Une société burundaise où les paysans parviennent à couvrir leurs besoins socioéconomiques par moyens financiers et matériels générés par eux-mêmes.

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1 Réf. N :../CAPAD/SE/2014 TERMES DE REFERENCE POUR UN AUDIT FINANCIER EXTERNE 1. Présentation de CAPAD Institution La Confédération des Associations des Producteurs Agricoles pour le Développement, CAPAD en sigle, est une association sans but lucratif agréé par l Ordonnance Ministérielle n 530/1593 du 31 décembre Organes Comme toute association légalement fondée, CAPAD dispose des organes composés comme suit : - L Assemblée Générale qui est l organe suprême; - Le Comité Exécutif ; - Le Comité de Surveillance ; - La Secrétariat Exécutive. Membres et zone d action Les membres de CAPAD sont des Coopératives de producteurs réparties dans 14 provinces dont Kirundo, Ngozi, Kayanza, Bubanza, Bujumbura Rural, Cibitoke, Muramvya, Gitega, Rutana et Makamba, Bujumbura, Ruyigi,Cankuzo et Karusi. Les filières agricoles développées sont choisies par les producteurs eux-mêmes à savoir : Pomme de terre, Manioc, Cultures Maraîchères, Maïs, Haricot jaune, Sorgho, Riz, Arachide. Actuellement, CAPAD compte ménages dont plus de 70% sont des femmes. Vision Une société burundaise où les paysans parviennent à couvrir leurs besoins socioéconomiques par moyens financiers et matériels générés par eux-mêmes. Mission Favoriser la transformation de l agriculture et de l élevage au Burundi par le développement des filières agricoles porteuses et innovatrices. Objectifs institutionnel 1. Contribuer à la réduction de la pauvreté par la professionnalisation de l agriculture et de l élevage ; 2. Encadrer les producteurs agricoles autour des filières les plus rentables dans leurs régions ; 3. Eduquer les producteurs agricoles à promouvoir la culture de l épargne ; 4. Défendre les droits économiques, sociaux et culturels des producteurs ; 5. Favoriser l émergence du leadership paysan ; 6. Contribuer à la promotion de l égalité des genres ; Termes de Référence pour un Audit Financier Externe 1/6

2 7. Inculquer aux producteurs agricoles les valeurs de tolérance, de réconciliation et de solidarité. Programmes Intensification agricole; Epargne et crédit ; Plaidoyer et mobilisation communautaire ; Paix et mouvement paysan fort ; VIH/SIDA et justice genre ; Projet CATALIST ; Priorités Le producteur agricole est au cœur de toutes les activités de la CAPAD : Les actions mises en place cherchent systématiquement à atteindre l amélioration des conditions de vie et l augmentation des revenus des producteurs. Les activités d accompagnement de la CAPAD sont principalement constituées par les formations, l appui conseil, l élaboration et le suivi de la mise en œuvre des plans d action des coopératives, la recherche de financement, la représentation et la facilitation des négociations. Dans l idéal, la CAPAD doit avoir une dimension nationale. Entretenir de bonnes relations avec les autres acteurs : Plus elles sont étroites, faites d échanges d informations, de conseils, plus elles sont professionnelles et mettent en confiance les différents partenaires. Des coopératives à vocation prioritairement économique : Respect des 4 principes de base de la commercialisation de tout produit, qui sont : la qualité, les délais, les quantités, le prix. Compter d abord sur ses propres moyens en partant des mutuelles de solidarité jusqu à la coopérative. L intégration du genre : Pour répondre aux problèmes de l inégalité genre et de l impact du VIH/ SIDA. Stratégies d intervention Les activités du CAPAD cherchent à s intégrer parfaitement dans la stratégie nationale de développement rural, par son ambition de contribuer à la transformation du monde rural en favorisant : le développement économique à travers la valorisation des filières agricoles rentables ; la maîtrise des pratiques culturales et de la mise en marché collective ; l augmentation des revenus des agriculteurs et éleveurs à travers la commercialisation de leurs produits ; l émergence d une catégorie d entrepreneurs agricoles ; la synergie entre les différents acteurs du développement agro économique ; la mise en place des mécanismes de financement de proximité dans le secteur agricole. 2. Principes fondamentaux Termes de Référence pour un Audit Financier Externe 2/6

3 L audit est réalisé par un auditeur indépendant (qui n a pas de liens privilégiés avec les responsables de l ORGANISATION), possédant la compétence requise. La mission d audit sera réalisée conformément aux normes internationales d'audit définies par la Fédération Internationale des Auditeurs (IFAC) ou leur équivalent local reconnu légalement et se passera à toutes les vérifications et contrôles que l'auditeur pourra juger nécessaires en la circonstance. Il s agit d un audit financier qui devrait concerner tous les fonds et projets gérés par l ORGANISATION. 3. Objectifs généraux de l audit financier L audit financier devra, sur la base d une étude (pour la description détaillée, voir le point 5); a. S exprimer sur la qualité de la gestion financière, la cohérence entre les procédures de prise de décision et la pratique quotidienne, la fidélité des rapports financiers propre à la CAPAD et les rapports d audit fournis par la CAPAD aux partenaires financiers. b. S exprimer sur les dépenses encourues au titre du contrat de subvention financé par le bailleur des fonds. Ce contrôle doit permettre de vérifier que les dépenses portées en compte par l organisation dans les rapports financiers pour l action financée par le contrat de subvention ont été réellement supportées, sont précises et éligibles. L éligibilité implique que les fonds mis à la disposition par la subvention ont été utilisés conformément aux termes et conditions du contrat de subvention. c. Fournir un rapport contenant les conclusions majeures sur lesquelles l opinion de l audit est basée. d. Elaborer des recommandations concrètes et pratiques destinées à renforcer les capacités de l'organisation en matière de gestion comptable et financière. e. De proposer, en concertation avec l'organisation, un plan d action d une durée minimum de six (6) mois pour la mise en application des mesures prioritaires à l amélioration du système opérationnel de gestion comptable et financière. f. Vérifier si les comptes généraux ont été préparés sur la base des principes et normes GAAP et/ou IFRS et des réglementations nationales. g. Vérifier si les documents comptables sont établis avec un logiciel de comptabilité ou s il sont faits à la main. h. Contrôler si les états financiers aient été approuvés par l Assemblée générale. i. contrôler que les réglementations internes liées aux approvisionnements aient été suivies j. Vérifier que les marchandises, les activités et les services financés aient été octroyés conformément aux accords de financement. k. Vérifier si le bilan et les postes de charges et produits sont conformes aux informations enregistrées dans le logiciel de comptabilité. l. Contrôler que les dépenses n entrent pas en conflit avec les procédures et les réglementations et qu elles soient attestées par les pièces justificatives exigées par la loi. m. Revoir toutes les procédures de contrôles internes et leur qualité. Faire des commentaires sur la documentation des contrôles interne. 4. Objectifs spécifiques de l audit financier (tâches de l auditeur) a. Etablir une appréciation sur le système de comptabilité en place, la politique et la pratique de gestion financière (en y incluant le respect des procédures, la tenue des livres, le dépôt et retrait des fonds, la gestion des comptes bancaires, procédure d appel d offre, etc.), les outils employés et leur pertinence dans le cadre d une gestion transparente. b. Etablir une appréciation sur l éligibilité des dépenses à savoir : - nécessaires à l exécution de l action. En d autres termes, l auditeur vérifie que les dépenses engagées pour une action ou une transaction ont été encourues en Termes de Référence pour un Audit Financier Externe 3/6

4 poursuivant la finalité prévue par l action et s assure qu elles étaient nécessaires à la réalisation des activités et des objectifs de l action. L auditeur vérifie, en outre, que les coûts sont prévus dans le budget du contrat de subvention et sont conformes aux principes de saine gestion financière, en particulier ceux de l optimisation des ressources et du rapport coût/efficacité et sont enregistrés dans les comptes de l organisation et sont identifiables, vérifiables et étayés par des justificatifs originaux. c. Exécuter un contrôle analytique des postes de dépense du rapport financier et vérifier que le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui du contrat de financement (authenticité et autorisation du budget initial) et que les dépenses encourues étaient prévues dans le budget du contrat de financement. d. Etablir une comparaison des recettes et dépenses réelles pour la période du rapport. Celles-ci doivent comprendre les anciens et nouveaux soldes du projet ainsi que des notes explicatives justifiant tout écart. Les états financiers audités doivent non seulement refléter la position financière consolidée de l'organisation auditée, mais doivent aussi inclure une ventilation des produits et des charges pour les donateurs ou programmes correspondants. Si l'organisation n'est pas en mesure de fournir une ventilation pour l'ensemble des donateurs, la part du bailleur des Fonds dans l'aide financière devrait, au minimum, être indiquée séparément. e. Le compte de résultats doit inclure une comparaison entre les charges prévues dans le budget et les charges réelles. Une telle comparaison donnera une indication quant au respect, par l'organisation, de ses obligations contractuelles à l'égard de tous les donateurs. f. Si le compte de résultats devait présenter un solde, il conviendrait de fournir des informations quant aux raisons de ce solde. En ce qui concerne les informations sur les fonds propres, les montants attribués aux différents programmes ou donateurs (réserves désignées) doivent être indiqués séparément. g. Si le compte de résultats de la contribution du bailleur des Fonds n'est pas clairement spécifié, des notes explicatives seront jointes pour éclaircir la relation entre les Comptes annuels et la partie financière du rapport sur les progrès présenté ultérieurement. h. Valider un état des recettes (source de financement et montant) i. Valider un état des flux de trésorerie j. Valider un bilan comptable k. Etablir une appréciation sur l existence d un mécanisme de contrôle interne, son application et ses limites. l. Etablir une appréciation sur le système et la pratique de rapportage financier et la cohérence avec le rapport d activités, m. Etablir une appréciation sur la cohérence entre les rapports financiers et les rapports d audit annuellement produit par la CAPAD. o. Elaborer une ébauche de Plan d Action pour la mise en application des mesures prioritaires de renforcement des capacités en gestion comptable et financière. Ce Plan d Action devra distinguer entre les différents niveaux de prise de décision et de mise en œuvre. p. D ajouter (avec commentaire) toute information trouvée pertinente dans le cadre de l audit et non couvert par les points 5.a à 5.f). 5. Le rapport d audit traitera l information suivante; a. remarque sur la nature et l étendu de l audit, b. remarque sur l accessibilité de l information requise pour mener l audit, c. remarque sur les dépenses réalisées, la régularité des pièces comptables à l appui et la relation avec le budget approuvé, d. remarque sur le paiement des salaires, la politique salariale et l effectif du personnel, Termes de Référence pour un Audit Financier Externe 4/6

5 e. remarque sur la gestion des fonds destinés au financement d activités dans le cadre de contrats de financement avec des partenaires financiers, f. remarque sur l effectivité des procédures et la pratique de contrôle interne, g. remarque sur la cohérence entre les rapports financiers, les audits annuels et la documentation à l appui, h. des recommandations sur les aspects trouvés comme étant faibles ou nonconformes aux principes comptables généralement admis, i. la conclusion et la déclaration finale de l auditeur. 6. La conclusion et déclaration de l auditeur La conclusion et la déclaration finales de l auditeur devront être clairement formulées, de manière compréhensible afin d aboutir à une interprétation unique pour toutes les parties prenantes. Dans la préparation de la conclusion et de la déclaration, l auditeur prendra en compte toute information vérifiable trouvée et/ou exprimée lors de l étude par le personnel, la direction, les membres du bureau, etc. La déclaration englobera l opinion de l auditeur sur les modalités de gestion au sein de la CAPAD et sera mise à la disposition de l'organisation. 7. La période couvert par l audit L audit externe prendra en compte la période du 01 Janvier 2013 au 31 Décembre 2013 donc 12 mois. 8. La durée de l audit L audit externe sera conduit du 09/6/2014 au 20/6/2014 soit au total 10 jours ouvrables. Le rapport final de l audit devra se présenter dans un délai d une semaine après le travail d audit. 9. Paiement Sur la base d un contrat + budget, stipulant la durée, la méthodologie, le contenu et les frais du travail demandé, l auditeur sera payé par la CAPAD. Les termes de paiement seront à établir avec l auditeur. 10. Composition de l équipe L auditeur, le cabinet d audit et le personnel d audit doivent être libres de tout lien d intérêt avec le bénéficiaire, les dirigeants ou les membres du personnel de celui-ci. L auditeur ou le cabinet d audit affecte à la mission des experts disposant obligatoirement des qualifications professionnelles requises en matière de normes internationales d audit et d expérience au moins trois ans. Les CV et diplômes seront mis à la disposition de la CAPAD. 11. Présentation des Rapports Le rapport final de l audit devra se présenter dans un délai de 3 semaines après signature du contrat. Termes de Référence pour un Audit Financier Externe 5/6

6 C'est-à-dire 2 semaines de travail d audit et une (1) semaine pour la production de rapport. Le bénéficiaire du contrat de financement disposera de quatre exemplaires originaux ainsi qu'une lettre de recommandation. 12. Présentation des offres techniques et financières Sur la base de ces Termes de Référence, CAPAD invite des Cabinets d Audit régionaux et internationaux à soumettre leur offre technique et financière, accompagnée des CV et des diplômes des Auditeurs proposés, avec une lettre adressée à Madame la Secrétaire Exécutive de la CAPAD, au plus tard le 27/05/2014 à 17h 00 et l ouverture des enveloppes aura lieu le 28 mai 2014 à 16h00 dans la salle des réunions de la CAPAD en présence des soumissionnaires qui désirent être présents. Pour des informations supplémentaires, les cabinets intéressés peuvent s adresser au siège de la coordination de CAPAD aux coordonnées suivantes : Bujumbura, Rohero II, Avenue KUNKIKO N 27 ; Tél : (+257) , BP : 24 Bujumbura capad_shirukubute@yahoo.fr Fait à Bujumbura, le././ 2014 Annick SEZIBERA Secrétaire Exécutive Termes de Référence pour un Audit Financier Externe 6/6