer dans le parc de Blossac avec votre véhicule aux heures de montage et de démontage. Nous vous demandons de le compléter et de le fixer sur le pare-brise avant de votre véhicule (côté passager). Ce badge permet d identifier les associations et facilite l accès au parc. Un «tri» sera effectué au rond-point du boulevard sous Blossac afin de ne faire entrer dans le Parc que les voitures autorisées. Aucun véhicule ne sera autorisé à entrer dans le parc sans ce «laissez-passer». Une seule voiture par association est autorisée à pénétrer dans le parc aux horaires indiqués dans le paragraphe «montage et démontage». Le dimanche, tous les véhicules doivent avoir quitté le parc à 9h15. Le parc ne sera alors accessible qu aux piétons. Aucun véhicule ne peut être stationné dans les allées durant la journée entre 9h30 et 19h (sauf autorisation exceptionnelle).

5 STATIONNEMENT La Ville vous offre une place de stationnement par association. Nous avons réparti les associations sur le parking Blossac et sur le parking de l Hôtel de Ville. Merci de bien prendre connaissance sur la fiche récapitulative du parking qui vous a été attribué. Nous vous demandons de bien respecter cette attribution sinon les tickets ne fonctionneront pas. Un ticket est remis par association. Il est valable toute la journée, le nombre d entrées et de sorties est illimité. Lorsque vous entrez dans le parking, veuillez insérer votre ticket pour l ouverture de la barrière. Puis lorsque vous repartez, il faut insérer de nouveau votre ticket dans la borne. Vous pouvez effectuer cette procédure plusieurs fois dans la journée. Attention : ne laissez pas votre ticket de parking près d un téléphone portable car le ticket va se démagnétiser. VITALIS Le réseau de bus du dimanche fonctionnera normalement. Un partenariat avec Vitalis et la Ville est mis en place cette année : pour un ticket aller acheté dans le bus le jour de la manifestation, si vous faites tamponner ce ticket aux points informations dans le Parc, le retour vous sera offert sur présentation de ce ticket au chauffeur. STATIONNEMENT VELOS Des parkings à vélos sont positionnés à toutes les entrées du Parc. Les deux plus grands parkings se situent le long des Remparts du côté de l Avenue de la Libération, et également à l entrée du Parc par la rue de la Tranchée. Vous devez prévoir un antivol. RESTAURATION L espace restauration se situe dans le Grand Pré. Il est géré par les associations d insertion (le Toit du Monde, l Eveil et Pourquoi pas la Ruche). Vous pouvez prendre un repas chaud complet (entrée, plat, dessert) pour un montant de 9,50. Les tickets repas sont en vente à partir de 11h, et le restaurant ouvre ses portes de 11h30 à 14h30. Ekitrade tient un stand de consommation équitable au niveau de la Place du Jet d eau : boissons fraîches, restauration rapide (formule à moins de 7 ). Le Comité des alternatives poitevines pour l emploi et l entraide (CAPEE), tient un stand de boissons chaudes et de viennoiseries au niveau de la place du Jet d eau. Un café vous est offert par la Ville de 8h à 10h à ce même stand, puis il devient payant à partir de 10h. La traditionnelle buvette de Blossac est également ouverte (boissons et restauration rapide), et vous les trouvez également entre le village sport et le village jeunes. Durant la journée, la vente d alcool est interdite. Seule la buvette de Blossac qui possède une licence IV sera en mesure de vendre des boissons alcoolisées, qui ne pourront être consommées que sur place. L INAUGURATION Monsieur le Député-Maire, accompagné de toute l équipe municipale, annonce l ouverture officielle de la Journée des Associations à 10h. Ensemble, ils visiteront tous les stands des associations. La visite des stands est organisée en deux temps : de 10h à 12h, puis de 14h30 à 16h30. Vous trouverez sur le carton d invitation le déroulé de l inauguration.

6 LES ANIMATIONS Des animations sont organisées sur les podiums suivants : Le Podium musiques et danses (géré par les radios Pulsar et Accords, installé près du Boulevard de la Madeleine, au niveau des remparts) ; Le Podium sportif (animé par l Office Municipal des Sports, installé à l entrée principale) ; Le Théâtre de verdure Le Kiosque Certaines animations ont également lieu dans les allées, sur les pelouses du parc et dans les stands associatifs. Pour les associations qui ont demandé une animation sur les podiums, vous pouvez prendre connaissance de vos horaires de passage sur le «multi document» fourni lors de cet envoi. Pour les associations qui proposent une animation sur le Podium Musiques et danses, vous devez envoyer les pistes musicales à David Lemoine, technicien de la Radio Accords à technique@radio-accord-poitou.com. Cette demande se justifie dans un souci de qualité et de facilité technique. Vous serez sollicités pour remplir des feuilles SACEM pour la diffusion de vos musiques sur les podiums, ces feuilles vous seront remises par un agent de la Ville. Vous pouvez également être sollicités pour remplir des autorisations d utilisation d images pour les reportages photographiques et vidéos. ENVIRONNEMENT Des bacs de tri sélectif seront disposés dans le parc. Nous vous invitons vivement à les utiliser. Toujours dans une démarche écologique et pour faciliter le tri sélectif, des bacs bleus et jaunes sont installés dans les allées du parc. Si toutefois certains détritus ne peuvent être triés, des sacs poubelles sont distribués sur votre stand. Les sacs poubelles laissés sur place ne devront contenir que des ordures, car ils sont ramassés très tôt le lundi matin (n y entreposez pas votre matériel ou de la documentation que vous souhaiteriez conserver). La restauration est servie dans de la vaisselle compostable. Des bacs spéciaux sont mis à disposition au restaurant pour y déposer les déchets. Des toilettes écologiques sèches (sans eau et non chimiques) seront installées dans le parc (près du Podium sportif, près du commissariat général, près du Podium musiques et danses), par Toilettesandco. Ces toilettes sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. Vous trouverez également des toilettes traditionnelles près de la buvette de Blossac et dans le jardin d ombre (ces dernières sont accessibles aux personnes à mobilité réduite). STAND DE LA MAIRIE DE POITIERS A l occasion de la Journée des Associations et comme à toutes les éditions, le stand de la Ville, est installé au centre du parc de Blossac. Cette année, nous souhaitons mettre en avant la politique de la Ville en matière de développement durable et présenter les actions concrètes réalisées sur ce thème.

7 Vous trouverez dans votre dossier définitif : La note d informations générales ; La fiche technique récapitulative relative à votre association ; Un laissez-passer pour accéder en voiture au parc de Blossac ; Un badge d accès au parking Hôtel de Ville ou Parking Blossac ; Le «multi document» avec le plan du parc de Blossac, les animations des podiums, les menus proposés par les associations d insertion, les informations concernant la restauration et la buvette solidaire ; Une affiche de la Journée des Associations ; Un carton d invitation de Monsieur le Député-Maire Alain Claeys pour participer à l inauguration. Au plaisir de vous accueillir le 23 septembre prochain au parc de Blossac! L équipe organisatrice de la Journée des Associations Contact : Service du Cabinet du Maire de la Mairie de Poitiers Tél : journeedesassociations2012@mairie-poitiers.fr A partir du lundi 17 septembre, vous pourrez également contacter l équipe organisatrice au (Attention, ce numéro ne sera actif qu à partir du lundi 17 septembre). Les Partenaires de la Journée : Le Crédit Agricole de la Touraine et du Poitou, VITALIS.