Votre guide pratique des entreprises du BTP

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1 Votre guide pratique des entreprises du BTP ÉDITION 2016 CABINET COMPTABLE COMPTABLE CABINET

2 Vous êtes expert-comptable et vous avez des clients, entreprises du BTP. Ce guide vous est destiné. Vous y trouverez des informations essentielles sur la protection sociale du BTP, des conseils et des fiches pratiques. Adhésions obligatoires, garanties facultatives, accords de branche, assurances professionnelles : le BTP a des spécificités et nous vous aidons à mieux les comprendre. Formalités fiscales, sociales et administratives, déclaration sociale nominative : nous vous soutenons dans la gestion de vos entreprises du BTP. Bonne lecture Retrouvez-nous sur les réseaux sociaux : in

3 La protection sociale du BTP Les acteurs de la profession... 4 La protection sociale du BTP en un coup d œil... 5 Les adhésions et garanties obligatoires dans le BTP... 6 Les outils de gestion L espace public expert-comptable sur probtp.com Votre compte expert-comptable sur probtp.com Vos autres outils en ligne Sommaire Les cotisations La protection du chef d entreprise L assiette de cotisations Déclaration et gestion des indemnités de congés payés Le régime fiscal et social La retraite La prévoyance La santé Les formalités déclaratives Les déclarations PRO BTP avant le passage à la DSN Les déclarations PRO BTP avec la DSN La protection de l entreprise Les obligations d assurances du chantier Les assurances indispensables Zoom sur la création d entreprise IZILIO BTP, votre solution BTP IZILIO BTP fonctionne avec ou sans logiciel de paie Les avantages d IZILIO BTP Comment s inscrire sur IZILIO BTP? Bien s assurer dès son 1 er chantier Garantir sa protection sociale Respecter les obligations conventionnelles... 25

4 La protection sociale du BTP Les acteurs de la profession PRO BTP PRO BTP est l organisme de protection sociale au service des professionnels du BTP. Il propose à ses adhérents entreprises, artisans, salariés et retraités une gamme complète de contrats et de solutions, collectifs ou individuels : retraite, prévoyance, complémentaire santé, assurances professionnelles. Sa gestion paritaire, sans but lucratif, est la garantie d un service au meilleur rapport qualité/prix, dans le respect des obligations légales. Les Caisses de Congés payés et l Union des Caisses de France (UCF) Ces organismes assurent, vis-à-vis des entreprises du BTP, trois services : la gestion des indemnités de congés payés (ICP) ; la gestion des indemnités de chômage intempéries (ICI) ; le recouvrement d autres cotisations sociales et professionnelles. Les cotisations sont versées directement par l entreprise à sa Caisse de Congés payés ou à l UCF (pour les ICI uniquement). LE RÔLE DE PRO BTP PRO BTP n intervient pas dans le paiement des ICP et des ICI vis-à-vis du salarié. En revanche, les ICP sont, selon les cas, à intégrer ou à exclure des assiettes de cotisations que vous nous déclarez. Les organismes de formation professionnelle Les entreprises cotisent dans la section professionnelle correspondant à leur effectif, auprès de CONSTRUCTYS- OPCA de la Construction. En fonction de leur effectif, les entreprises du Bâtiment cotisent à l APNAB. Elles sont toutes assujetties à la cotisation CCCA- BTP (sauf les départements d Alsace-Moselle). Les demandes de formation sont traitées directement par ces organismes. CONSTRUCTYS et ses antennes régionales gèrent la partie informations et conseils auprès des entreprises et des salariés du BTP. LE RÔLE DE PRO BTP PRO BTP assure l appel et la collecte des cotisations et les reverse aux organismes concernés. Il assure le recouvrement : 1 des contributions pour la formation professionnelle continue pour le compte de CONSTRUCTYS- OPCA de la Construction : des entreprises de moins de 10 salariés pour la section professionnelle BTP (ex. FAF-SAB) ; des entreprises de 10 salariés et plus pour les sections professionnelles BAT et TP (ex. OPCA BAT, OPCA TP). 2 de la cotisation CCCA-BTP (1) pour le développement de la formation professionnelle dans le BTP ; 3 du financement du droit à la négociation collective dans l artisanat du Bâtiment pour le compte de l APNAB. Chaque entreprise reçoit ses taux personnalisés en même temps que les états récapitulatifs des cotisations de fin d année (voir p. 10). (1) Sauf les départements d Alsace-Moselle. ICP : Indemnités de congés payés ICI : Indemnité de chômage intempéries APNAB : Association Paritaire Nationale pour le financement de la Négociation collective dans l Artisanat du Bâtiment OPCA : Organismes Paritaires Collecteurs Agréés CCCA-BTP : Comité de Concertation et de Coordination de l Apprentissage du Bâtiment et des Travaux publics. 4

5 La protection sociale du BTP en un coup d œil Retraite complémentaire Ouvriers Etam Cadres (1) Adhésion obligatoire à BTP-RETRAITE (Arrco) Pension de retraite complémentaire ou de réversion Adhésion à BTP-PRÉVOYANCE si l entreprise choisit PRO BTP pour la prévoyance Garanties conventionnelles obligatoires du BTP Adhésions obligatoires à BTP-RETRAITE (Arrco) et à la CNRBTPIG (Agirc) La protection sociale du BTP Régime National de Prévoyance ouvrier RNPO Régime National de Prévoyance Etam RNPE Régime national de prévoyance des cadres RNPC Prévoyance conventionnelle arrêts de travail > 90 jours invalidité, capital décès rente au conjoint survivant, rente d éducation indemnité de départ à la retraite forfait parentalité forfait accouchement pour toutes les femmes salariées du BTP qui accouchent hospitalisation chirurgicale arrêts de travail > 90 jours invalidité capital décès rente d éducation, rente de conjoint invalide forfait parentalité forfait accouchement : pour toutes les femmes salariées du BTP qui accouchent hospitalisation chirurgicale arrêts de travail > 90 jours invalidité capital décès rente d éducation forfait parentalité forfait accouchement : pour toutes les femmes salariées du BTP qui accouchent garantie chirurgie Arrêts de travail de moins de 91 jours Adhésion à BTP-PRÉVOYANCE si l entreprise souscrit le contrat facultatif Garantie Arrêts de Travail de PRO BTP Garantie conventionnelle obligatoire du BTP Prise en charge du complément des indemnités journalières de la Sécurité sociale pour tous les salariés Complémentaire santé collective Formation professionnelle Adhésion à BTP-PRÉVOYANCE si l entreprise choisit le contrat BTP Santé Obligatoire à partir du 1 er janvier 2016 pour tous les salariés Adhésion aux organismes de formation du BTP (voir p. 4) (1) Et assimilés cadres, Etams relevant de l article 36 et mandataires sociaux cotisant à l Agirc. IMPORTANT L adhésion à BTP-PRÉVOYANCE (PRO BTP) pour la mise en place de la prévoyance conventionnelle du BTP, n est plus automatique lors de la création de l entreprise. Si l entreprise choisit PRO BTP pour couvrir ses obligations en prévoyance, il faut nous envoyer un bulletin d adhésion. 5

6 La protection sociale du BTP Les adhésions et garanties obligatoires dans le BTP Pour chaque salarié et selon sa catégorie professionnelle, l entreprise doit adhérer aux institutions de retraite complémentaire. Elle doit également adhérer à BTP-PRÉVOYANCE si elle choisit le groupe PRO BTP pour respecter les obligations conventionnelles de prévoyance du secteur. L adhésion aux organismes de formation professionnelle et à la Caisse des Congés Intempéries BTP est aussi obligatoire. Enfin, à partir du 1 er janvier 2016, l entreprise doit souscrire une complémentaire santé collective pour tous ses salariés. Si elle le souhaite, elle peut choisir le contrat BTP Santé proposé par PRO BTP. BON À SAVOIR Dans le BTP, les salariés bénéficient de garanties spécifiques : maintien gratuit des garanties de prévoyance 36 mois maximum en cas de chômage indemnisé par Pôle emploi, sans limite de durée en cas de longue maladie ou invalidité ; forfait parentalité pour les salariés (hommes ou femmes) et forfait accouchement pour les femmes salariées ; indemnité de fin de carrière pour les ouvriers ; action sociale professionnelle du BTP. La retraite Dans le BTP, c est PRO BTP qui assure la gestion des régimes de retraite complémentaire des entreprises et des salariés. PRO BTP regroupe BTP-RETRAITE, institution de retraite Arrco et la CNRBTPIG, institution de retraite Agirc. La prévoyance conventionnelle 3 accords collectifs nationaux définissent la prévoyance conventionnelle dans le BTP : l accord collectif national du 31 juillet 1968 instituant le régime national de prévoyance des ouvriers (RNPO), l accord collectif national du 13 décembre 1990 instituant le régime national de prévoyance des employés, techniciens et agents de maîtrise Etam (RNPE), l accord collectif national du 1 er octobre 2001 instituant le régime national de prévoyance des cadres (RNPC). BTP-PRÉVOYANCE est l institution de prévoyance du groupe PRO BTP. Elle met en œuvre les contrats permettant aux entreprises de satisfaire aux obligations conventionnelles définies par les partenaires sociaux du BTP. PRO BTP propose des garanties en complément des prestations versées par la Sécurité sociale en cas de décès, de longue maladie et d invalidité. Zoom sur les arrêts de travail Arrêts de travail inférieurs à 90 jours Le maintien de salaire pendant les 90 premiers jours de l arrêt de travail est une obligation conventionnelle du BTP. Sa prise en charge dépend de la durée et de la cause de l arrêt, ainsi que du statut professionnel du salarié. Les 3 premiers jours En cas de maladie, la Sécurité sociale ne verse pas d indemnités : c est le délai de carence. Votre entreprise cliente doit assurer le maintien du salaire si l employé est Etam, cadre du BTP ou ouvrier des Travaux publics avec plus d un an d ancienneté. Dans toute autre situation, ces 3 jours d arrêt ne sont pas pris en charge. Du 4 e au 90 e jour La Sécurité sociale verse des indemnités journalières pour chaque jour de l arrêt de travail, y compris les samedis, dimanches et jours fériés. Un complément doit être assuré jusqu au 90 e jour d arrêt par votre entreprise cliente. Arrco : Agirc : CNRBTPIG : Association pour le régime de retraite complémentaire des ouvriers. Association générale des institutions de retraite des cadres. Caisse nationale de retraite des Bâtiments des Travaux publics et des industries graphiques. 6

7 BON À SAVOIR Si elles le souhaitent, les entreprises du BTP peuvent adhérer au contrat Garantie Arrêts de travail de PRO BTP. Dans ce cas, c est PRO BTP qui prend en charge le paiement des indemnités journalières à leur place, pour les arrêts de travail inférieurs à 91 jours. Les garanties de base ci-dessous répondent à l obligation de maintien du salaire. Renseignez-vous auprès de votre conseiller pour connaître toutes les options du contrat. Garantie Arrêts de travail de PRO BTP Maladie Arrêts de travail Accident travail trajet 30 jours Régime conventionnel Ouvriers 3 jours (1) Régimes conventionnels Etam et Cadres La protection sociale du BTP Délai de carence Accident travail trajet 30 jours Accident travail 30 jours Accident travail > 30 jours Maternité Maladie 100 % de S (2) du 4 e au 48 e jour 75 % de S (2) du 49 e au 90 e jour 100 % de S (2) du 1 er au 90 e jour Accident travail trajet 30 jours 100 % de S (2) du 4 e au 30 e jour 100 % de S (2) du 1 er au 30 e jour Garanties de base Accident travail trajet > 30 jours Accident travail 30 jours 90 % de S (2) du 1 er au 15 e jour 100 % du S (2) du 16 e au 30 e jour 100 % de S (2) du 1 er au 90 e jour 100 % du S (2) du 1 er au 30 e jour Accident travail > 30 jours 100 % du S (2) du 1 er au 90 e jour Maternité 100 % du S (2) du 1 er au 112 e jour (1) Ouvrier TP : non application des 3 jours si plus d un an d ancienneté dans l entreprise (2) S : salaire brut Conditions d ouverture des droits de la Garantie Arrêts de travail Ouvriers et Apprentis du Bâtiment et des Travaux publics Etam et Cadres S ils ont moins de 25 ans : 1 mois de présence dans l entreprise. S ils ont plus de 25 ans : 3 mois de présence ou 1 mois et 308 points Arrco acquis en tant qu ouvrier du BTP dans les 10 dernières années. Pas de condition exigée si l arrêt est dû à un accident du travail ou à une maladie professionnelle de plus de 30 jours. Pour la maladie : présence d un an dans l entreprise ou 5 ans d activité dans le BTP. Pour la maternité : présence d un an dans l entreprise. En cas d accident du travail ou de maladie professionnelle : pas de condition exigée. 7

8 La protection sociale du BTP Arrêts de travail supérieurs à 90 jours La Sécurité sociale verse une partie du salaire journalier. Les conventions collectives du BTP imposent un versement minimum complémentaire. Pour les entreprises adhérentes à BTP-PRÉVOYANCE, PRO BTP prend en charge le complément de salaire. Le montant dépend du contrat de prévoyance choisi par votre client. Cependant, l entreprise doit continuer à payer ses charges, sauf si elle a souscrit le contrat Garantie Arrêts de travail (voir la page précédente) ou l Option Charges sur Arrêts de travail de Longue Durée (OCALD). Dans ces deux cas, c est PRO BTP qui paye les charges à la place de l entreprise. La subrogation Elle est obligatoire pour les Etam et les cadres. Pour les ouvriers, elle dépend des adhésions et de la convention collective de l entreprise. Voici un tableau récapitulatif des conditions de subrogation pour les ouvriers du BTP : Convention Versement d indemnités journalières Contrats de l entreprise Travaux Publics Bâtiment Arrêt de travail de moins de 90 jours Garantie Arrêts de travail (GAT) Subrogation obligatoire Choix de l entreprise Garantie Arrêts de travail (GAT) : Option supérieure ou égale au conventionnel (soit option supérieure ou égale au niveau 2 tous assureurs ou option 1 assureur BTP-PRÉVOYANCE) Choix de l entreprise ou Arrêt de travail de plus de 90 jours Option Charges sur Arrêts de travail de longue durée (OCALD) non adhérent Garantie Arrêts de travail Garantie Arrêts de travail (GAT) : Option inférieure au conventionnel (soit en dessous de l option 2 d assureurs mutuels) La subrogation est obligatoire depuis le 1 er janvier 2014 non adhérent Option Charges sur Arrêt de travail de Longue Durée 8

9 Nouveau au 1 er janvier 2016 La complémentaire santé collective d entreprise D ici le 1 er janvier 2016, toutes les entreprises du secteur privé devront mettre en place une complémentaire santé collective pour leurs salariés (1). Elle doit être financée a minima à hauteur de 50 % par l employeur. La part restante est à la charge du salarié et prélevée sur son bulletin de salaire. Seul le salarié doit obligatoirement être couvert (sauf cas d exclusion). Cependant, l entreprise peut choisir un contrat permettant de couvrir ses enfants et/ou son conjoint. La complémentaire santé collective doit prendre en charge, pour le salarié et lui seul, un ensemble de garanties minimum appelé «panier de soins» (2). Concrètement, elle doit couvrir ces soins : Le maintien gratuit des garanties collectives aux salariés privés d emploi La loi du 14 juin 2013, issue de l Accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013, prévoit que les chômeurs indemnisés par Pôle emploi peuvent conserver leurs garanties de santé (3) et de prévoyance durant 12 mois. Dans le BTP, cette durée est de 36 mois maximum, en cas de licenciement ou de rupture conventionnelle effectifs au 1 er juin Pour en bénéficier, l adhérent doit justifier d une indemnisation continue au titre de l assurance chômage. Ce maintien de garanties est illimité en cas d invalidité de 2 e catégorie ou de longue maladie indemnisée par BTP-PRÉVOYANCE à la date de rupture du contrat de travail. (1) Article 1 de l Accord National Interprofessionnel (ANI) du 11 janvier (2) Décret du 8 septembre 2014 en application de l article L de la Sécurité sociale. (3) Sur les contrats standards de la gamme BTP Santé, hors contrats particuliers conclus au sein des grandes entreprises. La protection sociale du BTP Consultations, actes et prestations remboursés par la Sécurité sociale : couverture intégrale du ticket modérateur (sauf pour les frais de cures thermales, les médicaments pris en charge à 15 ou 30 % par la Sécurité sociale et les spécialités et préparations homéopathiques) ; Hospitalisation : prise en charge du forfait journalier, sans limitation de durée ; Prothèses dentaires : prise en charge à hauteur d au moins 125 % de la base de remboursement de la Sécurité sociale ; Frais d optique : forfait de 100 pour la correction simple, de 150 pour la correction mixte (simple et complexe), de 200 pour la correction complexe (sur une période de 2 ans, avec deux verres et une monture). BON À SAVOIR PRO BTP aide les entreprises à mettre en place leur complémentaire santé collective obligatoire. Les contrats de la gamme BTP Santé sont conformes aux obligations légales et sont responsables. Un accompagnement personnalisé est réservé aux entreprises et aux experts comptables : mise à disposition de la DUE, interlocuteur dédié pour le démarrage du contrat... 9

10 Les cotisations L assiette de cotisations L assiette de cotisations est variable. Elle dépend : des garanties souscrites, de la cotisation : pourcentage de salaire ou forfait jour, de la catégorie du salarié (ouvrier, Etam ou cadre), du mode de gestion des Indemnités de congés payés (ICP). Ouvriers Pour les ouvriers, l assiette déclarée à PRO BTP est hors ICP dès lors que l entreprise cotise à une Caisse de Congés payés. Etams et cadres Pour les Etam et les cadres, l assiette de cotisation dépend également du mode de gestion des indemnités de congés payés, direct ou déclaratif (voir p. 12). Le salaire des ouvriers et des Etam est défini en 2 tranches : A et B, correspondant aux tranches 1 et 2 de l Arrco. Celui des cadres est défini en 3 tranches : A, B et C. Apprentis Pour les apprentis, les cotisations retraite sont calculées sur la base des rémunérations minimales fixées par décret et non sur la rémunération réelle. La base de calcul des cotisations pour les apprentis est déterminée en pourcentage du Smic mensuel après déduction d une fraction égale à 11 % du Smic. L assiette forfaitaire est calculée sur la base de 151,67 fois le Smic horaire en vigueur au 1 er janvier de chaque année. Déclaration et gestion des indemnités de congés payés Pour mémoire : Rémunération d un salarié = Salaire versé par l entreprise + Indemnité de chômage intempéries (ICI) versée au salarié par l Union des Caisses de France + Indemnité de congés payés (ICP) versées au salarié par la Caisse des Congés Payés Ouvriers Lorsque l entreprise adhère à une Caisse de Congés payés du BTP et que cette dernière règle les ICP (et les primes conventionnelles de congés) à l ouvrier : c est la Caisse de Congés payés du BTP qui déclare les ICP et verse les cotisations correspondantes à BTP-PRÉVOYANCE et BTP-RETRAITE, l entreprise déclare tous les autres éléments de rémunération et verse les cotisations correspondantes à BTP-PRÉVOYANCE et BTP-RETRAITE. Dans tous les autres cas, l entreprise doit intégrer les ICP dans ses déclarations de salaires et ces ICP entrent dans l assiette de cotisations. Etams et cadres Les entreprises du Bâtiment bénéficient du mode de gestion direct des indemnités de congés payés si elles remplissent ces 3 conditions : adhérer à une Caisse de Congés payés du Bâtiment ; avoir affilié tous ses cadres et Etam à la prévoyance conventionnelle de BTP-PRÉVOYANCE ; cotiser aux taux standard pour la retraite complémentaire. Le mode de gestion direct permet à l entreprise de ne pas intégrer les ICP des cadres et Etam dans les déclarations de salaires. En effet, c est la Caisse de Congés payés qui déclare les ICP et verse directement les cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance conventionnelle à BTP-PRÉVOYANCE et BTP-RETRAITE. Les plafonds des tranches de salaires doivent donc être proratisés pour neutraliser les périodes de congés payés. Si l entreprise ne remplit pas les 3 conditions requises pour le mode direct, le mode de gestion des ICP sera déclaratif. Dans ce cas, l entreprise devra les intégrer dans les déclarations de salaires car elles entrent dans l assiette des cotisations. Régime fiscal et social Définition des régimes de prévoyance complémentaire Les prestations de prévoyance complémentaire s ajoutent à celles du régime général de la Sécurité sociale. Elles couvrent la maladie, la maternité, l invalidité, le décès, l accident de travail et la maladie professionnelle. Elles regroupent les prestations dites de prévoyance et de frais de santé. Pour que les entreprises et les salariés bénéficient des avantages précisés ci-dessous, voici les conditions à remplir : les prestations doivent être versées par un organisme habilité, tel que BTP-PRÉVOYANCE ; le régime doit avoir un caractère collectif (art R et 1-2 du Code de la Sécurité sociale CSs) ; le régime doit avoir un caractère obligatoire (cas des dispenses autorisées, Art R CSs) le contrat de l entreprise doit résulter d une convention ou d un accord collectif, d un référendum ou d une décision unilatérale de l employeur ; la contribution patronale ne doit pas se substituer à un élément du salaire ; 10

11 BON À SAVOIR Le détail des taux de cotisations, plafonds, tranches de salaire et assiettes en vigueur est disponible dans la notice «Chiffres, taux et assiettes» sur rubrique «Taux et assiettes de cotisations». Cotisations des retraités en activité Les rémunérations versées aux retraités Agirc et/ou Arrco ayant repris une activité salariée sont soumises aux cotisations patronales et salariales, sans donner lieu à attribution de points de retraite. Sont également dues les cotisations patronales et salariales au titre de l AGFF, de l Apec et de la contribution exceptionnelle temporaire (CET). Entreprises de moins de 10 salariés Le Titre emploi service entreprise (TESE) et le Chèque emploi associatif (CEA) ne vous dispensent pas des formalités déclaratives auprès de PRO BTP : cotisations des régimes facultatifs de santé et formation continue ; affiliation et radiation des salariés ; déclaration d arrêt de travail et de l ensemble des formalités auprès des Caisses de Congés payés. Les cotisations le régime doit maintenir la couverture après suspension du contrat de travail ; pour les contrats Santé, les critères de contrats dits «responsables» doivent être respectés : les contrats de la gamme BTP Santé remplissent ces critères. Avantages pour l entreprise Avantage fiscal Les contributions patronales au financement du régime de prévoyance et de santé sont déductibles du bénéfice imposable car considérées comme des charges d exploitation. Avantage social Les contributions des employeurs, destinées au financement de prestations de prévoyance complémentaire respectant les conditions ci-dessus, sont exclues de l assiette des cotisations de Sécurité sociale (hors CSG, CRDS et forfait social) pour chaque assuré, à hauteur de deux limites. Si l entreprise compte 9 salariés et plus, les cotisations patronales sont assujetties au forfait social sauf, sous certaines conditions, la part qui assure le maintien obligatoire du salaire en cas d arrêt de travail (obligation résultant de la loi de mensualisation ou d un accord collectif ayant le même objet). Les contrats Garantie Arrêts de travail (GAT) des Etam et cadres répondent à l accord sur la mensualisation de la branche du BTP. Pour les ouvriers, les options GAT supérieures à l option 2 couvrant l obligation conventionnelle, doivent avoir été mises en place par accord collectif pour ne pas être soumises au forfait social. Particularité liée à la cotisation hospitalisation chirurgicale conventionnelle Si, en plus du régime de prévoyance conventionnelle, les salariés ne bénéficient pas encore d une couverture santé obligatoire respectant les obligations des contrats «responsables», la part patronale de la cotisation, au titre de la garantie hospitalisation chirurgicale, doit être réintégrée dans la déclaration Urssaf (voir la notice «Chiffres, taux et assiettes» sur Avantages pour le salarié La participation de l employeur n est pas intégrée dans le revenu imposable du salarié (sauf pour les frais de santé). La cotisation versée par le salarié est déductible de son revenu imposable (sauf celle versée pour les frais de santé, dans la limite des plafonds légaux). 11

12 Les formalités déclaratives La déclaration sociale nominative (DSN) deviendra progressivement obligatoire à partir de À terme, elle remplacera la plupart des déclarations en vigueur aujourd hui. Les contrats des organismes de protection sociale dont ceux de PRO BTP seront inclus dans la DSN. En attendant, vous devez continuer à effectuer les déclarations de vos entreprises clientes jusqu à leur intégration dans la DSN. Nous vous présentons ici les déclarations à faire à PRO BTP hors DSN. En page 16, nous détaillons les conséquences de la DSN sur vos déclarations. Les déclarations PRO BTP avant le passage à la DSN Les déclarations récurrentes Pour les ouvriers, l assiette déclarée à PRO BTP est hors ICP dès lors que l entreprise cotise à une Caisse de Congés payés. Entreprise avec au moins 1 salarié Mode déclaratif : les masses salariales sont déclarées par l entreprise. Mode estimatif : les trois premiers trimestres, les entreprises du BTP règlent les cotisations que PRO BTP a estimé en fonction de leur situation, sur la base des salaires de l année précédente. Le dernier trimestre, une régularisation est effectuée. Entreprise de 0 à 6 salariés Mode forfaitaire : le paiement des cotisations est effectué selon un échéancier de plusieurs mensualités, selon les cotisations de l année précédente. Le paiement des cotisations À partir du 1 er janvier 2016, en application de l accord national interprofessionnel du 13 mars 2013, les entreprises de plus de 9 salariés devront régler leurs cotisations de retraite complémentaire chaque mois et non plus chaque trimestre. La déclaration de cotisations Trois modes de déclaration Selon la taille de l entreprise, il existe trois modes de déclaration : déclaratif, estimatif ou forfaitaire. Voici les conditions de paiement de cotisations de retraite et de prévoyance complémentaires avant le 1 er janvier 2016 : Catégorie d entreprise Cadence de paiement Appel de cotisations Calendrier de déclarations et de paiement à PRO BTP Moins de 10 ouvriers Trimestriel Réception d un appel de cotisations à la fin de chaque trimestre + état récapitulatif annuel en décembre La déclaration et le paiement doivent être adressés à PRO BTP pour le 30 du mois suivant, à l adresse indiquée sur le document (1). Entreprise avec Etam(s) et Cadre(s) Trimestriel Réception d un appel de cotisations à la fin de chacun des 3 premiers trimestres + état récapitulatif annuel en décembre. La déclaration et le paiement doivent être adressés à PRO BTP pour la fin du premier mois du trimestre suivant (1). Plus de 10 ouvriers Mensuel Réception d un appel de cotisations à la fin de chacun des 11 premiers mois + état récapitulatif annuel en décembre La déclaration et le paiement doivent être adressés à PRO BTP pour le 15 du mois suivant sauf pour les mois de mars, juin et septembre où l envoi est à effectuer pour le 30 du mois suivant à l adresse indiquée sur le document (1). (1) En cas d envoi tardif des déclarations ou des paiements, BTP-RETRAITE et BTP-PRÉVOYANCE appliquent les majorations de retard prévues par leurs règlements. 12

13 Au 1 er janvier 2016 : les entreprises de plus de 9 salariés et celles de 1 à 9 avec paiement mensuel de leurs cotisations Urssaf devront régler leurs cotisations de retraite complémentaire chaque mois, et non plus chaque trimestre. En assurance de personnes (prévoyance et complémentaire santé) et pour la formation continue, les paiements deviennent trimestriels pour toutes les entreprises. PRO BTP a fait ce choix pour permettre aux entreprises d optimiser la gestion de leur trésorerie, et ce quel que soit leur effectif. Exception : les entreprises qui optent pour une déclaration unifiée de cotisations sociales par échange de données informatisé (DUCS EDI), ou celles de plus de 9 salariés composées uniquement de personnel ouvrier, seront sur une périodicité mensuelle pour la retraite complémentaire et l assurance de personnes. En fonction des cadences de règlement, les dates de paiement sont différentes : pour les cadences mensuelles, les versements doivent être effectifs le 15 du mois suivant ; pour les cadences trimestrielles, les paiements (chèque, virement ) en retraite, prévoyance, complémentaire santé et formation doivent être transmis, au plus tard, le 25 du mois suivant le trimestre civil, afin de tenir compte des délais bancaires ou postaux. Pour vous préparer à ces changements, nous détaillons ces évolutions dans l infographie ci-dessous : Les formalités déclaratives Entreprises de + de 9 salariés, Entreprises de 1 à 9 salariés qui s acquittent mensuellement de leurs cotisations à l URSSAF (1) Entreprises de 1 à 9 salariés qui ne s acquittent pas mensuellement de leurs cotisations à l URSSAF Cadences de paiement Retraite complémentaire Assurance de personnes (Prévoyance, Santé) Formation continue Retraite complémentaire Assurance de personnes (Prévoyance, Santé) Formation continue mensuelle trimestrielle trimestrielle trimestrielle Possibilité de passer, à la demande, en cadence mensuelle pour l ensemble des paiements Possibilité de passer, à la demande, en cadence mensuelle pour l ensemble des paiements (1) Exception : les entreprises qui font le choix d opter pour une déclaration unifiée de cotisations sociales par échange de données informatisé (DUCS EDI), ou de plus de 9 salariés, composées uniquement de personnel ouvrier resteront sur une périodicité mensuelle pour la retraite complémentaire et l assurance de personnes. BON À SAVOIR L effectif de l entreprise pris en compte est le nombre moyen de salariés présents dans tous les établissements de l entreprise au cours de l exercice. Vous pouvez choisir de passer le paiement de l ensemble de vos cotisations en cadence mensuelle. Pour cela, vous devrez contacter votre direction régionale avant mi-décembre. 13

14 Les formalités déclaratives Les moyens de paiement Dès lors que vous disposez d un compte sur vous pouvez payer les cotisations (y compris les états récapitulatifs), en utilisant le télépaiement ou le chèque. Le télépaiement Opter pour le prélèvement à l échéance vous garantit le respect des dates limites de paiement. Le télépaiement est accessible à partir des supports de déclaration suivants : le site la DUCS-EDI la DUCS-EFI Le prélèvement des cotisations est soumis à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Le chèque Le paiement par chèque est possible quel que soit le mode de déclaration. En déclarant par Internet, vous profitez toutefois de la fiabilité et de la rapidité des échanges sur le net, tout en conservant ce mode de paiement pour votre client. Il vous suffira d imprimer le coupon chèque après votre déclaration, et de nous le retourner accompagné du chèque du montant déclaré. IMPORTANT À partir du dernier trimestre 2015, le télérèglement des cotisations requiert la signature d un mandat de prélèvement SEPA. Vous devrez vérifier les informations pré-remplies et signer le document. Si vous déclarez et payez les cotisations via une DUCS, vous recevrez un à partir du 15 octobre qui vous donnera les détails. L état récapitulatif des cotisations Au mois de décembre de chaque année, PRO BTP adresse à l entreprise un état récapitulatif annuel qui correspond au dernier appel de cotisations de l année. Il permet de déterminer le solde des cotisations à payer. Vous complétez la déclaration et l envoyez, accompagnée du paiement correspondant, à l adresse postale indiquée sur le document. Vous pouvez également la compléter directement sur C est simple, gratuit et toutes les transactions sont sécurisées. La déclaration nominative annuelle des salaires (DNAS) La Déclaration nominative annuelle des salaires (DNAS) fait partie des formalités de fin d année. Elle permet à PRO BTP de définir les droits acquis par les salariés de l entreprise, en fonction des salaires versés. Cette déclaration doit être transmise à PRO BTP avant le 31 janvier de l année suivante via l un de ces supports de déclarations : la déclaration dématérialisée : la Net-DNAS sur et la DADS-U issue de votre logiciel de paie. Consultez les guides de recommandations PRO BTP et le cahier technique de la norme en vigueur sur pour faciliter le paramétrage de votre DADS-U. la déclaration sur papier pré-identifiée, à demander à la direction régionale PRO BTP : sur demande, PRO BTP peut adresser par courrier postal à vos entreprises clientes une déclaration nominative annuelle des salaires (DNAS) sur support «papier». BON À SAVOIR Avec la Net-DNAS ou la DADS-U, l envoi d une DNAS «papier» est inutile. Les déclarations événementielles Les mouvements de personnel (affiliations et radiations) Pour mettre à jour les droits de protection sociale des salariés, vous devez nous informer le plus tôt possible de leur situation. Sous 15 jours, tous les mouvements de personnel doivent être déclarés à PRO BTP : embauche ; départ de l entreprise ; changement de catégorie professionnelle ; ou toute autre modification. Cela permet à PRO BTP de déterminer les droits des salariés et de mettre à jour les prestations. Par Internet Si vous êtes abonné et que l entreprise vous a donné sa délégation, complétez et envoyez la déclaration d affiliation/radiation via votre compte en ligne sur rubrique «Mes salariés». Le formulaire est pré-renseigné avec les données connues de nos services. La déclaration se fait en direct, sans délai postal. 14

15 Par courrier Il existe deux types de bulletins : un spécifique aux entreprises adhérentes à complémentaire santé collective ; un pour les entreprises non adhérentes. L objectif : simplifier et accélérer l ouverture des droits à la couverture santé lors de l affiliation. Les documents sont à télécharger sur Internet ( et à retourner à la direction régionale PRO BTP. Les arrêts de travail Entreprise adhérente à la Garantie Arrêts de travail Si l entreprise adhère à la Garantie Arrêts de travail pour les arrêts de moins de 91 jours, l arrêt doit être déclaré : Par Internet Si vous disposez d un compte sur et que l entreprise vous a donné sa délégation, vous devez compléter et envoyer la déclaration d arrêt de travail dans la rubrique «Mes salariés». Le formulaire est pré-renseigné des données connues de nos services. La déclaration se fait en direct, sans délai postal. Les salariés sont indemnisés plus rapidement. Par courrier Si l entreprise ne vous a pas donné de délégation de gestion, téléchargez le formulaire de déclaration d arrêt de travail sur puis complétez-le et retournez-le par courrier postal à PRO BTP. Si vous n avez pas Internet, vous pouvez vous procurer des formulaires «papier» auprès de la direction régionale PRO BTP. Entreprise non adhérente à la Garantie Arrêts de travail Si l entreprise n est pas adhérente à la Garantie Arrêts de travail, elle doit payer elle-même le complément de salaire au salarié pour les 90 premiers jours de l arrêt (selon les obligations conventionnelles de chaque situation). Si l arrêt se prolonge au-delà de 90 jours et que l entreprise adhère à BTP-PRÉVOYANCE, vous devez déclarer l arrêt de travail à PRO BTP pour sa prise en charge par BTP-PRÉVOYANCE. Cette déclaration se fait uniquement par formulaire papier (l adresse postale de retour est indiquée en dernière page car elle dépend de la zone d habitation du salarié). IMPORTANT Dès que le numéro de Sécurité sociale définitif du salarié est connu, il doit être communiqué à PRO BTP en remplacement du provisoire qui a pu servir à l affiliation. Détails sur rubrique Expert-comptable. Les formalités déclaratives suite page suivante 15

16 Les formalités déclaratives Les déclarations PRO BTP avec la DSN La Déclaration sociale nominative (DSN) est une transmission unique et dématérialisée des déclarations sociales vers un seul point d entrée : le portail netentreprises.fr. Les données sont ensuite filtrées par le concentrateur. La DSN deviendra progressivement obligatoire à partir de À terme, elle regroupera la plupart de vos déclarations, dont celles à PRO BTP. Profitez de notre accompagnement pour faciliter le passage à la DSN en utilisant IZILIO BTP (voir p. 18). La DSN : fonctionnement et déploiement La DSN mensuelle Tous les mois le 5 ou le 15, les données issues de la paie sont structurées et réunies en un seul fichier par l entreprise, via son logiciel de paie. La DSN événementielle La DSN événementielle permet des signalements d événements afin d enregistrer, sans attendre la fin du mois, la nouvelle situation d un salarié. Exemple : signalement de sortie d entreprise et conséquence sur les fins de droits. Trois phases de déploiement Lancée en avril 2013, la DSN se déploie en trois phrases. La dernière débute en janvier Dès maintenant, les entreprises peuvent transmettre leur DSN, en remplacement des déclarations mentionnées ci-dessous, en phases 1 et 2 : Phases déjà opérationnelles Phase 1 Phase 2 Phase 3 et généralisation de la DSN depuis avril 2013 depuis avril 2015 Déclaration des cotisations à l URSAFF (DUCS ou BRC, tableau récapitulatif) Arrêts de travail professionnels Relevé mensuel de mission (RMM) Ouverture aux ETT Mai 2015 : obligation d effectuer la DSN à partir de la paie d avril pour certaines entreprises 1 ère moitié de l année 2016 : deuxième vague de l obligation anticipée de faire la DSN. La généralisation sera progressive tout au long de l année Un délai supplémentaire jusqu en juillet 2017 devrait concerner certains employeurs. 3 e trimestre 2016 : démarrage prévisionnel de la DSN phase 3, en production : la DSN se substituera aux déclarations des organismes sectoriels de protection sociale, dont les déclarations CIBTP. Janvier 2017 : généralisation de la DSN à l ensemble des entreprises. L obligation pourra faire l objet d un aménagement pour certains employeurs, avec comme date butoir le 1 er juillet 2017 au plus tard. Attestation employeur dématérialisée (AED) Déclaration de salaire pour le versement des indemnités journalières (DSIJ) Déclaration des mouvements de main d œuvre (DMMO) et enquête sur les mouvements de main d œuvre (EMMO) Formulaire de radiation des contrats collectifs complémentaires Les modalités de cette mise en place progressive de la DSN seront fixées par décret, début Les déclarations mensuelles Avec la DSN, chaque entreprise doit déclarer tous les mois ses cotisations à partir de sa paye mensuelle. Elle doit préciser le détail des cotisations pour chaque garantie couverte par PRO BTP : retraite, santé, prévoyance et formation professionnelle. Le paramétrage des références contrats Prévoyance, Santé et Formation Continue La déclaration des cotisations pour les contrats Prévoyance, Santé et Formation Continue dans la DSN nécessite de votre part un paramétrage spécifique dans votre logiciel de paye des contrats. Vous devez indiquer : la référence du contrat (1), le type d assiette utilisée pour calculer la cotisation afférente au contrat (ex. TA, salaire total), la couverture du salarié dans le cas de contrats FM. À ces références sont associées les types d assiettes (salaire total, tranche A, B, C D ) et leurs montants. Ces données permettent à PRO BTP de calculer le montant des cotisations dues au titre de chaque salarié, dans le cadre de la DSN. En les renseignant correctement, vous éviterez des écarts de tarification et donc des factures de régularisation. Vous devez effectuer ce paramétrage dès maintenant si vous déclarez en DSN phase 2. La fiabilité de cette donnée sera essentielle lorsque vous entrerez dans la DSN phase 3. 16

17 Comment? La référence de chaque contrat collectif souscrit par l employeur auprès de PROBTP est accessible sur l espace «Mon Compte». Vous pourrez les visualiser si l entreprise vous a donné la délégation Internet : rubrique «mon contrat» ou «mes salariés». Le paiement des cotisations à PRO BTP Vous pouvez régler les cotisations de vos entreprises clientes du BTP : soit en ajoutant un ou plusieurs télérèglements dans la DSN ; soit par chèque ou virement bancaire ; soit par télérèglement dans votre espace sécurisé. La déclaration nominative des salaires (ex-dnas) La DSN contient la déclaration des salaires au mois le mois. Elle se substitue donc à la déclaration nominative annuelle des salaires, quand vous aurez déclaré les salaires durant une année complète via la DSN. l affiliation auprès de PRO BTP dès l embauche ou la pré-embauche du salarié. Pour ce faire, rendez-vous sur votre espace «Mon Compte» sur Radiation d un salarié : La radiation du salarié s effectuera avec une DSN événementielle de type «radiation». Elle devra également être reprise dans la DSN mensuelle du mois de déclaration. Les arrêts de travail Si l entreprise adhère à la Garantie Arrêts de travail de PRO BTP, vous avez deux possibilités : via IZILIO BTP (voir p. 18) : vous pouvez effectuer la déclaration d arrêt de travail auprès de notre organisme en même temps que la déclaration événementielle DSN «Arrêt de travail» pour la Sécurité sociale ; sans IZILIO BTP : en plus de votre déclaration DSN événementielle «Arrêt de travail», vous devez faire une déclaration auprès de PRO BTP par Internet via votre espace «Mon Compte» sur ou par courrier. Les formalités déclaratives BON À SAVOIR PRO BTP prend en compte les déclarations d arrêt de travail via IZILIO BTP. Pour vous, c est une déclaration en moins à effectuer. Les déclarations événementielles Les mouvements de personnel (affiliation et radiation) Affiliation d un salarié : la DSN ne modifie pas la déclaration d affiliation à PRO BTP. Pour favoriser l ouverture des droits du salarié, il est indispensable d effectuer (1) La référence des contrats Formation Continue n impactera que la DSN phase 3, elle n est pas encore disponible. IMPORTANT À partir du dernier trimestre 2015, le télérèglement des cotisations requiert la signature d un mandat de prélèvement SEPA. Vous devrez vérifier les informations pré-remplies et signer le document. Si vous déclarez et payez les cotisations via une DUCS, vous recevrez un à partir du 15 octobre qui vous donnera les détails. Déclarations à réaliser auprès de PRO BTP Substitutions des déclarations PRO BTP par la DSN, transmises via IZILIO BTP Déclaration des cotisations OUI, avec la DSN mensuelle en phase 3 en 2016 L État récapitulatif des déclarations DNAS OUI, avec la DSN mensuelle en phase 3 en 2016 OUI, avec la DSN mensuelle si déclaration DSN réalisée sur une année civile Affiliation salarié (ouverture des droits) Transmission documents pour contrat santé/ayants droits NON, les entreprises devront continuer à informer les organismes concernés Radiation Arrêts de travail OUI, par la DSN événementielle (effectif depuis la phase 1) NON, la DSN événementielle d arrêt de travail n est pas encore transmise aux organismes dont PRO BTP (mais elle devrait l être en phase 3 en 2016) Service supplémentaire dans IZILIO BTP : IZILIO BTP dispose d une passerelle pour déclarer l arrêt de travail à PRO BTP. 17

18 IZILIO BTP, votre solution DSN Le réseau CIBTP et PRO BTP, mandatés par la Profession du BTP, ont créé IZILIO BTP : une plateforme de services qui facilite et sécurise votre DSN. Elle est approuvée par le Groupement d Intérêt Public Modernisation des Déclarations Sociales (GIP-MDS). IZILIO BTP fonctionne avec ou sans logiciel de paie IZILIO BTP vous permet d effectuer votre DSN et de l envoyer vers le point de dépôt national net-entreprises. En l absence de logiciel de paie, votre DSN est créée directement sur IZILIO BTP par saisie, via un formulaire en ligne. Avec un logiciel de paye, la génération de la DSN est automatique. Entreprise Tiers déclarant Sans logiciel de paie, saisit sa DSN à l aide d un formulaire sur IZILIO BTP Avec logiciel de paie, dépose chaque mois son fichier DSN issu du logiciel de paie sur IZILIO BTP IZILIO BTP contrôle et qualifie votre DSN avant l envoi au point de dépôt national Lieu de dépôt national : NET-ENTREPRISES Transmission de la DSN aux différents organismes (Agirc-Arrco, mutuelles, assurances...) 18

19 Les avantages d IZILIO BTP De nombreux services exclusifs IZILIO BTP contrôle rigoureusement mes déclarations pour une DSN «zéro faute». 3 niveaux de contrôle : Normes DSN Incohérences Spécificités BTP Signalement d erreurs Accusé de réception de la DSN Il comprend aussi des outils de suivi et d analyse de mes déclarations. Tableau de bord ergonomique : Comment s inscrire sur IZILIO BTP? Pour bénéficier du service, vous devez vous abonner sur Si vous êtes déjà abonné au site vous saisissez vos identifiants d accès à probtp.com En créant un compte tiers déclarant, vous pourrez gérer les DSN pour l ensemble du portefeuille client. IZILIO BTP, votre solution DSN Historique des déclarations État d avancement Synthèse des données déclarées Gestion de portefeuille (multi-établissements), délégation et campagnes Analyse des données clés de l entreprise Il me permet d effectuer des déclarations hors DSN et me dote de services pratiques. Déclaration préalable à l embauche Déclenchement automatique de la Garantie Arrêt de Travail de PRO BTP Coffre-fort numérique Un accompagnement sur mesure Pour faciliter votre passage à la DSN, IZILIO BTP vous assure un accompagnement sur mesure et gratuit avec un interlocuteur spécialisé : Aide au démarrage, Déclarations de tests, Suivi des premières DSN, Aide au diagnostic. Un service d aide en ligne pour toutes vos questions : une adresse mail dédiée pour toute demande de renseignement : conseil.dsn@izilio-btp.fr une ligne téléphonique directe :

20 Les outils de gestion Plusieurs outils pratiques sont à votre disposition pour vous aider à accompagner vos entreprises du BTP. L espace public expert-comptable sur Cette rubrique du site Internet de PRO BTP reprend l ensemble des informations présentes dans l espace Entreprises avec, en plus, des guides et des lettres d information spécifiques à télécharger. récapitulatif annuel des indemnités journalières versées aux salariés. Effectuer toutes les formalités en ligne les déclarations et le paiement des cotisations par prélèvement sur un ou plusieurs compte(s) bancaire(s), ou par chèque, les déclarations d affiliations/radiations, les changements de catégorie professionnelle, etc., les déclarations d arrêts de travail inférieurs à 91 jours (si l entreprise adhère à la Garantie Arrêts de travail), la déclaration nominative annuelle des salaires (DNAS). Gérer les comptes de vos entreprises clientes et votre abonnement actualiser les coordonnées de vos entreprises clientes, choisir vos options de consultation et de gestion Internet, créer vos profils de délégation pour la gestion par Internet, inscrire l entreprise au télépaiement. Votre compte expert-comptable sur Vous pouvez profiter d un service de gestion en ligne confidentiel et sécurisé. Pour y accéder, munissez-vous du no Siret de votre cabinet comptable, cliquez sur «Mon Compte» et laissez-vous guider. La délégation de gestion, comment y accéder? Pour que votre cabinet comptable puisse accéder au compte personnel d une entreprise adhérente à PRO BTP, celle-ci doit vous accorder la «délégation de gestion». Voici comment procéder : Demandez une autorisation de gestion à vos entreprises clientes du BTP L entreprise dispose d un compte sur Demandez à l entreprise de vous accorder une autorisation d accès et de gestion sur le menu «Autorisation d accès» depuis son compte. L entreprise n a pas de compte sur Téléchargez le formulaire de délégation de gestion dans la rubrique expert-comptable que vous ferez compléter et signer par l entreprise. Vous pouvez : Consulter les informations relatives à vos entreprises clientes taux de cotisations, situation comptable vis-à-vis de PRO BTP, appels de cotisations de PRO BTP, opérations de gestion effectuées sur Internet, liste des salariés (avec leur couverture santé, le cas échéant), Votre liste générale d entreprises est mise à jour automatiquement. Vous pouvez gérez les formalités des entreprises du BTP inscrites dans votre portefeuille. Adressez le formulaire rempli, le mandat de prélèvement et le RIB à la direction régionale de PRO BTP. 20

21 Vos autres outils en ligne Votre applicatif dédié Formalités, conseils, fiches pratiques Tous ces «indispensables» se trouvent dans un applicatif, téléchargeable sur l espace «Mon Compte» de Profiter de notre accompagnement : PRO BTP vous accompagne dans la mise en place de la complémentaire santé collective et vous aide à effectuer les formalités comme la Décision unilatérale de l employeur (DUE). Pour en profiter gratuitement, un seul numéro : Contactez votre conseiller : Les outils de gestion Le simulateur Arrêt de Travail Les arrêts de travail peuvent être source de problème dans la trésorerie des entreprises qui doivent payer le complément des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale. Aussi PRO BTP propose de prendre en charge ce montant grâce au contrat Garantie Arrêts de travail. Faites une simulation en ligne sur rubrique Employeur, Nos solutions (en bas, à droite de l écran) pour connaître le coût d un arrêt de travail pour vos entreprises clientes. Des services pour mettre en place la complémentaire santé collective Sur rubrique Experts comptables, vous pouvez facilement réaliser un devis pour connaître les garanties et le coût de la complémentaire santé de PRO BTP. 21