CAHIER DES CHARGES Formation des Directeurs d unité à la responsabilité en matière de gestion des ressources humaines

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1 CAHIER DES CHARGES Formation des Directeurs d unité à la responsabilité en matière de gestion des ressources humaines 2012 Dossier suivi par : Nadine FERRE, Inès MARANON Adresses de retour de la proposition avant le vendredi 24 février heures - Envoi obligatoire par courrier : INRA PARIS - Service de la formation permanente nationale - A l attention de Nadine Ferré, rue de la Géraudière - BP NANTES Cedex 03 et - par mail : - - Toute offre adressée par mail (dans les délais indiqués ci-dessus) devra obligatoirement être confirmée par envoi postal, à l adresse indiquée ci-dessus, sous peine de ne pouvoir être étudiée. Cahier des charges Formation «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» - INRA. 1/7

2 PRESENTATION DE L INRA L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), EPST regroupant un peu plus de agents (dont agents titulaires), a été créé en Placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'agriculture, il a pour mission de produire et de diffuser des connaissances scientifiques, de concevoir des innovations et des savoir-faire pour la société sur des questions agricoles, alimentaires ou environnementales, d éclairer par son expertise les décisions des acteurs publics et privés, de développer la culture scientifique et technique, et de former à la recherche. Deuxième institut de recherche publique en France, l INRA a développé un fort ancrage régional avec 19 centres de recherche sur l ensemble du territoire français et 150 sites de recherche et d expérimentation dans toute la France, y compris l outre-mer. L Institut comporte 208 unités de recherche (dont 137 Unités Mixtes de Recherche au sein desquelles l INRA est associée à d'autres organismes), 51 unités expérimentales et une centaine d unités d'appui et de service (plateformes technologiques, unités d appui à la recherche). Face à un environnement de la recherche qui évolue, l INRA a organisé son dispositif scientifique pour répondre le mieux possible aux enjeux scientifiques et sociétaux dans les domaines de l agriculture, de l alimentation et de l environnement, et ce dans une perspective de développement durable. Ces orientations sont déclinées dans les Schémas Stratégiques des 14 départements scientifiques mais aussi dans des «métaprogrammes» (à caractère pluridisciplinaire). Ces programmes de recherche, ouverts à tous les acteurs potentiels, nationaux et internationaux, sont pilotés et associent des partenaires scientifiques, socioéconomiques et territoriaux. CONTEXTE ET ENJEUX DE LA FORMATION Cette formation est engagée sur l initiative de Michel EDDI, Directeur général délégué chargé de l appui à la recherche, en lien avec une politique volontariste de gestion des ressources humaines au plus près des personnels. Elle doit permettre d accompagner tous les Directeurs d unité dans leur prise de responsabilité sur les aspects particuliers de gestion des ressources humaines de leur unité, dans un contexte de très forte évolution de la politique de gestion des moyens dont peut disposer la recherche. Les Directeurs d unités, pour la plupart des chercheurs choisis pour quatre ans parmi leurs pairs, doivent en effet assumer des responsabilités managériales et de gestion des ressources humaines de plus en plus complexes auxquelles ils ne sont pas forcément préparés. Or la gestion des compétences des personnels affectés à leur unité constitue le principal levier de mise en œuvre du projet scientifique dont ils sont porteurs, dans le cadre de la stratégie scientifique de leur département et des évaluations d unité réalisée périodiquement par l AERES. Il convient d aider les Directeurs d unité à acquérir cette compétence sachant qu ils n ont pas toujours une réelle conscience de leurs responsabilités en matière de gestion. La formation doit donc leur permettre de mieux comprendre et s approprier le référentiel de gestion des ressources humaines dans lequel s organise la conduite de l activité d une unité au sein de l Institut, en particulier la répartition des responsabilités respectives en matière RH entre les Centres (logique de site et d appui en proximité) et les Départements (logique de pilotage scientifique), qui sont représentés lors de la formation. Cette formation est aussi conçue comme un moment privilégié d échanges entre les DU et les directions d appui en charge de la gestion des ressources humaines à l INRA (Direction des ressources humaines, Mission de coordination des services déconcentrés d'appui à la recherche, Direction du Système d Information). Cette formation, qui existe depuis 2009, s inscrit dans un dispositif de formation général comprenant : Cahier des charges Formation «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» - INRA. 2/7

3 - Un «Tronc commun» : cycle de formation (deux sessions) intégrant une formation dite «Nouveaux DU», un module «Gestion Financière et Administrative de l unité» et un module «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» (objet de ce cahier des charges), ouvert aux nouveaux Directeurs d unité. Ce dernier module s appuie sur un «Guide RH des directeurs d unité». Il est reconduit lors d une troisième session ouverte à l ensemble des Directeurs d unités. Ce «tronc commun» doit représenter un ensemble cohérent à travers les trois formations concernées («Nouveaux DU», «Gestion Financière et Administrative» et «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines»), qui doivent s articuler de façon complémentaire les unes aux autres. - Des formations «A la carte» : formations aux enjeux institutionnels collectifs et mises en œuvre sur l initiative des centres ou des départements, permettant de répondre à des problématiques stratégiques (management par projet, construction de partenariat, évaluation de son unité) ou opérationnelles (management de la prévention, connaître les risques psychosociaux). - Des formations «A la demande» : formations sur demande individuelle des Directeurs d unité concernant l accompagnement au changement de leur unité, ou un accompagnement de pratiques spécifiques en tant que Directeur d unité (conduite de projet, animation d équipe, conduite d un entretien d activité, gestion du temps, gestion des conflits). La formation faisant l objet de la présente consultation est prévue sur 2 journées consécutives animées par un consultant externe à l INRA avec des interventions d acteurs internes ayant une bonne connaissance de la gestion des ressources humaines de l INRA, des outils et des conditions de leur mise en œuvre. L architecture de la formation est préparée avec la Direction des Ressources Humaines et le service de la Formation Permanente Nationale, et au gré des sessions avec les acteurs internes à partir des documents existants. PUBLIC VISE PAR LA FORMATION La formation réunit des Directeur(trice)s d unité ou leur adjoint-e, pilotes des ressources humaines de leur unité. Ces Directeur(trice)s d unité exercent dans différents types d unité (unité de recherche mixte ou propre à l INRA, unité expérimentale ou de service) dont la taille peut varier de 4 à 300 personnes (titulaires et/ou non titulaires). Les directeurs d unité de recherche ou d unité expérimentale répondent tous d un département scientifique (qui ont élaboré des schémas stratégiques de département incluant une dimension GPEC). Leur connaissance de la gestion des ressources humaines en général et de l Institut en particulier est variable. Certains d entre eux sont peu familiarisés avec les outils et procédures administratifs en particulier INRA (cas des Directeurs en première année de mandat ou issus de partenaires extérieurs - exemple des UMR 1 ). Pour les raisons précitées, les participants à la formation ont des besoins communs et des besoins spécifiques. FINALITES GENERALES DE LA FORMATION La formation doit permettre aux Directeurs d unité de pouvoir : - Mieux comprendre les attentes de l Institut en matière de gestion des ressources humaines au regard de leur responsabilité de manager et de leurs responsabilités déléguées d employeur en matière de gestion des ressources humaines : 1 UMR : unité mixte de recherche par exemple INRA et CNRS, ou INRA et CIRAD. Certaines UMR ont jusqu à 4 tutelles. Cahier des charges Formation «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» - INRA. 3/7

4 appréhender les enjeux politiques et institutionnels de la gestion des ressources humaines à l échelle de l Institut dans le contexte d emploi en évolution et de maîtrise de la masse salariale des EPST ; clarifier leurs responsabilités en matière de gestion et préciser les règles. - Donner du sens aux procédures de gestion de ressources humaines (recrutement, avancement, mobilité, évaluation) et s outiller : savoir organiser le développement des compétences et le suivi des carrières ; développer les «bonnes pratiques» en matière de gestion des ressources humaines au regard de ce qu attend l Institut. - Elaborer une stratégie de gestion des ressources humaines adossée à leur projet d unité en identifiant les leviers et les marges de manœuvre dont ils disposent, de façon à : développer une capacité d anticipation vis à vis des processus RH institutionnels ; renforcer leur capacité d initiative. - Situer leur responsabilisé propre au regard de leur ligne hiérarchique (département scientifique, centre) de façon à se positionner dans le triangle département/unité/centre en termes d attentes et/ou d appuis disponibles de la part de chacun - Favoriser une culture commune sur la gestion des ressources humaines au sein de l INRA comme établissement de recherche public national, inscrit dans un environnement international. FORME DU MARCHE Le marché est un marché à bons de commande passé pour un minimum de un groupe et un maximum de trois groupes sur la durée du marché (un an à compter du 1 er avril 2012). En fonction de l évaluation des résultats donnés par le dispositif et en cas d absence d évolution de la demande institutionnelle, le marché pourrait être reconduit pour une durée d un an sur demande expresse de l INRA. DUREE ET CALENDRIER La formation «Responsabilité du Directeur d unité en matière de gestion des ressources humaines» est prévue sur 2 journées consécutives. Deux sessions seront organisées entre septembre et décembre MODALITES PEDAGOGIQUES ATTENDUES La formation doit s appuyer sur les modalités pédagogiques suivantes : - travaux pratiques et/ou des mises en situation permettant aux Directeurs d Unité de s approprier les principes et outils de la gestion des ressources humaines ; - échanges d expériences entre Directeurs d unité ; - interventions de la Direction générale et des représentants des Directions d Appui à la Recherche (DAR) ou Missions présentes lors de la formation ; - notions théoriques GRH en lien avec les orientations pratiques et politiques GRH de l institut exprimées dans le «Guide des ressources humaines de l unité. Guide à destination des Directeurs d Unité». Cahier des charges Formation «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» - INRA. 4/7

5 EVALUATION ET SUIVI Le cabinet de consultant retenu devra pouvoir aussi : - proposer une méthode de préparation de la formation, en amont, avec l ensemble des acteurs de la formation, en particulier les acteurs internes de l INRA intervenant durant la formation (Direction Générale, Chefs de département, Présidents de centre, Directeurs d Unités) ; - proposer un dispositif permettant d intégrer des apports (interventions internes, témoignages, apports conceptuels complémentaires ) ; - intégrer au fur et à mesure les éléments d évaluation à chaud et à froid (évaluation des formations les années précédentes). Des bilans d étape avec la formation permanente auront lieu sur toute la durée de la formation. De plus, un questionnaire pourra être envoyé 6 mois après la fin de la formation pour apprécier l impact de la formation. CAPACITES ATTENDUES DU CONSULTANT Le consultant devra avoir une bonne connaissance de : - l organisation de la fonction gestion des ressources humaines d un EPST ; - des procédures statutaires de la fonction publique (les principes, les règles, les acteurs), mais aussi des procédures régissant les autres emplois auxquels l INRA fait appel. Le consultant devra maîtriser les techniques d animation de groupe pour : - apporter un contenu théorique prenant appui sur les questionnements, observations et remarques des participants ; - accompagner les intervenants internes concernant leur intervention (outil-support, lien avec les objectifs de la formation, technique d intervention) ; - aider aux échanges entre Directeurs d unité et les intervenants internes (comme la reformulation des questions des Directeurs d unité en matière de gestion, une synthèse des échanges, la distribution de la parole). FORME ATTENDUE DE LA REPONSE La proposition pédagogique - L INRA demande qu un seul consultant assure les différentes sessions. Le(s) consultant(s) proposé(s) en remplacement devra(ont) être agréé(s) par l Inra deux semaines avant la tenue effective d une session. Le cas échéant, la formation n aura pas lieu et le prestataire ne pourra, en aucun cas, présenter de facturation. - Concernant le dispositif même de l intervention, les candidats doivent : répondre à l offre de base et peuvent, en les justifiant, présenter des variantes ; présenter le dispositif pédagogique, les contenus et les moyens pédagogiques proposés en précisant les résultats attendus et les limites des prestations proposées ; préciser les modalités envisagées pour répondre avec souplesse aux demandes des stagiaires ; Cahier des charges Formation «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» - INRA. 5/7

6 préciser les modalités d évaluation de la formation. - Concernant la conception de la formation avec les acteurs internes, les candidats doivent : préciser les modalités de préparation des interventions des intervenants internes ; préciser les modalités prévues pour la coordination de la formation. - Les candidats indiqueront par ailleurs : les noms, qualités et expériences des intervenants proposés ; les délais de réalisation proposés ; Eléments administratifs les coûts de réalisation en distinguant les frais pédagogiques des frais de déplacements, reprographie ou autres. - Le candidat fournira à l appui de son offre les pièces administratives suivantes : DC5F et DC6. S il est retenu, il devra fournir avant notification du marché la DC7 (attestation de paiement indiquant que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et sociales). Sans production de cette pièce dans un délai de 5 jours francs, le marché ne pourra être notifié. - La réponse peut émaner d un seul organisme ou de plusieurs associant leurs compétences et leurs disponibilités au sein d un groupement. CRITERES DE CHOIX DES OFFRES Les critères de choix des organismes-candidats sont les suivants : Valeur Technique de l offre : Curriculum vitae et expériences professionnelles d(es) consultant(s) prévu(s) pour assurer les prestations. - Références de réalisations similaires pour d autres organismes - Offre technique faisant ressortir : la description détaillée de la forme et du contenu de la formation ainsi que des limites de la prestation proposée ; la méthodologie de coordination de la formation, en particulier des intervenants internes. Prix unitaire des prestations : L offre financière, présentée en euros HT et TTC, devra être détaillée (un groupe, deux groupes et trois groupes). En outre, le prestataire fera apparaître le coût jour/homme en fonction des consultants dédiés. Les prix comprendront tous les frais nécessaires à l'exécution du marché (y compris les frais de déplacements éventuels, de reprographie, de secrétariat, de téléphone ). Les réunions, les préparations ainsi que des formations auront lieu de préférence à Paris. Après une sélection sur dossiers, l INRA se réserve la possibilité de négocier avec certains organismescandidats les mieux placés en complément des propositions écrites. Cette rencontre aurait lieu dans le mois de mars DOCUMENTS DISPONIBLES «Charte du management», «Guide des ressources humaines de l unité. Guide à destination des Directeurs d Unité» et guide «Gestion administrative et financière de l unité» à réclamer auprès de Cahier des charges Formation «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» - INRA. 6/7

7 Frédérique Malipier - secrétariat de la FPN de l INRA Rue de la Géraudière BP Nantes Cédex 3, Tel : A consulter aussi le site web de l INRA : DELAI DE VALIDITE DES OFFRES 120 jours Cahier des charges Formation «Responsabilités en Gestion des Ressources Humaines» - INRA. 7/7

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