POLITIQUE SUR LE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION LE 7 FÉVRIER 2014 PAR VOIE DE RÉSOLUTION N O 14 CA(AMT) 03

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1 POLITIQUE SUR LE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION LE 7 FÉVRIER 2014 PAR VOIE DE RÉSOLUTION N O 14 CA(AMT) 03

2 TITRE DE LA POLITIQUE : N o : Politique sur le remboursement des dépenses Date de l approbation initiale au CA : Entrée en vigueur : N o de résolution : 14 CA(AMT) xx Date d approbation la mise à jour : de Entrée vigueur : en N o de résolution : Documents références : Personnes assujetties : Sommaire exécutif : Loi sur les normes du travail (R.L.R.Q chapitre N 1.1) Tous les employés, à l exception du Président Directeur général La présente politique remplace la Politique sur les comptes de dépenses et les frais de voyage adoptée le 18 décembre La Politique sur le remboursement des dépenses s adresse à tous les employés de l Agence et vise à rembourser les dépenses encourues par les employés dans le cadre de l exercice de leurs fonctions. La Politique définit le type de dépenses remboursables et la procédure afin d obtenir un remboursement. Cette politique est basée en priorité sur l imputabilité et la modération. Le jugement et la logique primeront en cas de manque de précisions. De plus, la politique vise à s assurer d une utilisation optimale des ressources humaines, matérielles et financières requises dans la gestion des affaires de l AMT. Responsable de l émission et mise à jour : Vice président Administration et finances et trésorier PAGE 1

3 TABLE DES MATIÈRES 1. CHAMPS D APPLICATION ET DÉFINITION DÉFINITIONS GÉNÉRALITÉS DÉPLACEMENTS AVANCE FRAIS DE FONCTIONS RÔLE ET RESPONSABILITÉS DATE DE MISE EN VIGUEUR... 9 PAGE 2

4 1. CHAMPS D APPLICATION ET DÉFINITION Cette politique s adresse à tous les employés de l Agence et couvre les dépenses encourues dans le cadre de l exercice de leurs fonctions. Les dépenses du président directeur général sont remboursées selon les Règles concernant la rémunération et les autres conditions de travail des titulaires d un emploi supérieur à temps plein sur approbation du Président du comité d audit. 2. DÉFINITIONS «Activité de consolidation d équipe» Une activité organisée pour renforcer les liens entre les employés de l AMT. «Déplacement» : Un employé appelé à l extérieur de son port d attache dans le cadre de ses fonctions. «Frais de représentation» : Frais encourus par un employé lorsqu il agit au nom de l AMT lors de repas ou d activités liées à ses fonctions. «Pièces justificatives» : Un document original qui atteste d une transaction. Elles doivent contenir la date de la transaction, le montant, le nom ou la raison sociale de l émetteur, l objet de la dépense, le détail des biens et services, les numéros de taxes et être au nom du requérant lorsqu applicable. Le relevé de transaction par carte de crédit ne constitue pas une pièce justificative acceptable. «Port d attache» : Lieu de travail ou le point de travail habituel du requérant déterminé par l AMT. «Repas de travail» : Un repas pris entre employés de l AMT durant lequel une discussion d affaires a lieu ou une réunion est tenue. «Requérant» : Un employé de l Agence soumettant une réclamation dans le but de se faire rembourser des dépenses admissibles. «Voyage» : Un déplacement qui comporte au moins une nuit d hébergement. 3. GÉNÉRALITÉS 3.1 Cette politique est basée en priorité sur l imputabilité et la modération. Le jugement et la logique primeront en cas de manque de précisions. 3.2 La présente politique vise à s assurer d une utilisation optimale des ressources humaines, matérielles et financières requises dans la gestion des affaires de l AMT. 3.3 Pour être remboursables, les dépenses doivent être nécessaires, raisonnables et encourues dans le cadre des fonctions du requérant. Les dépenses sont jugées nécessaires lorsqu elles ont pour objet d assurer la bonne marche des activités de l Agence. À moins d indications particulières, des pièces justificatives appropriées aux circonstances de la dépense doivent être fournies. 3.4 Lors de circonstances particulières justifiables, le remboursement de certaines dépenses ou frais supérieurs à la tarification établie ou non prévus à la présente politique peut être autorisé conformément à l annexe 1, à l exception des indemnités prévues pour : a) le kilométrage; b) les indemnités forfaitaires. PAGE 3

5 3.5 Toute demande de remboursement doit être faite, au plus tard le mois suivant la dépense en utilisant le formulaire de réclamation de dépenses. Cependant, le requérant qui a plusieurs demandes de remboursement devrait présenter une seule demande par mois, à moins que le montant de la réclamation le justifie. Sans limiter la généralité de ce qui précède, toute demande de remboursement doit être faite dans la même année fiscale que celle où elle a été encourue. 3.6 Le formulaire de réclamation de dépenses doit être rempli en devise canadienne et approuvé par les personnes autorisées selon le tableau de l annexe 1 avant d être acheminé à la viceprésidence Administration et finances. Lorsque des dépenses ont été faites dans une autre devise, le requérant doit soumettre une pièce justificative faisant état du taux de change utilisé. 3.7 Lorsque précisées dans la présente politique, les dépenses doivent être préalablement approuvées par les personnes autorisées à l aide du formulaire prévu à cet effet. La demande d autorisation devra être jointe au formulaire de réclamation de dépenses. 3.8 Lorsqu un employé quitte l AMT, la Direction des ressources humaines devra : S assurer que l employé a soumis toutes les demandes de remboursement des dépenses engagées avant la terminaison de son emploi. Obtenir un chèque de l employé pour tout montant dû à l AMT pour des avances de fonds non utilisées ou obtenir une autorisation signée de déduire le montant de la dernière paie. 4. DÉPLACEMENTS 4.1 Un employé pourra se faire rembourser toutes les dépenses encourues à l occasion d un déplacement effectué dans le cadre de ses fonctions selon les dispositions prévues à la présente section. Tout voyage devra être approuvé au préalable par le président directeur général. Le présidentdirecteur général pourra déléguer ce pouvoir d approbation. 4.2 Les frais de transport aller et retour habituellement supportés par un employé pour se rendre à son port d attache à partir de son domicile ne sont pas remboursables. De plus, les frais de transport aller et retour supportés par un employé pour se rendre de son point de travail ou de son port d attache à son domicile pour y prendre ses repas ne sont pas remboursables. Transport 4.3 Il incombe à l employé d utiliser le moyen de transport le mieux adapté aux exigences du déplacement, le plus économique et de favoriser le transport en commun et le transport actif. 4.4 L employé utilisant son véhicule personnel doit le faire en respect des lois et a l'entière responsabilité de détenir les permis et les assurances le couvrant pour tous dommages PAGE 4

6 occasionnés à lui même, à ses passagers, à autrui et aux biens. L employé est responsable de faire les démarches auprès de son assureur pour obtenir l assurance affaires, si requise. 4.5 L employé qui utilise son véhicule personnel aux fins d un déplacement reçoit, selon la distance parcourue, l indemnité définie à l annexe 2. Le requérant a également droit au remboursement des frais de stationnement et de péage encourus lors d un déplacement. 4.6 L indemnité pour l utilisation d un véhicule personnel englobe tous les coûts liés à l utilisation du véhicule, incluant le service, l entretien (essence et huile), l assurance et la dépréciation. En aucune circonstance, l AMT ne remboursera un employé pour les primes d assurance d un véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles, ni pour tout dommage résultant d un accident ou d une contravention lors de l utilisation du véhicule. 4.7 L indemnité pour l utilisation d un véhicule personnel sera accordée selon la distance la moindre entre le domicile et le lieu du déplacement ou entre le port d attache et le lieu du déplacement. Lors de circonstances exceptionnelles et sur approbation de la personne autorisée en vertu de l annexe 1, l indemnité pourra être accordée selon une méthode de calcul différente. Pour obtenir l indemnité pour l utilisation du véhicule à des fins professionnelles, le requérant doit suivre la directive à cet effet. 4.8 Lorsqu il y a location de voiture, l AMT assumera le coût pour un véhicule intermédiaire de marque et modèle dont l usage est compatible avec son statut d organisme public. Lors d une location de voiture, le requérant devra exiger du locateur qu il lui fournisse toutes les protections d assurances adéquates en vigueur dans les provinces ou les pays concernés. 4.9 Les frais raisonnables de taxi encourus pour un déplacement dans le cadre des fonctions de l employé sont remboursables L employé qui utilise son vélo personnel aux fins d un déplacement reçoit, selon la distance parcourue, l indemnité définie à l annexe Pour un déplacement d une distance inférieure à trois cents kilomètres à l aller, l employé utilise la voiture, l autobus ou le train. Les déplacements en train et en autobus doivent s effectuer selon le tarif le plus économique disponible. Dans des cas exceptionnels, l employé pourra utiliser l avion après en avoir obtenu l autorisation préalable du président directeur général Pour un déplacement d une distance supérieure à trois cents kilomètres à l aller, l employé pourra utiliser l avion après en avoir obtenu l autorisation préalable du président directeur général. PAGE 5

7 4.13 Les déplacements en avion doivent être effectués en classe économique. Cependant, le présidentdirecteur général peut autoriser un déplacement en classe affaires si le vol est d'une durée continue de plus de 12 heures avec escale ou de plus de neuf heures dans le cas d'un vol direct Les frais de transport entre le domicile et l'aéroport, entre l'aéroport de destination et le lieu d'hébergement ou le point de travail pour tous les voyages sont remboursables. Il s'agit notamment des frais de stationnement, de taxis, de navettes, de trains, de même que tous les frais de transport en commun, de location de voitures, de taxe de sortie, s'il y a lieu, d'avion pour les vols intérieurs ou tout autre moyen de transport utilisé à destination et autres frais inhérents. Repas 4.15 Les remboursements des frais de repas encourus lors d un déplacement doivent être réclamés sur présentation de pièces justificatives, et ce, jusqu à concurrence des montants maximums prévus à l annexe 2. Une indemnité forfaitaire peut être réclamée par le requérant lors d un voyage selon les montants prévus à l annexe 2. Si un jour de voyage s étend sur moins d un jour complet, les sommes maximales admissibles par repas prévues à l annexe 2 s appliquent. Lorsque l employé encourt des frais de représentation dans le cadre d un repas, ces frais sont remboursables selon les règles de la section Aucune indemnité ne peut être réclamée pour les boissons alcoolisées consommées à l occasion d un déplacement Si un repas est déjà inclus ou défrayé dans le cadre d une activité, l indemnité ne peut être demandée pour ce repas et le montant de l indemnité forfaitaire quotidienne sera réduit du montant prévu à l annexe 2 pour ce repas. Hébergement 4.18 À l occasion d un voyage, le requérant a droit au remboursement, sur présentation des pièces justificatives, des frais d hébergement raisonnables effectivement encourus dans un établissement hôtelier de niveau compatible avec le statut d organisme public de l AMT et selon le tarif le plus bas disponible. Le requérant a droit au remboursement des frais raisonnables de repassage ou de blanchissage supportés pendant un déplacement de plus de trois jours consécutifs. Dans le cas de l absence de pièces justificatives, une indemnité est allouée selon l annexe 2 (hébergement non commercial). Cependant une pièce justificative prouvant le déplacement émanant du lieu et au nom du requérant doit être fournie. Communications 4.19 Les frais d'appels téléphoniques et les frais d utilisation d un réseau Internet sont remboursables dans la mesure où ils sont faits dans le cadre des fonctions de l employé. Le requérant devra s assurer d utiliser le mode de communications le plus économique disponible. De plus, lors d un voyage, le requérant a droit à une indemnité forfaitaire telle qu établie à PAGE 6

8 l annexe 2 pour ses frais d'appels téléphoniques personnels. Il est de la responsabilité de l employé de changer son forfait téléphonique cellulaire personnel ou professionnel afin d éviter des frais d itinérance. Advenant qu aucune modification ne soit faite au forfait, ces frais d itinérance ne seront pas remboursés par l AMT. Autres frais 4.20 Les frais d obtention de chèques de voyage, de monnaie étrangère et d un visa lors d un voyage sont remboursables sur présentation de pièces justificatives Les frais d excès de bagages reliés au transport d un volume important de document ou d un équipement nécessaire à la tenue de l activité donnant lieu au voyage sont admissibles à un remboursement. 5. AVANCE 5.1 Le requérant peut obtenir une avance de fonds servant à couvrir les frais de voyage prévus. Il doit à cette fin compléter et faire approuver le formulaire Demande d autorisation. Le formulaire doit être ensuite transmis à la vice présidence Administration et finances au moins cinq jours ouvrables avant le départ. L avance pourra être émise en dollars canadiens ou américains, selon le choix du requérant. Dans le cas où une avance de fonds obtenue ne serait pas utilisée ou ne serait utilisée qu en partie, le solde devrait être remboursé à l AMT dans les dix jours suivant l annulation du voyage ou lors de la production de la réclamation de remboursement de dépenses si l activité a eu lieu, à défaut de quoi ce montant sera déduit de toute somme due par l AMT au requérant. 6. FRAIS DE FONCTIONS 6.1 Sous réserve des dispositions particulières, un employé pourra se faire rembourser toutes les dépenses encourues dans le cadre de ses fonctions selon les dispositions de la présente section. 6.2 Les frais de représentation sont remboursables seulement pour les employés autorisés par leur vice président à accompagner les partenaires à l occasion de repas ou d activités faisant partie intégrante des relations d affaires. Lorsque plus d un employé est présent à un repas ou à une activité d affaires, la personne ayant le niveau hiérarchique le plus élevé doit payer l addition. Les employés seront remboursés pour les frais de représentation selon les coûts réels et raisonnables, sur présentation des pièces justificatives. Les frais de représentation seront remboursés seulement lorsque le requérant peut démontrer qu ils ont été encourus pour une raison évidente d affaires en indiquant le motif de la dépense, la nature de l activité et le nom des participants sur le formulaire de remboursement. 6.3 Les frais de représentation ne peuvent être utilisés pour : a) Payer un salaire, une indemnité forfaitaire ou toute autre prime à une personne; b) Contribuer au financement de partis politiques, de corporations privées ou d organismes de charité. Toutefois, la participation à une activité de financement d un organisme partenaire PAGE 7

9 qui contribue à la promotion des activités de l AMT peut être admissible à titre de frais de représentation. 6.4 Les employés peuvent être remboursés, sur présentation de pièces justificatives, pour des repas de travail avec d autres employés seulement si l une des circonstances suivantes s applique : a) Lorsque les affaires doivent être discutées à l extérieur de l entreprise pour des raisons de confidentialité; b) Lorsque le repas est autorisé au préalable pour une raison d affaires appropriée. Le requérant doit indiquer sur le formulaire de remboursement, le nom des participants ainsi que le motif du repas de travail. 6.5 Aucune indemnité ne peut être réclamée pour les boissons alcoolisées consommées à l occasion d une activité dans le cadre des fonctions de l employé. 6.6 Les dépenses nécessaires et raisonnables engagées dans le cadre d une activité de consolidation d équipe sont remboursables si elles sont approuvées au préalable et qu elles respectent toute directive à cet effet. Aucune indemnité ne peut être réclamée pour les boissons alcoolisées consommées à l occasion d une activité de consolidation d équipe. 6.7 Les frais d inscription à un congrès ou un colloque seront remboursables seulement si la participation à cette activité a été préalablement approuvée avec le formulaire Demande d autorisation activité de développement professionnel. 6.8 À moins d indication contraire, le remboursement des dépenses admissibles en vertu d une autre politique ou directive de l AMT doit être réclamé avec le formulaire de Remboursement des dépenses et selon les termes de la présente politique. 7. RÔLE ET RESPONSABILITÉS 7.1 Les vice présidents et les directeurs relevant du président directeur général doivent attester de la conformité de la demande de remboursement de dépenses faite par un employé de leur unité. 7.2 Le président directeur général attestera de la conformité à cette politique de tout remboursement de dépenses demandé par un vice président ou l un de ses directeurs. 7.3 La vice présidence Administration et finances peut établir, en tenant compte du contexte opérationnel ou spécifique de l AMT, des formulaires et des directives afin de faciliter l application de la présente politique. 7.4 La vice présidence Administration et finances est imputable de la gestion et du respect de l application de la présente politique. PAGE 8

10 De plus, elle est responsable de mettre en œuvre et de tenir à jour la présente politique. 8. DATE DE MISE EN VIGUEUR La présente politique remplace la Politique sur les comptes de dépenses et les frais de voyage adoptée par le conseil d administration le 18 décembre 2009 par voie de résolution n o 09 CA(AMT) 313. La politique entre en vigueur le 1er mars PAGE 9

11 ANNEXE 1 NIVEAU D APPROBATION REQUIS DES RÉCLAMATIONS DE DÉPENSES Requérant Présidentdirecteur général Viceprésident Supérieur immédiat Directeur relevant du présidentdirecteur général A. Vice-président B. Directeur relevant du président-directeur général C. Employé relevant d une vice-présidence D. Employé relevant d un directeur qui relève du président-directeur général

12 ANNEXE 2 MONTANTS DES INDEMNITÉS ACCORDÉES 1 Indemnité quotidienne pour les repas (Pourboires et taxes compris) : Déjeuner 10,00 $ Dîner 20,00 $ Souper 35,00 $ Total 65,00 $ 2 Indemnité quotidienne pour un logement non commercial 45,00 $ 3 Utilisation du véhicule personnel : 3.1 Voiture : Kilométrage annuel pour deux personnes et moins : Moins de 8000 km : 0,45 $/km 8000 km et plus : 0,375 $/km Une indemnité additionnelle est versée pour le transport de trois personnes et plus 0,10 $/km Le requérant a également droit au remboursement des frais de stationnement et de péage encourus lors d un déplacement. 3.2 Motocyclette : 0,215 $/km 3.3 Vélo personnel 0,34 $/km 4 Communication : Une Indemnité forfaitaire par nuitée pour les frais d appels téléphoniques personnels 5,00 $/jour PAGE 1