Administration de votre régime d assurances 01 GF10811C GL Standard Life

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1 Table des matières 03 Introduction 04 Rôle et responsabilités de l administrateur du régime 05 Rôle et responsabilités de la Standard Life 06 Protection des renseignements personnels 07 Comment se procurer des formulaires 08 Règlement des primes 09 Certificat d assurance 10 Inscription d un nouveau participant Évaluer l admissibilité d un nouveau salarié Inscrire un nouveau participant Utilisation du numéro d assurance sociale à titre de numéro de certificat Date d entrée en vigueur de l assurance du participant Suppression de la période d admissibilité 11 Admissibilité des enfants à charge Confirmation de fréquentation scolaire Confirmation du statut d invalidité Refus d un salarié de participer au régime 13 Mise à jour des renseignements sur les participants et leurs personnes à charge 14 Modifications ayant une incidence sur la protection du participant Rajustement de salaire Changement de protection Demande de protection pour les personnes à charge Résiliation de la protection d une personne à charge Résiliation de la protection des personnes à charge Exemption de participation à une ou plusieurs garanties Rétablissement des garanties à la suite d une exemption Transfert de catégorie Transfert de compte Mise à pied temporaire Retour au travail d un participant à la suite d une mise à pied temporaire Départ d un participant Prolongation de l assurance à la suite du départ d un participant Droit de transformation Retour au travail ou réembauche d un ancien participant Congé de maternité, parental et d adoption Congé pour compassion Cas particuliers pour lesquels des preuves d assurabilité sont exigées Garanties à participation facultative GF10811C GL Standard Life Administration de votre régime d assurances 01

2 29 Modifications n ayant pas d incidence sur la protection du participant Changement de nom du participant Changement d adresse Désignation de bénéficiaire Comment désigner un bénéficiaire Modifier une désignation de bénéficiaire 33 Règlement de soins médicaux et de soins dentaires Conseils pratiques Demande de règlement pour un enfant à charge étudiant à plein temps Comment soumettre une demande de règlement de soins médicaux ou paramédicaux Comment soumettre une demande de règlement de soins dentaires Coordination des prestations Modes de remboursement 40 Règlement d invalidité, de décès ou de mutilation accidentelle Comment soumettre une demande de règlement d invalidité ou de mutilation accidentelle Comment soumettre une demande de règlement en cas de décès Versement des prestations d assurance Prolongation de l invalidité Retour au travail à la suite d une invalidité Exonération de primes 45 Conclusion 46 Pour nous rejoindre Administration de votre régime d assurances 02

3 Introduction Nous savons que votre temps est précieux et que parfois obtenir les réponses aux questions et aux situations particulières de vos salariés peut s avérer difficile. Le présent guide se veut un outil de référence. Il a été conçu afin de faciliter la gestion de votre régime d assurances collectives au quotidien. Il contient une foule de renseignements utiles en ce qui a trait aux diverses situations pouvant survenir dans les dossiers de vos salariés de même que les réponses aux questions les plus fréquemment posées. Les divers types de demandes de règlement y sont également expliqués en détail. Nous vous invitons à consulter votre contrat d assurances collectives afin d obtenir une description complète des garanties offertes en vertu de votre régime ainsi que de leurs modalités d application. Pour tout complément d information, n hésitez pas à communiquer avec nous. Par souci de simplicité, le présent texte emploie le genre masculin. Administration de votre régime d assurances 03

4 Rôle et responsabilités de l administrateur du régime À titre d administrateur de régime, vous jouez un rôle de premier plan en ce qui a trait à la gestion des diverses demandes des participants de votre régime d assurances collectives. La rapidité et l exactitude du traitement des divers types de demande de règlement de même que l exactitude des primes facturées sont directement reliées aux renseignements qui nous sont transmis, d où l importance toute particulière que revêt votre rôle. En effet, vous devez recueillir et transmettre à la Standard Life les divers renseignements relatifs à chacun des participants, depuis l entrée en vigueur des garanties d assurance jusqu aux diverses modifications devant être apportées aux dossiers. Ces renseignements doivent nous parvenir dans les délais indiqués dans votre contrat d assurances collectives. Il vous faut également informer chaque participant de ses droits et obligations en vertu du régime. Enfin, vous devez verser avec exactitude la totalité des primes d assurances du régime, à leur date d échéance ou avant. Administration de votre régime d assurances 04

5 Rôle et responsabilités de la Standard Life La Standard Life doit verser les prestations conformément aux dispositions de la police d assurances collectives. Elle doit également fournir à l administrateur du régime les divers formulaires nécessaires à la gestion du régime. La Standard Life doit finalement établir périodiquement la facturation des primes d assurance ainsi que les certificats individuels de participation, le cas échéant. Administration de votre régime d assurances 05

6 Protection des renseignements personnels À la Standard Life nous avons pris l engagement d observer les normes les plus strictes dans la conduite de nos affaires. À titre de client des assurances collectives, vous pouvez être certain que la Standard Life assure la protection et la confidentialité de vos renseignements personnels de même que ceux de vos participants et de leurs personnes à charge. Pour en savoir davantage, veuillez consulter notre principe directeur en matière de protection des renseignements personnels qui se trouve dans notre site Web public, ou communiquer avec nos services à la clientèle. Administration de votre régime d assurances 06

7 Comment se procurer des formulaires Il vous est possible de commander tous les formulaires imprimés requis en remplissant le formulaire Commande de formulaires PC GB1306 et en nous le retournant par courrier à l adresse mentionnée ci-bas ou par télécopieur au Service des achats Standard Life 1245, rue Sherbrooke Ouest Montréal (Québec) H3G 1G3 Ce formulaire est disponible sur notre site Web public à Il vous est également possible, sur ce même site, de visualiser ou d imprimer les formulaires administratifs et de règlement les plus fréquemment utilisés. Administration de votre régime d assurances 07

8 Règlement des primes Les primes afférentes à votre contrat d assurances collectives et leur rajustement, s il y a lieu, doivent être versées avec exactitude à la Standard Life à leur date d échéance (généralement le premier du jour de chaque mois) ou avant. Le règlement des primes doit être expédié au siège social de la Standard Life ou à un bureau régional désigné à cette fin. Gestion des primes Standard Life C.P. 4002, Succursale B Montréal (Québec) H3B 4M2 Pour assurer le maintien en vigueur des garanties d assurances de vos participants, les primes doivent nous parvenir avant la fin du délai de grâce prévu à votre contrat. Nous vous invitons à consulter la section Conditions ou Dispositions générales Primes Paiement de votre police, pour de plus amples renseignements. Les primes relatives à toute augmentation, diminution, résiliation ou mise en vigueur d assurance, après l entrée en vigueur du contrat, sont calculées en tenant compte de la date d effet de la modification. Les primes sont calculées au prorata. Toutefois, aucun remboursement de prime n est accordé pour une période antérieure à trois mois suivant la date de réception d un avis écrit, nous informant d une modification au dossier d un participant et (ou) à celui de ses personnes à charge. Administration de votre régime d assurances 08

9 Certificat d assurance La Standard Life établit un certificat d assurance pour chacun des participants lors de l entrée en vigueur de l assurance de ces derniers et lorsque certaines modifications sont apportées à leur dossier (ex. changement de nom du participant). Ce certificat est expédié au participant ou à l employeur qui doit le remettre au participant. Ce certificat présente les informations relatives aux protections détenues par le participant en vertu de votre régime d assurances collectives. Le numéro de la police de même que le numéro de certificat du participant figurent sur ce document. Advenant une divergence entre les informations présentées sur le certificat et les protections en vigueur dans votre contrat, ces dernières prévaudront. Si un participant perd son certificat, veuillez communiquer avec nos services à la clientèle afin de nous en informer. Nous lui en fournirons alors un nouveau. Administration de votre régime d assurances 09

10 Inscription d un nouveau participant Évaluer l admissibilité d un nouveau salarié Afin de s assurer que le nouveau salarié est admissible à votre régime d assurances collectives, vous devez vérifier s il satisfait aux trois conditions suivantes : 1. Le salarié travaille-t-il sur une base permanente pour votre entreprise? 2. Le salarié travaille-t-il le nombre d heures minimal indiqué au contrat? 3. Le salarié a-t-il terminé la période d admissibilité prévue au contrat? Si le salarié ne satisfait pas à l ensemble de ces conditions, il n est pas admissible aux garanties offertes en vertu de votre régime d assurances collectives. La période d admissibilité doit être continue et complétée sans interruption. Si cette période est interrompue, la période d admissibilité devra être appliquée de nouveau. Nous vous invitons à consulter la section Conditions ou Dispositions générales Définitions, sous la rubrique Effectivement au travail et Sommaire des garanties d assurances collectives sous Période d admissibilité de votre police, pour de plus amples renseignements. Inscrire un nouveau participant Une fois l admissibilité du salarié vérifiée, il vous suffit de faire remplir et signer au nouveau participant le formulaire Demande de participation GF8000 et de nous le retourner dans les délais prescrits à votre police. Ces renseignements doivent nous être expédiés par courrier ou par transmission électronique de données, selon le type de votre régime. Si les renseignements relatifs à l inscription d un nouveau participant parviennent à la Standard Life après les délais prescrits à votre contrat, des preuves d assurabilité seront exigées (voir la section Cas particuliers pour lesquels des Preuves d assurabilité sont exigées du présent guide pour de plus amples renseignements). Si vous ignorez le type de votre régime d assurances collectives ou pour toute autre question à ce sujet, n hésitez pas à communiquer avec nous. Utilisation du numéro d assurance sociale à titre de numéro de certificat En signant la section Autorisation présente sur le formulaire Demande de participation, le participant donne le droit à la Standard Life d utiliser son numéro d assurance sociale comme numéro d identification en vertu de votre régime d assurances collectives. Si le nouveau participant ne désire pas que nous utilisions cette information, veuillez nous en aviser afin que nous lui attribuions un numéro de certificat. Ce numéro sera alors généré par nos systèmes et ne comportera aucune référence au numéro d assurance sociale. Date d entrée en vigueur de l assurance du participant L assurance d un salarié et celle de ses personnes à charge admissibles entre en vigueur tel que spécifié à la section Conditions ou Dispositions générales Assurance Prise d effet de l assurance, de votre police. Cependant, si le salarié n est pas effectivement au travail à la date à laquelle l assurance aurait dû entrer en vigueur, l assurance n entrera en vigueur qu à la date de son retour au travail, sous réserve que la période d admissibilité se soit écoulée sans interruption. Sinon, la période d admissibilité s appliquera de nouveau. Suppression de la période d admissibilité L employeur peut consentir, lors de la négociation des conditions d embauche, à ce que les garanties d assurance du nouveau salarié entrent en vigueur dès son entrée en service, et donc qu aucune période d admissibilité ne s applique. Cette situation particulière est appelée «Suppression de la période d admissibilité». Pour supprimer la période d admissibilité d un nouveau salarié, il vous suffit de nous faire parvenir la demande par écrit dans les plus brefs délais suivant la date d entrée en service du salarié. La Standard Life évaluera alors la demande et vous confirmera sa décision par écrit. Administration de votre régime d assurances 10

11 Admissibilité des enfants à charge Confirmation de fréquentation scolaire Un participant détenant la protection familiale doit soumettre une confirmation de fréquentation scolaire pour tout enfant à charge admissible en vertu du régime d assurances collectives. En effet, les enfants ayant atteint le premier âge limite (habituellement situé entre 18 et 21 ans) sous Conditions ou Dispositions générales Définition Enfant de votre police, doivent être inscrits comme étudiants à plein temps dans un établissement scolaire reconnu pour être admissibles à l assurance. Les renseignements relatifs à la fréquentation scolaire de l enfant doivent être acheminés à la Standard Life. Pour ce faire, le participant doit répondre aux questions ayant trait à la fréquentation scolaire de son enfant à charge figurant sur les divers formulaires administratifs (Demande de participation GF8000 ou Confirmation de fréquentation scolaire G2228). L attestation d inscription doit confirmer la fréquentation à plein temps d un établissement scolaire pour la période au cours de laquelle les frais médicaux ou dentaires sont engagés. Confirmation du statut d invalidité Un participant dont l enfant à charge est invalide et atteint le premier âge limite (habituellement situé entre 18 et 21 ans) doit soumettre une confirmation afin de vérifier son admissibilité en vertu du régime d assurances collectives. Pour ce faire, le participant doit remplir la section Déclaration du participant du formulaire de Demande de confirmation d état d invalidité totale et permanente pour un enfant à charge, PC GF10352, et doit demander au médecin de l enfant de compléter la section Déclaration du médecin traitant. À la suite de la réception du formulaire, la Standard Life évaluera la demande et confirmera au participant si l enfant à charge est admissible. Une confirmation de fréquentation à plein temps d un établissement scolaire est exigée au mois de juillet de chaque année, de la part du participant. Cette confirmation doit couvrir la période s échelonnant du mois de septembre au mois d août de l année suivante. Bien que la Standard Life accepte les renseignements fournis par le participant, elle se réserve le droit de valider directement auprès de l établissement fréquenté, le statut de l étudiant. Par exemple : Si les frais pour les médicaments sont engagés en septembre, l attestation de fréquentation scolaire doit couvrir le semestre d automne. Si les frais s échelonnent sur plus d un semestre, l attestation doit couvrir tous les semestres en cause. Administration de votre régime d assurances 11

12 Refus d un salarié de participer au régime Afin de déterminer si un salarié peut refuser de participer au régime il vous faut tout d abord vérifier la participation minimale requise à votre régime. Pour ce faire, veuillez consulter la section Conditions ou Dispositions générales Généralités de votre police d assurances collectives sous la rubrique Renouvellement. Le participant qui refuse d adhérer doit dûment remplir, signer et nous retourner le formulaire Refus de participer PC GF8004 afin de démontrer, en cas de litige, que vous lui aviez offert d adhérer et qu il a refusé la protection. Si tous les salariés admissibles doivent participer au régime (Taux de participation de 100 %) Dans un tel cas, la participation du nouveau salarié au régime est obligatoire et elle constitue une condition d emploi. Le nouveau salarié devra alors remplir et signer le formulaire Demande de participation GF8000. Si un salarié refuse de signer le formulaire Demande de participation, veuillez nous le faire parvenir et joindre à ce dernier le formulaire Refus de participer PC GF8004. Si la participation des salariés admissibles est facultative (Taux de participation inférieur à 100 %) et que la condition de participation minimale requise est respectée : Le salarié peut refuser de participer au régime*. Dans un tel cas, le salarié devra remplir et signer le formulaire Refus de participer PC GF8004. Veuillez conserver le formulaire dans vos dossiers et en faire parvenir une copie à la Standard Life. Si le salarié désire s inscrire ultérieurement au régime, il devra soumettre des preuves d assurabilité. et que la condition de participation minimale requise n est pas respectée : Veuillez communiquer avec votre directeur, développement des affaires pour discuter des différentes options qui vous sont offertes. * Toutefois si votre contrat prévoit le remboursement de médicaments sur ordonnance, les salariés résidant au Québec doivent obligatoirement adhérer à votre régime. En effet, à la suite de l adoption de la Loi sur l assurance médicaments, par le gouvernement du Québec, tous les salariés admissibles à un régime d assurances collectives doivent obligatoirement être couverts par l assurance médicament, à moins qu ils ne soient déjà couverts par un autre régime d assurance maladie auprès de l assureur du conjoint ou de tout autre régime d assurances collectives reconnu. Veuillez communiquer avec nos services à la clientèle pour de plus amples renseignements. Administration de votre régime d assurances 12

13 Mise à jour des renseignements sur les participants et leurs personnes à charge À titre d administrateur du régime, vous êtes tenu d aviser par écrit la Standard Life, au moyen des formulaires fournis à cet effet et dans les délais prescrits, de tout événement susceptible de modifier la protection et les montants assurés des participants et de leurs personnes à charge. En effet, la mise à jour des renseignements permet d assurer avec exactitude, rapidité et confidentialité le traitement des diverses demandes des participants assurés en vertu de votre régime. Cela permet également d assurer que le calcul des primes est basé sur les renseignements les plus récents des participants. Pour ce faire, nous vous recommandons de joindre aux formulaires requis, le formulaire Avis de changement G1284 rempli et signé, qui vous permet de décrire avec plus de précision le type de modification demandé et d en conserver une copie pour vos dossiers. De plus, le formulaire indique quel document doit être joint à la demande, le cas échéant. Des renseignements détaillés en ce qui a trait aux formulaires requis et à la marche à suivre peuvent être trouvés dans la section Modifications ayant une incidence sur la protection du participant du présent guide. Il vous faut également nous aviser de toute modification à apporter aux renseignements personnels des participants. Ces modifications sont décrites dans la section Modifications n ayant aucune incidence sur la protection du participant du présent guide. Administration de votre régime d assurances 13

14 Modifications ayant une incidence sur la protection du participant Nous vous invitons à consulter les sections Conditions ou Dispositions générales Définitions Salaire, et Conditions ou Dispositions générales Assurance Modification au montant d assurance de votre police pour tout complément d information. Les diverses modifications décrites dans cette section ont généralement une incidence sur les montants assurés, les primes ainsi que le type de protection. Rajustement de salaire Il est important de tenir à jour les salaires de vos participants et d informer la Standard Life de tout rajustement. En effet, le calcul des montants assurés relatifs aux garanties des participants de régime d assurances collectives est fréquemment basé sur le salaire de ces derniers. De plus, les prestations de décès ou d invalidité sont calculées en fonction du dernier salaire accepté par la Standard Life à la date du sinistre. Nous vous invitons à consulter la section Conditions ou Dispositions générales Définitions Salaire, de votre police pour connaître la définition de salaire de votre régime d assurances collectives. Comment nous en aviser Veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais de tout rajustement de salaire dans le dossier d un participant en prenant soin d indiquer : le nouveau salaire ; sa périodicité (horaire, hebdomadaire, mensuel, annuel etc.) ; la date d effet du rajustement. Il vous est possible de nous faire parvenir ces renseignements : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «S» doit y être inscrit. par courrier électronique, télécopieur ou courrier au moyen d une liste détaillée. Date d effet du rajustement de salaire Le nouveau salaire prendra effet à la date réelle du rajustement, si l avis écrit est reçu par la Standard Life dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, la Standard Life effectuera le changement à la date de réception de l avis. Cependant, si le participant n est pas effectivement au travail à la date du rajustement de salaire, le nouveau salaire ne prendra effet qu à la date du retour au travail. Administration de votre régime d assurances 14

15 Nous vous invitons à consulter les sections Conditions ou Dispositions générales Assurance Admissibilité et Garantie de soins dentaires sous la rubrique Calcul du montant remboursable Montant maximal de remboursement de votre police, pour tout complément d information. Changement de protection Plusieurs événements, au cours de la vie d un participant, peuvent nécessiter la modification de la protection qu il détient. Voici donc les changements de protection les plus fréquemment demandés de même que la marche à suivre pour nous en aviser. Demande de protection pour les personnes à charge Un participant peut demander la protection pour ses personnes à charge admissibles advenant l un des événements suivants : mariage ou union civile; union de fait (veuillez consulter la section Conditions ou Dispositions générales Définitions Personnes à charge de votre police afin de déterminer si le conjoint est admissible et que la période de cohabitation requise est terminée) ; naissance d un premier enfant; (Si un enfant est issu de l union de fait, le conjoint de fait devient admissible d office à l assurance, sans égard à la période de cohabitation.) adoption d un premier enfant; (Les enfants adoptés hors du Canada sont admissibles à l assurance à leur arrivée en sol canadien.) cessation du régime d assurances collectives du conjoint. Si aucun des événements ci-dessus ne justifie le changement de protection, le participant devra alors soumettre des preuves d assurabilité afin que la Standard Life évalue l admissibilité de ses personnes à charge. Veuillez consulter la section Cas pour lesquels des Preuves d assurabilité sont exigées du présent guide pour de plus amples renseignements. Comment nous en aviser Dans de tels cas, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier les formulaires : Avis de changement G1284. Le code de changement «P» de même que la date d effet du changement doivent y être inscrits. Demande de modification (I) GF8001. Les sections 1, 2, 3, 4 et 5 doivent être dûment remplies et signées, le cas échéant. Lorsque le participant détient la protection pour ses personnes à charge, tout enfant qui devient par la suite «personne à charge» est couvert d office. Dans ce cas particulier, le formulaire Demande de modification (I) GF8001 indiquant les renseignements personnels de l enfant à charge doit nous être acheminé. Date d effet de la protection La protection pour les personnes à charge prendra effet à la date réelle de l événement, si la Standard Life reçoit l avis écrit dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, la Standard Life exigera des preuves d assurabilité et restreindra l assurance pour les soins dentaires, s il y a lieu. Résiliation de la protection d une personne à charge Un participant peut demander que la protection pour l une de ses personnes à charge soit résiliée tout en maintenant en vigueur la protection pour les autres personnes à charge, advenant l un des événements suivants : enfant ne répondant plus à la définition de personne à charge de votre police; (veuillez consulter la section Conditions ou Dispositions générales Définitions Personnes à charge pour de plus amples renseignements) après trois mois de séparation pour les conjoints de fait ; divorce ou annulation de mariage; décès. Comment nous en aviser Il vous est possible de nous faire parvenir ces renseignements : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Demande de modification (I) GF8001. Les sections 1 et 2 doivent être dûment remplies et le nom de la personne à charge dont il faut résilier la protection doit être précisé à la section 4. Administration de votre régime d assurances 15

16 Date d effet de la résiliation La protection de la personne à charge sera résiliée à la date réelle de l événement, si la Standard Life reçoit l avis écrit dans les délais prescrits à votre police. Si l avis est reçu après les délais prescrits, la protection de la personne à charge sera résiliée à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. Résiliation de la protection des personnes à charge Un participant peut demander de résilier la protection de ses personnes à charge en tout temps*. Comment nous en aviser Dans de tels cas, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier les formulaires : Avis de changement G1284. Le code de changement «P» de même que la date d effet du changement doivent y être inscrits. Demande de modification (I) GF8001. Les sections 1, 2 et 3 doivent être dûment remplies et signées, le cas échéant. Date d effet de la résiliation La protection individuelle prendra effet à la date demandée si la Standard Life reçoit l avis dans les délais prescrits à votre police. Si l avis est reçu après les délais prescrits, le changement de protection ne prendra effet qu à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. Exemption de participation à une ou plusieurs garanties Un participant peut demander d être exempté, c est-à-dire de refuser de participer aux garanties d assurance maladie et (ou) de soins dentaires, uniquement s il est déjà couvert par le régime d assurances collectives de son conjoint ou de tout autre régime d assurances collectives reconnu. Veuillez communiquer avec nos services à la clientèle pour de plus amples renseignements. Comment nous en aviser Dans de tels cas, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier les formulaires : Avis de changement G1284. Le code de changement «EG» de même que la date d effet du changement doivent y être inscrits. Demande de modification (I) GF8001. Les sections 1, 2, 5 et 6 doivent être dûment remplies et signées, le cas échéant. Le nom de la compagnie d assurances collectives du conjoint de même que le numéro de la police doivent obligatoirement être indiqués afin que la Standard Life évalue la demande du participant. Date d effet de l exemption L exemption de participation prendra effet à la date demandée si la Standard Life reçoit l avis dans les délais prescrits à votre police. Si l avis est reçu après les délais prescrits, le changement de protection ne prendra effet qu à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. * Toutefois si votre contrat prévoit le remboursement de médicaments sur ordonnance, les salariés résidant au Québec doivent obligatoirement adhérer à votre régime. En effet, à la suite de l adoption de la Loi sur l assurance médicaments par le gouvernement du Québec, tous les salariés admissibles à un régime d assurances collectives doivent obligatoirement être couverts par l assurance médicament, à moins qu ils ne soient déjà couverts par un autre régime d assurance maladie auprès de l assureur du conjoint ou de tout autre régime d assurances colectives reconnu. Veuillez communiquer avec nos services à la clientèle pour de plus amples renseignements. Administration de votre régime d assurances 16

17 Nous vous invitons à consulter la section Garantie des soins dentaires sous la rubrique Calcul du montant remboursable Montant maximal de remboursement de votre police, pour tout complément d information. Rétablissement des garanties à la suite d une exemption Un participant qui n est plus couvert compte tenu de la cessation du régime d assurances collectives de son conjoint causée par la cessation d emploi du conjoint, la cessation du régime du conjoint, par l assureur, à la suite d une séparation ou d un divorce, peut demander le rétablissement des garanties exemptées. Comment nous en aviser Pour ce faire, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier les formulaires : Avis de changement G1284. Le code de changement «EG» de même que la date d effet du changement doivent y être inscrits. Demande de modification (I) GF8001. Les sections 1, 2, 5 et 6 doivent être dûment remplies et signées, le cas échéant. Le nom de la compagnie d assurances collectives du conjoint de même que le numéro de la police doivent obligatoirement être indiqués afin que la Standard Life évalue la demande du participant. Date d effet du rétablissement Le rétablissement des garanties prendra effet à la date réelle de l événement, si la Standard Life reçoit l avis écrit dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, la Standard Life exigera des preuves d assurabilité et restreindra l assurance pour les soins dentaires, s il y a lieu. Administration de votre régime d assurances 17

18 Transfert de catégorie On peut définir une catégorie comme étant un regroupement de participants qui sont assujettis aux mêmes conditions en ce qui a trait : à l admissibilité aux garanties; aux protections offertes; aux taux de primes; aux versements des prestations. Les différentes catégories de votre régime sont indiquées à la section Sommaire des garanties d assurances collectives de votre police. Par exemple : Garanties Catégories Vie Soins médicaux Soins dentaires Gestionnaires $ Oui Oui Vendeurs $ Oui Oui Autres salariés $ Oui Non Comment nous en aviser Dès qu un changement dans la situation d un participant entraîne un transfert de catégorie, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais en prenant soins d indiquer : le numéro de nouvelle catégorie à laquelle le participant doit être transféré; la date d effet du transfert. Il vous est possible de nous faire parvenir ces renseignements : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «CP» doit y être inscrit. par courrier électronique, télécopieur ou courrier au moyen d une liste détaillée. Un transfert de catégorie peut résulter en un transfert de compte. Nous vous invitons à consulter la section Sommaire des garanties d assurances collectives de votre police afin de vérifier les liens unissant les catégories aux comptes. Date d effet du transfert de catégorie Le transfert de catégorie prendra effet à la date demandée si la Standard Life reçoit l avis écrit dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, le transfert de catégorie prendra effet à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. Administration de votre régime d assurances 18

19 Transfert de compte Un compte est défini, aux fins de facturation et de résultats techniques, comme étant un regroupement de participants couverts en vertu d un même contrat. Une liste présentant les noms et numéros des comptes établis par la Standard Life en vertu de votre régime d assurances collectives vous sera fournie par votre directeur, développement des affaires. Date d effet du transfert de compte Le transfert de compte prendra effet à la date demandée si la Standard Life reçoit l avis écrit dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, le transfert de compte prendra effet à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. Par exemple : Numéro de compte Nom du compte 001 Succursale de Montréal 002 Succursale de Toronto Comment nous en aviser Lorsqu un participant doit être transféré de compte, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais en prenant soins d indiquer : le numéro du nouveau compte auquel le participant doit être transféré ; la date d effet du transfert. Il vous est possible de nous faire parvenir ces renseignements : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «TC» doit y être inscrit. par courrier électronique, télécopieur ou courrier au moyen d une liste détaillée. Un transfert de compte peut résulter en un transfert de catégorie. Nous vous invitons à consulter la section Sommaire des garanties d assurances collectives de votre police afin de vérifier les liens unissant les comptes aux catégories. Administration de votre régime d assurances 19

20 Mise à pied temporaire Lors de l entrée en vigueur de votre contrat d assurances collectives, un choix a été effectué en ce qui a trait à la clause relative à la mise à pied temporaire d un ou de plusieurs participants. Cette clause se retrouve à la section Conditions ou Dispositions générales Assurance Fin de l assurance de votre police. Lorsque survient une mise à pied temporaire, tous les participants doivent être assujettis aux mêmes conditions de résiliation ou de prolongation d assurance, le cas échéant. Le choix ne peut être fait individuellement pour chacun des participants. Date d effet de la mise à pied La demande prendra effet à la date demandée, si l avis est reçu aux bureaux de la Standard Life dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, la demande prendra effet à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. Comment nous en aviser Dans de tels cas, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : Si la clause contractuelle prévoit la résiliation de toutes les garanties d assurance en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «M1» (avec résiliation d assurance) de même que la date d effet du changement* doivent y être inscrits. par courrier électronique, télécopieur ou courrier au moyen d une liste détaillée. Si la clause contractuelle prévoit la prolongation des garanties (à l exception des garanties d assurance invalidité, le cas échéant) * La date d effet du changement à inscrire au formulaire Avis de changement correspond à la date du lendemain du départ du participant (ex. : dans le cas d un départ le vendredi, veuillez indiquer la date du samedi). en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «M2» (avec prolongation d assurance sauf l assurance invalidité) de même que la date d effet du changement* doivent y être inscrits. par courrier électronique, télécopieur ou courrier au moyen d une liste détaillée. Veuillez prendre note que si le participant ne revient pas au travail à la fin de la période de prolongation prévue à votre contrat, vous devez résilier ses garanties d assurance. Nous vous invitons à consulter la section Départ d un participant du présent guide pour tout complément d information. Administration de votre régime d assurances 20

21 * Certains régimes prévoient le maintien en vigueur des garanties après le départ à la retraite d un participant. Nous vous invitons à consulter la section Conditions ou Dispositions générales Assurance Fin de l assurance de votre police, pour tout complément d information. ** La date d effet du changement à inscrire au formulaire Avis de changement correspond à la date du lendemain du départ du participant (ex. : dans le cas d un départ le vendredi, veuillez indiquer la date du samedi). Retour au travail d un participant à la suite d une mise à pied temporaire Lorsqu un participant mis à pied temporairement retourne au travail, les garanties de ce dernier peuvent être remises en vigueur aux mêmes conditions qu à la date de sa mise à pied. En effet, si le retour au travail s effectue dans le délai prévu à la section Conditions ou Dispositions générales Assurance Remise en vigueur de l assurance de votre police, les garanties du participant seront rétablies conformément à la protection détenue à la date à laquelle la mise à pied temporaire a eu lieu. Après ce délai, le salarié sera considéré comme un nouveau participant, et il devra effectuer à nouveau la période d admissibilité prévue à la section Sommaire des garanties d assurances collectives sous Période d admissibilité de votre police. Comment nous en aviser Pour ce faire, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «W» (rétablissement de l assurance) de même que la date d effet du changement doivent y être inscrits. par courrier électronique, télécopieur ou courrier au moyen d une liste détaillée. Date d effet du rétablissement des garanties d assurance La demande prendra effet à la date demandée si la Standard Life est avisée par écrit dans les délais prescrits à votre police. Si les renseignements nous sont expédiés après ces délais, des preuves d assurabilité seront exigées. Départ d un participant Dès qu un participant quitte votre entreprise en raison d un départ volontaire, d un congédiement ou d une retraite*, les garanties de ce dernier doivent être résiliées, à moins que des ententes particulières n aient été conclues. Dans de pareils cas, veuillez consulter la section Prolongation de l assurance à la suite du départ d un participant, du présent guide, pour de plus amples renseignements. À la suite de son départ, il se peut que votre régime d assurances collectives permette au participant de transformer ses garanties d assurance vie collectives en assurance vie individuelle. Pour ce faire, veuillez consulter la section Droit de transformation du présent guide pour de plus amples renseignements et informer le participant de la marche à suivre, le cas échéant. Comment nous en aviser Dans de tels cas, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «A» de même que la date d effet du changement** doivent y être inscrits. par courrier électronique, télécopieur ou courrier, au moyen d une liste détaillée. Date d effet de la résiliation des garanties d assurance du participant La résiliation des garanties du participant prendra effet à la date demandée si la Standard Life reçoit l avis écrit dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, la résiliation des garanties du participant prendra effet à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. Administration de votre régime d assurances 21

22 Nous vous invitons à consulter notre site Web public ou à communiquer avec nos services à la clientèle pour tout complément d information. Prolongation de l assurance à la suite du départ d un participant Il vous est possible de consentir à ce qu une entente de séparation, prévoyant la prolongation d assurance, soit conclue à la suite du départ d un salarié. Dans de tels cas, les garanties du salarié, à l exception des garanties d assurance invalidité, peuvent être prolongées pour une période maximale de trois mois après la date réelle de la cessation d emploi. Lors de telles situations, veuillez en informer la Standard Life avant que ladite demande ne soit conclue. Comment nous en aviser Pour ce faire, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «X» de même que la raison et la période de la prolongation doivent y être inscrits. par courrier électronique, télécopieur ou courrier, au moyen d une lettre détaillée. Date d effet de la prolongation des garanties du participant La prolongation des garanties du participant prendra effet à la date demandée si la Standard Life reçoit l avis écrit dans les délais prescrits à votre police. Si la demande nous est expédiée après ces délais, elle ne pourra être accordée et les garanties du participant seront automatiquement résiliées. Droit de transformation Un participant dont l assurance collective est résiliée à la suite de sa cessation d emploi ou de participation et qui n a pas dépassé l âge limite prévu à la clause Droit de transformation se trouvant dans les sections relatives aux garanties d assurance vie de votre police, peut transformer son assurance vie collective en assurance vie individuelle sans fournir de preuves d assurabilité. Les primes relatives à une assurance vie individuelle peuvent être plus élevées que celles reliées à une assurance vie collective. Nous vous recommandons donc d aviser le salarié de visiter notre site Web afin de s assurer que les primes associées à une police d assurance vie individuelle lui conviennent avant qu il en fasse la demande. Comment nous en aviser Si le participant désire exercer ce droit, veuillez nous en aviser dans les plus brefs délais en : remplissant et signant le formulaire Demande de transformation de l assurance vie collective G1222. Note : celui-ci ne doit être signé et rempli que par l employeur et peut nous être envoyé sous le format d une liste détaillée par courriel, télécopieur ou courrier régulier. Dès la réception du formulaire, un représentant de la Standard Life ou un courtier communiquera directement avec le participant, pour discuter avec lui du genre de police que nous pouvons lui offrir de même que de ce qu il lui en coûtera. Date d effet de la demande La Standard Life doit recevoir la demande de transformation au plus tard trente et un (31) jours après la cessation de l assurance vie collective du participant. Toute demande reçue après ce délai ne pourra être acceptée. Administration de votre régime d assurances 22

23 Retour au travail ou réembauche d un ancien participant Advenant le retour au travail ou la réembauche d un ancien participant du régime, les garanties du salarié seront remises en vigueur aux mêmes conditions que celles qui existaient à la date de son départ. Toutefois, le retour au travail doit s effectuer dans le délai prescrit à la section Conditions ou Dispositions générales Assurance de votre police, sous la clause Remise en vigueur de l assurance. Date d effet du rétablissement des garanties La demande prendra effet à la date demandée si la Standard Life est avisée par écrit dans les délais prescrits à votre police. Si les renseignements nous sont expédiés après ces délais, des preuves d assurabilité seront exigées. Si le retour au travail ou la réembauche s effectue après ce délai, le salarié sera considéré comme un nouveau participant, et il devra effectuer à nouveau la période d admissibilité indiquée à la section Sommaire des garanties d assurances collectives de votre police, sous la rubrique Période d admissibilité et travailler le nombre d heures indiqué à la section Conditions ou Dispositions générales Définitions, sous la rubrique Effectivement au travail de votre police. Comment nous en aviser Dans de tels cas, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Avis de changement G1284. Le code de changement «W» de même que la date d effet du retour au travail ou de la réembauche doivent y être inscrits. par courrier électronique, télécopieur ou courrier, au moyen d une liste détaillée. Administration de votre régime d assurances 23

24 Congé de maternité, parental et d adoption Un participant qui a droit à un congé de maternité, parental ou d adoption dispose de deux options : Il peut demander que ses garanties d assurances collectives soient résiliées durant ces congés, s il refuse de verser sa cotisation*. Toutefois, le cas échéant, toutes les garanties seront résiliées, non pas seulement celles pour lesquelles le salarié cotise normalement. Il peut demander que ses garanties d assurances collectives soient prolongées durant ces congés. Dans de tels cas, le congé est assujetti aux normes du régime d assurance emploi provincial. Il est entendu que la prolongation de protection pendant une absence autorisée est assujettie au règlement ininterrompu des primes du régime d assurances collectives. L administrateur du régime a la responsabilité de faire parvenir ces primes à la Standard Life. Au départ du participant, l administrateur du régime doit prendre les arrangements nécessaires pour obtenir du salarié le versement des cotisations futures. Veuillez prendre note que si le participant ne revient pas au travail à la fin de la période de prolongation, vous devez résilier ses garanties d assurance. Nous vous invitons à consulter la section Départ d un participant du présent guide pour tout complément d information. Tout délai de carence pour une invalidité survenue au cours d un des congés susmentionnés sera calculé, aux fins de remboursement des prestations, à compter de la date réelle du début de l invalidité. Les prestations d assurance invalidité seront versées à compter de la dernière des dates suivantes : la date prévue du retour au travail ou la fin du délai de carence. Comment nous en aviser Pour ce faire, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier les formulaires : Avis de changement G1284. Le code de changement «K» doit y être inscrit. Demande de modification (II) GF8003. Les sections 1 et 2 doivent être dûment remplies et signées. Date d effet de la prolongation ou de la résiliation des garanties La prolongation des garanties prendra effet à la date demandée si la Standard Life est avisée par écrit dans les délais prescrits à votre police. Après ces délais, la résiliation des garanties prendra effet à la date à laquelle la Standard Life reçoit l avis écrit. Aucune résiliation rétroactive n est accordée. * Toutefois si votre contrat prévoit le remboursement de médicaments sur ordonnance, les salariés résidant au Québec doivent obligatoirement adhérer à votre régime. En effet, à la suite de l adoption de la Loi sur l assurance médicaments par le gouvernement du Québec, tous les salariés admissibles à un régime d assurances collectives doivent obligatoirement être couverts par l assurance médicament, à moins qu ils ne soient déjà couverts par un autre régime d assurance maladie auprès de l assureur du conjoint ou de tout autre régime d assurances collectives reconnu. Veuillez communiquer avec nos services à la clientèle pour de plus amples renseignements. Administration de votre régime d assurances 24

25 Congé pour compassion Le congé pour compassion et les prestations de compassion sont des mesures sociales qui ont été adoptées par le gouvernement fédéral en janvier 2004 et par certains gouvernements provinciaux entre janvier et juin Ce type de congé permet à un salarié de prodiguer des soins et d offrir un soutien à un membre de sa famille souffrant d une maladie grave qui risque de causer son décès. Il l autorise également à s absenter du travail sans rémunération pendant une période prévue par la loi ou convenue avec son employeur, au cours de laquelle son emploi est protégé. Les prestations relatives au congé pour compassion sont versées par l assurance emploi (AE). Un participant en congé pour compassion dispose de deux options : Il peut demander que ses garanties d assurances collectives soient résiliées durant ce congé, s il refuse de verser sa cotisation*. Toutefois, le cas échéant, toutes les garanties seront résiliées, non pas seulement celles pour lesquelles le salarié cotise normalement. Il peut demander que ses garanties d assurances collectives soient prolongées durant ce congé. Dans un tel cas, le congé est assujetti aux normes du régime d assurance emploi provincial. Il est entendu que la prolongation de protection pendant une absence autorisée est assujettie au règlement ininterrompu des primes du régime d assurances collectives. L administrateur du régime a la responsabilité de faire parvenir ces primes à la Standard Life. Au départ du participant, l administrateur du régime doit prendre les arrangements nécessaires pour obtenir du salarié le versement des cotisations futures. Comment nous en aviser Dans de tels cas, veuillez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais : en remplissant, en signant et en nous retournant par courrier le formulaire Demande de modification (II) GF8003. Les sections 1 et 2 doivent être dûment remplies et signées. Date d effet de la demande La Standard Life acceptera toutes les demandes de maintien en vigueur de l assurance pendant la durée d un congé pour raisons familiales, si elles sont reçues dans les délais prescrits à votre police et à la condition que les primes continuent d être versées, y compris celles de l assurance invalidité. Si les renseignements nous sont expédiés après ce délai, la demande sera acceptée à la date à laquelle la Standard Life a reçu l avis écrit. * Toutefois si votre contrat prévoit le remboursement de médicaments sur ordonnance, les salariés résidant au Québec doivent obligatoirement adhérer à votre régime. En effet, à la suite de l adoption de la Loi sur l assurance médicaments par le gouvernement du Québec, tous les salariés admissibles à un régime d assurances collectives doivent obligatoirement être couverts par l assurance médicament, à moins qu ils ne soient déjà couverts par un autre régime d assurance maladie auprès de l assureur du conjoint ou de tout autre régime d assurances collectives reconnu. Veuillez communiquer avec nos services à la clientèle pour de plus amples renseignements. Administration de votre régime d assurances 25