uestion de savoir Q Rôle et responsabilités du comité de retraite

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1 1. Quel est le rôle du comité de retraite? Le comité est l'administrateur du régime. Le comité est un sous-comité de l'employeur, du syndicat ou des deux qui approuve les décisions prises par le promoteur du régime (employeur, ou employeur et syndicat). Le comité agit à titre de négociateur auprès du promoteur du régime. Toutes ces réponses. Le comité administre le régime de retraite. Il assume toutes les fonctions relatives à l administration du régime, notamment sa gestion financière. Son rôle peut être comparé à celui du conseil d'administration d'une entreprise, qui prend les décisions stratégiques et contrôle les risques. 2. Parmi les activités suivantes, lesquelles sont des fonctions du comité de retraite? Choisir le comptable qui se chargera de vérifier les états financiers du régime de retraite. Fournir aux participants et aux bénéficiaires les relevés prévus à la loi. Interpréter les dispositions du régime de retraite. Surveiller les rendements de la caisse de retraite. Faire enregistrer les modifications au régime de retraite auprès des instances gouvernementales. Toutes ces réponses. Questionnaire B 1

2 En plus de ces fonctions, le comité doit, entre autres : choisir les fournisseurs de services établir une politique écrite de placement fournir aux instances gouvernementales l'information prévue par la loi voir à l'application des dispositions du régime de retraite. 3. Qui décide des placements de la caisse de retraite dans un régime où le choix des placements n'est pas fait par les participants? Le comité de retraite ou son délégataire. L'employeur. Les participants et les bénéficiaires. Le comité de retraite décide des placements de la caisse de retraite. Toutefois, il peut confier ce pouvoir à une personne compétente au moyen d'une délégation. De plus, même s il n y a pas eu de délégation formelle, toute personne qui fait des choix de placements pour le comité est assimilée à un délégataire du comité. 4. Depuis plusieurs années, l administration du régime de retraite est assurée par l employeur, qui ne rend pas compte de son travail au comité de retraite. À votre avis, est-ce que le comité de retraite exerce correctement son rôle? Oui. Le régime a toujours été administré par l employeur et il n y a jamais eu de problèmes. Oui. Même s ils ne rendent pas compte aux autres membres du travail de l employeur, les membres du comité de retraite désignés par l employeur s assurent qu il fait bien son travail. Le comité de retraite devrait obliger l employeur à lui rendre compte de son travail. Questionnaire B 2

3 Si le comité de retraite confie des tâches à l employeur, il doit aussi surveiller adéquatement son travail. Le comité devrait évaluer régulièrement le travail de l employeur et avoir des preuves du suivi qu il a exercé. Le règlement intérieur du comité de retraite devrait prévoir des règles sur la manière dont l employeur rend compte de son travail au comité. 5 Le comité de retraite ne rédige pas de procès-verbaux des réunions. Est-ce une bonne pratique? 1) Oui. Des procès-verbaux mal rédigés peuvent nuire aux membres du comité de retraite lors d une poursuite. 2) Le comité de retraite est obligé de rédiger les procès-verbaux. 3) Des procès-verbaux bien rédigés permettent de montrer comment le comité s est acquitté de ses fonctions. 4) Des procès-verbaux sont nécessaires pour permettre aux membres absents de faire connaître leur dissidence à l égard d une décision des autres membres. 5) 4. Depuis plusieurs années, l administration du régime de retraite est assurée par l employeur, qui ne rend Les pas réponses compte 3 de et 4 sont travail les bonnes. au comité Le règlement de retraite. intérieur du comité devrait prévoir les règles à suivre en ce qui concerne les procès-verbaux, qui font partie des livres et registres du régime À votre de retraite. avis, est-ce que le comité de retraite exerce correctement son rôle? Les procès-verbaux sont nécessaires pour montrer comment le comité de retraite s est acquitté Oui. de Le ses régime fonctions. a toujours Ils permettent été administré aussi par d informer l employeur un membre et il n y a absent jamais des eu décisions de prises problèmes. et, le cas échéant, de faire connaître sa dissidence. Oui. Même s ils ne rendent pas compte aux autres membres du travail de l employeur, les membres du comité de retraite désignés par l employeur s assurent qu il fait bien son travail. Le comité de retraite devrait obliger l employeur à lui rendre compte de son travail. Questionnaire B 3

4 6. Est-ce que le comité de retraite peut obliger les participants et les bénéficiaires à désigner un membre selon le mode qu il propose, lors de l assemblée annuelle? Chaque groupe peut décider du mode pour désigner un membre lors de l assemblée annuelle. Oui. Si le comité de retraite se prévaut de son droit de proposer un mode de désignation, les participants et les bénéficiaires sont tenus de suivre ce mode. Oui. Lorsque le texte du régime prévoit un mode pour désigner les membres lors de l assemblée annuelle, le comité de retraite doit s assurer du respect des dispositions du régime de retraite. Les participants et les bénéficiaires peuvent décider du mode pour désigner un membre lors de l assemblée annuelle. Ni le comité de retraite ni le texte du régime de retraite ne peuvent imposer de mode de désignation aux participants et aux bénéficiaires. 7. Vous débutez dans vos fonctions de membre votant au sein du comité. On vous informe que l'administration a été déléguée en totalité à l'employeur. Quelle formalité essentielle le comité est-il tenu de remplir? Réexaminer avec vous et les autres membres les délégations afin de les maintenir ou de les révoquer. Vous fournir une copie de l'entente conclue. Aucune formalité particulière; le fait de vous avoir informé verbalement suffit. Le comité doit réexaminer les délégations avec tout nouveau membre votant dans les 30 jours suivant l entrée en fonction de celui-ci afin de les maintenir ou de les révoquer. Ce réexamen permet au nouveau membre de se prononcer sur la compétence des délégataires. Il permet aussi aux autres membres du comité de vérifier si les délégations en cours sont toujours conformes à la volonté du comité, de les révoquer ou d'y apporter les ajustements requis. S'il y a désaccord avec la décision du comité de maintenir une délégation, tout membre votant peut faire enregistrer sa dissidence pour ne pas être tenu responsable. Questionnaire B 4

5 8. L actuaire du régime fournit au comité de retraite une liste de gestionnaires de portefeuille avec lesquels il pourrait conclure une entente. Est-ce que l actuaire est un délégataire du comité de retraite? 1) L actuaire ne prend pas la décision de choisir un gestionnaire. 2) Oui. Le seul fait de proposer une liste de gestionnaires est suffisant pour assimiler l actuaire à un délégataire du comité de retraite. 3) Fournir une liste de candidats potentiels ne comporte pas l exercice d un pouvoir discrétionnaire du comité de retraite. C est pourquoi l actuaire ne peut pas être considéré comme un délégataire du comité de retraite. La décision de choisir un gestionnaire doit être prise ultimement par le comité de retraite, qui peut ou non faire son choix à partir de cette liste. 9. Le règlement intérieur du comité de retraite prévoit que le président du syndicat est aussi le président du comité de retraite, tandis que le texte du régime de retraite mentionne qu un membre désigné par l employeur exerce cette fonction. Lequel de ces membres est le président du comité de retraite? 1) Le président du syndicat. 2) Le membre désigné par l employeur. 3) Le président du syndicat si le texte du régime donne préséance au règlement intérieur. 4) Le membre désigné par l employeur est le président du comité de retraite. Les règles prévues dans le régime de retraite pour désigner le président, le vice-président et le secrétaire prévalent sur celles du règlement intérieur. Toutefois, les règles prévues dans le règlement intérieur s appliquent si le texte du régime donne préséance à ce dernier ou si le texte du régime ne prévoit pas qui sont les dirigeants du comité. Questionnaire B 5

6 10. Vous avez voté contre une décision du comité de retraite. Êtes-vous responsable de cette décision au même titre que les membres qui ont voté en sa faveur? Oui. Un membre votant qui n est pas d accord avec une décision du comité pour des motifs sérieux doit manifester sa dissidence pour ne pas en être tenu responsable. Un membre présent à une réunion doit faire enregistrer sa dissidence sur-le-champ dans le compte rendu. S il a omis d exprimer sa dissidence lors de la réunion et que la décision n a pas encore été appliquée, le membre pourrait en faire part dans une lettre adressée aux autres membres ou lors d une réunion ultérieure. Un membre absent doit, pour ne pas être responsable d une décision avec laquelle il n est pas d accord, informer les autres membres par écrit de sa dissidence dans un délai raisonnable après avoir pris connaissance du compte rendu. 11. Pouvez-vous démissionner de vos fonctions de membre du comité de retraite? Oui. Toutefois, la démission d un membre ne le dégage pas de sa responsabilité à l égard des décisions prises durant son mandat. De plus, si sa démission est donnée sans motifs sérieux, le membre démissionnaire pourrait être tenu de réparer le préjudice causé. Le membre qui démissionne doit en informer par écrit les personnes désignées par le régime et aussi la Régie. Il serait prudent d indiquer les raisons de la démission dans l avis. La démission d un membre prend effet à la date de la réception de l avis, ou à la date postérieure indiquée dans l avis. Questionnaire B 6

7 12. Un fournisseur qui exerce un pouvoir discrétionnaire du comité de retraite est assimilé à un délégataire. Il a les mêmes obligations et la même responsabilité que celles qu aurait eues le comité de retraite s il avait exercé lui-même ces pouvoirs. Parmi les fonctions suivantes lesquelles comportent l exercice d un pouvoir discrétionnaire du comité de retraite? 1) Choisir le comptable qui vérifiera les états financiers de la caisse de retraite. 2) Interpréter les dispositions du régime de retraite. 3) Décider des modifications à faire à la politique de placement. 4) Prendre les moyens nécessaires pour surveiller les rendements de la caisse de retraite. 5) Toutes ces réponses. 6) Le comité s en remet à la compétence du fournisseur pour prendre une décision. Un pouvoir discrétionnaire se reconnaît à la liberté d appréciation, d action et de décision dont dispose son titulaire. 13. L administration du régime de retraite est confiée à un fournisseur de services qui détient tous les documents du régime, dont les livres et registres. Les membres du comité n ont pas accès aux renseignements financiers et administratifs sur le régime. Le fournisseur répond à leurs questions sur la base des renseignements qu il détient. S'agit-il d'une bonne pratique? Oui. Si des documents du régime sont détenus par un fournisseur de services, il faut s assurer : qu il les conservera aussi longtemps que requis qu il les remettra au comité de retraite ou au nouveau fournisseur à la fin de son contrat. Les membres doivent pouvoir consulter les documents du régime sur demande. Des règles à ce sujet devraient être prévues dans le règlement intérieur du comité de retraite et dans les contrats avec les fournisseurs. Questionnaire B 6

8 14. Le comité rencontre le gestionnaire de portefeuille. Celui-ci fait des recommandations qu'il demande au comité d'accepter rapidement. Le comité n'est pas à l'aise pour prendre une telle décision. Que devrait-il faire? Remettre à plus tard sa décision et consulter des ressources externes qui ont des connaissances en matière de placements pour l'aider à comprendre les recommandations du gestionnaire. Accepter les recommandations du gestionnaire, puisque la décision doit être prise rapidement. Accepter trop facilement les recommandations des experts sans poser les questions qui s'imposent peut constituer, dans certaines circonstances, un manquement aux obligations du comité de retraite d'agir avec prudence. Le règlement intérieur devrait prévoir des règles pour guider les membres dans la prise des décisions à l égard des recommandations des experts. 15. Vous êtes membre d'un comité de retraite qui administre un régime à prestations déterminées. Le régime est modifié pour que soient augmentées les rentes des participants. Le comité doit-il fournir une évaluation actuarielle à la Régie pour déterminer le coût de cette modification? Oui. Tout régime à prestations déterminées doit faire l'objet d'une évaluation actuarielle à la date de prise d'effet de toute modification qui a une incidence sur son coût. Si la modification n'a pas d'incidence sur le coût du régime, le comité doit fournir à la Régie une certification à cet effet. Questionnaire B 7

9 15. Le comité de retraite dont vous êtes membre doit être composé de combien de membres avec droit de vote? et plus. Le comité de retraite doit comporter trois membres avec droit de vote, dont deux nommés lors de l'assemblée annuelle. À défaut, il comprend deux participants au régime ou un participant et un bénéficiaire du régime. À ces personnes s'ajoute un membre indépendant désigné selon le régime de retraite. Le texte du régime doit prévoir la composition maximale du comité de retraite. 16. Qui a l obligation de fournir aux membres du comité de retraite les documents et les renseignements utiles pour administrer le régime? L employeur. Le syndicat. Le secrétaire du comité ou une autre personne désignée par le comité. Toutes ces réponses. Ces documents sont entre autres : le texte du régime et de ses modifications la politique de placement le règlement intérieur du comité les états financiers du régime la déclaration annuelle de renseignements. Dans un régime à prestations déterminées, ces documents comprennent aussi les évaluations actuarielles. Questionnaire B 9

10 17. Dans quel délai le comité de retraite doit-il tenir l assemblée annuelle? Dans les 6 mois de la fin de l exercice financier du régime. Dans un délai raisonnable. Avant la fin de l exercice financier qui suit la date de la convocation. La Loi sur les régimes complémentaires de retraite ne prévoit pas dans quel délai le comité de retraite doit tenir l assemblée annuelle. Il doit la tenir dans un délai raisonnable après la convocation. Celle-ci doit être faite dans les six mois de la fin de l exercice financier. 18. Un membre désigné à l assemblée annuelle avec droit de vote démissionne. Le comité de retraite peut-il le remplacer? Oui. Si un membre avec droit de vote nommé lors de l assemblée annuelle est absent ou empêché d agir, le comité doit désigner un remplaçant jusqu à la prochaine assemblée annuelle. Il en est de même si le poste est vacant. 19. Un membre désigné à l assemblée annuelle avec droit de vote démissionne. Ce membre devrait-il participer à la prise de décision concernant le choix du comptable? Oui. Un membre du comité doit éviter de se placer dans une situation où il pourrait y avoir un conflit entre son intérêt personnel et celui du régime de retraite. Le règlement intérieur du comité doit prévoir les règles de déontologie des membres. Habituellement, ces règles traitent des conflits d intérêts et de leur divulgation. Questionnaire B 10

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