Modalités d utilisation de l agence

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1 Modalités d utilisation de l agence VOTRE AUTORITÉ Propositions Vous pouvez recevoir des propositions portant sur des risques d assurance pour lesquels vous détenez un permis et nous les présenter aux fins d approbation. Annulations et non-renouvellements Vous pouvez annuler ou ne pas renouveler des polices émises par nous par votre entremise, sous réserve de la législation applicable, à votre discrétion comme souscripteur ou en raison du non-paiement des primes. Toutes polices que vous annulez ou dont vous n acceptez pas le renouvellement doivent nous être signalées au plus tard le dixième jour du mois suivant. Nous pouvons annuler ou ne pas renouveler, en tout temps, des polices que vous nous avez confiées, sous réserve de la législation applicable et à notre discrétion comme souscripteur. Nous vous avertirons à l avance si nous annulons ou refusons de renouveler une police. Lorsque vous annulez une police ou refusez de la renouveler, vous devez vous conformer aux exigences applicables touchant les préavis et autres aspects de réglementation. Lorsque nous annulons une police ou refusons de la renouveler, il nous incombe de satisfaire à ces exigences. VOS RESPONSABILITÉS Dans la pratique de nos affaires, nous traiterons mutuellement de bonne foi, avec loyauté et honnêteté. Vous nous signalerez promptement tous sinistres et demandes de règlement et fournirez à notre bureau des règlements le plus près ou à notre représentant autorisé les renseignements pertinents concernant tous sinistres et demandes de règlement relativement aux garanties d assurance fournies par nous. Perception des primes et commissions Vous devez percevoir les primes des affaires facturées par vous et les détenir en fidéicommis à titre de fiduciaire de notre Compagnie. 1

2 Affaires facturées par vous Vous devez percevoir toutes les primes facturées par vous et en rendre compte. Vous devez soumettre un relevé de compte mensuel directement au service de comptabilité des primes. Nous produirons et ferons parvenir directement à votre service de comptabilité des primes un bordereau de créance pour paiement immédiat. Le montant exigible correspond au total indiqué sur le relevé de compte mensuel de Chubb. Toutes les sommes doivent être payées à Chubb dans les 45 jours suivant le mois de prise d effet de la transaction, que votre agence ait reçu ou non le paiement du client et sans égard au moment de la réception ou du traitement des documents de la police. Par exemple, le relevé du mois de janvier devrait être à votre agence au plus tard le 5 février et l échéance pour le paiement est le 28 février. Si le montant n est pas payé à l échéance, nous considérerons que vous nous avisez ainsi que la prime requise n a pas été payée par l assuré et nous entreprendrons la procédure de résiliation pour nonpaiement de la prime par l envoi d une lettre à l assuré par courrier recommandé. Notification Vous devez nous en informer immédiatement lorsque vous recevez un avis ou une communication d un assuré, d un demandeur, d un surintendant des assurances ou d un autre représentant d un organisme administratif ou de réglementation, ou concernant une telle personne, portant sur une plainte liée à une police et nous faire suivre sur-le-champ toute correspondance ou tout dossier nécessaire pour que nous puissions y répondre. Confidentialité Il est entendu que les polices, les renseignements concernant la souscription, la tarification et les réclamations ainsi que les données actuarielles et financières, les manuels et la documentation que nous vous fournissons sont confidentiels et exclusifs et peuvent être assujettis à un droit d auteur. Vous convenez par ailleurs de prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger ces renseignements et empêcher leur divulgation à des tiers. Protection des renseignements personnels Il vous incombe de vous assurer que les renseignements personnels que vous nous communiquez sont obtenus en conformité avec l ensemble de la législation pertinente sur la protection de la vie privée. Plus expressément, et sans restreindre le caractère général du respect de la législation, vous veillerez à ce que l objet de la sollicitation, de l utilisation et de la communication des renseignements soit clairement expliqué au client au moment où ces renseignements lui sont demandés. Vous vous assurerez également d obtenir le consentement éclairé du client quant à la communication de renseignements personnes à Chubb, ainsi qu à la sollicitation, à l utilisation et à la communication futures de ces renseignements aux fins de souscription, de services afférents aux polices, d évaluation de couverture et de règlement de sinistre. Nous comptons sur vous pour veiller à ce que ce soit bien le cas. Si vous nous informez, au nom de votre client, que Chubb a l autorisation de recueillir, d utiliser ou de communiquer des renseignements personnels sur son compte, nous nous fierons à votre déclaration à cet égard. 2

3 Vous avez la responsabilité d obtenir une demande signée lorsque la loi l exige. Autres responsabilités Vous êtes tenu responsable de toutes vos dépenses, sauf en cas d autorisation contraire de notre part. Vous devez rembourser les primes au client, y compris la commission non acquise, lorsqu une police est modifiée ou annulée, même si le client n a plus le même agent ou courtier attitré qu à l origine de la police. Vous calculez alors les commissions à rembourser selon le même taux qu elles l ont été à l origine. Vous obtiendrez au préalable notre approbation écrite quant à toute publicité mentionnant la Compagnie ou les polices ou services qu elle offre. Tous formulaires de police ou fournitures de la Compagnie confiés à votre usage demeurent notre propriété et doivent promptement nous être rendus ou l être à nos représentants autorisés si nous en faisons la demande. INDEMNISATION Nous acquitterons toute responsabilité civile, y compris les honoraires juridiques et les coûts d enquête et de défense, résultant : de nos actes ou omissions, à moins qu ils ne vous soient attribuables. du défaut d avertir le client de l annulation ou du non-renouvellement ou de lui acheminer d autres avis touchant des garanties d assurance pour les affaires facturées directement par nous, lorsqu il nous incombe de communiquer ces avis. d instructions ou de procédés établis par nous, sauf si vous êtes responsable de l erreur. Vous devez nous avertir rapidement de toute réclamation ou poursuite intentée contre vous, et nous permettre de procéder à toute enquête, à tout règlement ou à toute défense pertinents que nous jugerons nécessaires. ACCÈS À L ORDINATEUR Commerce électronique et accès aux systèmes et aux logiciels Vous êtes responsable de la protection de la sécurité, de l intégrité et de la confidentialité des systèmes informatisés, des logiciels et des dossiers électroniques auxquels nous vous donnons accès par Internet ou autrement. Vous ne communiquerez à aucun tiers l information confidentielle à laquelle nous vous donnons accès. Sans restreindre le caractère général de ce qui précède, vous convenez que nos pages Internet non publiques, notre architecture du système de commerce électronique, nos méthodes de commerce électronique et nos logiciels constituent de l information confidentielle. Vous reconnaissez que le manquement à vos obligations de ne pas communiquer d information confidentielle causerait un préjudice irréparable à notre position concurrentielle et que des dommagesintérêts pourraient ne pas suffire à dédommager. En conséquence, vous convenez que, dans le cas d un tel 3

4 manquement, nous aurions droit à un redressement équitable, notamment à une exécution en nature ou à une mesure injonctive. Vous êtes tenus de respecter les conditions d utilisation et les conventions d accès de nos sites Web. Cependant, toute transaction ou activité de vente ou de marketing qui se situe dans le cadre de la présente entente est assujettie aux conditions de celle-ci. Dans le cas de tout conflit entre les conditions d utilisation et conventions d accès des sites Web et la présente entente, cette dernière aura préséance. Vous reconnaissez et convenez que tout le contenu de nos sites Web et de tous les logiciels associés à nos sites Web et à nos initiatives de commerce électronique est notre propriété, à moins que nous indiquions sur le site Web que vous avez procuré le contenu en question. Vous nous indemniserez pour les pertes et dommages subis à la suite de la publication ou de l utilisation du contenu vous appartenant affiché dans nos sites Web. Ceux-ci comprennent les frais, notamment les honoraires juridiques que nous engagerions pour notre défense face à des réclamations formulées contre nous par des tiers à la suite d une telle publication ou utilisation. Il vous incombe de vous assurer que votre personnel est conscient de la nature sensible et confidentielle de l information fournie par nos systèmes; de l importance de la sécurité et de la confidentialité ; de l importance et des effets des conditions d utilisation et des conventions d accès à nos sites Web, ainsi que des obligations décrites dans la présente partie de l entente. Nous pouvons révoquer votre droit d accès à nos systèmes, à nos dossiers électroniques, aux sites Web ou aux logiciels ou encore retirer votre contenu de nos sites Web en tout temps et sans préavis. L accès à nos sites web ou à nos logiciels, l utilisation de ceux-ci ou l affichage de contenu vous appartenant sur nos sites Web ne saurait vous conférer de licence d utilisation de marques de commerce, de droits d auteur ou de secrets commerciaux. RÉSILIATION La présente entente, sous réserve des exigences de réglementation applicables, peut être résiliée par l une des deux parties moyennant avis écrit adressé à l autre. APRÈS LA RÉSILIATION Si, après la résiliation de la présente entente, vous avez droit à la propriété, à l utilisation et au contrôle des expirations et renouvellements, nous maintiendrons les polices en vigueur tant que la loi l exige ou jusqu à leur date normale d expiration ou d anniversaire, selon la première éventualité, sous réserve de ce qui suit : Nous ne sommes pas tenus de maintenir des polices en vigueur ou de les renouveler, si cela est interdit par la loi ou les règlements applicables. Nous nous réservons le droit d annuler ou de ne pas renouveler les polices en raison du non-paiement des primes ou pour des motifs touchant la souscription. En ce qui concerne les polices maintenues en vigueur ou renouvelées, vous demeurerez notre représentant autorisé, sous réserve des conditions de la présente entente. Vous n êtes toutefois pas autorisé à accepter 4

5 de nouveaux risques, à renouveler des polices, ni à augmenter ou prolonger la durée de notre responsabilité en vertu de toutes polices. Nous paierons les commissions relatives à ces polices selon le taux applicable au moment de la résiliation, ou le taux général accordé à nos courtiers au moment du renouvellement, le moindre état à retenir. Vos obligations en matière de protection de la sécurité, de l intégrité et de la confidentialité de nos systèmes informatisés, logiciels et dossiers électroniques, et de non-divulgation de notre information confidentielle sont maintenues après la fin de la présente entente. CONFORMITÉ AUX LOIS Vous convenez de vous conformer à l ensemble des exigences de la loi et de la réglementation applicables, notamment celles portant sur : les permis et licences; la sollicitation, la négociation, la ratification, la soumission, la couverture, la vente, la délivrance et la résiliation de polices d assurance et /ou certificats d assurance, de même que la perception des primes; la divulgation de la rémunération; la confidentialité des renseignements personnels; et, les sanctions commerciales ou économiques. COURTIER AYANT LE STATUT D ENTREPRENEUR INDÉPENDANT Dans tous vos rapports avec nous, votre statut est celui d un entrepreneur indépendant. RÉCLAMATIONS Vous n avez pas le pouvoir d admettre une responsabilité de notre part de quelque manière que ce soit. DÉCLARATIONS ET GARANTIES Vous faites les déclarations et donnez les garanties suivantes : vous détenez les contrats d agence et les permis nécessaires pour exercer vos activités dans toutes les provinces où vous comptez solliciter et recevoir des propositions; vous avez le pouvoir de conclure la présente entente; vous n avez jamais été reconnu coupable d un acte criminel dans aucun territoire ni n avez fait l objet d une enquête ou été accusé ou reconnu coupable d une violation aux lois sur les assurances dans aucun territoire ; si une telle situation devait éventuellement survenir, vous devez nous en informer et nous fournir des copies de l avis ou de l ordonnance à cet égard; aucun permis d assurance n a fait l objet d une suspension ou de restrictions ni n a été révoqué, non renouvelé ou résilié dans aucun territoire; si une telle situation devait éventuellement survenir, vous devez nous en informer immédiatement et nous fournir des copies de l'avis ou de l ordonnance à cet égard; 5

6 vous n êtes pas insolvable ni n avez connaissance d une réclamation, d une poursuite ou de procédures qui seraient hautement préjudiciables à vote solvabilité ou votre capacité à respecter les modalités de la présente entente. DISPOSITIONS GÉNÉRALES il vous est interdit de céder ou de transférer la totalité ou une partie de vos droits ou de vos obligations à quelque autre personne ou entité. la présente entente lie les parties aux présentes ainsi que leurs héritiers, leurs administrateurs et représentants successoraux, leurs successeurs, leurs ayants droit et leurs légataires respectifs. les titres de rubrique ne sont donnés que pour des raisons de commodité. advenant qu une disposition soit jugée illégale, invalide ou inexécutoire, le caractère exécutoire des autres dispositions n en sera pas touché et la présente entente demeurera en vigueur comme si elle ne contenait aucune telle disposition illégale, invalide ou exécutoire. 61