NOTE DE SERVICE DGPAAT/SDG/SDDRC/N Date: 02 octobre 2013

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE, DE L AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET Direction Générale des politiques agricole, agroalimentaire et des territoires Sous-direction de la Gouvernance Bureau des contrôles Sous-direction du développement rural et du cheval Bureau du développement rural et des relations avec les collectivités Bureau de l'aménagement des territoires et du développement agricole Agence de Services et de Paiement Direction des contrôles Direction de l espace rural, de l agriculture et de la pêche Suivi par : Olivier SERRANT Tel.: Suivi par : Marion VOISIN, Tél. : Suivi par : Jean-Baptiste FAURE, Tél. : NOTE DE SERVICE DGPAAT/SDG/SDDRC/N Date: 02 octobre 2013 Date de mise en application : immédiate Nombre d'annexe : 1 Le Ministre de l agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt à Mesdames et Messieurs les Directeurs régionaux de l alimentation, de l'agriculture, et de la forêt Mesdames et Messieurs les Directeurs départementaux des territoires (et de la mer) Objet : Contrôles administratifs et contrôles sur place pour les dossiers des mesures du Règlement de Développement Rural (programmation ) hors SIGC, pour les actions «immatérielles» (dépenses de rémunération) Résumé : La présente instruction technique a pour objet de fournir des éléments de cadrage en ce qui concerne certains aspects des contrôles sur place et des contrôles administratifs pour les dossiers relevant des mesures «hors surface» du RDR (programmation : RDR2). Elle complète la note DGPAAT/SDG/SDDRC/N du 18 octobre 2012, en cadrant les contrôles relatifs aux dépenses de rémunération.. Mots-clés : RDR, PDR, FEADER, contrôles sur place, contrôles administratifs, dépenses de rémunération Destinataires Pour exécution : Mmes et MM. les Directeurs régionaux de l alimentation, de l'agriculture, et de la forêt Mmes et MM les Directeurs départementaux des territoires Mmes et MM les Directeurs départementaux des territoires et de la mer Monsieur le Président Directeur Général de l ASP Pour information : Mmes et MM. les Secrétaires généraux pour les affaires régionales MM. les Directeurs de l alimentation, de l agriculture et de la forêt des DOM M. le Directeur régional de l'alimentation, l'agriculture et de la forêt de Corse M. le Président de la collectivité territoriale de Corse M. le Directeur de l'odarc M. le Directeur de l eau et de la biodiversité (MEDDTL) MM. Les Directeurs régionaux de l environnement, de l aménagement et du logement M. le Président de l'arf M. le Président de l'adf M le Président de Leader France Mmes et MM. Les Président(e)s de GAL

2 Cette note complète la note DGPAAT/SDG/SDDRC/N du 18 octobre Elle a pour objectif d apporter des précisions sur les contrôles administratifs et les contrôles sur place des dossiers FEADER hors surface, pour les dépenses de rémunération. Ce thème fait l'objet d'une fiche qui explique les contrôles devant être fait au moment de l'instruction de la demande d'aide, de la demande de paiement et au moment du contrôle sur place. Cette fiche «Modalités de vérification des justificatifs de dépenses de rémunération» est annexée à la présente note de service. Les modalités décrites dans cette fiche seront appliquées pour tous les dossiers déposés à compter de la date de signature de la présente note, pour les contrôles administratifs. La fiche précise le cas échéant les modalités à appliquer aux dossiers en cours et les modalités à appliquer aux dossiers déposés après la parution de la présente note, dans le cas des contrôles sur place. La Directrice Générale des Politiques Agricole Agroalimentaire et des Territoires Signé : Catherine GESLAIN-LANÉELLE Le Président-Directeur Général de l'asp Signé : Edward JOSSA

3 MODALITES DE VERIFICATION DES JUSTIFICATIFS DE DEPENSES DE REMUNERATION Table des matières 1.Vérification à effectuer en contrôle administratif Les dépenses de rémunération, taxes et cotisations Dépenses éligibles Les dépenses de rémunération Les taxes et cotisations Les exclusions des dépenses éligibles Le cas particulier des emplois aidés La détermination de la dépense éligible Détermination de la dépense prévisionnelle au moment de la demande d'aide Détermination de la dépense éligible au moment de la demande de paiement La demande de paiement correspond à un paiement intermédiaire (ou à un paiement unique) La demande de paiement correspond à un paiement du solde Comparaison entre le montant de la décision juridique et le montant calculé suite au contrôle de la demande de paiement Vérification à effectuer en contrôle sur place Examen documentaire préalable au contrôle sur place Étude des éléments fournis par le bénéficiaire dans la demande de paiement L annexe relative aux frais salariaux de la demande de paiement Les documents fournis avec l annexe relative aux frais salariaux de la demande de paiement Étude des éléments retenus par le service instructeur dans OSIRIS Contrôle chez le bénéficiaire Contrôle des justificatifs établissant la base du nombre de jours travaillés dans la structure Contrôle du salaire annuel chargé Vérifications des mentions de bulletins de salaires détenus par le maître d'ouvrage Vérification du cumul du salaire brut et des cotisations patronales Contrôle que les salaires nets et les charges sociales ont bien été supportés

4 Pour les maîtres d'ouvrage privés Pour les maîtres d'ouvrage publics Contrôle du nombre de jours consacrés à l'opération Méthode de prise en compte des jours consacrés à l'opération Vérification et prise en compte des absences Constat du contrôle sur place Exemple d'un dossier : constat du CSP par rapport à la demande de paiement Ce qu'il faut noter sur le CRCSP Proposition des suites à donner ANNEXE 1 : Exemple d'un bulletin de salaire ANNEXE 2 : Mentions d un bulletin de salaire (pour information) ANNEXE 3 : Schéma de contrôle des justificatifs de dépenses de rémunération

5 Cette fiche a pour objectif de décrire la méthodologie de contrôle administratif et de contrôle sur place des dépenses de rémunération, en s appuyant sur le décret n du 24 novembre 2009 fixant les règles d éligibilité des dépenses des programmes de développement rural qui prévoit au point III de l article 5 et 9 : Art 5 : «Les dépenses de rémunérations supportées par le bénéficiaire, nécessaires à la réalisation de l opération et comportant un lien démontré avec celles-ci, sont éligibles. Elles sont justifiées par des bulletins de salaires, le journal de paye ou la déclaration des données sociales (DADS). Sont compris dans les dépenses de rémunération les salaires et les charges liées (cotisations sociales patronales et salariales) ainsi que les traitements accessoires prévus par les conventions collectives ou contrat de travail. Ces dépenses sont proportionnées au temps effectivement consacré par les salariés à la réalisation de l opération. Elles sont justifiées par l enregistrement du temps de travail consacré à l opération.» Art 9 : «Les taxes et les charges sociales sur les salaires et traitements constituent des dépenses éligibles si elles sont réellement et définitivement supportées par le bénéficiaire.» 1. Vérification à effectuer en contrôle administratif Il s'agit de déterminer : l'éligibilité des dépenses liées aux frais de rémunération présentées le coût journalier l'exactitude du nombre de jours correspondant à l'opération 1.1. Les dépenses de rémunération, taxes et cotisations Dépenses éligibles Sont prises en compte comme dépenses éligibles: le salaire brut qui correspond au salaire de base + les traitements accessoires prévus dans le contrat de travail ou dans les conventions collectives. A cette fin, le bénéficiaire présentera l'extrait de la convention collective où ces traitements accessoires sont précisés, au moment de la demande d'aide. taxes et cotisations patronales Les dépenses relatives à des taxes ou des cotisations sociales décrites ci-dessous ne pourront être prises en compte que si elles sont justifiées par des bulletins de salaires. Toutefois, si le bénéficiaire présente des dépenses éligibles au vu des éléments décrits dans le présent paragraphe mais non justifiés par un bulletin de salaire, il devra fournir : soit un justificatif provenant des organismes fiscaux ou sociaux attestant de l'acquittement des dépenses et le cas échéant le calcul du montant demandé soit, à défaut, une attestation d'un comptable public, d'un expert comptable ou d'un commissaire aux comptes. 3

6 Les dépenses de rémunération L'article L du code du travail donne une définition de la rémunération qui est constituée par le salaire ou traitement ordinaire de base ou minimum et tous les autres avantages et accessoires payés, directement ou indirectement, en espèces ou en nature, par l'employeur au salarié en raison de l'emploi de ce dernier. Le salaire : salaire net = celui reçu par l'employé salaire brut = celui qui figure en haut de sa feuille de paye, avant déduction des cotisations sociales salariales. La différence entre les deux est payée aux différents organismes sociaux par l'employeur qui paye également la part patronale. C'est le salaire brut et les taxes et cotisations patronales qui doivent être pris en compte comme dépense de rémunération éligible au FEADER. Il est nécessaire d'obtenir du bénéficiaire tous les bulletins de salaires se rapportant à la période réelle de l'opération. Le bulletin de salaire est considéré comme un justificatif de dépense. Une preuve d'acquittement supplémentaire n'est pas demandée lors de l'instruction des demandes de paiement. Les relevés de comptes ne sont donc pas demandés. Les traitements accessoires et les autres avantages Les traitements accessoires Il peut s'agir de primes ou indemnités pour sujétions, risques, pénibilité ou indemnités attachées à une fonction particulière... : - Les primes accordées à un salarié sont éligibles pour la période couverte par l'opération FEADER. Attention : les primes prévues dans la décision juridique qui sont versées après la fin d'exécution de l'opération pourront être prises en compte si elles couvrent la période éligible et si elles sont payées et présentées dans les délais avant la date de fin d'éligibilité des dépenses. - Les indemnités de licenciement ou de départ à la retraite peuvent être considérées comme des dépenses éligibles dans la mesure où le poste de travail concerné a été cofinancé par du FEADER. Il est nécessaire de connaître la période couvrant l'attribution des primes et des indemnités afin de proratiser celles-ci le cas échéant. Les avantages «divers» Pour être éligibles, ils doivent être justifiés par le bénéficiaire. Ils sont à proratiser le cas échéant. Les principaux avantages sont listés ci-dessous : la prise en charge des frais de transports publics la prise en charge des frais de transports personnels la quote-part de l'employeur pour les titres-restaurant la quote-part de l'employeur pour les chèques-vacances Les avantages en nature (notamment le logement et le véhicule de fonction) la participation de l'employeur au frais de mutuelle Cas particulier des chèques emploi associatif 1 1 Ce dispositif permet en effet à une association de ne plus avoir à assurer l établissement des fiches de paie et le calcul des cotisations dues aux 4

7 Le paiement d'un salaire par le biais des chèques emploi associatif est possible dans le cadre du FEADER Les taxes et cotisations Selon l'article 9 du décret n , les taxes et les charges sociales sur les salaires et traitements constituent des dépenses éligibles si elles sont réellement et définitivement supportées par le bénéficiaire. Si les taxes ci-dessous ne sont pas mentionnées sur le bulletin de salaire, le bénéficiaire devra fournir au moment de sa demande de paiement le montant de la taxe calculé pour le/les salariés concernés ainsi qu'un justificatif attestant du paiement de la taxe auprès des services fiscaux ou sociaux attestant de l'acquittement des dépenses et le cas échéant le calcul du montant demandé, ou, à défaut, une attestation d'un comptable public, d'un expert comptable ou d'un commissaire aux comptes. L'ensemble des taxes et contributions mentionnées au présent doivent être proratisées en fonction de la période de référence. - Les taxes sur salaires : Les taxes sur les salaires sont calculées à partir d'un barème progressif appliqué au montant des rémunérations imposables, pour les salariés employés par la structure. Elles sont dues par tout employeur non assujetti à la TVA. - La médecine du travail 2 La cotisation pour la médecine du travail est calculée sur un pourcentage de la masse salariale. Elle est éligible au FEADER. - Le 1% logement 3 Il est éligible au FEADER. - La visite médicale Le temps nécessité par les examens médicaux est soit pris sur les heures de travail des salariés sans qu'aucune retenue de salaire puisse être opérée, soit rémunéré comme temps de travail normal lorsque ces examens ne peuvent avoir lieu pendant les heures de travail 4. Les visites médicales sont donc éligibles au FEADER. - La participation des employeurs à la formation professionnelle continue 5 Elle est éligible au FEADER Les exclusions des dépenses éligibles Par contre, les dividendes du travail 6 ne sont pas considérés comme des dépenses de rémunération et ne sont pas éligibles : différents organismes sociaux. Ces différentes opérations sont prises en charge gratuitement par l Urssaf. Une attestation d emploi, qui vaut bulletin de salaire, est adressée au salarié et à l'employeur. 2 Dans le «plan comptable général», la médecine du travail est inscrite dans la classe 6, sous-classe 647 Autres charges sociales. 3 Dans le «plan comptable général», le 1% logement (ou participations des employeurs à l'effort de construction) est inscrit dans la classe 6, sousclasse 633 Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations. 4Article R du code du travail 5 Dans le «plan comptable général», la formation professionnelle continue est inscrite dans la classe 6, sous-classe 6.3 Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations. 6 Article L et suivants du code du travail 5

8 L'intéressement : il a pour objet d'associer collectivement les salariés aux résultats ou aux performances de l'entreprise. la participation aux résultats de l'entreprise : elle prend la forme d'une participation financière à effet différé, calculée en fonction du bénéfice net de l'entreprise le plan d'épargne salariale : c'est un système d'épargne collectif ouvrant aux salariés de l'entreprise la faculté de participer, avec l'aide de celle-ci, à la constitution d'un portefeuille de valeurs mobilières. Les avantages alloués par les comités d entreprise par exemple les chèques cadeaux ne sont pas éligibles. Les provisions pour les congés payés et les RTT ne sont pas éligibles Le cas particulier des emplois aidés 1 ère étape du contrôle - Il s'agit de s'assurer que le contrat aidé n'est pas financé au titre du FSE. * Certains contrats sont considérés d'office comme pouvant recevoir du FSE, il s'agit des : Contrats uniques d'insertion (CUI) qui se divisent en deux catégories : CUI-CIE : Contrat Initiative Emploi CUI-CAE : Contrat d Accompagnement dans l Emploi Contrats aidés dans le cadre des PLIE : Plans Locaux pour l Insertion et l Emploi Emplois tremplin Pour ces contrats, l'intégralité du salaire chargé est inéligible au FEADER. * Pour les autres emplois aidés, un contact avec la DIRECCTE permettra d'obtenir un document attestant que le contrat aidé n'est pas financé par le FSE. Si l emploi aidé est financé au titre du FSE, l intégralité du salaire chargé est inéligible au FEADER. 2 nde étape du contrôle si l emploi aidé n'est pas financé au titre du FSE Dans ce cas il s'agit de préciser quelle est la part des rémunérations qui peut être incluse dans l'assiette éligible, mais également de préciser quelle est la part de l'aide portant sur l'emploi qui doit apparaître dans le plan de financement (en tant que contrepartie ou pas au FEADER). On rappelle que pour qu'une subvention d'un financeur public national puisse mobiliser directement du FEADER, elle doit être rattachée à une opération bien identifiée 8 : 1 ) Si l'aide à l'emploi a le même objet que celui de l'opération FEADER : L'objet du financement public national sur l'emploi doit être cohérent avec l'opération FEADER. Exemple : l'aide à l'emploi a un objectif environnemental et l'aide du FEADER vise à diffuser les bonnes pratiques environnementales. La part des dépenses correspondant au temps consacré à l'opération FEADER est éligible et le financeur de l'aide à l'emploi apparaîtra dans le plan de financement de l'assiette en due proportion ou totalement et pourra si nécessaire servir de contrepartie au FEADER. Suite de l'exemple : 7 Ces provisions correspondent à une opération comptable qui détermine un montant correspond aux RTT et congés payés non encore pris par le salarié au 31/12. Il s'agit de dépenses prévues par l'entreprise qui ne sont pas encore supportées. 8 Circulaire DGPAAT/SDDRC/C du 19 avril 2010 relative aux règles transversales pour la construction des plans de financement des opérations aidées au titre des programmes de développement rural pour les mesures hors aides à la surface (point 3.2.5) 6

9 Coût salarial = 100 aidé par un conseil régional à hauteur de 60 %. Le salarié consacre 50% de son temps à l'opération FEADER. 50 de son coût salarial figurera dans l'assiette et le conseil régional apparaitra à hauteur de 30 dans la plan de financement calculé ainsi : 100 x 60% x 50% = 30 2 ) Si l'aide à l'emploi a un objet différent de celui de l'opération FEADER : Le bénéficiaire n'est pas légitime à afficher dans les dépenses de l'opération FEADER les dépenses de salaires de ce personnel dont l'emploi est aidé. Au plus, il pourra afficher, dans l'assiette de l'opération FEADER, la part des dépenses de salaires qui n'a pas déjà été prise en charge par l'aide à l'emploi. Ces dépenses sont éligibles au FEADER mais le financeur de l'aide à l'emploi n'apparaîtra pas dans le plan de financement de l'assiette (et ne pourra donc pas servir de contrepartie au FEADER) Exemple : L'aide à l'emploi a un objet différent de l'opération FEADER qui vise à diffuser les bonnes pratiques environnementales. Coût salarial = 100 aidé par un Conseil régional à hauteur de 60 % dans le cadre d'une aide à l'emploi jeune. Il est indiqué que le salarié consacre 50% de son temps à l'opération FEADER. Le bénéficiaire ne peut légitimement afficher que 40 du salaire de ce personnel (100-60) sur l'opération FEADER. Ces 40 ne sont pas financés par le Conseil régional et celui-ci n'apparaîtra donc pas dans le plan de financement de l'assiette FEADER La détermination de la dépense éligible Au moment de la demande d'aide, il s'agit d'estimer le montant des frais salariaux qui figurera dans la décision juridique, sur la base des éléments estimatifs fournis par le demandeur. Au moment de la demande de paiement, il s'agit de calculer le montant réel des frais salariaux éligibles, sur la base des pièces justificatives fournies par le bénéficiaire Détermination de la dépense prévisionnelle au moment de la demande d'aide A - Principe de calcul de la dépense prévisionnelle Pour estimer la dépense prévisionnelle, sur la période prévisionnelle de réalisation de l'opération, il est nécessaire de connaître : - le coût journalier (ou le coût horaire) - le nombre estimé de jours consacrés à l'opération. B - Calcul du coût journalier (ou horaire) Deux éléments vont permettre de calculer le coût journalier (ou coût horaire) - le montant de la rémunération pendant une période de «base» - le nombre de jours (ou heures) travaillés théoriques, pendant cette période de «base» B1 - Détermination de la période de «base» La période de «base» correspond à une période librement déterminée par le bénéficiaire lui permettant 7

10 d'approcher au mieux ce que coûtent ses salariés pendant la période prévisionnelle de réalisation de l'opération. Ainsi il pourra choisir une période de «base» annuelle pour inclure les primes ou autres éléments de rémunération non mensualisés (ex : 13è mois). Ce n'est toutefois pas une obligation. La période de «base» doit être exprimée en mois pour faire aisément le lien avec les justificatifs de dépenses. B2 - Détermination du nombre de jours travaillés théoriques sur la période de «base» En l'absence d'éléments contraires, le nombre de jours annuels pour la base de calcul est de 228 jours, répartis de la manière suivante : STANDARD ANNEE 365 WEEK END 104 JOURS FERIES 8 NBRE DE JOURS OUVRES 253 CP 25 RTT 0 JOURS MAXIMUM TRAVAILLES 228 Le bénéficiaire peut justifier que le nombre de jours à prendre en compte sur un an dans sa structure est différent (notamment en cas de variation du nombre de RTT). Dans ce cas, il devra apporter l'un des justificatifs suivants : copie de la convention collective, accord d entreprise contrats de travail (par exemple pour les temps partiels) tout autre document permettant de justifier le nombre de jours travaillés dans l année de chacun des intervenants du projet B3 - Cas particulier : détermination du nombre d'heures travaillées théoriques sur la période de «base» Le bénéficiaire peut faire une estimation en nombre d'heures dans sa demande d'aide. En l'absence d'éléments contraires, le nombre d'heures à prendre en compte pour la base de calcul est de 1596 heures travaillées théoriques par an avec prise en compte d'une durée de 7 heures par jour. La répartition annuelle est établie de la manière suivante : 8

11 STANDARD ANNEE 2555 WEEK END 728 JOURS FERIES 56 NBRE D'HEURES OUVREES 1771 CP 175 RTT 0 HEURES MAXIMUM TRAVAILLEES 1596 Le bénéficiaire peut justifier que le nombre d'heures à prendre en compte sur un an dans sa structure est différent (notamment en cas de variation du nombre de RTT). NB : Dans la suite de la note, il sera fait référence au coût journalier mais les dispositions de la note pourront s'appliquer de la même manière au coût horaire. B4 - Nombre de jours travaillés théoriques C'est le bénéficiaire qui apprécie le nombre de jours à consacrer à l'opération. Ce nombre de jours sera rapporté à la durée de la période de «base». A partir du nombre de jours travaillés théoriques sur 12 mois, il est possible de calculer le nombre de jours travaillés théoriques sur toute autre période «de base» de X mois. Ex : si la «période de base» retenue par le bénéficiaire pour évaluer le salaire est de 11 mois et qu'aucun élément n'a été fourni par rapport aux 228 jours travaillés annuels alors le nombre de jours travaillés théoriques à prendre en compte pour ces 11 mois est (228/12) x 11 = 209 jours B5 - Calcul du coût journalier Pour finaliser le calcul du coût journalier, il faut prendre en compte le salaire brut (salaire de base + traitements accessoires) ainsi que les charges patronales, prévus sur la période «de base» et indiqués dans la demande d'aide. Ce montant sera divisé par le nombre de jours travaillés théoriques, calculé pour la période de «base». montant de la rémunération pour la période de «base» (salaire brut chargé) Coût journalier = nombre de jours travaillés théoriques pour la période de «base» Ex : la période «de base» est de 11 mois, le salaire brut et les charges patronales sont de 4370 par mois, les primes et indemnités complémentaires sont prévues pour un montant de Le coût journalier prévisionnel sera de (4370 x ) / 209 jours = 246,74 par jour C - Calcul de la dépense prévisionnelle La dépense prévisionnelle correspond à la multiplication du coût journalier par le nombre de jours travaillés théoriques. 9

12 Ex :Le coût journalier prévisionnel est égal à 246,74 Le nombre de jours travaillés théoriques est égal à 209 jours La dépense prévisionnelle est égale à 246,74 X 209 = Détermination de la dépense éligible au moment de la demande de paiement Le calcul de la dépense éligible au moment de la demande de paiement se base nécessairement sur : le coût journalier les jours effectifs consacrés à l'opération déclarés par le bénéficiaire Deux éléments vont permettre de calculer le coût journalier : le montant de la rémunération pendant la période de «référence» le nombre de jours travaillés théoriques, pendant cette période de «référence» Pour la méthode de calcul, il faut distinguer selon qu'il s'agit d'un paiement intermédiaire ou du paiement du solde (ou paiement unique) La demande de paiement correspond à un paiement intermédiaire (ou à un paiement unique) A - Détermination du coût journalier A1 - Détermination de la période de «référence» * La période de «référence» correspond à la période pour laquelle le bénéficiaire déclare, dans sa demande de paiement les dépenses de rémunération des salariés. La période de «référence» est déterminée par les bulletins de salaires joints à la demande de paiement. Cette période de «référence» est exprimée en mois au travers des justificatifs de dépenses. Elle peut donc être différente de la période de «base» prise en compte au moment de la demande d'aide. : La période de «référence» ne peut pas s'étendre au-delà de la durée d'éligibilité des dépenses prévues dans les décisions juridiques. Cette durée d'éligibilité prévue dans les décisions juridiques doit donc être déterminée en tenant compte de ce point. Ex : dans sa demande de paiement, le bénéficiaire déclare les salaires bruts et charges patronales de avril à juin (3 mois à 4370 et 300 d'heures supplémentaires). La période de référence sera égale à 3 mois. * Pour chaque demande de paiement intermédiaire, la période de «référence» devra être redéfinie, car à chaque demande de paiement correspond une période de référence différente de la précédente. Exemple : 1 ère demande de février à mars (coûts salariaux = (4370 x 2)), 2 ème demande d'avril à juin (coûts salariaux = (4370 x d'heures supplémentaires) Les demandes successives aboutissent à des périodes de référence consécutives : 1 ère période de «référence» = 2 mois, 2 ème période de «référence» = 3 mois le coût journalier pour chaque «période de référence» pourra être différent : 10

13 Exemple : pour la période de février à mars (2 mois soit 38 jours théoriques travaillés), le coût journalier est de 8740/38 = 230 pour la période d'avril à juin (3 mois soit 57 jours théorique travaillés), le coût journalier est de (4370 x ) / 57 = 235,26 A2 - Détermination du nombre de jours travaillés théoriques pendant la période de «référence» Pour déterminer le nombre de jours travaillés théoriques sur la période de «référence», la base est de 228 jours travaillés théoriques par an, en l'absence d'éléments justificatifs contraires. A partir de ce nombre de jours travaillés théoriques sur 12 mois, le nombre de jours travaillés théoriques devra être rapporté à la durée de la période de «référence». Ex : La «période de référence» du bénéficiaire pour évaluer les salaires est de 3 mois. La base est de 228 jours / an. Nombre de jours travaillés théoriques pendant la période de «référence» = (228 / 12) x 3 = 57 jours A3 - Cas particuliers : les cas de subrogation Pendant un arrêt de travail, la subrogation permet au bénéficiaire de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières qui lui sont dues par sa caisse d'assurance maladie. Un bulletin de salaire peut donc faire apparaître un salaire inférieur par rapport à un bulletin de salaire d'un autre mois, si le salaire n'a pas été maintenu et/ou s'il n'y a pas eu subrogation. Pour le calcul du coût journalier, cette différence de salaire ne doit pas avoir d'impact. Les cas de subrogation et d'absence de subrogation seront gérés au niveau du nombre de jours éligibles consacrés à l'opération (voir point B ci-dessous). Il est donc conseillé si ce cas est décelable sur les bulletins de salaires de prendre en compte un «mois type» à la place du mois où apparaissent des arrêts de travail. A4 - Calcul du coût journalier Pour calculer le coût journalier effectif, il s'agit de prendre en compte le salaire brut et les charges patronales indiqués sur les bulletins de salaires ou les dépenses accompagnées d'une attestation des organismes fiscaux et sociaux (voir 1.1.2), pendant la période de «référence». Ce montant sera divisé par le nombre de jours travaillés théoriques calculés pour la période de référence. montant de la rémunération pour la période de référence (salaire brut chargé) Coût journalier = nombre de jours travaillés théoriques pour la période de «référence» Ex : la période «de référence» va d'avril à juin inclus, soit 3 mois, le salaire brut et les charges patronales sont de Le coût journalier prévisionnel sera de / 57 jours = 235,26 par jour 11

14 B - Détermination des jours éligibles pendant la durée de l'opération Le bénéficiaire indique dans sa demande de paiement le nombre de jours qui ont été nécessaires pour réaliser l'opération. Au vu des éléments dont il dispose le service instructeur peut s'apercevoir que certains jours ne sont pas éligibles à l'opération. Ils devront être retirés des jours consacrés à l'opération (et non au calcul du coût journalier) Il peut s'agir des jours suivants : formations : Sont exclus les jours de formation, sauf s'ils ont un lien direct avec l'opération. Ce sera au bénéficiaire de justifier du lien direct si des jours de formation sont identifiés lors du contrôle administratif. Autrement, ce point sera vérifié en contrôle sur place. En en cas de doute sur l'éligibilité de la formation, le service instructeur sera amené à trancher ce point lors de la phase contradictoire. journées maladie, période liée à un accident du travail, congés maternité / paternité congé parental d'éducation jours d'absence pour garde d'enfant malade les jours de grève jours d absence pour un congé exceptionnel jours de congés RTT Les jours d'absence d'un salarié qui ont fait l'objet d'une subrogation ne sont pas traités au niveau du coût journalier mais au niveau des jours consacrés à l'opération. Ex : un salarié travaille à 100% pendant 30 jours, pour l'opération FEADER. Il est absent une journée et son employeur le paie directement pour la journée d'absence. Cette absence n'aura pas d'incidence sur le coût journalier mais l'employeur ne pourra présenter que 29 jours. NB : Les heures supplémentaires sont éligibles. Cas particulier des reports de congés Ils sont traités au niveau des jours éligibles consacrés à l'opération. Les reports n'auront d'incidence que pour les salariés travaillant à 100%. Report de congé de N sur N+1 : L'agent comptabilisera plus de jours travaillés dans l'année N. Le nombre de jours consacrés à l'opération ne peut être supérieur au nombre de jours qui a servi de base pour le calcul du coût journalier. Ex : salaire annuel de et la base de jours ayant servi pour le calcul du coût journalier est de 228 jours. 4 jours de congés ont été reportés Pour un agent à 100%, le nombre de jours consacrés à l'opération ne peut pas être supérieur à 228 jours. Calcul de la dépense éligible = / 228 x 228 (et non pas 232) Pour un agent ne consacrant pas 100% de son temps à l'opération, le report de congés n'aura pas d'incidence. Le bénéficiaire présentera le nombre réel de jours consacrés à l'opération, qui devra être inférieur à 228 jours. Report de congé de l'année N-1 sur N : L'agent comptabilisera moins de jours travaillés dans l'année N. 12

15 Le report de congés n'aura pas d'incidence. Le bénéficiaire présentera le nombre réel de jours consacrés à l'opération, qui sera inférieur à 228 jours. Ex : 4 jours de congés ont été reportés pour un agent travaillant à 100% Calcul de la dépense éligible = / 228 x 224 C - Calcul de la dépense éligible La dépense éligible correspond à la multiplication du coût journalier par le nombre de jours éligibles à l'opération Ex : Le coût journalier prévisionnel est égal à 235,26 le nombre de jours travaillés théoriques est égal à 56 jours La dépense prévisionnelle est égale à 235,26 X 56 = 13174, La demande de paiement correspond à un paiement du solde A1 - Détermination de la période de «référence» du solde et du nombre de jours travaillés théoriques La période de «référence» ainsi que le nombre de jours travaillés théoriques sont déterminées comme pour les demandes de paiements intermédiaires. Exemple : - le bénéficiaire présente les bulletins de salaires des mois de juillet à décembre dans la demande de solde. La période de référence est de 6 mois. Le nombre de jours travaillés théoriques est de 228/12 x 6 = 114 jours. A2 - Calcul du coût journalier Il s'agit dans un 1 er temps de calculer le coût journalier sur la période de «référence» du solde, en tenant compte des primes et indemnités annuelles. Les primes et indemnités seront proratisées en fonction de la durée de l'opération. montant des rémunérations pour chaque période de référence + montant de la rémunération de la demande de solde Coût journalier = nombre de jours travaillés théoriques pour la période de «référence de l'opération» Exemple Le coût salarial présenté dans la demande de solde est de (4370 x 6) soit pour 6 mois de prime annuelle) Le coût journalier sera de ( (3000 x 6/12) / 114 jours = 243,16 B - Détermination des jours éligibles pendant la durée de l'opération Il s'agit de déterminer le nombre de jours consacrés à l'opération pendant la période de «référence». Exemple : 113 jours sont consacrés à l'opération entre juillet et décembre (une journée a été consacrée à une 13

16 formation sans lien avec l'opération FEADER) C - Calcul de la dépense éligible C1 - Calcul de la dépense éligible sur la période de «référence» La dépense de rémunération éligible se calcule en multipliant le coût journalier de l'opération par le nombre de jours consacrés à l'opération. Ex : Le coût journalier est égal à 243,16 Le nombre de jours consacré à l'opération est égal à 113 jours La dépense éligible est égale à 27477,08. C2 Régularisation de la dépense éligible sur la totalité de l'opération Une prime annuelle de 3000 a été présentée pour le paiement du solde. Il faut rajouter une ligne de frais salariaux pour chaque demande de paiement antérieure. Cette ligne correspond au reliquat de frais salariaux (primes, traitement annualisé...). Le coût journalier de la période de référence est calculé avec uniquement les primes et autres traitements versés en fin d'année. Exemple: 1 ère période de janvier à février 3000 de prime annuelle => (3000 /12) x 2 = 500 de prime au titre de la période janvier à février. Le reliquat du coût journalier est de 500 / 38j = 13,15 Le reliquat de la dépense éligible au titre de la 1ère période de référence est de 13,75 x 38 = ème période d'avril à juin : Le reliquat du coût journalier est de 13,15 Le reliquat de la dépense éligible au titre de la 2ème période de référence est de 13,75 x 57 = Comparaison entre le montant de la décision juridique et le montant calculé suite au contrôle de la demande de paiement Le montant de la décision juridique est un montant maximum. Le nombre de jours et le coût journalier sont des données prévisionnelles. Ils peuvent donc varier entre la décision juridique et la demande de paiement, dans la limite du montant indiqué dans la décision juridique et dans la limite des variations de postes prévues. Il en est de même pour les noms des personnes en charge de l'action qui peuvent varier entre la décision juridique et la demande de paiement. 14

17 2. Vérification à effectuer en contrôle sur place Lors d'un contrôle sur place, le bénéficiaire doit être en mesure de justifier, par tout moyen approprié, le temps qu il a effectivement consacré à la réalisation de l opération, ainsi que la réalité financière de la dépense supportée Examen documentaire préalable au contrôle sur place L examen documentaire préalable permet au contrôleur de préparer le contrôle chez le bénéficiaire en s assurant, dans un premier temps, de la présence de tous les documents nécessaires et en effectuant, dans un second temps, les premières vérifications qui ne nécessitent pas d être sur le terrain Étude des éléments fournis par le bénéficiaire dans la demande de paiement L annexe relative aux frais salariaux de la demande de paiement Lors de la demande de paiement, le bénéficiaire doit compléter l annexe relative aux frais salariaux du formulaire. Cette annexe permet d avoir les informations nécessaires au contrôle sur place. Il est en effet, précisé : - La nature de l intervention - Le nom de l intervenant - Le temps consacré à cette action - Le montant éligible en euros - Le coût salarial sur la période de référence - Le nombre de jours travaillés/an - Le coût journalier L étude de cette annexe permet au contrôleur de recenser les différents salariés rattachés à l opération, la nature de leur poste au sein de la structure et le type de tâches qu ils ont effectuées pour l opération. De plus, le document permet de connaître le temps passé pour l opération à contrôler ainsi que le montant déclaré pour chaque salarié Les documents fournis avec l annexe relative aux frais salariaux de la demande de paiement Des copies de certains documents peuvent être fournies par le bénéficiaire lors de la demande de paiement. Le contrôleur peut alors faire un premier examen de ces documents en les comparant avec ce qui a été déclaré par le bénéficiaire dans le formulaire de demande de paiement. Il peut s agir de relevés du temps passé ou encore des copies de bulletins de salaire. Les documents fournis avec la demande de paiement permettent également de faire un premier examen du respect des dates d éligibilité dans la limite où des copies du relevé de temps passé sont fournies et dans la limite où le bénéficiaire a fourni la totalité des copies des bulletins de salaire des agents, en lien avec l opération. Le contrôleur devra s assurer, à l exception des études préalables à l opération, qu aucun travail imputé à l opération n a été effectué à une date antérieure à la date de début d exécution de l opération en s appuyant sur les copies de documents qui ont pu être fournis avec la demande de paiement comme un relevé de temps passé ou encore des copies de bulletins de salaire. Il devra comparer les données avec la 15

18 date de début d éligibilité des opérations mentionnée dans la décision juridique. Toutes les dépenses ne pouvant être identifiées comme constituant une étude préalable et le temps passé déclaré qui relèveraient d'une période antérieure à l opération, seront relevés en anomalie Étude des éléments retenus par le service instructeur dans OSIRIS Osiris est une trace du travail d instruction de la demande de paiement par le service instructeur et constitue donc un bon outil de préparation du contrôle. Le contrôleur doit donc se reporter à l onglet «Réalisation» puis au sous-onglet «Contrôle demande de paiement» et au sous-sous-onglet «Justificatifs frais salariaux» où apparaît la liste des intervenants sur l opération et les données ayant permis d établir le montant des dépenses de rémunération : Le contrôleur peut se rendre compte d une différence entre le montant demandé par le bénéficiaire lors de la demande de paiement (cf. colonne «frais demandés») et le montant retenu par le service instructeur (cf. colonne «frais éligibles»). Si les raisons pour lesquelles le service instructeur n a pas retenu la totalité du montant ne sont pas claires, il convient de prendre contact avec ce dernier pour éviter de refaire le même constat que lui en contrôle sur place. 16

19 2.2. Contrôle chez le bénéficiaire Le contrôle des dépenses de rémunération relatives à un dossier FEADER se conforme à l'article 26 du Règlement (UE) n 65/2011 portant modalités d'application du règlement (CE) n 1698/2005 qui précise que : En effectuant les contrôles sur place, les États membres s attachent à vérifier que les demandes de paiement introduites par le bénéficiaire sont justifiées par des pièces comptables ou d autres documents, y compris, le cas échéant, une vérification de l exactitude des données de la demande de paiement sur la base de données ou de documents commerciaux détenus par des tiers. Le contrôle chez le bénéficiaire a donc pour objectif de vérifier la conformité de la déclaration faite par le bénéficiaire auprès du service instructeur. Le contrôleur doit donc s assurer : De la réalité de la dépense supportée Du temps passé pour l opération par chaque salarié De la réalité des activités liées à l opération Contrôle des justificatifs établissant la base du nombre de jours travaillés dans la structure Le contrôleur doit vérifier les pièces justificatives ayant servi à déterminer la base du nombre de jours travaillés dans la structure, si ce nombre de jours n'est pas basé sur 228 jours. Pour ce faire, le contrôleur doit demander les originaux des copies fournies lors de la demande de paiement pour justifier cette base. Dans le cas où le bénéficiaire n'a fourni qu'une attestation lors de la demande de paiement, le contrôleur devra demander des pièces justificatives comme la convention collective, le contrat de travail ou le règlement intérieur, etc Contrôle du salaire annuel chargé Ce point de contrôle n'est à faire que pour les dossiers déposés avant la note, pour lesquels le service instructeur n'a pas eu, au moment de la demande de paiement, tous les bulletins de salaire de la période de référence. En revanche, pour les dossiers déposés après la parution de la présente note, il n'est pas nécessaire d'effectuer ce point de contrôle puisqu'il a déjà été fait en contrôle administratif Vérifications des mentions de bulletins de salaires détenus par le maître d'ouvrage Dans le cas où tous les bulletins de salaires sur la période référence n'ont pas été fournis lors de la demande de paiement, le contrôleur doit demander au maître d'ouvrage tous les bulletins de salaires de chaque agent concerné par l'opération pour la période de référence qui ont permis de calculer le coût journalier. Les éléments à vérifier sont les suivants : o les noms et adresse de l employeur ; o les nom et adresse du salarié ; o la fonction du salarié dans la structure ; 17

20 o la période et le nombre d heures de travail auxquels se rapporte le salaire ; o le montant des dépenses éligibles retenues par le service instructeur ; o la date de paiement ; o le montant de l indemnité compensatrice des congés payés (ICCP) o le n SIRET o la convention collective Vérification du cumul du salaire brut et des cotisations patronales Comme précédemment, dans le cas où tous les bulletins de salaires sur la période référence n'ont pas été fournis lors de la demande de paiement, le contrôleur doit s'assurer de la cohérence de ce qui a été déclaré en contrôlant tous les bulletins de cette période et en faisant le cumul des salaires bruts (salaire net + cotisations sociales salariales) et des cotisations patronales figurant dessus. Cas particulier de certaines primes (dividende du travail) et des taxes sur salaire : Les primes d'intéressement et les primes de participation ne sont pas éligibles au FEADER. Elles sont donc à déduire du salaire chargé de l'agent concerné. Les taxes sur salaire ne sont pas obligatoirement mentionnées sur le bulletin de salaire. Le contrôleur doit alors demander au maître d'ouvrage un tableau récapitulatif de ces taxes réparties par agent afin d'en vérifier la cohérence par rapport au total des taxes sur salaire apparaissant dans la comptabilité (compte 6311) Contrôle que les salaires nets et les charges sociales ont bien été supportés Le contrôleur doit aussi s'assurer que les salaires et les cotisations sociales ont bien été supportés par le maître d'ouvrage. Il s'agit donc de s'intéresser au salaire net versé à l'agent ainsi qu'aux cotisations sociales (salariales et patronales) versés aux organismes sociaux par le maître d'ouvrage. Attention : La procédure est différente selon le caractère privé ou public du maître d'ouvrage Pour les maîtres d'ouvrage privés Pour les maîtres d'ouvrage privés, il convient, tout d'abord, de vérifier l acquittement du salaire net de chaque agent ayant participé à l'opération. Ce contrôle s'appuiera sur les relevés de compte ou la comptabilité du bénéficiaire (compte 421). Ensuite, dans l'optique de s'assurer que le salaire chargé déclaré dans la demande de paiement pour la période de référence a été supporté en totalité par le maître d'ouvrage, le contrôleur doit s'assurer que ce dernier est à jour du règlement de ses cotisations sociales (salariales et patronales) aux organismes sociaux à la fin de la période de réalisation (comptes 431 et 437). Lors de la vérification de la comptabilité, si le contrôleur relève des écarts (exemple : salaires nets non acquittés ou bénéficiaire non à jour du règlement de ses cotisations sociales), il devra en faire le constat et proposer un nouveau calcul du coût journalier sur la base de ces nouveaux éléments. 18

21 Pour les maîtres d'ouvrage publics A- Lorsque la demande de paiement a été certifiée par le comptable public Le contrôleur ne doit pas procéder au contrôle des montants des dépenses supportées par le bénéficiaire présentés dans l annexe détaillée du formulaire de demande de paiement relative aux frais salariaux. Il est à noter que cette annexe est certifiée par le comptable public pour les opérations des maîtres d ouvrage public concernées par des autofinancements appelant du FEADER. La certification de l'annexe apporte la preuve que les salaires nets et les cotisations sociales ont bien été supportés. B- Lorsque la demande de paiement n'a pas été certifiée par le comptable public Dans le cas de l absence de certification du comptable public, le contrôleur doit demander au maître d'ouvrage une attestation du comptable public qui établit que les dépenses ont bien été acquittées Contrôle du nombre de jours consacrés à l'opération Méthode de prise en compte des jours consacrés à l'opération TOUTES LES PIÈCES PERMETTANT DE JUSTIFIER PAR RECONSTITUTION LE TEMPS PASSÉ SUR L'OPÉRATION DOIVENT ÊTRE PRÉSENTÉES LE JOUR DU CONTRÔLE. LES PIÈCES À VALEUR DÉCLARATIVE QUI SERONT FOURNIES ULTÉRIEUREMENT NE POURRONT PAS ÊTRE CONSIDÉRÉES COMME APPORTANT UNE VALEUR PROBANTE. Les pièces probantes assurant la réelle affectation de chaque agent à l opération sont le contrat de travail, et/ou la fiche de poste, et/ou la lettre de mission. Néanmoins ces pièces ne permettant pas de connaître le temps d activité de chaque agent affecté à l opération, il est nécessaire de le vérifier sur place par des moyens appropriés. Les précisions nécessaires pour vérifier le temps d activités des personnes affectées à l opération sont les suivantes : Qui? : les documents présentés pour justifier du temps d activités doivent permettre d identifier clairement l intervenant. Combien? : le bénéficiaire doit pouvoir préciser la période exacte (ou les périodes exactes) d intervention de chaque agent affecté totalement ou partiellement à l opération. Il s'agit de déterminer le nombre de jours travaillés consacrés à l'action. Quoi? : le bénéficiaire doit pouvoir justifier, au moyen d un document de suivi du temps passé pour l opération, le temps passé pour chaque activité de l opération de façon à ce que le contrôleur soit en mesure de reconstituer facilement le temps global passé par chaque salarié, A minima, le contrôleur doit pouvoir vérifier que les activités décrites se rapportent aux postes de dépenses prévus dans la décision juridique et le descriptif technique de la demande d aide. Où? : dans le cas où une activité se passe dans un lieu autre que le lieu de rattachement habituel, il est nécessaire de donner des précisions sur le lieu d intervention. A - Les documents à contrôler Il importe de distinguer deux types de documents qui sont nécessaires pour vérifier, dans un contrôle sur place, le temps passé des personnels affectés totalement ou partiellement à la réalisation de l opération : 19

22 Un document déclaratif de justification du temps passé Tout justificatif de réalisation Néanmoins, l'utilisation de ces documents est défini par la date du dépôt de la demande d'aide, à savoir : Pour les dossiers déposés après la note Méthode à suivre pour les dossiers dont la date de dépôt de la demande d'aide est postérieure à la parution de la note Les frais de rémunération présentés dans les demandes de paiement doivent être justifiés par une justification du temps passé (document de suivi du temps passé pour l opération + justificatif de réalisation), pour tous les salariés qu'ils soient affectés à 100% à l'opération ou partiellement. Pour les dossiers déposés avant la note Méthode à suivre pour les dossiers dont la date de dépôt de la demande d'aide est antérieure à la parution de la note : Salarié à temps partiel sur l opération Pour les salariés affectés à temps partiel sur l opération, il est demandé de tenir un relevé de temps passé. Le contrôle consiste donc à confronter ce relevé avec les justificatifs de réalisation comme pour les dossiers dont la date de décision juridique est égale ou postérieure à la note (cf. point précédent). Salarié à 100% sur l opération Pour les salariés affectés à 100% sur l opération, pour lesquels à ce jour il n est pas exigé que le bénéficiaire fournisse un document de suivi du temps passé, le contrôleur doit lui demander de présenter les justificatifs de réalisation afin de contrôler le temps passé. Il doit effectuer une vérification de ces justificatifs de réalisation et doit vérifier par ailleurs par tout moyen approprié si le salarié a effectué, pour certains jours, une activité non liée à l opération. En conclusion, le contrôleur ne peut conclure à des jours non éligibles qu en apportant des éléments probants étayés. Le relevé de temps passé C est le document professionnel qui est utilisé dans la structure du bénéficiaire pour préciser, de façon déclarative, le temps consacré par les personnels à l opération. En règle générale, il peut s agir d un agenda ou bien d un fichier, reconnu par la structure, destiné à justifier le temps passé à l activité des personnels affectés à l opération. Cela peut prendre par exemple la forme d un fichier Excel sur lequel sont indiquées les actions réalisées. Dans certains cas, le contrôleur pourra analyser le logiciel de gestion du temps passé qui a été utilisé par la structure, même si ce type de document n est pas suffisant pour s assurer de la réalité de la dépense. Le niveau de précision du relevé de temps passé va définir la manière de déterminer la période éligible pour l opération 9. «Des jours bien identifiés dans un relevé de temps passé» signifie que l agent a bien indiqué chaque date pour laquelle il a travaillé pour l opération et la durée qu il a consacré à l opération ce 9 Cf. Annexe 4, schéma grisé de détermination des jours éligibles et non éligibles 20

23 jour-là, exprimée soit à la demi-journée soit à l'heure. En effet, le traçage du temps peut être plus fin que la demi-journée mais il n'est pas accepté un traçage plus large. De plus, le niveau de d'information quant à la nature de la tâche effectuée doit être assez précis pour permettre au contrôleur de comparer le relevé de temps passé avec des documents de réalisation. Les justificatifs de réalisation C est un document, utilisé dans le cadre de l opération, donnant une information pertinente permettant de confirmer ou d infirmer tout document déclaratif de justification du temps passé. Pour la très grande majorité des activités passées en dehors de la structure (réunions, spectacles, formations, etc.) le bénéficiaire est tenu de présenter, d une manière ou d une autre, des justificatifs de réalisation. Il s agit de manière générale de documents justifiant l'activité d'un salarié sur lesquels sont mentionnés la date, le lieu de l intervention, le nom de l intervenant et le type d intervention assurée tels que : - feuilles d émargement. - états de frais. - carnets de bord des véhicules utilisés totalement ou partiellement pour l opération. - échanges de courriers ou/et de courriels imprimés relatifs à l opération - etc. D'autres missions d'un salarié ne peuvent pas être justifiées par ce type de documents mais par des livrables effectués dans le cadre de l'opération tels que : - rapport d'étude - support de communication - articles de presse - etc. Dans le cas où le contrôleur considère que les éléments fournis pour justifier du temps passé (ex : plaquette de communication) ne sont pas raisonnablement cohérents, il doit mentionner dans le CRC sa réserve en donnant un maximum d explications afin de soumettre ce constat au service instructeur. B - Mise en place d'un échantillon Pour la vérification du temps passé de chaque agent affecté à l opération, il est possible de procéder à un 21

24 contrôle par échantillonnage à utiliser lors du contrôle sur place mais que le contrôleur peut préparer dès l examen documentaire. Cet échantillonnage est facultatif. Le protocole de mise en place du contrôle par échantillonnage est le suivant : Le seuil minimal pour chaque salarié du nombre de jours à contrôler est de 20 jours, La vérification du temps passé doit correspondre à 20% du nombre de jours que chaque salarié a passé sur l opération (quel que soit le nombre de salariés affecté à l opération, tous les salariés doivent être contrôlés), La modalité de sélection des nombres de jours à contrôler doit se faire de façon aléatoire, en respectant les points suivants : Dans le cas d une intervention du salarié continue dans le temps, contrôler l activité sur la période globale de l activité (sélection sur un pas de temps / exemple : une semaine sur 4 ou 8, ), Dans le cas où le salarié exerce une intervention sur plusieurs périodes, sélectionner des jours sur chaque période d activité de façon égale pour chaque période, Dans le cas où un salarié est affecté à différents types d intervention (liés notamment à différents types de postes de dépenses), sélectionner des jours sur chaque type d activité S il y a un constat d anomalie sur le temps passé d un salarié, il conviendra d étendre le contrôle du temps passé de ce dernier sur l ensemble de sa période d activité (toutefois, il n est pas nécessaire d étendre le contrôle sur les autres salariés pour lesquels aucune anomalie n a été constatée sur le nombre de jours échantillonnés). C - Détermination des jours éligibles et non éligibles La détermination par le contrôleur des jours éligibles et non éligibles est faite selon les cas suivants : Cas 1 Jours bien identifiés dans un document déclaratif de justification du temps passé Il s agit de vérifier les jours qui ont été bien identifiés dans un document de suivi du temps passé et pour lesquels le niveau de précision nécessaire pour la vérification du temps passé est suffisant (qui?, combien?, quoi?, où?). Sur cette base, le contrôleur doit vérifier la pertinence du document de suivi du temps passé avec tous les justificatifs de réalisation que doit lui présenter le bénéficiaire et doit par ailleurs vérifier, par tout moyen approprié, si le salarié a effectué, pour ces jours, une activité non liée à l opération. En conclusion, le contrôleur ne peut conclure à des jours non éligibles qu en apportant des éléments probants étayés. (éléments prouvant qu'une activité non liée à l'opération a été menée) Important : dans le cas où plus de 5% des jours du document de suivi du temps passé comportent des informations erronées, pour lesquelles le contrôleur a pu s assurer que ces informations étaient erronées par le biais de justificatifs de réalisation, ce dernier doit vérifier, pour ce salarié, son temps passé à l opération dans le cadre du point 2 ci-après. Cas 2 Jours non suffisamment identifiés dans un document déclaration de justification du temps passé Il s agit d un document ou d'une partie d'un document de suivi du temps passé pour l opération manquant de précision ou de fiabilité ou bien comportant des jours non identifiés. Sur cette base, le contrôleur doit demander au bénéficiaire de lui présenter le seul moyen de contrôle du temps passé que sont les justificatifs de réalisation. Il doit effectuer une vérification de ces justificatifs de réalisation afin de s assurer par tout moyen approprié si le salarié a effectué, pour certains jours, une activité 22

25 liée à l opération. En conclusion, le contrôleur ne peut conclure à des jours éligibles qu en apportant des éléments probants étayés. Cas 3 Absence de tout document de justification du temps passé et de réalisation Dans le cas où le bénéficiaire ne présente aucun document permettant de vérifier le temps passé (aucun document de suivi du temps passé pour l opération + aucun justificatif de réalisation) pour un ou plusieurs salariés, le contrôleur doit indiquer dans le compte rendu de contrôle : «non justification du temps passé pour un ou plusieurs salariés». Les dépenses sont considérées comme inéligibles. D - Cas particulier : Prestation de service / mise à disposition et jours de récupération des animateurs Cas de prestation de service ou de mises à disposition Dans le cas de prestation de service ou de mise à disposition, différents cas de figure peuvent se présenter : - Une prestation de service ou une mise à disposition consistant à produire un livrable tel qu un rapport d études, etc Dans ce cas, il ne s'agit pas de contrôler le temps de travail du prestataire ou de l'agent mis à disposition, le contrôleur doit simplement vérifier la facture relative à la prestation de service et l'existence du livrable qui a été produit. - Une prestation de service ou mise à disposition consistant à réaliser des tâches non clairement définies sur une période donnée Dans ce cas, le contrôleur doit vérifier la facture relative à la prestation de service ou à la mise à disposition ainsi que le temps passé pour l opération au même titre que le reste des agents de la structure. Le contrôleur doit vérifier dans la convention de mise à disposition que l'objet de celle-ci n'est pas incompatible avec l'opération Feader. Cas des jours de récupérations Dans certains types de dispositifs (comme par exemple l'animation des GAL), l'activité de l'agent peut donner lieu à des heures que l'agent est amené à récupérer (ex : réunion en soirée). Dans le cas où le bénéficiaire présente un relevé de temps passé intégrant des demi-journées ou des heures de récupération, ce dernier doit préciser et justifier à quels moment ces demi-journées ou ces heures ont été travaillés Vérification et prise en compte des absences Les absences d'un agent ne se contrôlent qu'au niveau des jours effectivement consacrés à l'opération. Le contrôleur peut demander au bénéficiaire le tableau des congés et des absences des agents concernés par l'opération. A - Cas particulier des reports de congés : Les reports de congés n'étant traités qu'au niveau des jours consacrés à l'opération, ils n'auront donc d'incidence que pour les agents travaillant à 100%. 23

26 Report de congés de N sur N+1 Si le dossier n'a pas été instruit selon les modalités prévues dans la note, le contrôleur devra s'assurer que le nombre de jours éligibles consacrés à l'opération n'est pas supérieur au nombre de jours qui a servi de base pour le calcul du coût journalier (cf voir le décrivant les contrôles administratifs à effectuer pour les reports de congés) Exemple : le nombre de jours travaillés dans la structure est de 228 jours. Le salarié a reporté 4 jours sur l'année N+1. Même s'il a réellement travaillé 232 jours sur l'année N, seuls 228 jours sont éligibles. Report de congés de N-1 sur N Le contrôleur ne doit retenir que les jours effectivement travaillés sur l'opération en déduisant les reports de congés de N-1 sur N. Exemple : le nombre de jours travaillés dans la structure est de 228 jours. Le salarié a reporté 4 jours de N-1 sur l'année N. Il a donc travaillé 224 jours sur l'année N, il ne pourra tracer dans son document de suivi du temps de travail que 224 jours. B - Cas particulier des subrogations : Pendant un arrêt de travail, la subrogation permet au bénéficiaire de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières (IJSS) qui lui sont dues par sa caisse d'assurance maladie. Les absences qui peuvent être prises en charge par les organismes sociaux sont les suivantes : Absence pour maladie Accident du travail Mi-temps thérapeutique Congés maternité et paternité Les cas de subrogation et d'absence de subrogation sont gérés au niveau du nombre de jours éligibles consacrés à l'opération. Le bénéficiaire a indiqué dans sa demande de paiement le nombre de jours qui ont été nécessaires pour réaliser l'opération. Si le contrôleur constate une incohérence entre le document déclaratif de justification du temps passé et les documents remis par le bénéficiaire en raison d'une journée d'absence, cette journée sera déduite des jours consacrés à l'opération mais n'impactera pas le coût journalier. Exception : Toutefois, dans le cas particulier des dossiers avec des salariés travaillant à 100%, qui travaillent dans une structure qui n'a pas choisi d'être subrogés dans les droits des salariés (ne touchant pas les IJSS), les absences mentionnées ci-dessus n'entraînent pas d'incidence financière, dans la mesure où les jours non consacrés à l'opération n'ont pas été rémunérés. C- Cas particulier des absences pour garde d'enfant malade et congés exceptionnels pour événements familiaux Ces journées d'absence ne doivent pas être présentées par le bénéficiaire comme étant consacrées au Feader, elles doivent donc être déduites du nombre de jours éligibles consacrés à l'opération Constat du contrôle sur place Le contrôleur effectue lors du CSP un constat et consignera sur le CRCSP les écarts sur les justificatifs 24

27 présentés par le bénéficiaire par rapport aux informations renseignées dans l annexe relative aux frais salariaux des différentes demandes de paiement Exemple d'un dossier : constat du CSP par rapport à la demande de paiement Les caractéristiques du dossier Exemple d un dossier comprenant un seul poste de dépenses : Caractéristiques du dossier Poste de dépenses internes, regroupant 3 intervenants (Mr X, Mme Y et Mme Z) représentant ,35 de dépenses prévisionnelles, Dossier subventionné à 50% avec une participation de l Etat pour 25% et du Feader pour 25% : o subvention prévisionnelle : ,67 o dont 8 486,80 de Feader Les écarts relevés Déclaration annexe 2 de la demande de paiement Salaire brut annuel + charges patronales en Nombre de jours travaillés Nombre de jours consacrés à Frais salariaux liés Intervenant par an l'opération coût journalier à l'opération M. X Mme Y Mme Z Justifications faites par le bénéficiaire lors du CSP Dans le cas d'un dossier déposé après la parution de la présente note, le service instructeur doit avoir en sa possession tous les bulletins de salaire de la période de référence. Il n'est donc pas nécessaire pour le contrôleur de réexaminer ces documents. Il doit cependant s'assurer que les salaires et les charges sociales ont bien été supportées. Intervenants Salaire brut annuel + charges patronales en Coûts journaliers recalculés par l'asp Nombre de jours consacrés à l'opération constatés en CSP Nombre de jours consacrés à l'opération retenus suite à CSP Frais salariaux liés à l'opération M. X , ,04 Mme Y Le coût ,18 Mme Z journalier n'est pas recalculé ,50 25

28 Ce qu'il faut noter sur le CRCSP L objectif est de mentionner les constats et les écarts. Dans le cas présent, plusieurs écarts ont été détectés susceptibles d impacter le montant des frais salariaux consacrés à l opération. Le contrôleur doit noter sur le DDCSP les constats, les sources des différents documents qu il a consultés, ainsi que, sur le CRCSP, les constats et écarts par intervenant comme suit : Mr X : o Salaire brut chargé constaté pour euros (écart de euros de dépense non supportée), o 33 jours consacrés à l'opération retenus : nombre de jours conforme à la demande de paiement. Mme Y : o 45 jours consacrés à l'opération retenus : nombre de jours non conforme à la demande de paiement (56 jours) Mme Z : o 22 jours consacrés à l'opération retenus : nombre de jours non conforme à la demande de paiement (25 jours). Le nombre total de jours consacrés à l'opération retenus est de 100 jours. Par conséquent, 11 jours n ont pas été retenus. Attention : La compensation des jours consacrés à l'opération entre les agents au sein d'un même poste de dépense n'est pas permis, le principe d'un contrôle sur place étant de se baser sur la déclaration faite par le bénéficiaire dans sa demande de paiement. Ainsi, sur la base du constat fait par le contrôleur dans l'exemple ci-dessus, seuls les écarts à la baisse peuvent être pris en compte. Cela signifie que l'écart constaté par le contrôle lié à l'activité de Mme Z n'est pas à prendre en compte, puisque ces trois jours supplémentaires n'ont pas été déclarés dans la demande de paiement Proposition des suites à donner La DR ASP devra proposer une suite de contrôle en se basant, dans l'exemple présenté : sur le coût journalier recalculé uniquement lorsque des constats sont faits sur des dépenses de rémunération non supportées par le bénéficiaire (exemple : salaires nets non acquittés ou bénéficiaire non à jour du règlement de ses cotisations sociales) sur les écarts relatifs à l absence de justification des jours déclarés consacrés à l opération en recalculant l aide sur la base du calcul établi par le service instructeur lors de l'instruction de la demande de subvention et de l'instruction des différentes demandes de paiement. Dépenses éligibles retenues = ,72 soit une réduction de 3666,63 dont 1 833,31 de Feader. 26

29 ANNEXE 1 : Exemple d'un bulletin de salaire Employeur Salarié Nom / Dénomination sociale Adresse N Siret Code APE Organisme chargé du recouvrement des cotisations sociales Nom Prénom Adresse N Sécurité sociale Emploi N (Urssaf) Classification de la convention collective Intitulé de la convention collective Période Date de début et Date de fin Intitulé Nombre Taux en Euros Montant en Euros Heures normales Heures supplémentaires détaxées et exonérées 25 % (TEPA) Heures supplémentaires détaxées et exonérées 50 % (TEPA) Total salaire Brut : Nature des cotisations Base en Taux Patrona l en % Montant Cotisations patronales Taux Salarial en % Montant retenues Cotisations salariales CSG non déductible % CRDS % CSG déductible % CSG/CRDS déduction sur HS TEPA % S.Sociale Maladie % % Contribution de solidarité autonomie % Vieillesse/Déplafonnée % % Vieillesse/Plafonnée % % Allocations Familiales % Taux Accident travail % Chômage Pôle Emploi % % AGS ( FNGS ) % Retraite ARRCO 60/40 Tranche 1 % % AGFF Tranche 1 % % Retraite ARRCO 60/40 Tranche 2 % % AGFF Tranche 2 % % FNAL Tranche A % FNAL % Versement de transport % Taxe s/prévoyance compl. % Cotisations retraite suppl % % 27

30 Réduction salariale HS TEPA % Réduction patronale HS TEPA % Total Cot. Patronales. Total Retenues Salariales. Défiscalisation des H. supplémentaires TEPA.. Net imposable... La date de paiement../../. Salaire Net payé.. Mention de conservation du bulletin exemple : «Conservez ce bulletin de paye sans limitation de durée 28

31 ANNEXE 2 : Mentions d un bulletin de salaire (pour information) L article R du Code du travail détaille les mentions devant figurer sur le bulletin de salaire : o Le nom et l'adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l'établissement dont dépend le salarié ; o La référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale, le numéro sous lequel ces cotisations sont versées et, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements prévu à l'article 1er du décret n du 14 mars 1973, le numéro de la nomenclature des activités économiques (code de l'activité principale exercée) caractérisant l'activité de l'entreprise ou de l'établissement ; o S'il y a lieu, l'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ; o Le nom et l'emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable. La position du salarié est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué ; o La période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s'il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes : La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d'un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d'un forfait annuel en heures ou en jours ; L'indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail ; o La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales ; o Le montant de la rémunération brute du salarié ; o La nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur la rémunération brute ; o Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié (rémunération nette) ; o La date de paiement de cette somme ; o Les dates de congé et le montant de l'indemnité correspondante, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ; o Le montant de la prise en charge des frais de transports publics ou des frais de transports personnels. L article R précise également que le bulletin de salaire doit comporter en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée. Il est possible que les informations relatives aux prélèvements sociaux et fiscaux soient regroupées en 6 grandes catégories : o sécurité sociale et Caisse nationale de solidarité pour l autonomie ; o Assurance chômage (dont AGS) ; o retraite complémentaire obligatoire ; o Prévoyance ; o CSG et CRDS ; o Autres charges patronales. L employeur peut également supprimer les lignes relatives aux cotisations patronales de sécurité sociale. Une condition demeure cependant : remettre tous les ans aux salariés (ou lors du départ du salarié concerné) un document distinct qui les récapitule. 29

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