Alimentation de STAR par formulaires (Cycle dépôt national) Version :

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1 Alimentation de STAR par formulaires (Cycle dépôt national)

2 Table des matières 1. Cycle «dépôt national» : Alimentation par formulaire Objectifs du cycle «dépôt national» Workflow du cycle «dépôt national» Gérer l annuaire des doctorants Zones obligatoires Consignes de saisies Quand procéder à ces inscriptions? Comment créer ou modifier un compte doctorant dans l annuaire? Comment supprimer un compte doctorant et sa fiche de thèse? Rôle SCOL Rôles STAR, NOVAL ou META Rôles BIBL, FICH ou VALID Rôle CORS Demander une suppression si la fiche de thèse a fait l objet d une validation finale Visualiser une thèse Stockage des fichiers Résultat de la validation Impression des métadonnées de la fiche de thèse Afficher le bordereau Formats d exports des métadonnées de la thèse Editer une thèse Onglet «La thèse» Onglet «Personnes et organismes liés» Personnes Organismes Comment lier aux référentiels d autorité du Sudoc? Onglet «Sujets traités» Indexation libre Indexation contrôlée Comment lier aux référentiels d autorité du Sudoc? Cas particulier : Thèse sur Travaux FICH déclare en premier la thèse sur travaux META ou BIBL déclare en premier la thèse sur travaux NOVAL ou STAR déclare la thèse sur Travaux Onglet «Thèse sur Travaux» Déposer les fichiers d une thèse Préparer le dépôt des fichiers Cas particulier : Fichier non conforme à l archivage Créer un fichier compressé (ZIP) Charger les fichiers dans STAR Définir les droits de diffusion de la thèse et le scénario de dépôt des fichiers Etablir les droits de diffusion en fonction de vos réponses Souhaitez-vous mentionner l organisme qui édite la thèse? L auteur et l établissement autorisent-ils la diffusion sur Internet? Une période de restriction temporelle est-elle imposée? Existe-t-il une édition de diffusion? Existe-t-il une édition de diffusion incomplète?...31 ii

3 Où doit être diffusée la thèse? L impression est-elle autorisée? La réutilisation du contenu est-elle autorisée? Description des divers scénarios de diffusion possibles Déterminer les divers cas de scénarios de diffusion Cas 1 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet/Internet Cas 2 : Une version d archivage et une édition de diffusion sur Intranet/Internet Cas 3 : Une seule version pour l archivage et l Intranet, et une édition de diffusion Internet incomplète Cas 4 : Une version d archivage, une édition de diffusion Intranet complète et une édition de diffusion Internet incomplète Cas 5 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet uniquement Cas 6 : Une version d archivage et une édition de diffusion sur Intranet uniquement Valider une thèse Circuit de validation des rôles mixtes (NOVAL, META, VALID) ou éclatés (SCOL, BIBL, FICH, VALID) Consulter le rapport d erreur de validation Refuser une validation intermédiaire avec la fonction commentaire Corriger les formulaires Procéder à la validation finale Circuit de validation du rôle STAR Consulter le rapport d erreur de validation Procéder à la validation finale Fiches retournées en erreur après validation finale...46 iii

4 Chapitre 1. Cycle «dépôt national» : Alimentation par formulaire Il s agit du circuit de dépôt national de chaque thèse par formulaire pour archivage pérenne. Les thèses seront envoyées définitivement au CINES une fois la validation finale effectuée. Au bout de 30 mn d'inactivité dans l'application, la session est automatiquement perdue : vous êtes déconnecté puis renvoyé à la page d'accueil de STAR. Une seule exception à ce cas de figure : si vous êtes en édition sur une fiche de thèse, la session est conservée Objectifs du cycle «dépôt national» Le cycle dépôt national correspond à la vie de la fiche, de l inscription du doctorant à la délivrance du diplôme. Ce cycle a pour but l alimentation d une fiche de thèse au format TEF conforme, le dépôt au serveur du CINES de la version d archivage pérenne de la thèse soutenue (seule la version estampillée «dépôt national» est archivée au CINES), le signalement dans le catalogue Sudoc ainsi que dans le moteur de recherche «theses.fr» et l export des métadonnées dans le serveur OAI-PMH de STAR (Le réservoir OAI-PMH met à la disposition de l'ensemble de la communauté les métadonnées descriptives des thèses électroniques soutenues en France et validées dans STAR, avec ou sans le lien vers le texte intégral). Enfin, STAR renvoie à l établissement de soutenance une version de diffusion de la thèse et ses métadonnées dans le format souhaité (TEF, mais aussi DC, OAI_DC, Unimarc en XML). À côté de ces débouchés obligatoires, STAR propose à chaque établissement des options supplémentaires : diffusion des thèses sur le serveur TEL (seule la version estampillée Dépôt national est diffusée sur TEL) ; mise à disposition sur la plateforme d hébergement de l ABES (il s'agit d'une plateforme de stockage et d'accès URL au texte intégral des thèses) Workflow du cycle «dépôt national» Création du compte du doctorant et de la fiche de thèse Saisie des métadonnées dans la fiche de thèse Dépôt du (des) document(s) destiné(s) à l archivage pérenne et/ou à la diffusion Validation qui entraine les exports dans STAR 1

5 Chapitre 2. Gérer l annuaire des doctorants Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, le rôle STAR, NOVAL, META ou SCOL a la charge de l annuaire des doctorants. La création d'un nouveau compte de doctorant génère dans l'application l'environnement nécessaire à l'alimentation des métadonnées de la thèse et à son dépôt. Elle initie donc le cycle «dépôt national». La gestion des doctorants se fait grâce au bouton depuis le bandeau en haut de l application Attention, dans le cas où un doctorant a soutenu deux thèses ou plus, il faudra créer autant de nouveaux doctorants avec les mêmes coordonnées que de thèses. Il est impossible de rattacher plusieurs thèses à un seul et même doctorant Zones obligatoires Les informations obligatoires sont : le login ; le mot de passe ; la confirmation du mot de passe ; le prénom du doctorant ; le nom d'usage ; la date de naissance ; la nationalité ; l adresse électronique institutionnelle ou personnelle Consignes de saisies Concernant le login du compte du doctorant : Un login par défaut est proposé par l application, mais vous pouvez le modifier. Vous êtes libre de définir 2

6 ce login dans la limite de 24 caractères maximum. Si votre établissement possède une nomenclature des doctorants, vous pouvez bien sûr l utiliser. Certains établissements qui utilisent l application STAR lorsque la soutenance est proche ont choisi d utiliser le numéro national de thèse comme login. Concernant le mot de passe : Généré automatiquement en fonction de la date de naissance du doctorant, il peut être modifié : il doit être composé au minimum de 5 caractères et au maximum de 20 caractères. Concernant les noms et prénoms : Le nom d usage doit correspondre au nom du doctorant tel qu on le trouve (ou tel qu on le trouvera) sur la page de titre du document thèse, à la différence du nom de naissance qui correspond par exemple au nom de jeune fille pour les femmes mariées. Parce que les données saisies dans l application STAR génèrent automatiquement la notice bibliographique de la thèse dans le catalogue Sudoc, nous vous demandons de respecter les usages en vigueur chez les bibliothécaires : respect des capitales en début de mots, respect des lettres accentuées. Exemple : Si sur la page de titre de la thèse, on trouvera la mention Mme Anne-Cécile Dubois-Chevallier, les formulaires de STAR doivent être saisis comme suit : Nom d'usage : Dubois-Chevallier Prénom : Anne-Céline Nom de naissance : Chevallier 2.3. Quand procéder à ces inscriptions? Vous êtes libre de décider quand il faut inscrire les doctorants. Chaque établissement définit son propre circuit de dépôt des thèses, circuit dans lequel l étape STAR est incluse. Certains établissements ont choisi d inscrire les doctorants dans l application STAR dès leur inscription administrative en première année de doctorat. Leur compte reste donc ouvert pendant plusieurs années. Cependant, si le doctorant abandonne sa thèse, la saisie dans STAR aura été inutile : le compte devra être supprimé. D autres établissements ont choisi de le faire quelques semaines avant la soutenance, pour préparer l environnement nécessaire de dépôt du fichier thèse à la date légale (3 semaines avant la soutenance) Comment créer ou modifier un compte 3

7 doctorant dans l annuaire? L annuaire des doctorants est présenté de cette façon : Le bouton Une zone de recherche, permettant d éviter la création de doublon Le parcours des comptes doctorants selon leur date de création (trié par mois et année) Et l annuaire complet dont l affichage met en évidence la fiche doctorant la plus récente, mais vous pouvez changer ce mode de visualisation et classer par auteur, titre, directeur de thèse, discipline, numéro national de thèse ou soutenance. Le bouton permet d inscrire un nouveau doctorant dans l annuaire. Le bouton permet de visualiser l ensemble des informations relatives au doctorant. Le bouton permet de modifier les informations relatives au doctorant, ainsi que son mot de passe Comment supprimer un compte doctorant et sa fiche de thèse? Quel que soit le rôle utilisée, l a suppression d un compte et de sa fiche de thèse doit s effectuer via 4

8 du tableau de bord. Alimentation de STAR par formulaires (Cycle dépôt national) Une fois un doctorant supprimé, toutes les informations le concernant seront supprimées : il n'existe aucun moyen technique de "réanimer" une fiche Rôle SCOL Lorsque la fiche de thèse est en cours de saisie pour le rôle SCOL uniquement, et qu aucun autre rôle n est encore intervenu, il est possible de supprimer une fiche de thèse et le compte du doctorant lié via l annuaire des doctorants. Si un autre rôle est intervenu dans la fiche, SCOL ne peut plus supprimer la fiche de thèse et le compte doctorant. Dans ce cas, le rôle CORS peut supprimer une fiche de thèse et le compte lié tant que la fiche de thèse n a pas été soumise à VALID Rôles STAR, NOVAL ou META Le rôle STAR, NOVAL ou META ne peut supprimer une fiche de thèse et un compte doctorant que s il n a pas édité la fiche, ni procédé à aucun enregistrement. Le rôle CORS peut supprimer une fiche de thèse et le compte lié tant que le rôle VALID ou STAR n a pas procédé à la validation finale Rôles BIBL, FICH ou VALID Les rôles BIBL, FICH et VALID n ont aucun moyen de supprimer un compte doctorant et sa fiche de thèse, le seul recours possible est de faire intervenir le rôle CORS. Il existe alors deux cas de figure pour le rôle CORS : Si les rôles sont séparés dans la configuration de STAR, le rôle CORS peut supprimer une fiche de thèse et le compte du doctorant tant que la fiche de thèse n'a pas été soumise à VALID. Si les rôles sont fusionnés, le rôle CORS peut supprimer une fiche de thèse et le compte du doctorant tant que la fiche de thèse n'a fait l'objet d aucune validation finale Rôle CORS Le rôle CORS peut supprimer une fiche de thèse et le compte lié tant qu aucune validation finale n a été 5

9 effectuée, ni par le rôle VALID, ni par le rôle STAR Demander une suppression si la fiche de thèse a fait l objet d une validation finale La suppression est alors une opération technique complexe dont l ABES a la charge. Si vous souhaitez que l'abes supprime une fiche de thèse qui a fait l objet d une validation finale, nous vous demandons de suivre la procédure suivante : utiliser le guichet d'assistance de STAR mettre dans l'intitulé : Suppression doctorant mettre dans le corps du message : le numéro de la thèse concernée (par exemple THESE_1193) et le login du compte du doctorant (si vous ne le connaissez pas, préciser à défaut, le nom du doctorant) Une fois un doctorant supprimé, toutes les informations le concernant seront supprimées : il n'existe aucun moyen technique de "réanimer" une fiche. 6

10 Chapitre 3. Visualiser une thèse Quelle que soit la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, tous les rôles (STAR, NOVAL, META, SCOL, BIBL, FICH ou VALID) peuvent visualiser une thèse. A partir d un tableau de résultat, pour afficher une thèse, il suffit de cliquer sur n importe quelle information décrivant la thèse. Cette page présente un sommaire de toutes les métadonnées avec en regard le contenu détaillé : Dans le sommaire, les métadonnées sont réparties par groupes : Généralités ; Personnes ; Organismes ; Sujets de la thèse ; Thèse sur travaux ; 7

11 Droit ; Diffusion sur Internet ; Scénario de dépôt des fichiers ; Edition archivée ; Traitements ; Workflow ; Identifiants de la thèse dans STAR. Sur le volet de gauche, vous pouvez utiliser le sommaire pour faire apparaître l information qui vous intéresse sur le volet de droite. Sur le volet de droite, vous avez accès à la totalité des métadonnées. Tous ces groupes ne sont pas renseignés dans le cas d une nouvelle thèse que vous venez de créer Stockage des fichiers Cette action permet de visualiser l arborescence des répertoires dans lesquels le(s) fichier(s) de la thèse est(sont) déposé(s) et de pouvoir visualiser le document thèse lui-même Résultat de la validation Ce rapport fait état du succès ou de l échec de la validation. Il permet de voir les messages d erreurs d analyse du traitement en conformité à TEF : les causes d échec sont par exemple des données obligatoires manquantes, des valeurs incohérentes et non conformes à TEF Impression des métadonnées de la fiche de thèse 8

12 Vous pouvez imprimer l ensemble des métadonnées de la fiche de thèse pour faciliter le travail de lecture et de contrôle Afficher le bordereau Vous disposez ici d un bordereau d enregistrement de thèse soutenue à imprimer. Il n est pas obligatoire et vous en disposez selon vos besoins Formats d exports des métadonnées de la thèse Vous pouvez accéder aux différents formats d exports de vos fiches de thèse : le format TEF (format interne de l application STAR) ; le format MARC XML ; le format Dublin Core ; Le format Sudoc (qui sert à l alimentation du catalogue Sudoc). Ces exports reflètent l état d avancement de la saisie dans les formulaires STAR. Par conséquent, avant la validation finale, l export TEF génèrera toujours un fichier TEF incomplet. 9

13 Chapitre 4. Editer une thèse Pour pouvoir alimenter une fiche de thèse, vous devez au préalable avoir déjà créé un compte doctorant. La création d un compte doctorant crée en effet l environnement propre à chaque nouvelle thèse. Chaque nouvelle fiche de thèse apparaît dans la partie «à traiter» du tableau de bord. Reportez-vous à la documentation relative au tableau de bord pour connaître les différents états possibles de la thèse [ Les fiches de thèse en cours de saisie ou celles dont les métadonnées descriptives sont incomplètes apparaissent dans la zone «en cours de saisie». Une fois que l environnement de la thèse a été créé, cliquez sur le bouton pour éditer une thèse dans les résultats d une recherche, ou avec le lien «Editer cette thèse». A noter que la création d un compte doctorant peut également être provoquée dans le cas où votre établissement utilise la passerelle de STEP. Dans ce cas de figure, la plupart des formulaires présentés cidessous seront déjà renseignés. Il sera donc important de bien vérifier l exactitude des données saisies. Pour plus d information au sujet de la passerelle STEP/STAR, merci de vous reporter à cette documentation [ Onglet «La thèse» Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, seul le rôle STAR, NOVAL, META, SCOL ou BIBL peut intervenir dans cet onglet et chaque rôle n a pas forcément accès à tous les formulaires détaillés ci-dessous. Cet onglet est affiché par défaut lorsque vous éditez une thèse. Dans celui-ci vous devez renseigner : le Numéro National de Thèse (NNT) 10

14 Le numéro d'identification, attribué par la bibliothèque de l'établissement de soutenance, est obligatoirement composé de 12 caractères : les 4 premiers indiquent l'année de soutenance, les 4 suivants constituent le code de l'université ou de l'établissement et les 4 derniers correspondent à une séquence numérique ou alphanumérique d'enregistrement. Vous êtes totalement libres de faire ce que vous voulez pour le dernier segment et l'abes n'a pas à valider quoi que ce soit. En pratique, nous constatons que dans 98% des cas, ce dernier segment est une séquence numérique incrémentée au fur et à mesure de l'année ; certaines bibliothèques utilisent une lettre (notamment pour préciser une discipline). La langue de la thèse Afin de limiter les erreurs de saisie, une liste des codes langues a été chargée dans STAR, mais également un lien vers la liste ISO pour les langues qui ne seraient pas disponibles. Le titre original de la thèse, ses éventuels compléments de titre et la langue originale 11

15 Si vous ne trouvez pas la langue dans le menu déroulant, sélectionnez alors le type de langue «Autre». Vous devez ensuite cliquer sur le lien «Sélectionner la langue» pour choisir celle qui correspond à la langue souhaitée. Il n'est pas recommandé d'utiliser le caractère ":" dans les titres d'une thèse. Ce caractère spécial est en effet utilisé par Star pour délimiter un titre de son éventuel complément, et permet également un bon affichage de la notice de la thèse dans le Sudoc. Dans le cas où le titre de la thèse nécessite d'utiliser les deux points (formule mathématique ou chimique par exemple), nous vous conseillons d'utiliser la caractère "#" (code UTF8 : CB B8) à la place. le titre traduit dans une autre langue, et la langue de traduction Si vous ne trouvez pas la langue dans le menu déroulant, sélectionnez alors le type de langue «Autre». Vous devez ensuite cliquer sur le lien «Sélectionner la langue» pour choisir celle qui correspond à la langue souhaitée. La discipline Dans ce champ doit figurer la discipline de la thèse en préparation. Ce champ s auto-alimente automatiquement au fur et à mesure de vos saisies dans Star. Ainsi, par exemple, si dans un premier temps la discipline «Agronomie» ne figure pas dans la liste, il suffit de saisir ce terme une première fois et il sera par la suite proposé afin de vous faire gagner du temps. 12

16 La date de soutenance La date de soutenance doit toujours être saisie de la forme JJ/MM/AAAA. Le paramétrage du signalement Sudoc Ce formulaire permet de saisir la localisation Sudoc auquel devra être rattachée la thèse. En effet, dans le Sudoc, la notice bibliographique de la thèse est rattachée à une bibliothèque particulière : le RCR. A noter que si le correspondant STAR a paramétré la fiche établissement de l application, une liste présaisie peut apparaître à l écran. Vous pouvez à tout moment changer ou compléter le paramétrage par défaut du signalement Sudoc effectué par le correspondant STAR. Pour modifier le ou les RCR définis par défaut, cliquez sur lien «Ajoiter un RCR» puis le bouton «Lier à la notice RCR». Thèse sur travaux Vous pouvez également définir s il s agit d une thèse sur travaux ou non. Si c est le cas, un nouvel onglet «Travaux» apparaitra sur l interface. Reportez-vous au chapitre 4.4 pour plus d information à ce sujet. Pour conserver les données que vous venez de saisir, cliquez sur le bouton Onglet «Personnes et organismes liés» Une fois que les métadonnées de l onglet «La thèse» ont été saisies, vous pouvez renseigner l onglet «Personnes et organismes liés». Celui-ci est décomposé en deux parties : Personnes et Organismes. Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, seul le rôle STAR, NOVAL, META, SCOL ou BIBL peut intervenir dans cet onglet. 13

17 Celui-ci permet de répondre à la question : qui est concerné par cette thèse? Certaines métadonnées comme les noms, prénoms et dates de naissance sont normalement déjà présentes dans ce formulaire, puisqu elles ont été saisies (dans l annuaire des doctorants) au moment de la création du compte-doctorant. Toutefois, il faut créer les liens vers les notices d autorité du Sudoc Personnes Dans la partie «Auteur» sont affichés par défaut les éléments saisis pour cette personne dans l annuaire des doctorants. Vous pouvez toutefois modifier à ce niveau les nom, prénom, date de naissance et nationalité du doctorant si vous constatez une erreur. La correction sera ensuite répercutée dans l annuaire. Dans la partie «Intervenants», vous devez indiquer les noms et prénoms du ou des directeurs, ainsi que ceux des rapporteurs, du président et des membres du jury. Pour cela, utilisez le lien «Ajouter un intervenant». La notion d encadrant et de co-encadrant n existe pas dans STAR car elle n existe pas dans TEF [ La notion de directeur étant répétable, il est donc conseillé de saisir les directeurs, co-directeurs, encadrants et co-encadrants en tant que directeurs Organismes 14

18 Vous avez la possibilité de saisir le nom du ou des établissement(s) de co-tutelle, de l école doctorale et de chaque partenaire de recherche Comment lier aux référentiels d autorité du Sudoc? Vous devez toujours vérifier au préalable qu une notice d autorité externe provenant du référentiel Sudoc existe : il n y a pas lieu de saisir une autorité interne si une autorité externe Sudoc existe. Pour cela, cliquez sur l icône du SUDOC. Une nouvelle fenêtre s ouvre et la zone de recherche est automatiquement alimentée. Cliquez alors sur le bouton «Rechercher». 15

19 Il existe alors trois possibilités : Si plusieurs homonymes sont trouvés, une liste va apparaître à l écran. Sélectionnez alors l autorité pertinente pour afficher sa notice. S il n y a qu une seule notice autorité, vous la verrez apparaitre directement. Si aucune notice d autorité n existe, vous devrez la créer. Merci de vous reporter à la documentation relative aux autorités Sudoc [ Une fois la notice trouvée ou créée, cliquez sur le bouton pour lier la notice autorité dans STAR. Le référentiel et l identifiant de notice sont alors insérés automatiquement dans la fiche de la thèse. La procédure est la même pour toutes les personnes ou organismes liés. Afin de palier à toute erreur entre les éléments saisies dans les formulaires et la fiche liée dans IdRef, Star récupère systématiquement la forme retenue ainsi que son numéro PPN lorsque vous liez une notice. Lorsque le lien est fait, les formulaires sont donc à partir de ce moment grisé et ne peuvent plus être modifier. En cas d erreur, vous pouvez cependant effacer le contenu afin de pouvoir effectuer un nouveau lien vers IdRef Onglet «Sujets traités» 16

20 Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, seul le rôle STAR, NOVAL, META ou BIBL peut intervenir dans cet onglet. L intervention d un doctorant est toutefois possible dans la partie indexation libre. Cet onglet correspond à l indexation matière de la thèse : il permet de répondre à la question «De quoi parle la thèse?». L ensemble des informations saisies à cet endroit permettent d alimenter le signalement de vos thèses dans le catalogue SUDOC, le réservoir OAI-PMH de STAR, et les éventuels sites de diffusion Indexation libre L indexation libre peut être alimentée par les doctorants si votre établissement autorise leur intervention dans STAR. Elle peut donc déjà contenir une liste de mots-clef et les résumés (en français et en anglais, obligatoirement). Toutefois, si le doctorant n est pas intervenu, c est au rôle STAR, NOVAL, META ou BIBL de compléter ces champs. Le guide du doctorant recommande de limiter les résumés à 1700 caractères (espaces compris) quelle que soit la langue. STAR accepte cependant jusqu à 4000 caractères (espaces compris) au maximum, afin de laisser un peu de marge. Toutefois, au-delà de ce nombre, vous ne pourrez pas valider et devrait intervenir pour réduire la taille du résumé Indexation contrôlée Code domaine et indice dewey : 17

21 Le choix d'un code de domaine permet d'organiser le serveur OAI-PMH et d'accroître la pertinence du moissonnage. L indice Dewey est une métadonnée prévue dans TEF qui permet de rajouter un indice conforme à la 23 e édition du système de classification Dewey (SCD). Cet indice Dewey n est pas obligatoire, il a été ajouté dans STAR pour permettre aux établissements qui le souhaitent de les importer dans STAR et les récupérer dans leurs propres systèmes locaux. L indice AMS correspond aux indices de classification de la société américaine de mathématiques. L indice NLM correspond à la classification de la Library of Congress de médecine. Les données saisies dans ces trois formulaires sont ensuite disponibles en TEF dans le réservoir OAI- PMH. Type de document : En Dublin Core, le type de document permet de décrire la nature ou le genre d'une ressource, du point de vue de son contenu. Une thèse peut avoir des contenus mixtes (texte et image en mouvement, par exemple). Type de vedette autorité : Le rôle STAR, META ou BIBL selon la configuration choisie dans l application STAR doit veiller au bon emploi du langage RAMEAU et en particulier respecter les règles de construction propres à RAMEAU. Il peut se référer au Guide d'indexation RAMEAU, dans sa dernière édition, rédigé et publié par la Bibliothèque nationale de France. 18

22 L application offre la possibilité de choisir entre plusieurs types d éléments d entrée. Vedette personne : Une personne physique est l objet de la thèse. L élément d entrée de la vedette est le nom de la personne. Ex. : une thèse portant sur Paul Cézanne aura comme vedette matière personne : Cézanne, Paul. Choisir "Personne" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 600 en unimarc. Vedette collectivité : Une collectivité est l objet de la thèse. Ex. : une thèse portant sur l Association des Françaises diplômées des universités aura comme vedette collectivité : Association des Françaises diplômées des universités. Choisir "Collectivité" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 601 en unimarc. Vedette Famille : Une famille est l objet de la thèse. Ex. : une thèse portant sur les Carolingiens aura comme vedette famille : Carolingiens (dynastie). Choisir "Famille" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 602 en unimarc. Vedette Auteur-Titre : Une œuvre (identifiée par son titre et son auteur) est l objet de la thèse. Ex. : une thèse portant sur l œuvre de Victor Hugo «Les travailleurs de la mer» aura comme vedette auteurtitre : Hugo, Victor ( ), Les travailleurs de la mer. Choisir "Auteur-titre" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 604 en unimarc. Vedette Titre Uniforme : Une œuvre connue par son titre uniforme ou par un titre conventionnel (la plupart des autres titres non anonymes utilisés pour des accès matière sont traités en vedette Auteur- Titre) est l objet de la thèse. Ex. 1 : une thèse portant sur les récits médiévaux «Le Roman de Renart» aura comme vedette titre : Roman de Renart. Ex. 2 : une thèse portant sur le film «La petite Lili» aura comme vedette titre : La petite Lili (film). Choisir "Titre uniforme" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 605 en unimarc. Vedette Nom commun Rameau : Un concept, une notion, une discipline est l objet de la thèse. Ex. : une thèse portant sur le droit communautaire aura comme vedette nom commun : droit communautaire. Choisir "Nom commun Rameau" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 606 en unimarc. Vedette Nom Commun Fmesh : Choisir "Nom commun FMesh" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 606 en unimarc. Vedette Nom géographique : Un lieu géographique est l objet de la thèse. Ex. : une thèse portant sur les îles Kerguelen aura comme vedette nom géographique : Kerguelen (Terres australes et antarctiques françaises ; îles). Choisir "Nom géographique" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 607 en unimarc. Vedette Marque : Choisir "Marque" permettra dans la notice bibliographique de la thèse dans le Sudoc la création d'une zone 616 en unimarc. 19

23 Subdivisions : Le langage RAMEAU prévoit la possibilité d ajouter des subdivisions à un élément d entrée pour affiner l indexation du document. Voici les types de subdivisions les plus courants : Subdivision de sujet : Précise un aspect du sujet, un domaine dans lequel est étudié le sujet ou un angle sous lequel il est envisagé dans la thèse. Ex. : Femmes - - Travail Subdivision chronologique : Précise la période envisagée dans la thèse. Ex. : Littérature française - - Avant 1500 Subdivision géographique : Précise la localisation du sujet traité dans la thèse. Ex. : Femmes - - France Subdivision de forme : Précise la nature et la présentation matérielle du document indexé. Ex. : Droit public - - Thèses et écrits académiques Tous les documents déposés dans STAR étant des thèses, le système STAR ajoute systématiquement dans l indexation matière à tout élément d entrée la subdivision de forme «Thèses et écrits académiques». Il est donc inutile de saisir cette subdivision-là, dans le contexte de l alimentation par formulaires Comment lier aux référentiels d autorité du Sudoc? Vous devez toujours vérifier au préalable qu une notice d autorité externe provenant du référentiel Sudoc existe : il n y a pas lieu de saisir une autorité interne si une autorité externe Sudoc existe. Pour cela, cliquez sur l icône du SUDOC. Une nouvelle fenêtre s ouvre et la zone de recherche est automatiquement alimentée. Cliquez alors sur le bouton «Rechercher». 20

24 Il existe alors trois possibilités : Si plusieurs termes sont trouvés, une liste va apparaître à l écran. Sélectionnez alors l autorité correspondante pour afficher sa notice. S il n y a qu une seule notice autorité, vous la verrez apparaitre directement. Si aucune notice d autorité n existe, vous devrez la créer. Merci de vous reporter à la documentation relative aux autorités Sudoc [ Une fois la notice trouvée ou créée, cliquez sur le bouton pour lier la notice autorité dans STAR. Le référentiel et l identifiant de notice sont alors insérés automatiquement dans la fiche de la thèse. La procédure est la même pour tous les types de notices d autorités. Le pré-remplissage des notices IdRef depuis STAR a été amélioré lors de la création de la notice d'autorité Personne de l'auteur de la thèse (le doctorant). Dès lors que, dans STAR, sont renseignés les champs : Nom et Prénom du doctorant Date de naissance du doctorant Titre de la thèse Langue de la thèse 21

25 Discipline de la thèse Date de soutenance de la thèse Établissement de soutenance Nom et Prénom du Directeur de la thèse Les zones suivantes de la notice d'autorité de l'auteur de la thèse seront donc prée-remplies : zone 101 : pays associé à l'auteur zone 102 : langue de l'entité zone 103 : date de naissance zone 200 : vedette zone 340 : note biographique et d'activité zone 810 : source consultée avec profit 4.4. Cas particulier : Thèse sur Travaux FICH déclare en premier la thèse sur travaux Si la configuration des rôles définie par le correspondant STAR fait intervenir plusieurs rôles dans le circuit de dépôt d une thèse, le rôle FICH a la possibilité de déclarer avant les autres rôles la thèse sur travaux dans l onglet «Incarnation de la thèse, droits et dépôt de fichier». Le rôle FICH doit signaler si les travaux sont retirés de la thèse, donc qu il existe une version incomplète pour la diffusion, ou si les travaux ne sont pas retirés, donc qu il existe une version complète pour la diffusion. C est ce rôle qui aura la charge de déposer les fichiers en conséquence. Dans ce cas, le rôle META ou BIBL verra apparaitre une demande de confirmation dans l onglet «La thèse», leur permettant d alimenter les formulaires définissant les travaux (références des travaux : Titre, Auteur, Date). Une fois que le rôle META ou BIBL a confirmé la thèse sur travaux, le rôle FICH ne peut plus modifier cette information dans l onglet «Incarnation de la thèse, droits et dépôt de fichier». 22

26 META ou BIBL déclare en premier la thèse sur travaux Si la configuration des rôles définie par le correspondant STAR fait intervenir plusieurs rôles dans le circuit de dépôt d une thèse, le rôle META ou BIBL peut déclarer en premier la thèse sur travaux dans l onglet «La Thèse». Dans ce cas particulier, le rôle META ou BIBL fait apparaitre l onglet «Thèse sur Travaux» qu il convient d alimenter en conséquence NOVAL ou STAR déclare la thèse sur Travaux Si la configuration des rôles définie par le correspondant STAR ne fait intervenir que le seul rôle STAR ou le rôle sans validateur NOVAL, celui-ci ne peut déclarer une thèse sur Travaux que dans l onglet «La thèse» Le rôle STAR ou NOVAL fera alors apparaitre l onglet «Thèse sur Travaux» qu il convient d alimenter en conséquence Onglet «Thèse sur Travaux» Cet onglet n apparait dans l interface de STAR que s il s agit d une thèse sur travaux. Quelle que soit la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, seul le rôle STAR, NOVAL, META ou BIBL peut intervenir dans cet onglet. 23

27 Vous pouvez ici décrire toutes les ressources de type «travaux» : Le titre, l éditeur, la langue, la date de publication ainsi que les auteurs sont demandés pour chacun d entre eux. 24

28 Chapitre 5. Déposer les fichiers d une thèse Vous devez sélectionner l onglet «Incarnation de la thèse, droits et dépôt de fichier» pour effectuer le dépôt du document. Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, seul le rôle STAR, NOVAL ou FICH peut intervenir dans cet onglet. Il est obligatoire, au minimum, de déposer une édition complète de la thèse au format pdf ou xml contenue dans un fichier compressé (Zip). C'est cette édition qui sera stockée sur les serveurs du CINES pour archivage pérenne Préparer le dépôt des fichiers Pour pouvoir être archivé au CINES, un document doit être à fois VALIDE et BIEN-FORME. Ces deux notions recouvrent des sens différents selon le format auxquelles elles s'appliquent : ainsi, un fichier XML est bien-formé s'il a autant de balises ouvrantes que de balises fermantes, et est réputé valide s'il est conforme à la DTD ou au schéma qui le défini ; dans le cas d'un fichier PDF, il sera bien-formé s'il possède une entête sous la forme "%PDF-m.n" (m.n étant la version du format) et valide s'il se conforme à la spécification PDF : pour plus d'information voir Le CINES met à disposition sur un serveur Web, un outil de vérification des fichiers : FACILE (validation du Format d'archivage du CInes par analyse et Expertise) Cas particulier : Fichier non conforme à l archivage Que faire lorsqu une thèse déposée ou une de ces annexes n est pas valide sur FACILE et que le doctorant est devenu injoignable? La seule solution dans ce cas est de «recréer» un fichier conforme destiné à l archivage. Dans ce but, nous mettons à disposition un tutoriel [ réunissant toutes les astuces du réseau pour réaliser des fichiers conformes à l archivage au CINES. Dans ce cas, vous aurez 2 versions complètes du même document à déposer sur STAR : 25

29 La version «recréée» à déposer dans «Archivage de la thèse», La version initiale remise par le docteur à déposer dans «Diffusion de la thèse». La liste des formats de dépôts acceptés pour l archivage est disponible sur le site du CINES : Les fichiers destinés à l archivage ne doivent être ni cryptés, ni verrouillés. Il n y a pas de limite à proprement parler sur la taille des fichiers déposés au Cines. Cependant, si vous choisissez d effectuer un dépôt via la plate-forme TEL, la taille de chaque fichier est dès lors limitée à 80Mo. Tout fichier dont la taille est supérieure sera refusé et reviendra en erreur sur le tableau de bord. Le nom de chaque fichier doit contenir aucun caractère spécial (Eviter les accents, pas de caractères blancs, aucun espace, guillemets à proscrire ). En cas d annexes en format PDF, il faut construire le nom du fichier sous la forme : «nom_du_fichier_annexes.pdf». S il y a plusieurs fichiers annexes, on les numérotera ainsi : «nom_du_fichier_1_annexes.pdf, nom_du_fichier_2_annexes.pdf, nom_du_fichier_3_annexes.pdf, etc». Les fichiers dans les autres formats (son, images ) sont automatiquement considérés comme des annexes. Les formats PDF 1.2 et 1.3 ne sont plus acceptés par le Cines à partir de juillet Créer un fichier compressé (ZIP) Pour créer un fichier compressé, sélectionnez l ensemble des documents composant la thèse. Puis faites un clic droit sur l un des fichiers sélectionnés, sélectionnez «Envoyer vers» puis «Dossier compressé» 26

30 Le fichier compressé contenant tous les documents composant la thèse apparaitra avec l extension ZIP. Par défaut, le fichier compressé portera le même nom que le fichier sur lequel vous avez effectué le clic droit. Le fichier compressé est maintenant prêt à être chargé dans l application STAR. Vous pouvez tout à fait utiliser votre logiciel de compression habituel sans forcément suivre cette méthode pas à pas, tant que vous pouvez créer un fichier compressé avec l extension ZIP. Les fichiers destinés à l'archivage pérenne au CINES doivent être nommés sans recourir aux accents, 27

31 espaces ou caractères spéciaux. Il n est de plus pas nécessaire de mettre les fichiers dans un ou plusieurs répertoires avant de les zipper Charger les fichiers dans STAR Pour déposer le ou les fichiers de la thèse, cliquez sur le bouton. L application STAR comporte le module FACILE de vérification de conformité des fichiers déposés pour l archivage au CINES. Le module implémenté dans STAR teste directement les fichiers depuis le serveur FACILE du CINES, il est donc capable en temps réel de vous informer de la conformité de tous les fichiers. Vous aurez ainsi la garantie que le fichier déposé est conforme, et dans le cas contraire, vous pourrez contacter le doctorant pour qu il puisse effectuer les corrections demandées. Si le test échoue et que le doctorant est injoignable, la seule solution est de «recréer» les documents défectueux Voir chapitre précédent «Cas particulier : Fichier non conforme à l archivage». Si l archive zip contient plusieurs fichiers, l application STAR vous demande de choisir le fichier maître. Ce doit obligatoirement être un fichier pdf ou xml. 28

32 Chapitre 6. Définir les droits de diffusion de la thèse et le scénario de dépôt des fichiers Le correspondant STAR de votre établissement a paramétré l application STAR et défini les droits de diffusion par défaut des thèses. Dans les situations les plus courantes, il n est pas nécessaire de changer de scénario. Toutefois dans le cas de thèses atypiques (versions différentes, droits restreints, autres modalités de diffusion), c est au rôle STAR, NOVAL ou FICH (selon la configuration des rôles définie dans l application) de modifier chaque scénario au cas par cas dans la fiche de thèse concernée Etablir les droits de diffusion en fonction de vos réponses Afin de simplifier la définition des droits de diffusion d une thèse, l application STAR présente un ensemble de questions simples dont vos réponses déterminent les droits de diffusion de la thèse Souhaitez-vous mentionner l organisme qui édite la thèse? Cette question permet de mentionner dans l application STAR l éditeur scientifique de la thèse. En répondant «oui», vous devez renseigner le nom de l éditeur, le lieu d édition et l année de mise en ligne. Par défaut, la réponse à cette question est «non» L auteur et l établissement autorisent-ils la diffusion sur Internet? Cette question permet de définir si la thèse sera ou non diffusée sur Internet. Deux cas de figure sont possibles : L auteur et l établissement autorisent la diffusion sur Internet, l édition de diffusion sera donc publiée 29

33 aussi bien sur Internet que sur Intranet. L auteur ou l établissement n autorisent pas la diffusion sur Internet, l édition de diffusion ne sera donc publiée que sur Intranet (rappel : la diffusion sur Intranet est obligatoire) Une période de restriction temporelle est-elle imposée? Vous ne pouvez répondre à cette question dans STAR que dans le seul cas où l auteur et l établissement ont tous deux autorisé la diffusion de la thèse sur Internet. Si l auteur impose un embargo, vous devez saisir la date de fin de la période d embargo. Si l établissement impose une période de confidentialité, vous devez également saisir la date de fin de confidentialité. A titre informatif, l interface de l application STAR indique la date à laquelle la thèse sera rendue publique sur Internet. La version de diffusion n est rendue publique sur Internet que sous réserve des délais de confidentialité. L application STAR calcule la période sous confidentialité (s'il y en a une) puis exporte la version de diffusion une fois que cette période est passée Existe-t-il une édition de diffusion? Cette question se pose si le format de la version d archivage déposée au CINES et celui de l édition de diffusion publié sur Intranet ou Internet sont différents, ou s il existe effectivement deux versions distinctes de la même thèse. Quelques exemples : 30

34 La version d archivage est au format PDF, elle est parfaitement diffusable en l état. Il n existe alors qu une seule édition commune aussi bien pour l archivage et la diffusion. Il s agit du cas rencontré le plus courant, il n existe donc pas d édition de diffusion à proprement parler. La version d archivage est au format XML. Ce format étant peu propice à une diffusion, une édition au format PDF a été créée. Nous avons ici deux formats (un pour l archivage, un pour la diffusion) ayant exactement le même contenu, en l occurrence la thèse. Il existe donc une version d archivage et une édition de diffusion bien distincte. La thèse fournie par le doctorant est un PDF enrichi avec des liens hypertextes. Celle-ci n étant pas à la bonne norme, elle est refusée par le CINES pour archivage, une version PDF mise à plat (perdant tous les liens) est rendue nécessaire pour l archivage. Nous retrouvons le même cas de figure que précédemment : une version d archivage en PDF «à plat» et une édition de diffusion en PDF «enrichi» Existe-t-il une édition de diffusion incomplète? Vous ne pouvez répondre à cette question que dans le seul cas où il s agit d une thèse sur travaux, et que pour des questions de droits ces travaux ont été retirés pour l édition de diffusion. Vous devez dans ce cas indiquer qu il existe une version incomplète de la thèse, et préciser, le cas échéant, quels sont les travaux qui ont été ou non retirés Où doit être diffusée la thèse? L application STAR permet de diffuser la thèse sur plusieurs plateformes de diffusion. Vous avez ici la possibilité de définir quels seront les plateformes qui diffuseront la thèse. Notez toutefois que la diffusion de la thèse sur ces plateformes s effectuera en fonction de la restriction temporelle imposée. 31

35 A noter : Vous avez la possibilité de rajouter plusieurs codes domaines TEL. Le remplissage de cette zone n est cependant pas obligatoire. Si cette zone n'est pas alimentée, STAR enverra à TEL le code domaine issu du set-oai L impression est-elle autorisée? Cette question est normalement définie par défaut dans l application STAR. Vous n avez accès à celle-ci que lors d un changement ponctuel de scénario de diffusion. En répondant à cette question, vous pouvez indiquer si l impression de l édition de diffusion est autorisée ou non. Cette question a son importance par rapport à la propriété intellectuelle de la thèse et la volonté de son auteur. Si cette métadonnée peut être saisie dans STAR, elle n empêchera pas d imprimer le document si celuici n a pas préalablement déjà été protégé avant d être chargé dans STAR. Répondre à cette question dans STAR ne fait que renseigner une métadonnée descriptive mais n agira pas sur le fichier lui-même La réutilisation du contenu est-elle autorisée? Cette question est normalement définie par défaut dans l application STAR. Vous n avez accès à celle-ci que lors d un changement ponctuel de scénario de diffusion. En répondant à cette question, vous pouvez indiquer si la réutilisation de contenu de l édition de diffusion est autorisée ou non. Au même titre que l autorisation d impression, la réutilisation de contenue est également soumise à la propriété intellectuelle et la volonté de l auteur. Si cette métadonnée peut être saisie dans STAR, elle n empêchera pas la réutilisation du document si celui-ci n a pas préalablement déjà été protégé avant d être chargé dans STAR. Répondre à cette question dans STAR ne fait que renseigner une métadonnée descriptive mais n agira pas sur le fichier lui-même Description des divers scénarios de diffusion possibles Le rôle CORS a la charge de définir un scénario de diffusion par défaut dans l application STAR. Dans les cas les plus courants, le rôle NOVAL ou FICH n a donc pas à modifier le scénario de diffusion au moment de la procédure du dépôt national. Toutefois, pour des thèses particulières, le scénario de diffusion par défaut ne peut plus convenir, le rôle NOVAL ou FICH a donc la charge de déterminer le nouveau scénario de diffusion. 32

36 Déterminer les divers cas de scénarios de diffusion Dans l application STAR, il existe six cas particuliers de diffusions de la thèse. Vous pouvez vous aider de l arbre ci-dessous pour déterminer quel cas de figure correspond au scénario désiré de diffusion de la thèse Cas 1 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet/Internet Il s agit ici du cas généralement le plus courant lorsque la diffusion est autorisée sur Internet. Il n existe en effet qu une seule et même édition de la thèse, qui est utilisé aussi bien pour le dépôt national auprès du CINES que pour la diffusion sur Intranet et Internet. 33

37 Dans le cas d un éventuel embargo demandé par le docteur, il est possible de saisir une URL pour la diffusion en Intranet. Exemple : Le même fichier PDF sert à l archivage pérenne et à la diffusion Intranet et Internet Cas 2 : Une version d archivage et une édition de 34

38 diffusion sur Intranet/Internet Dans ce cas de figure, il existe deux éditions différentes d une même thèse. L une est réservée au dépôt national au CINES, l autre destinée à la diffusion aussi bien Internet qu Intranet. Dans le cas d un éventuel embargo demandé par le docteur, il est possible de saisir une URL pour la diffusion en Intranet. Exemple : Alimentation de STAR par formulaires (Cycle dépôt national) L établissement travaille le document remis par le docteur : un fichier XML sert à l archivage pérenne et un fichier PDF est destiné à la diffusion Intranet et Internet Cas 3 : Une seule version pour l archivage et l Intranet, et une édition de diffusion Internet incomplète Dans ce cas de figure, il s agit d une thèse sur travaux, ces derniers sont conservés pour l édition destiné au dépôt national et la diffusion Intranet, mais il existe une version incomplète de la thèse dont les travaux 35

39 ont été retirés. L édition incomplète est alors destinée à la diffusion Internet. Dans le cas d un éventuel embargo demandé par le docteur, il est possible de saisir une URL pour la diffusion en Intranet. Exemple : La version complète de la thèse est archivée et diffusée sur Intranet. Par ailleurs, pour pouvoir diffuser sa thèse sur Internet, une version incomplète de la thèse est fabriquée en enlevant les images soumises à droits d auteur Cas 4 : Une version d archivage, une édition de diffusion Intranet complète et une édition de diffusion Internet incomplète Dans ce cas de figure, il s agit comme pour le cas 3 d une thèse sur travaux : il existe ainsi une version complète et une version incomplète de la thèse. Toutefois, à l instar du cas 2, il existe deux éditions de la version complète. L une est destinée au dépôt national et l autre à la diffusion sur Intranet. 36

40 Dans le cas d un éventuel embargo demandé par le docteur, il est possible de saisir une URL pour la diffusion en Intranet. Exemple : L établissement travaille la version complète remise par le docteur : un fichier XML sert à l archivage pérenne et un fichier PDF est destiné à la diffusion sur Intranet Par ailleurs, pour pouvoir diffuser sa thèse sur Internet, une version incomplète de la thèse est fabriquée en enlevant les images soumises à droits d auteur Cas 5 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet uniquement Il s agit ici du cas généralement le plus courant lorsque la diffusion n est pas autorisée sur Internet. Il n existe en effet qu une seule et même édition de la thèse, qui est utilisé aussi bien pour le dépôt national auprès du CINES que pour la diffusion sur Intranet uniquement. Exemple : Le même fichier PDF sert à l archivage pérenne et à la diffusion Intranet. L auteur refuse la diffusion sur Internet. 37

41 Cas 6 : Une version d archivage et une édition de diffusion sur Intranet uniquement Dans ce cas de figure, il existe deux éditions différentes d une même thèse. L une est réservée au dépôt national au CINES, l autre destinée à la diffusion aussi bien Internet qu Intranet. Exemple : 38

42 L établissement travaille le document remis par le docteur : un fichier XML sert à l archivage pérenne et un fichier PDF est destiné à la diffusion Intranet. L auteur refuse la diffusion sur Internet. 39

43 Chapitre 7. Valider une thèse Il existe deux types de validations : Alimentation de STAR par formulaires (Cycle dépôt national) Les validations intermédiaires Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, seuls les rôles META, SCOL, FICH ou BIBL peuvent effectuer une validation intermédiaire. La validation finale Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, les rôles STAR ou VALID ont la charge de la validation finale d une thèse. Si la configuration retenue est celle où seul le rôle STAR intervient, reportez-vous directement au Circuit de validation des rôles mixtes (NOVAL, META, VALID) ou éclatés (SCOL, BIBL, FICH, VALID) Selon la configuration des rôles définie par le correspondant STAR, les rôles NOVAL, META, SCOL, BIBL ou FICH doivent effectuer une validation intermédiaire. Une fois que sont saisies l ensemble des métadonnées descriptives relatives à la thèse, et que leur conformité a été vérifiée, cliquez sur le bouton pour effectuer une validation intermédiaire. Deux cas de figure peuvent s offrir à vous : Une erreur de validation est signalée, révélant des erreurs empêchant la production en TEF. Aucune erreur n est détectée, la validation intermédiaire est effectuée avec succès. La transformation de la fiche de thèse en TEF valide ( = conforme au schéma TEF) et complet ( = conforme au schématron TEF ) est possible. Vous obtenez alors le message suivant «Aucune erreur détectée». Enfin, la thèse disparaît du tableau de bord et n est plus éditable par votre rôle. Le bouton VALIDER n est pas disponible pour le rôle VALID, tant qu une fiche de thèse n a pas reçu les validations intermédiaires des autres rôles. Le rôle VALID peut également refuser une validation et demander l intervention des rôles NOVAL, META, SCOL, BIBL ou FICH pour correction Consulter le rapport d erreur de validation 40

44 Ce rapport fait état du succès ou de l échec de la validation. Il permet de voir les messages d erreur d analyse du traitement en conformité à TEF : les causes d échec sont par exemple des données obligatoires manquantes, des valeurs incohérentes et non conformes à TEF. Consultez le rapport de validation qui s affiche à l écran. Le nombre d erreurs est listé. Pour chacune d entre elles, vous avez en bleu, une «traduction» littéraire de l erreur. En vert, en dépliant l arborescence vous accédez à l erreur telle qu elle a été révélée par l application du schéma TEF et/ou du schématron. En suivant les instructions vous pouvez apporter les modifications adéquates. Une fois la correction effectuée, vous pouvez à nouveau procéder à une validation intermédiaire de la thèse. En règle générale, l application STAR met en place un contrôle dès la saisie dans les formulaires, ceci afin d éviter autant que possible les rapports d erreurs de validation. Parmi les erreurs de validation les plus courantes, on peut trouver par exemple : Zone obligatoire non saisie Oublie de faire le lien vers les autorités Sudoc Absence de résumé français et anglais Pour les thèses sur travaux, absence de description des travaux retirés Lors d un dépôt d une édition de diffusion partielle, absence de description des éléments retirés Refuser une validation intermédiaire avec la fonction commentaire Le rôle VALID peut bloquer le dépôt en demandant aux rôles NOVAL, META, SCOL, BIBL ou FICH de corriger leurs saisies. Pour cela, il doit déposer un commentaire avec le bouton. 41

45 Une boite de dialogue permet de justifier ou préciser cette décision. Ce commentaire porte précisément sur la zone qui pose problème et qui justifie le refus de validation. Le rôle «incriminé» sait donc exactement à quel endroit de la fiche il doit faire cette correction. Automatiquement, le statut de la fiche de thèse change : Pour les rôles concernés par ces modifications (NOVAL, META, SCOL, BIBL ou FICH), il devient «à corriger». Pour le rôle VALID, il devient «en correction» Corriger les formulaires Si le rôle VALID a bloqué un dépôt et demandé des corrections, le statut de la fiche de thèse devient «à corriger» pour les rôles concernés. La zone à corriger est celle qui a fait l objet d un commentaire. Les rôles NOVAL, META, SCOL, BIBL ou FICH doivent procéder aux corrections demandées puis terminer en cliquant sur Procéder à la validation finale Lorsque les rôles auront corrigé leur saisie et procédé à une nouvelle validation intermédiaire, la fiche de thèse retrouvera le statut «à traiter» pour le rôle VALID. La validation finale n intervient qu à la fin du cycle de dépôt national de la thèse. Une fois toutes les vérifications effectuées sur les métadonnées et le fichier thèse, vous pouvez procéder à la validation finale de la thèse en cliquant sur le bouton. Attention, il s agit ici de la validation finale et définitive d une thèse. Celle-ci est alors transmise au 42

46 CINES pour archivage. Le cycle «dépôt national» est alors achevé. La validation finale entraîne : l'envoi des documents thèses au CINES pour archivage pérenne ; la génération automatique de la notice bibliographique dans le Sudoc et dans «theses.fr» par import des métadonnées (TEF converties en unimarc) ; l attribution d une URL pérenne ; les autres "sorties" de STAR : exposition des métadonnées sur un serveur moissonable, envoi aux plateformes de diffusion. Dans l application STAR, la thèse passe au statut «Thèses archivées». Elle reste tout de même accessible en édition par tous les rôles pour mise à jour ultérieure des métadonnées et le dépôt de nouvelles versions de diffusion. Consultez la partie «Cycle mise à jour» pour plus d informations [ Circuit de validation du rôle STAR Le bouton est disponible en permanence pour le rôle STAR. Toutefois, un contrôle empêche de l utiliser tant que les formulaires indispensables à un dépôt de thèse n ont pas été renseignés. Attention, il n existe aucune validation intermédiaire dans le cas où l établissement a choisi la configuration d un rôle unique STAR pour l alimentation par formulaires. Si le rôle STAR utilise le bouton VALIDER, il déclenche définitivement l archivage au CINES et clôture le cycle «dépôt national» Consulter le rapport d erreur de validation 43

47 Ce rapport fait état du succès ou de l échec de la validation. Il permet de voir les messages d erreur d analyse du traitement en conformité à TEF : les causes d échec sont par exemple des données obligatoires manquantes, des valeurs incohérentes et non conformes à TEF. Consultez le rapport de validation qui s affiche à l écran. Le nombre d erreurs est listé. Pour chacune d entre elles, vous avez en bleu, une «traduction» littéraire de l erreur. En vert, en dépliant l arborescence vous accédez à l erreur telle qu elle a été révélé par l application du schéma TEF et/ou du schématron. En suivant les instructions vous pouvez apporter les modifications adéquates. Une fois la correction effectuée, vous pouvez à nouveau procéder à une validation finale de la thèse. En règle générale, l application STAR met en place un contrôle dès la saisie dans les formulaires, ceci afin d éviter autant que possible les rapports d erreurs de validation. Parmi les erreurs de validation les plus courantes, on peut trouver par exemple : Zone obligatoire non saisie Oublie de faire le lien vers les autorités Sudoc Absence de résumé français et anglais Pour les thèses sur travaux, absence de description des travaux retirés Lors d un dépôt d une édition de diffusion partielle, absence de description des éléments retirés Procéder à la validation finale La validation finale n intervient qu à la fin du circuit de dépôt national de la thèse. Une fois toutes les vérifications effectuées sur les métadonnées et le fichier thèse, le rôle STAR peut procéder à la validation finale de la thèse en cliquant sur le bouton. Attention, il s agit ici de la validation finale et définitive d une thèse. Celle-ci est alors transmise au CINES pour archivage. Le cycle «dépôt national» est alors achevé. La validation finale entraîne : l'envoi du document thèse au CINES pour archivage pérenne ; la génération automatique de la notice bibliographique dans le Sudoc et dans «theses.fr» par import des métadonnées (TEF converties en unimarc) ; l attribution d une URL pérenne ; les autres "sorties" de STAR : exposition des métadonnées sur le serveur OAI-PMH, envoi aux plateformes de diffusion. 44

48 Dans l application STAR, la thèse passe au statut «Thèses archivées». Elle reste tout de même accessible en édition par tous les rôles (sauf validateur) pour mise à jour ultérieure des métadonnées et le dépôt de nouvelles versions de diffusion. Consultez la partie «Cycle Mise à jour» pour plus d informations [ 45

49 Chapitre 8. Fiches retournées en erreur après validation finale Malgré les contrôles mis en place dans STAR, certaines erreurs peuvent intervenir après la validation finale. Afin de faciliter le circuit des exports de STAR, des raccourcis supplémentaires peuvent donc apparaître sur le tableau de bord vous informant des rejets/erreurs lors des exports de fiches vers le CINES, le Sudoc ou bien TEL/Pastel. Les rôles BIBL, NOVAL et META voient uniquement les erreurs TEL et Sudoc, tandis que le rôle FICH ne voit que les erreurs CINES. Le rôle STAR peut voir toutes les erreurs et les corriger. Enfin, le rôle CORS peut quand à lui voir n importe quelle erreur retournée depuis son tableau de bord, mais ne peut intervenir sur les fiches. En cliquant sur l un des liens du tableau de bord, vous accédez à une liste de résultat dans laquelle vous devez utiliser le mode «visualisation» afin de connaître les raisons de cette erreur dans la partie «Traitements» du résumé de la thèse. Les différentes erreurs rencontrées dans STAR sont les suivantes : CINES KO «Timeout» ou «(No such file or directory)» : Le nom du fichier déposé contient des caractères spéciaux refusés par le Cines. Le fichier n a donc pas été archivé. Il est nécessaire de supprimer les fichiers, corriger les noms et procéder à un nouveau dépôt. CINES KO «Le versement n'est pas valide» : Un des fichiers déposé n'est pas conforme aux contrôles de validation de format. Le fichier n a donc pas été archivé. Il est nécessaire de supprimer les fichiers, procéder à un nouveau dépôt avec un nouveau fichier conforme CINES KO «Le versement n'est pas valide : Le fichier [sip.xml] est invalide» ou «Impossible de trouver un fichier correspondant au fichier décrit dans le SI» : Il y a peut-être eu un problème au moment du transfert de fichier, vérifier que le fichier est bien déposé via le bouton "Voir le stockage des fichiers". Si tout est correct, valider à nouveau. Sinon supprimer les fichiers déposés et procéder à un nouveau dépôt. 46

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