GUIDE POUR LA RECEPTION DES S

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1 GUIDE POUR LA RECEPTION DES S Les informations qui suivent sont destinées à vous faciliter le traitement des s relatifs au relevé du péage et/ou au relevé détaillé des trajets. Capacité de votre boîte à lettres électronique La taille du relevé détaillé des trajets dépend du format de la notification (fichier PDF ou CSV) et du nombre de trajets effectués. Il faut partir d'une taille d'env. 12 KB par trajet, pour 15 véhicules cela correspond donc à une taille de fichier de 180 KB. Plus le nombre de camions est élevé, plus le fichier sera volumineux. Vérifiez par conséquent que votre boîte à lettres dispose des capacités suffisantes. Dans le cas du relevé de péage, qui est moins détaillé, le fichier sera plus petit, mais les problèmes de réception dus à une capacité insuffisante de la boîte à lettres ne sont entièrement pas à exclure. Configuration de votre pare-feu Pour vous assurer que vous pouvez recevoir les attachements de vos s même avec le logiciel parefeu (logiciel anti-virus), vous devriez absolument modifier les réglages de votre ordinateur et introduire l adresse de l expéditeur, soit bws.protokoll@toll-collect.de. Les s de cet expéditeur seront alors reconnues et les attachements acceptés. Nous vous recommandons de plus d'enregistrer l'adresse d'expéditeur correspondante dans l'annuaire de votre service de messagerie (p. ex. Outlook, Lotus Notes ). Insertion d un nouveau contact dans Outlook (Microsoft Outlook 2010) Pour ajouter un nouveau contact dans Outlook, sélectionnez «Contact» dans «Nouveaux éléments». Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, F - Mise à jour 09/2015 Page 1 sur 6

2 Un champ de saisie s ouvre, donnez l adresse suivante bws.protokoll@tollcollect.de. L adresse figure maintenant automatiquement dans le champ «Afficher comme». Confirmez en cliquant sur «Enregistrer & fermer». L adresse E- mail est maintenant enregistrée. Insertion d un nouveau contact dans Lotus Notes Pour insérer un nouveau contact, précédez de la manière suivante: Démarrez Lotus Notes et cliquez sur «Action nouveau contact». Tapez dans le champ de saisie «Prénom et Nom» le prénom et nom complet, ainsi que l adresse bws.protokoll@toll-collect.de dans le champ «Adresse ». Pour terminer cliquez «Sauvegarder et Quitter». Ouverture d un fichier joint avec le logiciel Win Zip ou 7-zip Pour des raisons de sécurité les attachements sont normalement cryptés et comprimés, afin d assurer la confidentialité de vos données. Les fichiers peuvent être ouverts par le biais de différents programmes. On utilise par exemple ici 7-zip et WinZip. Lorsque vous ouvrez le fichier, le logiciel vous demande d indiquer un mot de passe. Votre «mot de passe» se compose de manière suivante: «TC*numéro de relevé du péage*» Le numéro de relevé du péage figure dans la rubrique Objet de votre . Pour vous assurez que vos entrées sont correctes, activez la coche «Kennwort verbergen (Cacher mot de passe)», afin de pouvoir visualiser l entrée des données. Lors de l'ouverture du fichier, le programme vous demande de saisir un mot de passe. Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, F - Mise à jour 09/2015 Page 2 sur 6

3 Le fichier est ainsi décodé et vous pouvez, suivant le format choisi, enregistrer un fichier PDF ou CSV sur votre ordinateur. Pour éviter que le fichier ne soit endommagé, nous vous recommandons d'enregistrer d'abord le fichier en question sur votre disque dur et de ne pas l'ouvrir avec le programme en double-cliquant dessus. 7-zip WinZip Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, F - Mise à jour 09/2015 Page 3 sur 6

4 Ouverture d un fichier PDF Vous pouvez ouvrir un fichier PDF avec le logiciel Acrobat Reader d Adobe et l imprimer. Si vous ne posséder pas ce logiciel, télécharger le site Internet du fabricant gratuitement ( Ouverture d un fichier csv Microsoft Excel (Microsoft Excel 2010) Toutes les données d un fichier csv sont séparées à l aide d un virgule (csv = comma separated values). Il est recommandé d ouvrir le fichier csv avec le soutien d un programme tableur comme Microsoft Excel, afin de pouvoir traiter les données. Pour traiter les données correctement, suivez pas à pas les recommandations suivantes. Démarrez Excel et créez un nouveau fichier en cliquant à la barre de tâches «Fichier» et puis «Nouveau». Cliquez maintenant sur «À partir du texte», dans l'onglet «Données». Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, F - Mise à jour 09/2015 Page 4 sur 6

5 Choisissez dans le champ de saisie, le répertoire, où votre dossier est sauvegardé. Cliquez sur «Importer» quand le champ de dialogue ci-contre s ouvrira. À l aide du champ de dialogue, vous allez être assisté par assistance pour convertir le texte. Choisissez dans type de fichier «Délimité» et confirmez en tapant sur «Suivant». Le pas suivant serait de cocher dans le champ de saisie police de séparation, la case «Point-virgule» et de désactiver la case «Tabulation». Cliquez ensuite sur «Suivant». Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, F - Mise à jour 09/2015 Page 5 sur 6

6 Pour finir, sélectionnez dans la deuxième colonne du tableau la première ligne, où le terme «Buchungsnummer (Numéro d enregistrement)» apparaît. Tout en restant sur la sélectionne de cette colonne, choisissez la case «Format des donnés en colonne» l option «Texte». Maintenant vous pouvez fermer assistance pour convertir le texte, en appuyant sur l icône «Terminer». Cliquez sur «OK» dans le champ de saisie ci-contre. Vous pouvez maintenant, selon vos souhaits, formater le fichier, en changeant le nom ou bien le sauvegarder sous un autre format. Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, F - Mise à jour 09/2015 Page 6 sur 6