Guide de Numérisation

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1 Guide de Numérisation

2 Scan to-smb Scan-to-FTP Fa Internet Scan-to- Scan-to-HDD Scan-to-Bo Numériser Dans les entreprises modernes, il ne se passe plus un jour sans que l'on ait besoin de numériser des documents. Une fois numérisés, ces documents sont archivés, pour pouvoir être récupérés ultérieurement et le cas échéant réimprimés ou redistribués. Les possibilités de numérisation sont nombreuses: scan-to-smb, scan-to-ftp, scanto- , ou scan-to-hdd/boîte postale, etc. Le présent guide passe en revue ces ions de numérisation, mettant en évidence leur utilisation et leurs avantages.

3 Sommaire Scan-to- Scan-to-SMB PC Scan-to-HDD / Scan-to Bo Boîte personelle Balayage TWAIN Scan-to-FTP Scan-to-FTP avec PageScope Workware Scan-to-URL Fa Internet ifa Tableau des modes de numérisation

4 Scan-to- L'ion scan-to- permet de numériser des documents et de les envoyer directement vers le serveur . Les données numérisées sont envoyées sous forme d annee, en format TIFF ou PDF, selon les préférences de l'epéditeur. Si l'epéditeur souhaite envoyer des documents par voie électronique à une adresse etérieure à l'entreprise, l' est epédié automatiquement au serveur correspondant. En ce qui concerne la distribution interne, l' demeure sur le serveur principal jusqu'à ce que le PC du destinataire contacte le serveur . Dès que le PC client prend contact avec le serveur , l' est automatiquement envoyé vers le disque dur du PC client, et l'epéditeur reçoit une notification par . La fonction scan-to- permet de transférer des données numérisées directement vers n'importe quel PC, sans la moindre intervention manuelle. De plus, les données numérisées peuvent également être envoyées à des adresses etérieures au réseau, par le biais d'internet. Le seul véritable désavantage de cette ion est la limitation au niveau de la taille des fichiers, généralement au alentours de cinq Mo. Comme les fichiers plus grands ne peuvent généralement pas être transmis par , ce mode de numérisation sera surtout utilisé pour des données à plus basse résolution ou pour des documents comportant peu d'originau.

5 Serveur PC Client Flu des données Flu des données Flu des données Serveur Copieur / inprimante

6 Scan-to-SMB PC La fonction scan-to-smb (Server Message Block) est une alternative à FTP ou NetWare. Le protocole SMB permet au applications clientes de lire et d'écrire des fichiers, et de faire appel au programmes du serveur dans un réseau informatique. Le protocole SMB peut être utilisé via Internet, en plus du protocole TCP/IP ou d'autres protocoles de réseau, y compris Internetwork Packet Echange et NetBEUI. Le protocole SMB permet à une application (ou à son utilisateur) d'accéder à des fichiers stockés à distance ainsi qu'à d'autres ressources, y compris des imprimantes. Une application cliente peut ainsi effectivement lire, créer et mettre à jour des fichiers sur le serveur à distance. Elle peut également communiquer avec n'importe quel programme du serveur paramétré pour recevoir une demande client SMB. Les systèmes d'eploitation MS Windows à partir de Win 95 supportent le protocole SMB client et serveur. Pour les systèmes Uni, un partagiciel nommé Samba est désormais disponible. Créé chez Microsoft, le protocole SMB a connu une série d'évolutions. Un client et serveur donnés peuvent implémenter différentes séries de variantes du protocole, qu'ils négocient avant de lancer une session. Le protocole SMB, qui crée un fichier après la numérisation, est considéré comme plus protégé que l'enregistrement FTP, car il crypte des mots de passe pour les sécuriser vis-à-vis des accès non autorisés.

7 Serveur PC Client Flu des données Flu des données Copieur / imprimante

8 Scan-to-HDD / Scan-to-Bo Boîte personnelle La fonction scan-to-hdd (disque dur), comparable au balayage TWAIN, a été conçue pour permettre une récupération aisée des données numérisées. Les documents sont placés dans l'introducteur d'originau, numérisés et stockés temporairement dans la boîte au lettres de l'utilisateur actuel. En fait, le disque dur fait temporairement office de serveur de fichiers. Sur son PC individuel, l'utilisateur peut se connecter à sa boîte au lettres et récupérer ses documents en démarrant EFI WebScan ou toute application compatible TWAIN. Par rapport au balayage TWAIN, ce mode de numérisation possède deu avantages manifestes: Le disque dur du système peut être utilisé comme serveur temporaire de fichiers, offrant de la sorte à tous les utilisateurs en réseau un accès sécurisé au documents stockés. Les documents originau peuvent être récupérés immédiatement après le stockage des données sur le disque dur.

9 PC Client Commandes de l utilisateur Flu des données Flu des données Disque dur Copieur / imprimante

10 Balayage TWAIN TWAIN (Technology Without Any Interesting Name) est une norme industrielle informatique qui détermine comment les scanners transfèrent les données vers des applications logicielles. TWAIN permet à ces applications de travailler parfaitement avec des scanners sans connaissance préalable de l'appareil de numérisation utilisé. En pratique, le scanner est contrôlé par le biais d'un pilote TWAIN activé et installé sur le PC client. Pour numériser en mode TWAIN, les documents sont placés dans l'introducteur d'originau et numérisés normalement. Le processus de numérisation peut être lancé à partir de n'importe quel poste de travail individuel, en utilisant n'importe quelle application compatible avec TWAIN, comme Adobe Photoshop, PageScope WorkWare, etc. Une fois la numérisation terminée, les originau peuvent être retirés de l'introducteur du scanner. Le plus grand avantage apporté par le mode de numérisation TWAIN est qu'il permet de numériser vers n'importe quelle application compatible TWAIN, ce qui représente un gain de temps significatif.

11 PC Client Commandes de l utilisateur Flu des données Copieur / imprimante

12 Scan-to-FTP Avec la fonction scan-to-ftp, les originau peuvent être numérisés puis stockés dans un répertoire spécifié sur le serveur FTP interne ou eterne. L'utilisateur peut ensuite accéder au données et les récupérer en utilisant le logiciel FTP Client installé sur son PC. Si le répertoire dans lequel le serveur FTP enregistre les données numérisées est un répertoire partagé, il est également possible d'accéder au fichiers par le biais d'un gestionnaire standard de fichiers, comme MS Eplorer. La fonction scan-to-ftp complète de manière stratégique la fonction scan-to- . Conçue tout spécialement pour des fichiers de grande taille, cette fonction scan-to-ftp permet de traiter des fichiers de pratiquement n'importe quelle taille, et elle représente dès lors l'outil parfait pour archiver des documents volumineu. Ce mode de numérisation n'est pas recommandé si l'utilisateur souhaite partager un gros document numérisé avec un grand groupe de personnes. Dans ce cas, l'utilisateur devrait envoyer un supplémentaire pour communiquer l'eistence du fichier et son emplacement.

13 Serveur FTP PC Client Flu des données Flu des données Flu des données Serveur FTP Copieur / imprimante

14 Scan-to-FTP PageScope Workware PageScope WorkWare est le logiciel de gestion documentaire de Konica Minolta. Il s'agit essentiellement d'un système logiciel FTP client, que l'on utilise pour accéder à des fichiers stockés sur un serveur FTP. PageScope WorkWare peut également être utilisé pour convertir un PC client en serveur FTP. Les documents numérisés peuvent alors être stockés directement sur le disque dur de ce PC. Tout comme pour l'ion scan-to- , les données peuvent être envoyées directement à un destinataire, mais sans limitation en termes de taille de fichier.

15 Serveur FTP PC Client Flu des données Copieur / imprimante

16 Scan-to-URL Comme décrit précédemment, la fonction scan-to-ftp est la solution idéale pour numériser des fichiers assez volumineu. Mais si les informations numérisées doivent être distribuées, il faut également envoyer un séparé. Lorsque des documents assez volumineu sont concernés, l'ion scan-to-url est la solution parfaite. Offrant les avantages combinés de scan-to-ftp et scan-to- , cette ion peut traiter des fichiers volumineu et envoyer des notifications par . L'utilisateur indique l'adresse du serveur FTP sur lequel les documents numérisés doivent être stockés, et sélectionne les adresses des destinataires. Une fois les documents numérisés, le système stocke les fichiers sur le serveur FTP. Un hyperlien est envoyé à la liste de distribution par un généré automatiquement, et les destinataires peuvent alors accéder au fichier tout simplement en cliquant sur l'hyperlien.

17 Serveur PC Client Notification Notification Flu des données Flu des données Serveur FTP Copieur / imprimante

18 Fa Internet ifa L'ion Fa Internet n'est pas une véritable application de numérisation, mais elle peut être considérée comme une alternative à l'ion scan-to- pour certaines applications. Avec le mode Fa Internet, le document numérisé est envoyé par au serveur du destinataire. Le document est transmis à l'appareil de sortie compatible avec la fonction Fa Internet, et est ensuite imprimé. Par rapport au télécopieur traditionnel, l'ion Fa Internet élimine les coûts de transmission car il utilise Internet et non les coûteuses lignes téléphoniques. Ceci permet d'importantes économies, particulièrement au niveau des transmissions longues distances. Par rapport à scan-to- , les documents numérisés ne sont pas reçus sous forme de fichiers électroniques, mais sous forme de documents imprimés. Bien que ceci puisse entraîner de faibles coûts d'impression, cette ion est tout à fait indiquée pour certains environnements spécifiques, comme les entrepôts, qui ne peuvent pas se passer de copies imprimées.

19 Copieur / imprimante Serveur Flu des données Flu des données Flu des données Serveur Copieur / imprimante

20 Aperçu des Modes de Numérisation Gamme Monochrome bizhub 130f* bizhub 160 / bizhub 161* bizhub 160f* bizhub 162 / bizhub 210 bizhub 250 / bizhub 350 bizhub 420 / bizhub 500 bizhub 600 / bizhub 750 bizhub PRO 920 bizhub PRO 1050

21 TWAIN Scan (local/network) Scan to HDD Scan to Scan to URL Scan to FTP Scan to SMB Scan to Personal Bo ifa / / / / / / TBC / TBC / / * numérisation couleur et noir&blanc = standard = en ion ion = non disponible

22 Aperçu des Modes de Numérisation Gamme couleur bizhub C250 bizhub C300 bizhub C350 bizhub C351 bizhub C352 bizhub C450 bizhub PRO C500

23 TWAIN Scan (local/network) Scan to HDD Scan to Scan to URL Scan to FTP Scan to SMB Scan to Personal Bo ifa / / / / / / = standard = en ion ion = non disponible

24 Konica Minolta Business Solutions (Belgium) S.A. Ecelsiorlaan 10 B Zaventem Tél.: +32 (0) Fa: +32 (0) info@bs.konicaminolta.be