données à caractère personnel (ci-après LVP), en particulier les articles 31bis et 36bis ;

Transcription

1 1/12 Comité sectoriel pour l'autorité Fédérale Délibération AF n 07/2010 du 25 mars 2010 Objet: Demande d autorisation pour la communication électronique de données cadastrales à l Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) (AF/MA/08/003). Le Comité sectoriel pour l Autorité Fédérale ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après LVP), en particulier les articles 31bis et 36bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée, en particulier l'article 18 ; Vu la demande de l Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) reçue le 26/11/2009; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Fedict en date du 08/03/2010; Vu l'avis technique et juridique reçu le 25/03/2010; Vu le rapport du Président ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 25/03/2010:..

2 Délibération AF 07/2010-2/12 I. OBJET DE LA DEMANDE 1. L Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) souhaite obtenir une autorisation pour accéder électroniquement à certaines informations cadastrales traitées par le Service Public Fédéral Finances (Administration Générale de la Documentation Patrimoniale). 2. La demande vise à permettre aux agents immobiliers membres de l IPI d accéder via une interface web à certaines données extraites de la matrice cadastrale : a. Pour le volet propriétaire-personne physique ou morale : Il s agit d accéder au nom, prénom, état civil et adresse du propriétaire et de son conjoint. Pour les personnes morales, il s agit d accéder au numéro d entreprise, à des mots clés de recherche, à la dénomination, à la rue-numéro de police, au code postal et la localité (siège social) ; b. Pour le volet détail de l article : Il s agit d accéder à la division, l article, le n attribué au propriétaire/nombre total de propriétaires, le type d inscription (ex : bien propre), les droits (quotités et type de droits), l extinction des droits (date) ; c. Pour le volet détail des parcelles : Il s agit d accéder au n (n d ordre), à la modification (changement de la situation cadastrale d une parcelle et année), la situation (adresse), la nature (ex : jardin, maison), le montant du revenu cadastral, l année de construction, les détails (éléments complémentaires d identification des parcelles), la section, la parcelle (n parcellaire) et la contenance. 3. La demande porte également sur l accès au plan parcellaire cadastral et à la visualisation des autres propriétaires du bien concerné. II. CONTEXTE DE LA DEMANDE 4. L Administration Générale de la Documentation Patrimoniale (AGDP) et l Institut Professionnel des Agents Immobiliers ont conclu un protocole de collaboration le 10 mai 2007 en matière d ICT, de législation et de réglementation s inscrivant dans le cadre de la modernisation et de la simplification administrative des deux parties. 5. Un des objectifs est de permettre aux agents immobiliers d accéder à certaines données cadastrales en ligne. A terme, l accord prévoit également que les agents immobiliers fournissent à l AGDP les informations nécessaires à la mise à jour du code de construction des bâtiments en mentionnant les inexactitudes constatées dans la description cadastrale des biens. Pour le moment, la demande d accès ne poursuit aucun but fiscal.

3 Délibération AF 07/2010-3/12 III. EXAMEN DU FOND LA DEMANDE a. Application de la LVP aux registres publics et semi-publics 6. Comme déjà souligné dans l avis d initiative du 10 septembre 2001 de la Commission relatif à l organisation de la publicité cadastrale 1, «la LVP s applique non seulement aux registres semipublics mais également, depuis la transposition de la directive n 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l égard du traitement de données à caractère personnel, aux registres légalement publics». La LVP s applique donc au cadastre. b. Principe de légalité 7. La communication de données cadastrales aux agents immobiliers agréés auprès de l IPI visée par la présente demande doit trouver son fondement juridique dans l Arrêté royal du 20 septembre 2002 fixant les rétributions dues et les modalités à appliquer pour la délivrance d'extraits et de renseignements cadastraux. 8. Le Comité estime que cette communication pourrait trouver son fondement juridique dans les articles 13 et 21 de cet Arrêté royal. 9. L article 13 prévoit que La délivrance d'extraits ou de renseignements cadastraux ne rentrant pas parmi ceux visés expressément par le présent arrêté, ne peut avoir lieu qu'avec l'accord du directeur général de l'administration du cadastre, de l'enregistrement et des domaines. Il peut, à cet effet, donner délégation à l auditeur général, chef de service, qui a la délivrance des extraits et renseignements cadastraux dans ses attributions. La rétribution pour de tels extraits ou renseignements est fixée de manière forfaitaire en fonction, entre autres, de l'importance des prestations à fournir pour effectuer le travail demandé. Le montant de leur rétribution de même que les conditions éventuelles auxquelles est soumise leur délivrance, sont notifiés au demandeur qui doit marquer son accord avant que le travail ne soit entrepris. 10. L article 21 qui fait référence aux conventions particulières stipule que «la reprise et le traitement du plan parcellaire cadastral sur support informatique, en tout ou en partie, ne peuvent se faire qu en vertu d une convention expresse». 1 Avis 32/2001 de la Commission du 10 septembre 2001 relatif à l organisation de la publicité cadastrale, disponible sur

4 Délibération AF 07/2010-4/ En vertu de ces deux dispositions, le directeur général de l administration du cadastre a la possibilité de conclure une convention particulière avec l IPI pour la communication électronique de données cadastrales. Si le protocole de collaboration visé au point 4 de cette délibération constitue une telle convention, le Comité estime que ces bases légales sont applicables au cas d espèce. 12. Néanmoins, le Comité entend souligner que les dispositions de l Arrêté royal du 20 septembre 2002 sont trop obscures et ne permettent pas aux citoyens (ni au Comité) d avoir une information suffisante quant au fonctionnement du cadastre, qui est pourtant une base de données publique contenant leurs données personnelles. Dans le contexte actuel où le respect de la protection des données est un droit fondamental consacré et réglementé déjà depuis plus de 15 ans, il est essentiel que les règles de fonctionnement d anciennes bases de données, tel que le cadastre, soient mises à jour et clairement stipulées. Le Comité préconise qu un tel texte réglementaire précise clairement les finalités du cadastre et de la publicité cadastrale, les données qui y sont traitées et les communications aux tiers qui sont permises (description des finalités, données communiquées, catégories de destinataires, conditions et modalités de communication ). 13. Pour ce qui concerne l utilisation des données cadastrales par l agent immobilier, le mandat écrit qui lie ce dernier à ses clients constitue dans son chef la base de légitimité de ses traitements. c. Principe de finalité 14. L article 4 de la LVP prévoit que les données à caractère personnel doivent être traitées loyalement et licitement mais également collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités, compte tenu de tous les facteurs pertinents, notamment des prévisions raisonnables de l intéressé et des dispositions légales et réglementaires. 15. La communication à des tiers de données contenues dans les répertoires publics ou semi-publics doit constituer une forme d utilisation externe poursuivant l accomplissement du but légal et légitime qui est la base même du traitement que constitue le répertoire public ou semi-public Il appartient au pouvoir législatif, ou exécutif agissant en vertu d une loi, de définir les finalités de tels fichiers. 2 Voir l avis 32/2001 de la Commission, op. cit., p. 3.

5 Délibération AF 07/2010-5/ L article 504 du Code des Impôts sur le Revenu est la base légale du cadastre. Il est complété par l Arrêté royal du 20 septembre 2002 fixant les rétributions dues et les modalités à appliquer pour la délivrance d extraits et de renseignements cadastraux. 18. Le Comité remarque que les dispositions légales et réglementaires organisant le cadastre sont en défaut de définir les finalités de traitement des informations cadastrales visées par l article 504 du Code des Impôts sur le Revenu. 19. La doctrine a pu relever que la publicité des registres du cadastre avait une double finalité : a. Permettre aux administrés d obtenir en ce qui concerne les propriétés immobilières, les renseignements dont ils peuvent avoir besoin, soit pour leur usage administratif ou personnel, soit pour satisfaire à des obligations imposées par des lois ou règlements 3. b. Le cadastre présente aussi une certaine utilité en matière de compétence et de ressort dans les contestations portant sur la propriété ou la possession des immeubles, ainsi que pour les expropriations pour cause d utilité publique et les expropriations forcées 4. Pour ce point, il faut souligner que le cadastre belge n a pas un caractère juridique et n a donc pas de force probante, mais constitue un élément de présomption de propriété, au titre de renseignement Lors d une vente, les agents immobiliers sont tenus par la jurisprudence de vérifier la faisabilité de l opération (par exemple, la qualité de propriétaire du vendeur-mandant), sans quoi, ils commettent une faute professionnelle Sans avoir l obligation de procéder à des vérifications minutieuses telles celles qui s imposent au notaire chargé de la passation d un acte authentique de vente, ils doivent prendre certaines précautions et ne pas se fonder uniquement sur les allégations de leurs mandants La jurisprudence leur impose de vérifier à tout le moins les titres de propriété Les agents immobiliers ont également une obligation de nature déontologique de vérifier l identité, la qualité et les coordonnées précises de leur commettant ou des représentants de ce dernier, ainsi que de l adéquation des pouvoirs de ces personnes avec l objet de sa mission 9. 3 R.P.D.B., verbo «Cadastre», Tome II, L. 4, cl. 2*. 4 Ibidem. 5 Cass., 15 mai 1902, Pas., 1902, I, p Civ. Brux., 30 sept. 1994, J.L.M.B., 1997, p. 803; Civ. Nivelles, 10 juin 1981, Res. Jur. Imm., 1982, p. 59; 7 Brux., 28 janv. 1999, J.T., 1999, p. 625; Civ. Brux., 30 sept. 1994, J.L.M.B., 1997, p Brux., 28 janv. 1999, J.T., 1999, p. 625; Civ. Nivelles, 10 juin 1981, Res. Jur. Imm., 1982, p. 59;

6 Délibération AF 07/2010-6/ Il faut souligner que le cadastre belge constitue, en ce qui concerne la titularité des droits de propriété, qu un élément de présomption de propriété en tant que simple élément de renseignement en la matière. 25. Si les informations cadastrales peuvent être utiles pour l agent immobilier, on peut douter qu il pourra se contenter de ces informations pour s assurer de la faisabilité de l opération qu il a reçue en charge. L accord conclu entre l AGDP et l IPI (voir le point 4 de cette délibération) prévoit par ailleurs que sur base de l information cadastrale communiquée, les agents immobiliers pourront introduire une demande simplifiée de certificat hypothécaire qui leur sera fourni par écrit. 26. Selon la jurisprudence, la seule obligation imposée aux agents immobiliers est de vérifier les titres de propriété. Si l information cadastrale ou hypothécaire peut leur être utile, il semble que rien ne les oblige aujourd hui d effectivement les consulter. 27. La source authentique permettant de vérifier la propriété des biens est le registre des hypothèques. Les notaires devront toujours consulter ce registre au moment de la transaction car cette consultation doit être faite à la date la plus proche de l acte. La consultation éventuelle qui serait réalisée par un agent immobilier n exonèrera normalement pas le notaire d effectuer la même demande. Par conséquent, les frais de consultation risquent d être facturés deux fois aux administrés. 28. L agent immobilier intervient toutefois dans des missions pour lesquelles le notaire n intervient pas (la location, par exemple). 29. Le projet prévoit que l agent immobilier obtienne le consentement de son client propriétaire. Le consentement devrait être inséré dans le mandat écrit conclu entre l agent immobilier et son client. Celui-ci devrait être clairement informé de l utilité de cette consultation, du fait qu elle n est pas obligatoire (et de son prix). Par ailleurs, le mandat devra prévoir un engagement de confidentialité de l agent immobilier qui ne pourra utiliser ces données que dans le cadre des missions confiées par son client. Le Comité estime que dans ce cadre, la finalité poursuivie est légitime. 30. Le principe de finalité repris à l article 4 de la LVP implique également que les données ne soient pas utilisées pour d autres fins que celles pour lesquelles elles sont communiquées initialement. 9 Article 13 du Code de déontologie de l IPI rendu obligatoire par Arrêté Royal du 27 sept

7 Délibération AF 07/2010-7/ En tout état de cause, il est essentiel que les agents immobiliers n utilisent les informations cadastrales que dans le cadre d un mandat précis de vente ou de location confié par leur client et jamais à des fins de prospection commerciale ou de démarchage. Outre le respect de l article 4 de la LVP, il s agit également de respecter l article 7 du code de déontologie de l IPI qui prévoit que «lors de la consultation des banques de données auxquelles il a accès par l intermédiaire de l Institut et du traitement de ces données, l agent immobilier ne peut recueillir et traiter que des informations directement liées à l exercice de la mission à l occasion de laquelle la consultation est demandée». 32. Afin de s assurer du fait que l agent immobilier agisse que dans le cadre d une mission particulière de vente ou de location d un (ou de ses) mandant(s), le projet prévoit actuellement que l agent immobilier obtienne un accord exprès et écrit du client concerné et que les requêtes électroniques ne soient possibles que sur la base du numéro de l article (numéro de matrice cadastrale) et de la division. 33. En outre, il est prévu que les accès se réaliseront via l IPI. Cet institut professionnel en charge du respect des règles de déontologie et de statuer en matière disciplinaire à l égard de ses membres, devra par conséquent exercer un contrôle sur les demandes formulées par les agents immobiliers. Pour ce faire, il s avère nécessaire que l IPI dispose d un accès au cadastre afin que ses employés l utilisent dans un but de contrôle des flux de données et qu il conserve un journal de bord (logging) des accès réalisés par ses membres. 34. Le risque de détournement de finalité peut également exister dans le chef de l AGDP. En effet, le protocole de collaboration conclu le 10 mai 2007 entre l AGDP et l IPI prévoit à terme que les agents immobiliers fournissent à l AGDP les informations nécessaires à la mise à jour du code de construction des bâtiments en mentionnant les inexactitudes constatées dans la description cadastrale des biens. 35. La mise à jour de la documentation cadastrale s effectue normalement par les services de l administration via les tournées annuelles des contrôleurs, par les informations dues aux mutations cadastrales (informations provenant notamment des notaires), aux changements dans la numérotation des parcelles Voir Cl. Hollanders de Ouderaen, Le cadastre, Rép. Not., Tome II, les biens, Livre 4, point 57 et s.

8 Délibération AF 07/2010-8/ L utilisation de la publicité cadastrale dans le but de mettre à jour les bases de données cadastrales par les agents immobiliers n est pas une finalité reconnue pour le cadastre et n entre pas dans les attentes légitimes des administrés. 37. La mise en œuvre d un tel projet ne pourrait se réaliser, en vertu de l article 4 de la LVP, que par l adoption de nouvelles dispositions légales qui prévoiraient spécifiquement cette possibilité. d. Principe de proportionnalité 38. En vertu du principe de proportionnalité, il convient de procéder à une pondération des intérêts en présence et l intérêt des agents immobiliers doit être mis en balance avec le risque d atteinte à la vie privée pour les personnes dont les données sont communiquées. 39. Comme mesure de protection de la vie privée des administrés, il est actuellement prévu d empêcher l obtention du relevé de l ensemble des biens détenus par une personne en permettant une requête sur la base de données personnelles des propriétaires. 40. Le Comité considère qu il n est effectivement pas légitime que les agents immobiliers puissent obtenir un relevé, par individu, de l ensemble de leurs biens. 41. Le système tel qu envisagé ne permettrait que les requêtes sur la base du numéro de l article (numéro de matrice cadastrale) et de la division. 42. Par ailleurs, seules les données nécessaires doivent être communiquées. 43. L agent immobilier peut avoir un rôle de conseil pour ses clients et a une obligation juridique de vérifier la faisabilité de l opération, ce qui garantit une certaine sécurité juridique de la transaction immobilière envisagée. 44. Dans ce cadre, il est utile pour lui qu il accède aux données cadastrales d identification des titulaires de droits réels sur un bien (pour les particuliers : nom, prénom, état civil, adresse des propriétaires et de leurs époux 11 /pour les personnes morales : numéro d entreprise, dénomination, adresse du siège social 12 ). 11 En vertu de l article du Code civil, un époux ne peut sans l accord de l autre, disposer entre vifs à titre onéreux ou gratuit des droits qu il possède sur l immeuble qui sert au logement principal de la famille. 12 Le Comité souligne le fait que la législation du 8 décembre 1992 relative à la protection des données ne protège que les données relatives aux personnes physiques (et non les données relatives aux personnes morales).

9 Délibération AF 07/2010-9/ Il est également utile qu il accède aux informations cadastrales relatives aux droits réels grevant le bien (type de droit, quotités, date d extinction), à la description du bien immobilier (division, article, n d ordre, modification, adresse, nature, année de construction, section, parcelle, contenance) et au revenu cadastral (ce qui lui permet de renseigner le montant des droits d enregistrement). 46. L accès au plan parcellaire cadastral leur permettra de situer le bien géographiquement et d avoir une représentation graphique des parcelles cadastrales, de leurs limites et des constructions qui s y trouvent. 47. Si ces informations sont utiles dans l exercice de leur profession, il n est cependant pas actuellement requis qu ils les obtiennent. 48. Il faut toutefois souligner que la sécurité juridique des transactions immobilière par une information correcte des parties est un objectif qui est également dans l intérêt des administrés. Mais, dans l état actuel de la jurisprudence, l obtention du titre de propriété garantit déjà dans une bonne mesure la sécurité juridique des transactions immobilière. e. Fréquence des communications du cadastre et durée de la présente autorisation 49. La fréquence des communications de données ne peut être prédéterminée dans la mesure où elle dépend des missions des agents immobiliers. 50. La communication des données est demandée pour une durée indéterminée. f. Durée de conservation des données 51. Selon la demande, les agents immobiliers n auront pas la possibilité de réaliser une conservation électronique des données. 52. En vertu de l article 16 du code de déontologie de l IPI, «L agent immobilier conservera et restituera sans retard au commentant tous les documents que ce dernier lui a remis ou dont il a rémunéré l obtention dans le cadre de sa mission». 53. Il pourra, si nécessaire, conserver une copie papier de ces informations uniquement à fins de gestion de l éventuelle mise en cause de sa responsabilité civile professionnelle ou

10 Délibération AF 07/ /12 déontologique, et cela uniquement pour la durée pendant laquelle des actions pourraient être mues contre lui. g. Principe de transparence 54. Le traitement des données doit être loyal et donc avoir lieu de façon transparente. L'obligation d information au sens de l'article 9 de la LVP constitue une des pierres d'angle d'un traitement transparent. 55. L AGDP procède à des collectes de données directement auprès des administrés et indirectement, par exemple, par le biais des notaires en vue de la tenue et de la mise à jour du cadastre. 56. Pour ce qui concerne les collectes directes de données, l AGDP est soumis à l obligation d information des administrés et cela en application de l article 9, 1 er. L information quant aux coordonnées du responsable de traitement, aux finalités de traitement, aux catégories de destinataires des données (notamment les agents immobiliers) et quant à l existence du droit d accès doit être fournie au plus tard au moment où les données sont obtenues auprès de l administré. 57. En vertu de l'article 9, 2, deuxième alinéa, b) de la LVP, une dispense de l'obligation d'information peut s'appliquer pour les collectes indirectes de données dès lors que le traitement est effectué en vertu d une loi. Cette dispense n'empêche cependant pas que le Comité puisse s'assurer de l'existence de garanties appropriées à l'égard de la protection des droits fondamentaux des personnes concernées. 58. A cet égard, le Comité estime que l information fournie dans la réglementation actuelle ne permet pas aux administrés d avoir une vue claire sur les traitements opérés au sein des registres du cadastre. Pour que le Comité puisse considérer que le traitement réalisé par l AGDP soit transparent, il s avère essentiel que les règles de fonctionnement du cadastre soient mises à jour et clairement stipulées. Un texte réglementaire clair et transparent devrait préciser clairement les finalités du cadastre et de la publicité cadastrale, les données qui y sont traitées et les communications aux tiers qui sont permises. En l absence actuelle d un tel cadre, le Comité estime que l AGDP devrait communiquer à tout le moins dans le cadre de cette autorisation des informations permettant aux administrés de se renseigner sur cet accès électronique octroyé à l IPI et à ses membres (finalité, données communiquées, conditions d accès, destinataires).

11 Délibération AF 07/ / Les agents immobiliers ont également une obligation d information quant aux traitements de données qu ils réalisent. Ils devraient informer leur client dans le cadre de leur mandat écrit au sujet de cette possibilité de consultation du cadastre (caractère non obligatoire) et des finalités pour lesquelles ils traiteront les données obtenues. 60. Par ailleurs, dès lors que l IPI, en tant qu intermédiaire, sera en charge de mettre en place un journal de bord (logging) des accès réalisés par ses membres, il est également nécessaire que ceux-ci soient pleinement informés des données traitées dans le cadre de la mission de contrôle de l IPI et notamment de l existence de ce journal de bord, des finalités de ces traitements et des modalités de contrôle. h. Destinataires et/ou tiers auxquels des données sont communiquées 61. Les agents immobiliers ne pourront communiquer les données obtenues qu aux parties à la transaction immobilière. Si le propriétaire peut bien évidement obtenir l ensemble des informations obtenues, l autre partie ne sera informée que de ce qui lui est nécessaire pour la transaction immobilière en cours. i. Principe de sécurité 62. D'après les documents communiqués, il apparaît que l AGDP et l IPI disposent d'un conseiller en sécurité et d'une politique de sécurité. 63. Le Comité en prend acte. 64. Par ailleurs, l IPI doit s assurer que des mesures techniques et organisationnelles de sécurité soient également mises en place par ses membres afin d éviter tout accès ou autre traitement non autorisé. PAR CES MOTIFS, Le Comité prend acte des engagements pris par les parties, à savoir : - que l accès ne soit possible que sur la base du numéro de l article et de la division ; - que les agents n aient pas la possibilité de réaliser une conservation électronique des données, et qu une copie papier ne puisse être conservée qu à des fins de gestion d une éventuelle mise en cause de leur responsabilité civile professionnelle ou déontologique et cela uniquement pour la durée pendant laquelle des actions pourraient être mues ;

12 Délibération AF 07/ /12 Par ailleurs, le Comité autorise, pour une durée indéterminée, l IPI et les agents immobiliers membres de l IPI à recevoir certaines données cadastrales (décrites aux points 44, 45 et 46 de cette autorisation), aux conditions exposées dans la présente délibération, à savoir : - que les agents immobiliers n utilisent les informations cadastrales que dans le cadre d une mission précise de vente ou de location commanditée par leur client et jamais à des fins de prospection commerciale ou de démarchage ni à des fins de mise à jour du cadastre ; - que l accès soit réalisé via l IPI et que celui-ci exerce un contrôle sur ceux-ci et qu à cette fin, il conserve un journal de bord des accès (logging); - que l AGDP informe les administrés au sujet de cet accès électronique octroyé à l IPI et à ses membres (finalité, données communiquées, conditions d accès, destinataires) ; - que les agents immobiliers informent leur client du caractère non obligatoire de cette consultation et des finalités pour lesquelles ils traiteront les données obtenues et (afin qu ils puissent communiquer leur consentement éclairé) de son prix ; - que l IPI informe clairement ses membres sur les traitements qu il réalise dans le cadre de ses missions de contrôle des flux de données (données traitées, existence d un journal de bord, finalités, modalités de contrôle) ; - que l IPI s assure que des mesures techniques et organisationnelles de sécurité soient également mises en place par les agents immobiliers membres de l IPI afin d éviter tout accès ou autre traitement non autorisé. Pour l Administrateur e.c., Le Président, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Willem Debeuckelaere