Informations préliminaires sur le poste. Informations générales sur la mission

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1 : PROFIL DE POSTE Informations préliminaires sur le poste Intitulé du poste ADMINISTRATEUR BASE Pays & base d affectation GUINEE, COYAH Rattachement hiérarchique COORDINATEUR COYAH Création / Remplacement (+ nom) Création Date d arrivée souhaitée 1 er avril 2015 Durée de passation N/A Durée de la mission 6 mois (3 mois renouvelables) Informations générales sur la mission Première Urgence Aide Médicale Internationale (PU-AMI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d effondrement économique. L objectif est d aider les populations déracinées dans l urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L Association mène environ 180 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d infrastructures, l eau et l assainissement et la relance économique. PU-AMI intervient en appui à près de 4 millions de personnes dans 21 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l Est, dans le Caucase et en France. Contexte de la mission La République de Guinée (appelée aussi Guinée Conakry) est un pays d Afrique de l Ouest indépendant de la France depuis Celui-ci compte millions d habitants et est divisé en 8 régions administratives subdivisées en préfectures. La langue officielle est le français mais les trois langues d origine africaine les plus parlées sont le Soussou (en Guinée Maritime), le malinké (en Haute Guinée et Guinée forestière) et le Peul. La Guinée bénéficie d un climat tropical à deux saisons, la saison des pluies s étendant de mai à octobre, mais pouvant varier d une région à l autre. Les terres sont fertiles, et le pays bénéficie d un nombre de cours d eau important. Le sous-sol regorge de ressources minérales et le pays est ouvert avec une entrée maritime importante et un aéroport international. Néanmoins, la Guinée se classe toujours parmi les pays souffrant le plus de corruption, le taux d alphabétisation est de seulement 41% et l espérance de vie stagne à 54.5 ans. Malgré la réduction de 2/3 de la dette extérieure par le FMI et la Banque Mondiale en 2013, le pays n est pas encore en mesure d assurer des services publics essentiels comme la distribution d eau ou d électricité. En outre, la Guinée a traversé des crises successives inter-ethniques ces vingt dernières années, et la perspective d élections générales en 2015 pourrait raviver certaines tensions. C est sur fond socio-économique que l épidémie de maladie à virus Ebola s est déclarée à Guéckédou (Guinée forestière) en décembre Cette épidémie qui a vite pris de l ampleur en Afrique de l Ouest, affectant principalement les pays voisins, structurellement affaiblis par deux décennies de guerres civiles, le Libéria et la Sierra Leone, a bousculé le fonctionnement du pays et des services publics. (fermeture des écoles, fermeture de centres de santé primaire, décès de personnel soignant.) Au 23 mars , la Guinée avait enregistré 3420 cas dont 2261 décès liés à la maladie. Les équipes Médecins sans Frontières, présentes depuis le début de la crise ont longtemps appelé les autres acteurs humanitaires à se positionner. En septembre 2014 est établie la première mission des nations unies pour une mission de santé publique (UNMEER) déployée sur les 3 pays d Afrique de l Ouest encore touchés par l épidémie. 2 La stratégie de réponse initiale s est axée sur la prise en charge médicale des patients Ebola avec l ouverture de 1 Source OMS 2 Mali, Nigeria et Sénégal déclarés «Ebola Free» par l OMS Page 1 / 5

2 Centre de Traitement Ebola (MSF, CRF, Alima ). Les zones pré-identifiées par PU-AMI sont les préfectures de Dubreka et de Coyah, faisant parties de la région administrative de Kindia. Positionnement / Stratégie de PU-AMI dans le pays Suite à l épidémie de maladie à virus Ebola qui s est propagée en Afrique de l Ouest depuis le mois de décembre 2013 PU-AMI a suivi l évolution de la maladie et de la réponse humanitaire notamment sur la Guinée, et a participé à de nombreuses réunions de coordination des partenaires français à Paris (MDM, ACF, Alima, CRF.). La décision finale d intervenir aux côtés des partenaires locaux et internationaux en Guinée dans la lutte contre le fléau Ebola, a été actée en décembre Une mission exploratoire a eu lieu du 15 février au 10 mars Les résultats de cette explo ont mené au positionnement de PU-AMI. Secteurs d intervention prioritaires D une part, PU-AMI interviendra sur les aspects de Prévention et le Contrôle des Infections grâce au renforcement des capacités des postes et centres de santé de Dubreka et Coyah avec: o La distribution de kits PCI dans toutes les structures (sceau, chlore, javel, savon, bottes, bavettes, gants médicaux, robinets, tabouret,.) o La remise à niveau / réhabilitation des infrastructures d eau et d assainissement dans les structures de santé o Le renforcement du système d alerte / référencement par un appui logistique au CS/ PS et à la DPS (crédits téléphones, appui en carburant ) o La formation et le suivi en continu de la mise en application des protocoles d hygiène et de surveillance o Le cas échéant, la mise en place d une zone de triage et l identification d une zone d isolement D autre part, PU-AMI interviendra sur les aspects de sensibilisation au niveau des communautés pour une meilleure utilisation des structures de Dubreka et Coyah grâce à: o L organisation de séances de sensibilisation avec les leaders communautaires (imams, représentant des jeunes, des femmes, des sages), les tradi-praticiens, les syndicats de moto-taxis o L organisation, en partenariat avec les CTE et CDT, de visites communautaires pour familiariser les communautés avec les espaces de traitement de la maladie o L assurance d un maintien du contact (téléphonique, visite ) d un malade référé au CTE avec sa famille o La définition des besoins communautaires prioritaires pour un accès aux soins amélioré et en confiance Dans un second temps, PU-AMI interviendra sur les aspects le renforcement du système de soins de santé primaire par : o La réhabilitation des infrastructures de santé o L appui en équipement, matériel médical et en médicament o La formation continue et le suivi des équipes tout au long de la mise en œuvre du projet sur Les pratiques d hygiène Le suivi et la tenue des stocks La surveillance épidémiologique Le renforcement du système de référencement. Historique de la mission et programmes en cours PU-AMI est né de la fusion de deux ONG en 2011, Première Urgence et Aide Médicale Internationale. Première Urgence est intervenue en Guinée dès 2001 en soutien aux populations réfugiées de Sierra Leone et aux communautés hôtes de Guinée forestière (bande de Guéckedou).Bien que dans un premier temps l action de PU se soit principalement concentrée sur les camps de réfugiés, elle s est ensuite étendue aux communautés hôtes (assistance alimentaire et kits de biens non alimentaires essentiellement) et a accompagné le relèvement économique des ménages les plus affectés par le conflit sierra-léonais. Les projets menés en Guinée ont été réalisé avec le support du HCR, du PAM, d ECHO et d USAID. La mission PU a fermé ses portes en Page 2 / 5

3 Suite de la mission exploratoire, PU-AMI est en recherche de financements et a déjà engagé des discussions avec le Ministère des Affaires Etrangères et ECHO. Configuration de la mission BUDGET PREVISIONNEL 2015 BASES NOMBRE D EXPATRIES 10 NOMBRE D EMPLOYES NATIONAUX 75 NOMBRE DE PROJETS 2 PRINCIPAUX PARTENAIRES SECTEURS D ACTIVITES 3 MILLIONS EUROS COYAH ECHO MAE Santé, WASH, Approche Communautaire EQUIPE EXPATRIEE Chef de mission, Coordinateur Administratif et Financier, Coordinateur Logistique, Coordinateur Médical, Coordinateur Kindia, Logisticien Kindia, Administrateur Kindia, Responsable Projets Kindia, RT Santé, RT Communautaire Objectif global Description du poste L Administrateur/trice est responsable du bon fonctionnement de l administration de la base dans le respect des procédures PU-AMI et bailleurs. Responsabilités et champs d actions Ressources Humaines : Il/Elle supervise les activités de gestion administrative des ressources humaines sur la base. Suivi administratif et financier Il/Elle supervise les volets administratifs et financiers sur la base et s assure du respect des procédures afférentes, avec l appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Administratif/tive et Financier/e (CAF) de la mission. Objectifs spécifiques et activités associées 1. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES SUR LA BASE Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base. Il/Elle s assure du respect du Règlement Intérieur de PU-AMI sur sa base. Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage. Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an. Il/Elle assure ou délègue l intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s assure en particulier que les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d utilisation des moyens de communication et de transport soient expliquées et comprises. Il/Elle complète la formation du personnel local (aspects logistiques et administratifs) si besoin. Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, et les diffuse pour validation au/à la Responsable de base et au/à la CAF et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste). Il/Elle veille à la gestion d éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte au/à la Responsable de base dans le cas où il/elle ne parvienne seul/e à régler le différend. Il/Elle est le garant de l image de PU-AMI dans sa zone d intervention et veille à ce titre à ce que l ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l organisation et respectueux de la culture locale. 2. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA BASE Il/Elle est responsable de l optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s assure du bon approvisionnement financier de sa base. Il/Elle participe à l analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements au/à la Responsable de base et au/à la CAF. Il/Elle s assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi, après validation du/de la Responsable de base Avec le/la CAF et le/la Responsable de base, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements. Avec le/la CAF et le/la Responsable de base, il/elle s assure qu un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s assure du respect de la procédure d engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d achat. Page 3 / 5

4 Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées. 3. ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L INFORMATION Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques / Comptabilité / retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie) Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif. Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission Ouverture de mission : mise en place des procédures PU-AMI Partcipation à la définition de la politique RH nationale de la mission Organisation de la nouvelle base et formation aux nouvelles équipes Encadrement d équipe Nombre de personnes à encadrer et statut (personnel expatrié / national) Encadrement direct : 3 Encadrement indirect : N/A Profil recherché Savoirs et Savoir Faire recherchés FORMATION INDISPENSABLE APPRECIE Gestion de projet Gestion financière EXPERIENCE PROFESSIONNELLE Humanitaire Internationale Technique CONNAISSANCES & APTITUDES Min. 1 an A fortiori Gestion d équipe Connaissances logistiques Connaissances en administration et gestion Expérience en gestion d équipe Connaissances procédures bailleurs institutionnels (UE, OFDA, ECHO, AAP, agences UN ) LANGUES Français Anglais Autre (préciser) INFORMATIQUE Pack Office Autre (préciser) Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l équipe, adéquation au poste et à la mission) Capacité à travailler de façon autonome avec prise d initiative et sens des responsabilités Bonne résistance au stress Sens de la diplomatie Capacité d analyse Capacité d adaptation et souplesse d organisation Organisation, rigueur et respect des échéances Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d esprit et une communication adaptée Autres X X Saga Page 4 / 5

5 Statut SALARIE en Contrat à Durée Déterminée Conditions proposées Rémunération SALAIRE BRUT MENSUEL : de à Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50 par semestre d ancienneté avec PU-AMI Avantages associés FRAIS PRIS EN CHARGE notamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins ASSURANCE comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance HEBERGEMENT en maison collective FRAIS DE VIE («Per diem») REGIME DE BREAK : 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break REGIME DE CONGES PAYES : 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois Page 5 / 5