Dossier en ligne. Guide destiné au responsable de la gestion des accès

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2 Table des matières 1. GÉNÉRALITÉS Rôle du responsable de la gestion des accès Besoin d un code d utilisateur pour le RGA? Besoin d un code d utilisateur? Être responsable de la gestion des accès ou déléguer cette responsabilité? ACCÈS AU DOSSIER EN LIGNE GESTION DES ACCÈS AU DOSSIER EN LIGNE Modifier votre profil d utilisateur Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe Gérer les accès des utilisateurs au dossier en ligne Utilisateur inscrit au répertoire des utilisateurs Ajouter un nouvel utilisateur Ajouter un utilisateur qui vous a fourni son code Attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur qui l a oublié Modifier le profil d un utilisateur MOT DE PASSE OUBLIÉ PAR LE RESPONSABLE DE LA GESTION DES ACCÈS. 24 2

3 1. Généralités La Financière agricole offre le dossier en ligne à ses clients. Ainsi, les entreprises agricoles et agroalimentaires peuvent consulter tous les produits qu elles détiennent à La Financière agricole, effectuer des transactions à partir de leurs comptes Agri et obtenir plusieurs renseignements complémentaires. Les entreprises peuvent également autoriser d autres personnes à accéder à leur dossier en ligne (par exemple : conjoint, membres du personnel de l entreprise, comptable, etc.). Chaque dossier en ligne est sous la responsabilité d'une personne, qui est désignée comme étant le responsable de la gestion des accès (RGA). La Financière agricole a créé le présent document en vue d expliquer au RGA les procédures à suivre pour bien gérer les droits d accès des différents utilisateurs d un dossier en ligne. 1.1 Rôle du responsable de la gestion des accès Le RGA représente l entreprise auprès de La Financière agricole en ce qui a trait au dossier en ligne de l entreprise. En conséquence, le RGA a accès à tous les renseignements personnels et confidentiels de l entreprise, qu ils soient actuels, modifiés ou futurs, et est autorisé à effectuer les transactions liées à ce dossier. Il peut aussi permettre à des utilisateurs d avoir des accès partiels ou complets au dossier en ligne de l entreprise et, par conséquent, aux renseignements personnels et confidentiels qui s y trouvent. À cette fin, le RGA attribue à chacun des utilisateurs un code d'utilisateur et un mot de passe temporaire pour qu ils puissent accéder au dossier en ligne. Le RGA accorde à chaque utilisateur des droits de consultation ou d utilisation des services transactionnels, en fonction de son rôle dans l entreprise. Le RGA détient tous les pouvoirs relatifs à la gestion des accès, notamment l'autorisation, le retrait, la réactivation, la modification et la détermination des droits d'accès des utilisateurs. Plus spécifiquement, le rôle du RGA est de : procéder à l inscription de l entreprise à son dossier en ligne auprès de La Financière agricole; donner des droits d accès partiels ou complets à des utilisateurs dont les tâches nécessitent un accès au dossier en ligne; gérer les droits d accès de ces utilisateurs et leur retirer au besoin ces droits d accès; aviser les utilisateurs qu ils s engagent à ne divulguer en aucun temps leur code d utilisateur et leur mot de passe; modifier périodiquement son mot de passe pour des raisons de sécurité; réinitialiser le mot de passe d un utilisateur lorsque celui-ci l a oublié; prendre toute autre décision et poser tout geste en lien avec le dossier en ligne de l entreprise. 3

4 1.2 Besoin d un code d utilisateur pour le RGA? Pour accéder à votre dossier en ligne, vous devez, en premier lieu, désigner un responsable de la gestion des accès (RGA) au moyen du formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès. Une fois rempli et signé, le formulaire doit être retourné à votre centre de services, accompagné, le cas échéant, de la procuration ou de la résolution désignant le RGA. Il est à noter que l inscription au dossier en ligne et la demande de désignation du RGA exigent des documents signés. Les codes sont activés uniquement lorsque La Financière agricole a reçu la demande d inscription (accompagnée, le cas échéant, de la procuration ou de la résolution) et si elle estime que toutes les conditions sont respectées. Ensuite, La Financière agricole attribue au RGA un code d utilisateur et un mot de passe temporaire. Ceux-ci sont toujours transmis par la poste à l entreprise qui a fait la demande d inscription au dossier en ligne et qui a la responsabilité de les communiquer au RGA. Sur réception de son code d utilisateur et de son mot de passe temporaire, le RGA doit accéder au dossier en ligne pour entrer ces informations ainsi que le code d identification (information d authentification) qu il a inscrit dans le formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès, pour s authentifier lors de son premier accès au dossier en ligne. Le code d'utilisateur et le mot de passe attribués au RGA seront ensuite activés. Lors de ce premier accès, le RGA peut modifier son code d utilisateur et il doit modifier son mot de passe temporaire. Pour une raison de sécurité, si un code d utilisateur fourni par La Financière agricole n est pas utilisé au cours des trois mois suivant la date de son envoi, il est désactivé. Dans le cas où le compte du RGA est désactivé, il doit remplir et retourner de nouveau le formulaire Désignation d un responsable de la gestion des accès ainsi que la résolution ou la procuration le désignant comme tel, si nécessaire. Dans le cas où le RGA a oublié son mot de passe, la section 4 du présent document indique les étapes à suivre pour le réinitialiser. Une fois terminé le processus d activation de son code d utilisateur, le RGA a la responsabilité de fournir les codes d utilisateur et les mots de passe aux autres utilisateurs du dossier en ligne. 1.3 Besoin d un code d utilisateur? Toute personne qui veut accéder à un dossier en ligne doit communiquer avec le RGA de l'entreprise concernée. Si vos fonctions l exigent, le RGA de cette entreprise vous créera un code d utilisateur et vous accordera les droits d accès nécessaires. IMPORTANT : En permettant au RGA de l entreprise d accorder à des tiers des droits d accès (partiels ou complets) au dossier en ligne, l entreprise consent à ce que ces tiers aient accès aux renseignements personnels et confidentiels la concernant. 4

5 1.4 Être responsable de la gestion des accès ou déléguer cette responsabilité? La Financière agricole recommande fortement à ses clients que le propriétaire, un des associés ou un des administrateurs de l entreprise tienne le rôle de «responsable de la gestion des accès». Toutefois, l entreprise peut confier cette responsabilité à un tiers (par exemple : conjoint, membre du personnel de l entreprise, etc.). Pour ce faire, elle doit : remplir et signer, en fonction du statut de l entreprise, une résolution ou une procuration désignant le RGA; demander au RGA de remplir et de signer le formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès; retourner le formulaire, avec la procuration ou la résolution, à son centre de services (par télécopieur, par courrier électronique, par la poste ou en personne). 5

6 2. Accès au dossier en ligne Pour accéder au dossier en ligne d une entreprise, vous devez vous rendre sur le site de La Financière agricole du Québec au et cliquer sur le bouton dans le coin supérieur droit de l écran. Panorama 1 : Page d accueil du site de La Financière agricole Ce bouton vous mènera à la page «Authentification de l utilisateur». Panorama 2 : Authentification de l utilisateur À cette étape, vous devez taper le code d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été fournis par La Financière agricole. conduit à la page d accueil du site Internet de La Financière agricole du Québec. permet de poursuivre vers le dossier en ligne. 6

7 Vous serez invité dans le panorama suivant à saisir le code d identification (information d authentification) que vous avez inscrit dans le formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès. Panorama 3 : Entrez votre information d authentification Cette information est requise uniquement la première fois que vous accédez au dossier en ligne et permet de confirmer votre identité. renvoie à l écran précédent, et les informations inscrites sont perdues. conduit à l étape suivante de la procédure d authentification. La prochaine étape consiste à saisir les informations secrètes qui sont utilisées par La Financière agricole pour vous identifier lorsque vous oubliez le mot de passe vous permettant d accéder au dossier en ligne. Ces informations vous seront demandées dans le processus d obtention d un nouveau mot de passe. À la section 4 du présent document, vous pouvez consulter la procédure détaillée pour la récupération de votre mot de passe. Tout d abord, vous devez saisir, dans le premier champ de la section 1, votre adresse électronique (courriel) et la confirmer dans le second champ. Cette adresse électronique est utilisée par La Financière agricole pour vous transmettre un mot de passe temporaire dans le processus de récupération du mot de passe oublié. Ensuite, vous devez choisir une question pour laquelle vous vous souviendrez facilement de la réponse, et inscrire cette réponse dans les champs de la section 2. À la section 3, vous devez choisir une image qu il vous est facile de garder en mémoire. 7

8 Panorama 4 : Authentification de l utilisateur conduit à l étape précédente. mène à l étape suivante, qui est la dernière de la procédure d authentification. À cette dernière étape, nous vous invitons à choisir le nouveau mot de passe que vous utiliserez pour accéder au dossier en ligne lors de vos prochaines visites. Vous avez aussi la possibilité de modifier votre code d utilisateur, si vous le désirez. 8

9 Panorama 5 : Authentification de l utilisateur conduit à votre choix d informations secrètes (question et image). enregistre toutes les informations fournies à chacune des étapes de votre authentification et vous les présente dans la fenêtre de confirmation. Panorama 6 : Authentification de l utilisateur Vous pouvez imprimer cette page et la conserver pour vous y référer ultérieurement si vous oubliez votre mot de passe. En raison de la confidentialité des renseignements inscrits sur cette page, il vous revient de prendre toutes les mesures à votre portée pour conserver ces renseignements dans des conditions de sécurité optimales. permet de consulter le dossier en ligne. 9

10 3. Gestion des accès au dossier en ligne En tant que RGA, vous avez la responsabilité d accorder à d autres personnes l accès au dossier en ligne de votre entreprise, lorsque cela est nécessaire. Pour accorder, modifier ou retirer des droits d accès à un utilisateur, vous devez cliquer sur «Gestion des accès» dans la page d accueil de votre dossier. Panorama 7 : Page d accueil du dossier en ligne Le menu de la fenêtre de gestion des accès offre différentes possibilités. Chacun des choix présentés dans le menu vous est expliqué aux sections suivantes : Modifier votre profil d utilisateur (section 3.1) Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe (section 3.2) Gérer les accès au dossier (section 3.3) Panorama 8 : Gestion des accès 3.1 Modifier votre profil d utilisateur Lorsque vous désirez modifier votre mot de passe ou votre adresse électronique, vous pouvez le faire en cliquant sur «Modifier votre profil d utilisateur», dans la page «Gestion des accès». Ce lien conduit à la page suivante, «Modification de votre profil d utilisateur» : 10

11 Panorama 9 : Modification de votre profil d utilisateur Vous avez le choix d entrer un nouveau mot de passe ou de changer votre adresse électronique. permet d annuler toutes les informations inscrites à l écran, puis de retourner à votre dossier en ligne. permet d enregistrer vos modifications. Un message de confirmation s affiche et indique que le changement a bien été effectué. 3.2 Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe En tout temps, vous pouvez consulter et modifier les informations secrètes vous permettant d obtenir un nouveau mot de passe en cas d oubli. Pour accéder à cette option, il suffit de cliquer sur «Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe», dans la page «Gestion des accès». Dans la première section de la page, vous pouvez consulter la question choisie et la réponse fournie, et les modifier, si vous le désirez. Dans la seconde section, l image que vous avez choisie figure à l écran. Pour la modifier, il faut sélectionner une nouvelle image dans la section «Choisissez une nouvelle image». 11

12 Panorama 10 : Consultation et modification des informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe conduit au menu de la fenêtre de gestion des accès, et aucune modification ne sera enregistrée. enregistre les modifications, et un message s affiche pour indiquer que les changements ont été effectués. 3.3 Gérer les accès des utilisateurs au dossier en ligne En tant que RGA, vous avez la responsabilité d accorder à d autres personnes l accès au dossier en ligne de votre entreprise, lorsque cela est nécessaire. En accordant des droits d accès à d autres utilisateurs, vous consentez à ce que ceux-ci aient accès à de l information personnelle et confidentielle concernant l entreprise dont vous êtes le RGA. Vous devez dans cette optique limiter l accès des utilisateurs aux sections qui présentent l information les concernant. Cette section explique comment, en tant que RGA : 12

13 vous pouvez accorder, modifier ou retirer les droits d accès à votre dossier en ligne pour le consulter ou pour y effectuer des transactions. vous pouvez réinitialiser le mot de passe des utilisateurs qui accèdent à votre dossier en ligne lorsque ceux-ci l ont oublié. Les fonctions de gestion des accès des utilisateurs sont accessibles à partir du lien «Gestion des accès au dossier» dans la page «Gestion des accès». Panorama 11 : Gestion des accès au dossier Lorsque vous accéderez au dossier en ligne pour la première fois, il est possible que des utilisateurs soient déjà inscrits au répertoire. Toutefois, ils n ont aucun droit d accès. Il s agit d associés ou de partenaires de votre entreprise qui sont connus de La Financière agricole du Québec. La section explique de quelle façon vous pouvez leur accorder des droits d accès. permet de retourner à la page «Gestion des accès». permet d inscrire une personne qui a déjà un code d utilisateur et de lui accorder des droits d accès. permet d inscrire une personne qui n a pas de code d utilisateur et de lui accorder des droits d accès. En cliquant sur le lien «Détailler les droits d accès» d accès de tous les utilisateurs inscrits au répertoire., vous obtenez le détail des droits 13

14 Panorama 11.1 : Détailler les droits d accès En cliquant sur le nom d un utilisateur, le profil de l utilisateur est affiché. Panorama 11.2 : Modification du profil d un utilisateur Les sections suivantes ( à ) expliquent en détail comment gérer les droits d accès des utilisateurs du dossier en ligne Utilisateur inscrit au répertoire des utilisateurs Si un utilisateur est déjà inscrit dans la liste des utilisateurs de la page «Répertoire des utilisateurs», cliquez sur le nom de l utilisateur pour visualiser son profil. Il est possible, en tout temps, de modifier les informations et les droits d accès d un utilisateur. La page «Modification du profil d un utilisateur» est également utilisée pour modifier ou réinitialiser le mot de passe d un utilisateur. 14

15 Panorama 12 : Modification du profil d un utilisateur Si aucun code d utilisateur n est inscrit, vous devez en composer un. Le code d utilisateur doit contenir de 6 à 10 caractères (lettres ou chiffres). Vous pouvez composer un mot de passe en cliquant sur. Utilisez la section «Droits d accès» accorder ou retirer à l utilisateur., ou encore demander au système d en créer un pour sélectionner les droits que vous voulez conduit à la page «Répertoire des utilisateurs», et les modifications ne sont pas enregistrées. enregistre les modifications apportées au profil de l utilisateur. Un message confirme que les changements ont été effectués. 15

16 Panorama 13 : Confirmation de la modification du profil d un utilisateur Vous pouvez imprimer cette page et la remettre à votre utilisateur. permet d imprimer la page qui peut être remise à l utilisateur. conduit à la page «Répertoire des utilisateurs» Ajouter un nouvel utilisateur Vous pouvez, à partir de la page «Répertoire des utilisateurs», ajouter un utilisateur en cliquant sur. Ce lien conduit à la page «Ajout d un nouvel utilisateur». 16

17 Panorama 14 : Ajout d un nouvel utilisateur Pour inscrire un nouvel utilisateur, vous devez remplir chacun des champs de la section Identification du nouvel utilisateur. Vous pouvez taper un code d utilisateur, ou en générer un automatiquement en appuyant sur. Le code d utilisateur doit être composé de 6 à 10 caractères (lettres ou chiffres). Vous pouvez composer un mot de passe, ou encore demander au système d en générer un en cliquant sur. Le mot de passe doit être formé de 8 à 12 caractères (lettres et chiffres) et doit contenir au moins une lettre et un chiffre. Utilisez la section «Droits d accès» pour sélectionner les droits que vous voulez accorder ou retirer à l utilisateur. 17

18 retourne à la page «Répertoire des utilisateurs», et les modifications ne sont pas enregistrées. permet d inscrire l utilisateur au répertoire du dossier en ligne. Un message confirme l inscription. Panorama 15 : Confirmation de l ajout d un nouvel utilisateur permet d imprimer la page qui peut être remise au nouvel utilisateur. ramène à la page de saisie afin d apporter des corrections, si nécessaire. conduit à la page «Répertoire des utilisateurs». Il se pourrait que vous ajoutiez un utilisateur qui possède déjà des droits d accès au dossier en ligne d une autre entreprise. Le cas échéant, les informations que vous avez fournies ainsi que celles déjà connues par La Financière agricole sont affichées à l écran. 18

19 Panorama 16 : Utilisateur déjà inscrit La section «Identification du nouvel utilisateur» entrées à l étape précédente. confirme les informations que vous avez La section «Identification de l utilisateur déjà inscrit au répertoire des utilisateurs» présente les informations contenues dans le répertoire des utilisateurs de La Financière agricole du Québec. Si les renseignements de la section B sont exacts, cliquez sur. Ainsi, cet utilisateur conserve le code d utilisateur qu il possède déjà et pour lequel des droits d accès lui ont été accordés pour d autres dossiers. Si les renseignements ne correspondent pas à l utilisateur que vous voulez inscrire, cliquez sur. Vous reviendrez à la page «Répertoire des utilisateurs», où vous pourrez recommencer à entrer le profil du nouvel utilisateur Ajouter un utilisateur qui vous a fourni son code Dans certains cas, il se peut qu un utilisateur vous remette son code d utilisateur pour que vous lui accordiez des droits d accès au dossier en ligne de votre entreprise. Dans cette situation, il s agit de cliquer sur, à la page «Répertoire des utilisateurs». Ce lien mène à la page «Ajout d un utilisateur ayant déjà un code». Cette façon de faire permet à l utilisateur d utiliser un seul code pour accéder à l ensemble des dossiers en ligne pour lesquels il a des droits d accès. 19

20 Panorama 17 : Ajout d un utilisateur ayant déjà un code Entrez le code que vous a fourni l utilisateur dans le champ Code d utilisateur. permet de continuer l inscription de l utilisateur et de passer à la page «Ajout d un utilisateur ayant déjà un code» conduit à la page «Répertoire des utilisateurs». 20

21 Panorama 18 : Vérification des données Assurez-vous que les renseignements inscrits à la section «Identification de l utilisateur ayant déjà un code» correspondent à ceux de l utilisateur que vous désirez inscrire, puis accordez-lui les droits d accès que vous désirez, dans la section B. enregistre l inscription de l utilisateur et conduit à la page «Répertoire des utilisateurs». permet de retourner à la page de saisie du code d utilisateur. 21

22 3.3.4 Attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur qui l a oublié En tant que responsable de la gestion des accès, vous avez la responsabilité de réinitialiser le mot de passe d un utilisateur du dossier en ligne de votre entreprise lorsque celui-ci l a oublié. Pour attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur, il suffit de : cliquer sur le nom de l utilisateur dans la page «Répertoire des utilisateurs»; saisir un nouveau mot de passe dans les champs dédiés à cet effet, à la section A. Panorama 19 : Modification du profil d un utilisateur Mot de passe enregistre le nouveau mot de passe. conduit à la page «Répertoire des utilisateurs». Vous devrez communiquer avec l utilisateur pour lui transmettre le nouveau mot de passe Modifier le profil d un utilisateur En tant que RGA, vous pouvez ajouter ou retirer des droits et modifier le numéro de téléphone des utilisateurs qui ont accès à votre dossier en ligne. 22

23 Pour suspendre complètement les droits d accès d un utilisateur, il suffit de tous les lui retirer. Pour modifier le profil d un utilisateur, il suffit de : cliquer sur le nom de l utilisateur dans la page «Répertoire des utilisateurs», dans le répertoire des utilisateurs; apporter les changements désirés dans la page «Modification du profil d un utilisateur»; cliquer sur pour enregistrer les changements. 23

24 4. Mot de passe oublié par le responsable de la gestion des accès En tant que responsable de la gestion des accès, si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau en cliquant sur le lien «Mot de passe oublié», à la page «Authentification de l utilisateur» du dossier en ligne. Panorama 20 : Authentification de l utilisateur À l étape suivante, vous devez inscrire votre code d utilisateur. Panorama 21 : Mot de passe oublié Pour poursuivre la procédure et obtenir un nouveau mot de passe, vous devez cliquer sur. À la page «Mot de passe oublié (suite)», vous devez répondre à la question en donnant la même réponse que celle que vous avez indiquée lors de votre premier accès. 24

25 Vous devez ensuite sélectionner la même image que celle que vous avez choisie lors de votre premier accès. Panorama 22 : Mot de passe oublié (suite) Cliquer sur pour terminer la procédure et obtenir un nouveau mot de passe. Si toutes les étapes ont été franchies avec succès, le message suivant est affiché : Panorama 23 : Confirmation de réinitialisation de mot de passe 25

26 Vous recevrez un message de confirmation à l adresse électronique inscrite dans le message de confirmation. Il s agit de l adresse inscrite lors de votre premier accès. Si cette adresse n est plus valide, communiquez avec votre centre de services. Celui-ci peut réinitialiser votre mot de passe. Panorama 24 : Exemple du courrier électronique que vous recevrez Lorsque vous utiliserez ce nouveau mot de passe, vous devrez à nouveau fournir votre information d authentification pour confirmer votre identité et accéder au dossier en ligne. Pour toute question relative au dossier en ligne, communiquez avec votre centre des services de La Financière agricole du Québec ( )

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