Requête Web Document de formation. Ser vices des ter r ains et bâtiments

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1 Requête Web Document de formation Ser vices des ter r ains et bâtiments

2 Table des matières 1 Accès au module de Requête Web Lien WEB Autre accès Premier accès Page d accueil Création d une requête Explication des champs Enregistrement de la demande Modification/ suppression d une requête Modification d une requête Suppression d une requête Suivi des requêtes Requêtes ouvertes Accueil Détails Requêtes fermées Astuce de navigation Aide mémoire Appeler directement le Remplir une Requête Web Cheminement des requêtes Version 0 11/10/ de 14

3 1 Accès au module de Requête Web 1.1 Lien WEB À partir d un fureteur Web, voici le lien qui vous mènera au module de requête WEB: La page suivante s ouvrira. Vous devrez entrer votre numéro de Compte d utilisateur et votre mot de passe (le même que le numéro de Compte d utilisateur). Figur e 1 Page de connexion au module de Requête Web. Version 0 11/10/ de 14

4 1.2 Autre accès Vous pouvez aussi accéder au module de Requête Web par l entremise de la page du Service des terrains et bâtiments sur le site web de l UQO. En appuyant sur le bouton Requête Web qui se trouve en haut à droite de la page du service, vous accéderez au module de Requête Web. 2 Premier accès 2.1 Page d accueil Lors du premier accès au module Requête Web, la page illustrée à la figure 2 s ouvrira. Vous remarquerez que le message Aucune requête n a été trouvé s affichera. Figur e 2 Fenêtre d'accueil du module de Requête Web. Version 0 11/10/ de 14

5 2.2 Création d une requête Pour créer une requête, il suffit d appuyer sur le bouton Créer (voir figure 2). Une fois appuyer sur ce bouton, la page illustrée à la figure 3 s ouvrira. Figure 3 Fenêtre de création de nouvelle demande du module de Requête Web Explication des champs Numéro de local : Entrer le numéro de local où le travail doit être effectué. Le numéro de local doit, sans être obligatoire, débuter par la lettre «P» pour le pavillon Lucien Brault, par la lettre «T» pour le pavillon Alexandre Taché, VT pour les locaux de Val Tétrault et EXT pour les activités/travaux à l extérieur sur le terrain de l UQO. Restriction : Le champ restriction est un menu comprenant les possibilités suivantes : ACCESSIBLE EN TOUT TEMPS : Lorsque le travail peut être fait en tout temps. Version 0 11/10/ de 14

6 AVERTIR AVANT DE PASSER : Lorsque le travail peut être fait en tout temps, mais qu il serait préférable d être averti juste avant son exécution. PRENDRE RENDEZ VOUS : Lorsque le travail doit être fait préférablement après avoir eu entente de date entre le et le demandeur (e). Nom du contact : Inscrire e nom de la personne contact a qui ont demandé des explications supplémentaires concernant la requête. Téléphone : Inscrire le numéro de téléphone et/ou de poste de la personne contact. Description maintenance : Inscrire un texte expliquant le travail. Y mettre le maximum d information pour faciliter le travail de planification tout en étant concis. Décrire la requête sous forme d une liste de pointage correspond au format idéal pour retrouver rapidement l information d une requête Enregistrement de la demande Une fois les informations entrées dans le formulaire de création de demande, il suffit d appuyer à nouveau sur le bouton Créer afin d enregistrer votre demande dans le système de requête du (voir figure 4). Version 0 11/10/ de 14

7 Figure 4 Fenêtre de création de demande dûment remplie. Il est à noter que tous les champs du formulaire de création de demande doivent contenir une information pour que la requête soit acceptée par le système. Une fois la demande remplie, un message vous indiquant que la requête a été ajoutée au système du Service des terrains et bâtiment. De plus, le numéro unique de votre requête sera affiché (voir figure 5). Version 0 11/10/ de 14

8 Figure 5 Fenêtre Requête ajoutée. Appuyer sur le bouton Retour pour revenir à la fenêtre d'accueil du module de Requête Web. Vous remarquerez que votre requête est maintenant affichée. 2.3 Modification/ suppression d une requête Modification d une requête Une requête peut être modifiée tant et aussi longtemps qu elle n a pas été traité par le Service des terrains et bâtiments. La modification se fait en appuyant sur l icone noter que cette icône disparaîtra lorsque la requête aura été traitée. (voir figure 6). Il est à Version 0 11/10/ de 14

9 2.3.2 Suppression d une requête Une requête peut être supprimée tant et aussi longtemps qu elle n a pas été traité par le Service des terrains et bâtiments. La suppression se fait en appuyant sur l icone est à noter que cette icône disparaîtra lorsque la requête aura été traitée. (voir figure 6). Il Figur e 6 Fenêtre Requêtes ouver tes avant son tr aitement par le Ser vice des terr ains et bâtiments. Version 0 11/10/ de 14

10 3 Suivi des requêtes 3.1 Requêtes ouvertes Accueil Tous vos requêtes non complétés (non planifié, en cours d exécution, en attente de pièce, etc.) seront sous l onglet Requêtes ouvertes. Vous pouvez voir la date d acceptation pour chacune des requêtes (voir figure 7). Figure 7 Fenêtre Requêtes ouvertes. L acceptation veut dire que le travail relié à la demande a été accepté par le Service des terrains et bâtiments, mais ne veut pas dire que le travail est planifié pour exécution. Version 0 11/10/ de 14

11 3.1.2 Détails Pour savoir si le travail est planifié, il faut appuyer sur l icone. Si le travail n est pas planifié, le message Aucune maintenance reliée à cette requête apparaîtra (voir figure 8). Figure 8 Fenêtre de détail d'une requête. Lorsque le travail est planifié, les informations illustrées à la figure 9 seront affichées. Voici la description des différents champs : Bon de travail : Numéro unique du bon de travail qui ne correspond pas nécessairement au numéro de requête. Pour un seul numéro de requête, plusieurs bons de travail peuvent être générés. Date de début : Date planifiée du début des travaux. Date maintenance : Date lorsque les travaux sont complétés. Équipe : Personne ou groupe de personne qui effectuera le travail. Statut : statut du bon de travail. Version 0 11/10/ de 14

12 Figure 9 Fenêtre de détail d'une requête. 3.2 Requêtes fermées Pour voir les requêtes qui sont terminées, appuyer sur l onglet Requêtes fermées. L ensemble de requêtes complétées seront affichées. 3.3 Astuce de navigation Vous pouvez trier vos requêtes en appuyant sur le nom des colonnes du tableau. Ce truc sera fort utile lorsque vous aurez plusieurs requêtes de faites (voir figure 10). Figur e 10 Exemple d' un tableau de requête. Version 0 11/10/ de 14

13 4 Aide mémoire Cette section explique quand faire une demande en passant par une Requête Web ou quand passer directement par le. 4.1 Appeler directement le Type de demande Item sécurité Température d un local Urgence Commentaires ou questions Exemple Odeur de feu Fumée Senteur suspecte Trottoir non déneigé Etc. Lorsque la température est anormalement trop chaude ou trop froide Fuite d eau Demande qui doit être fait dans la journée Etc. La date du prochain lavage de tapis Etc. 4.2 Remplir une Requête Web Type de demande Exemple Montage/démontage de salle Indiquer un maximum d information concernant l événement. Toute autre demande Changer une lumière Entretien ménager Etc. Version 0 11/10/ de 14

14 5 Cheminement des requêtes Requête Wed Il est toujours possible de modifier ou d effacer une requête Date d acceptation apparaît maintenant dans le tableau de la requête Approbation par le Service des terrains et bâtiments Il est maintenant impossible de modifier ou d effacer une requête Requête Web approuvée La requête est approuvée, mais n est pas planifiée Le numéro du bon de travail apparaît maintenant dans la requête Planification de la requête par le Service terrains et bâtiments Requête Web planifiée Exécution de la requête par le Service terrains et bâtiments Requête web exécutée La requête apparaît maintenant dans la liste des requêtes fermées Version 0 11/10/ de 14