Guide de préparation du manuel de politique visant le système de gestion de la sécurité. Ébauche septembre 2004

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1 Guide de préparation du manuel de politique visant le système de gestion de la sécurité Ébauche septembre 2004 Le présent guide a été conçu dans le but d aider les petits exploitants du domaine de l aviation à documenter les processus et les procédures devant figurer dans leur système de gestion de la sécurité. Le document <SMS manual template.doc> contient un gabarit servant à la rédaction de votre manuel.

2 Comment utiliser le guide Le présent document a pour but d aider à la préparation d un manuel de politique visant le système de gestion de la sécurité. Le produit fini pourra être un document autonome distinct ou il pourra être intégré, au besoin, dans un manuel de contrôle existant. La présentation suggérée est une façon parmi d autres qui permet à un exploitant de respecter les exigences propres à la documentation du SGS, mais les exploitants sont libres de choisir leur propre structure, pour autant qu ils respectent les exigences réglementaires. Veuillez utiliser le gabarit du manuel du SGS pour décrire les processus du SGS de votre entreprise. N oubliez pas que les petits exploitants font appel à des processus très rudimentaires et très simples par rapport à ceux des grandes entreprises. À titre d exemple, le système de compte rendu d une entreprise formée de trois personnes peut très bien être oral dans de nombreux cas. La chose importante à ne pas oublier pendant la préparation de processus qui reposent sur des communications orales, c est de garder un dossier de tous les dangers ayant fait l objet de discussions et de toutes les décisions prises. Le présent guide est agencé comme suit : Titre de rubrique et paragraphes numérotés Référence Au-dessous de chaque titre de rubrique numéroté se trouve l objectif de la rubrique. Cela signifie l objectif, que vous, le rédacteur du manuel, vous attendez à atteindre. Les critères, situés dans un rectangle placé sous l objectif, définissent la portée des éléments à prendre en compte au moment de la rédaction de la rubrique. Ce sont ces mêmes critères que Transports Canada va utiliser pour évaluer la documentation à des fins d approbation ou de maintien du respect des exigences réglementaires du SGS 1. Au-dessous du rectangle des critères se trouve la référence au guide qui fournit plus de détails. Lorsque des dispositions réglementaires propres au SGS seront en place, la référence réglementaire sera ajoutée dans les versions ultérieures du présent document. Les exploitants qui doivent utiliser des manuels approuvés peuvent choisir de mettre la politique relative au SGS ainsi que les procédures connexes dans le manuel approprié. Dans le cas des exploitants qui ne sont pas tenus d avoir un manuel approuvé, la politique et les procédures peuvent figurer dans le manuel dont il est question ici. 1 Les critères actuels d évaluation du SGS correspondent à ceux figurant dans une version provisoire datée du 30 juin On s attend à des modifications découlant d une révision qui aura lieu dans le courant de l automne Une nouvelle version du présent guide sera alors préparée. Veuillez consulter le site Web de TC à l adresse ou communiquer avec votre inspecteur régional. 1

3 Contrôle du document Dans le cas d un manuel autonome et simple de 3 ou 4 pages, il sera plus facile de publier une nouvelle édition intégrale du manuel, les modifications étant indiquées par des traits verticaux dans la marge. Décrivez comment vous avez l intention de tenir le manuel à jour et de veiller à ce que tout le personnel ait la version la plus récente. Des manuels ou des moyens électroniques contrôlés servent à documenter le système. Ce renseignement se trouve, ou est incorporé par renvoi, dans un document approuvé comme, selon le cas, un manuel d exploitation de la compagnie, un manuel de contrôle de la maintenance, un manuel d exploitation d aéroport, ou alors, si ces documents ne sont pas obligatoires en vertu de la réglementation, l organisme indique ce renseignement dans un document contrôlé distinct. La documentation consolidée est facilement accessible au personnel. Il existe un processus d examen périodique de la documentation du système de gestion de la sécurité permettant de s assurer que ladite documentation est toujours adaptée, pertinente et efficace et que les modifications apportées à la documentation de l entreprise ont été mises en œuvre. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page XX TP 14135, trousse SGS (Documentation) 2

4 1.0 Plan de gestion de la sécurité 1.1 Politique de sécurité Décrivez les intentions, les principes de gestion et l engagement de l organisme visant à l amélioration de sa propre sécurité. Une politique de sécurité devrait prendre la forme d une courte description similaire à un ordre de mission. d évaluation Il existe une politique de sécurité, et celle-ci est adaptée à la taille et à la complexité de l organisme. La politique de sécurité énonce les intentions, les principes de gestion et l engagement de l organisme visant à l amélioration continue du niveau de sécurité. Le gestionnaire supérieur responsable approuve la politique de sécurité. Le gestionnaire supérieur responsable fait la promotion de la politique de sécurité. La politique de sécurité est examinée de façon périodique. Le personnel, quel que soit son niveau dans l organisme, participe à l établissement et au maintien du système de gestion de la sécurité. La politique de sécurité est communiquée à tous les employés dans le but que ceux-ci soient conscients de leurs obligations personnelles en matière de sécurité. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 10 TP 14135, trousse SGS (Politique de sécurité) La politique de sécurité devrait être signée par le gestionnaire supérieur responsable. Signé par le gestionnaire supérieur responsable : Date : 5 juin 2003 Jean Suissûr 1.2 Politique de compte rendu sans mesures disciplinaires Décrivez les critères en vertu desquels un employé peut signaler des lacunes, des dangers, des accidents et des incidents sans peur de représailles. Dans la plupart des cas, seules trois raisons pourraient entraîner des sanctions, à savoir : 1. la négligence volontaire 2. les infractions délibérées 3. l utilisation des substances illicites Une politique de compte rendu devrait prendre la forme d une brève description (un paragraphe). Il existe une politique qui met à l abri de toute mesure disciplinaire les employés qui signalent des lacunes, des dangers ou des événements touchant la sécurité. Les conditions pouvant entraîner des mesures disciplinaires (comme une activité illégale, de la négligence ou une mauvaise conduite délibérée) sont clairement définies et documentées. La politique est bien comprise au sein de l organisme. 3

5 Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 10 TP 14135, trousse SGS (Politique de sécurité) 1.3 Rôles et responsabilités Décrivez les pouvoirs, les responsabilités et les obligations en matière de sécurité de tout le personnel de l organisme. On devrait y trouver le gestionnaire supérieur responsable, les directeurs et les gestionnaires. Un simple énoncé expliquant comment chaque employé peut œuvrer au succès du SGS devrait également être inclus. Dans de nombreux cas, cette description pourrait être rendue plus explicite par la présence d un organigramme. Il y a eu nomination d un gestionnaire supérieur responsable chargé de veiller à ce que le système de gestion de la sécurité a été mis en œuvre correctement et fonctionne conformément aux exigences dans tous les domaines de l organisme. Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations en matière de sécurité visant le personnel à tous les niveaux de l organisme sont définis et documentés. Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations en matière de sécurité sont examinés après des modifications importantes apportées à l organisme. Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations en matière de sécurité sont diffusés à tout le personnel dans la documentation clé et dans les supports de communication. Tout le personnel comprend ses pouvoirs, ses responsabilités et ses obligations en ce qui concerne la totalité des processus, des décisions et des mesures en matière de sécurité. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 12 TP 14135, trousse SGS (Politique de sécurité) 1.4 s de sécurité et buts propres au rendement en matière de sécurité Décrivez les objectifs de sécurité et les buts propres au rendement en matière de sécurité de l organisme. Les objectifs de sécurité peuvent prendre la forme d un bref énoncé décrivant en termes généraux quelles sont vos attentes. Dans certains cas, cet énoncé peut être incorporé à l énoncé de politique de sécurité de la rubrique 1.1, ci-dessus. Les buts propres au rendement sont des buts précis et mesurables qui vous permettent de mesurer le niveau de réussite de votre SGS. Des objectifs de sécurité ont été établis. Les objectifs de sécurité sont exprimés sous la forme d un énoncé de première importance précisant que l organisme s engage à améliorer la sécurité. Il y a un processus formel permettant de développer un ensemble cohérent de buts propres à la sécurité nécessaires à l atteinte des objectifs. Les objectifs et les buts propres à la sécurité sont publicisés et diffusés. Des ressources ont été allouées à l atteinte des objectifs et des buts. Il y a un processus formel permettant de développer et de tenir à jour un ensemble de paramètres de rendement mesurables. 4

6 Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 14 TP 14135, trousse SGS (Politique de sécurité) 1.5 Examen de la gestion Décrivez comment vous prévoyez examiner l efficacité de votre SGS. Cela comprend le rendement de l entreprise en matière de sécurité par l examen des buts et des indicateurs de rendement propres à la sécurité ainsi que l efficacité de votre système de compte rendu des dangers et des incidents. Examens planifiés, réguliers et périodiques du rendement et des réalisations de l entreprise en matière de sécurité, y compris un examen du système de gestion de la sécurité afin de s assurer que celui-ci continue d être adapté, pertinent et efficace. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 37 TP 14135, trousse SGS (Assurance de la qualité et examen du système) 2.0 Surveillance de la sécurité 2.1 Compte rendu de sécurité Un système de compte rendu doit être conçu de manière à traiter aussi bien les comptes rendus d accident ou d incident (réactif) que les comptes rendus de danger (proactif). Décrivez comment votre système de compte rendu est conçu et comment il fonctionne. Les facteurs à prendre en considération sont les suivants : format des comptes rendus, confidentialité (risque d être impossible dans les petites exploitations), la collecte et l analyse des données, la diffusion des renseignements intéressant la sécurité, les mesures correctives et préventives. L organisme dispose d un processus ou d un système qui permet la saisie de renseignements internes englobant les incidents, les accidents, les dangers et toute autre donnée pertinente au SGS. Le processus de compte rendu est simple, accessible et adapté à la taille de l organisme. Les comptes rendus sont examinés au niveau de gestion approprié. Il existe un processus de rétroaction qui permet de faire savoir aux expéditeurs que leurs comptes rendus ont été reçus et de leur faire partager les résultats de l analyse. Le ou les formulaires de compte rendu sont simples, normalisés et accessibles dans tout l organisme. Il existe un processus permettant de s assurer que des renseignements sont reçus de tous les domaines de l organisme englobés par le SGS. Il y a un processus de surveillance et d analyse des tendances. L organisme peut compter sur un processus d enquête et d analyse systématiques des conditions ou des activités opérationnelles qui ont été identifiées comme étant potentiellement dangereuses. Les processus de collecte des données au sein de tous les domaines sensibles à la sécurité de l entreprise permettent une analyse des questions de sécurité à la grandeur de l entreprise. Des mesures correctives et préventives sont générées en réponse à l analyse des dangers et des événements. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 16 TP 14135, trousse SGS (Surveillance de la sécurité) 5

7 2.2 Identification des dangers et évaluation des risques Décrivez comment sont menées les enquêtes sur les dangers. Décrivez votre processus d évaluation préliminaire des risques et comment vous classez les dangers afin de déterminer s il faut procéder à une évaluation des risques documentée. Décrivez comment se passe votre processus d évaluation des risques et comment les plans de mesures préventives sont mis en œuvre. Il existe un processus structuré qui permet d évaluer le risque associé aux dangers identifiés, risque exprimé en fonction de la gravité, du niveau d exposition et de la probabilité de l événement. Il existe un critère d évaluation des risques et du niveau tolérable de risques que l organisme est prêt à accepter. L organisme dispose de stratégies de contrôle des risques qui comprennent des plans de mesures correctives et préventives dans le but d éviter la récurrence d événements et de lacunes déjà signalés. L organisme dispose d un processus d évaluation de l efficacité des mesures correctives ou préventives qui ont été développées. Les mesures correctives ou préventives, y compris les échéances dans le temps, sont documentées. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 16 TP 14135, trousse SGS (Surveillance de la sécurité) 2.3 Enquête après accident ou incident Décrivez comment se déroulent les enquêtes après des accidents ou des incidents. Expliquez comment sont déterminés les facteurs contributifs à un accident ou à un incident et quelle mesure corrective est recommandée pour éviter un nouvel événement du même genre. Il existe des procédures relatives à la tenue des enquêtes. Il existe des mesures garantissant que la totalité des événements et des lacunes signalés vont faire l objet d une enquête. Il existe un processus permettant de s assurer que les événements et les lacunes signalés sont analysés afin d identifier les facteurs contributifs et les causes profondes. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 21 TP 14135, trousse SGS (Surveillance de la sécurité) 3.0 Formation du personnel 3.1 Formation initiale et périodique Décrivez le type de formation en matière de sécurité que reçoit le personnel ainsi que le processus servant à mesurer l efficacité de la formation (méthodes de test). Décrivez comment la formation est documentée. Les exigences de formation sont documentées. Il existe un processus de validation pour mesurer l efficacité de la formation. 6

8 La formation comprend, le cas échéant, une formation initiale, périodique et de mise à jour. La formation en gestion de la sécurité de l organisme est incorporée à la formation de familiarisation dispensée en début d emploi. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 21 TP 14135, trousse SGS (Formation en matière de sécurité) 4.0 Surveillance et évaluation du SGS 4.1 Examen de la gestion de la sécurité Décrivez le processus d examen de l efficacité de votre SGS. Qui est concerné? Quelle est la fréquence? Quels processus du SGS sont examinés? Examens planifiés, réguliers et périodiques du rendement et des réalisations de l entreprise en matière de sécurité, y compris un examen du système de gestion de la sécurité afin de s assurer que celui-ci continue d être adapté, pertinent et efficace. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 37 TP 14135, trousse SGS (Assurance de la qualité Examens opérationnels et de sécurité) 5.0 Assurance de la qualité 5.1 Description du programme Décrivez votre processus d assurance de la qualité de votre produit ou service au moyen d un examen ou d une vérification d assurance de la qualité. Précisez la portée, les critères, la fréquence et les méthodes qui serviront à examiner ou à vérifier les processus et les procédures de l entreprise. Ce point peut figurer dans d autres rubriques de vos manuels approuvés. Il existe une fonction de vérification indépendante sur le plan opérationnel qui a le pouvoir de mener un programme d évaluation interne efficace. Le système d assurance de la qualité couvre toutes les fonctions définies dans le ou les certificat(s). Il existe une procédure documentée définissant les responsabilités et les exigences de planification et de tenue des vérifications internes des éléments suivants : - politiques, contrôles et procédures de gestion se rapportant à toutes les activités sensibles à la sécurité; - la mise en œuvre et la tenue à jour des exigences du système de gestion de la sécurité mis sur pied par l organisme. La portée, les critères, la fréquence et la méthodologie des vérifications sont définis. La portée et les critères des vérifications se fondent sur : - la situation et l importance des processus et des domaines à vérifier; - les résultats des vérifications précédentes. Il existe un processus de sélection ou de formation visant à s assurer de l objectivité et de la compétence des vérificateurs ainsi que de l impartialité du processus de vérification. Il y a une procédure documentée de compte rendu des résultats des vérifications et de tenue des dossiers. 7

9 6.0 Documentation Il y a une procédure documentée précisant les obligations en matière de mesures correctives et préventives à prendre en temps opportun. Il y a une procédure documentée de consignation des mesures de vérification prises et de communication des résultats des vérifications. L organisme effectue périodiquement un examen de la gestion des fonctions sensibles à la sécurité ainsi que des questions touchant la sécurité et la qualité qui apparaissent à la suite du programme d évaluation interne. Lorsque des fonctions sont sous-traitées, l organisme effectue un examen d assurance de la qualité de ces fonctions. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 33 TP 14135, trousse SGS (Assurance de la qualité Examens opérationnels et de sécurité) 6.1 Processus et procédures de documentation Le présent manuel est le vecteur idéal pour documenter vos processus SGS. Ces procédures devraient normalement se trouver dans le manuel approuvé pertinent (à savoir le COM, le MPM, le MEA ou le MEUFP); toutefois, les unités de formation au pilotage qui ne sont pas tenues de tenir un manuel approuvé seront peut-être intéressées à mettre leurs procédures dans un document contrôlé distinct. Il existe une documentation consolidée qui décrit le système de gestion de la sécurité ainsi que les relations entre ses divers composants. Des manuels ou des moyens électroniques contrôlés servent à documenter le système. Ce renseignement se trouve, ou est incorporé par renvoi, dans un document approuvé comme, selon le cas, un manuel d exploitation de la compagnie, un manuel de contrôle de la maintenance, un manuel d exploitation d aéroport, ou alors, si ces documents ne sont pas obligatoires en vertu de la réglementation, l organisme indique ce renseignement dans un document contrôlé distinct. La documentation consolidée est facilement accessible au personnel. Il existe un processus d examen périodique de la documentation du système de gestion de la sécurité permettant de s assurer que ladite documentation est toujours adaptée, pertinente et efficace et que les modifications apportées à la documentation de l entreprise ont été mises en œuvre. L organisme a un système de dossiers qui garantit la production et la conservation de tous les dossiers nécessaires pour documenter et étayer les exigences opérationnelles et qui est conforme aux exigences réglementaires pertinentes. Le système doit fournir les processus de contrôle nécessaires pour garantir l identification, la lisibilité, le stockage, la protection, l archivage, la récupération, les délais de conservation et la mise au rebut des dossiers. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 38 TP 14135, trousse SGS (Documentation) 8

10 6.2 Gestion des dossiers et des comptes rendus Décrivez votre méthode de consignation et d archivage des dossiers et des comptes rendus. L organisme a un système de dossiers qui garantit la production et la conservation de tous les dossiers nécessaires pour documenter et étayer les exigences opérationnelles et qui est conforme aux exigences réglementaires pertinentes. Le système doit fournir les processus de contrôle nécessaires pour garantir l identification, la lisibilité, le stockage, la protection, l archivage, la récupération, les délais de conservation et la mise au rebut des dossiers. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 38 TP 14135, trousse SGS (Documentation) 7.0 Préparation aux situations d urgence 7.1 Politique de préparation aux situations d urgence Décrivez les intentions, les principes de gestion et l engagement de l organisme visant à l amélioration de sa propre sécurité. Une politique de sécurité devrait prendre la forme d une courte description similaire à un ordre de mission. L organisme a une politique de préparation aux situations d urgence qui précise les rôles et les responsabilités de chacun en cas d accident. Il existe un processus de notification qui comprend une liste des personnes à appeler en cas d urgence et un processus de mobilisation interne. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 32 TP 14135, trousse SGS (Préparation aux situations d urgence) 7.2 Plan de préparation aux situations d urgence Le plan de préparation aux situations d urgence peut être conçu comme un document distinct ou être inséré dans le présent manuel. L organisme a conclu des ententes ou des accords avec d autres organismes portant sur une aide mutuelle et sur la fourniture de services d urgence. L organisme dispose de procédures documentées à suivre en cas d urgence. Il existe une procédure de surveillance du bien-être de toutes les personnes concernées. L organisme dispose d une procédure pour aviser les proches. L organisme dispose de procédures établies pour gérer les questions de relations avec les médias. Il existe des responsabilités d enquête en cas d accident bien définies au nom de l organisme. L exigence visant à la préservation des preuves est clairement énoncée. Le personnel concerné reçoit une formation en préparation et en réaction aux situations d urgence. Les procédures de communication avec les agences gouvernementales et de protection de la zone concernée doivent figurer dans la politique de préparation aux situations d urgence. 9

11 Un plan de récupération d un aéronef accidenté est mis au point par l organisme, en collaboration avec les constructeurs et les exploitants d aéronefs. Il existe une procédure de consignation des dossiers en cas d intervention d urgence. Il existe une procédure traitant des assurances. Référence : TP14135, SGS destinés aux exploitants de l aviation générale, page 32 TP 14135, trousse SGS (Préparation aux situations d urgence) 10

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