Adopté : CAD Modifié : CAD N/Réf. : G Service des affaires corporatives Cégep de Chicoutimi

Transcription

1 Service des affaires corporatives Cégep de Chicoutimi N/Réf. : G RÈGLEMENT NO 9 portant sur la gestion financière du Collège Adopté : CAD Modifié : CAD Note : L utilisation des termes génériques masculins dans ce texte ne véhicule aucun préjudice à l égard des personnes et n a d autre but que d en alléger le contenu.

2 CÉGEP DE CHICOUTIMI TABLE DES MATIÈRES ARTICLE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Définitions Désignation Exclusions... 3 ARTICLE 2 PROCESSUS BUDGÉTAIRE ET FINANCIER Approbation des budgets normalisés Approbation des budgets spécifiques Communication Gestion budgétaire courante Contrôle interne Transferts budgétaires Responsabilité personnelle Comité de finance Vérification des livres Rapport financier annuel... 5 ARTICLE 3 TRANSACTIONS FINANCIÈRES Achat et location de biens et services Offre et vente de services Offre et vente de biens Contrats relatifs à des constructions Frais de séjour et de représentation Transactions effectuées à titre de fiduciaires... 6 ARTICLE 4 PAIEMENT DES TRANSACTIONS FINANCIÈRES Autorisation de paiement... 6 Page 1

3 CÉGEP DE CHICOUTIMI ARTICLE 5 TRANSACTIONS BANCAIRES Choix de l établissement Emprunts bancaires temporaires Mandat d emprunter à long terme... 7 ARTICLE 6 SIGNATURES POUR DES FINS SPÉCIFIQUES Signataires des effets bancaires Signatures des contrats d achat et de location de biens et de services Signatures des contrats de vente de services Signatures des contrats de vente de biens Signatures du fonds de dépannage... 8 ARTICLE 7 PROVISIONS EN CAS D ABSENCE OU D URGENCE En cas d absence En cas d urgence... 8 Page 2

4 ARTICLE Définitions ; 1.02 Désignation ; 1.03 Exclusions Définitions CÉGEP DE CHICOUTIMI DISPOSITIONS GÉNÉRALES Les définitions énoncées à l article 1.01 du Règlement numéro 1 portant sur la régie interne du collège valent pour le présent règlement. a) BUDGET Document de planification comportant d une part des revenus anticipés et d autre part des dépenses prévues. Le fonds de fonctionnement et le fonds d investissement font l objet d un budget séparé. b) BUDGET DE FONCTIONNEMENT Document de planification élaboré d une part sur la base des allocations ministérielles, d autre part sur la base de tout autre revenu particulier pour les activités réalisables habituellement à l intérieur d une année. Le budget de fonctionnement est conçu pour soutenir la tenue d activités réalisables à l intérieur d une année. Les allocations ministérielles sont dites normalisées, i.e. sans restriction lorsqu elles découlent de normes déterminées par le ministère. Elles sont dites spécifiques i.e. avec restriction lorsqu elles répondent à des fins expresses autorisées par le ministère. c) BUDGET D INVESTISSEMENT Allocations consenties pour soutenir les dépenses en capital. Elles sont soit normalisées soit spécifiques telles que définies au paragraphe intitulé «budget de fonctionnement». d) EXERCICE FINANCIER Période financière qui s étend du 1 er juillet au 30 juin Désignation Le présent règlement est désigné sous le nom de «Règlement sur la gestion financière du Collège» et porte le numéro Exclusions Sont exclus de l application du présent règlement, tous déboursés consécutifs à des retenues ou déductions à la source. ARTICLE 2 - PROCESSUS BUDGÉTAIRE ET FINANCIER 2.01 Approbation des budgets normalisés ; 2.02 Approbation des budgets spécifiques ; 2.03 Communication ; Page 3

5 2.04 Gestion budgétaire courante ; 2.05 Contrôle ; 2.06 Transferts budgétaires ; 2.07 Responsabilité personnelle ; 2.08 Comité de finance ; 2.09 Vérification des livres ; 2.10 Rapport financier annuel Approbation des budgets normalisés CÉGEP DE CHICOUTIMI Le conseil d administration adopte les budgets normalisés de fonctionnement et d investissement de chaque exercice financier et les soumet au ministre pour approbation conformément à l article 26 de la loi Approbation des budgets spécifiques Le comité exécutif adopte les budgets spécifiques de fonctionnement et d investissement au fur et à mesure de leur autorisation par le ministère Communication Une fois adoptés, les budgets de fonctionnement et d investissement sont communiqués à chacune des directions et des unités concernées du collège. En tout temps, le directeur des services administratifs rend disponibles, à chacune des directions et des unités administratives, les données financières par rapport aux budgets approuvés au fonctionnement et à l investissement Gestion budgétaire courante Sous réserve de l article 2.05, le contrôle et la gestion budgétaire des services du collège sont assumés par chacun des directeurs de service et/ou par la personne qu il délègue à cette fin comme responsable Contrôle interne Le contrôle interne et la coordination de l ensemble des opérations budgétaires du collège sont assurés par les services administratifs, en conformité avec les règlements et politiques en vigueur Transferts budgétaires Fonds de fonctionnement À condition que soit respectée l enveloppe globale du budget de fonctionnement normalisé du collège, des transferts budgétaires peuvent être effectués en cours d exercice financier pour toute dépense d opération courante autre que les salaires réguliers et les budgets particuliers alloués pour des projets spécifiques. Ces transferts budgétaires doivent être autorisés : a) par le directeur du service concerné ou la personne qu il désigne à cette fin pour toute modification au budget d un service ou d un département jusqu à concurrence de $ ; b) par le directeur des services administratifs ou la personne qu il désigne à cette fin pour toute modification budgétaire entre les services ou entre les départements, se situant entre $ et $ ; Page 4

6 CÉGEP DE CHICOUTIMI c) par le directeur général pour toute modification excédant $ Fonds d investissement normalisé a) par le directeur du service concerné ou la personne qu il désigne à cette fin pour toute modification au budget d un service ou d un département jusqu à concurrence de $ ; b) par le directeur des services administratifs ou la personne qu il désigne à cette fin pour toute modification se situant entre $ et $ ; c) par le directeur général pour toute modification excédant $ Responsabilité personnelle Toute transaction non conforme aux prescriptions du présent règlement entraîne la responsabilité personnelle de ceux qui l ont faite ou permise à moins que telle transaction n ait été dûment autorisée ou ratifiée par le conseil d administration ou le comité exécutif Comité de finance Le conseil d administration forme annuellement un comité de finance composé de cinq (5) membres dont les représentants sont des socio-économiques et des parents, le directeur général et le directeur des services administratifs ayant pour mandat : - d examiner avec les vérificateurs externes les états financiers, avant recommandation au conseil ; - d évaluer le travail des vérificateurs externes et transmettre un avis au conseil ; - de recommander la nomination de vérificateurs externes ; - de faire des recommandations concernant les prévisions et les révisions budgétaires ou tout autre dossier que lui confie le conseil d administration Vérification des livres Les livres comptables et le rapport financier annuel du collège sont vérifiés par un vérificateur externe qui est nommé par le conseil d administration selon la politique relative à l engagement et à l évaluation d un vérificateur externe. Le mandat donné à la firme doit être conforme aux prescriptions du règlement du gouvernement portant sur la vérification des états financiers des collèges d enseignement général et professionnel et de la procédure du collège portant sur l octroi du mandat de vérification des opérations financières Rapport financier annuel À la fin de chaque exercice financier, le rapport accompagné du rapport du vérificateur externe sont soumis au conseil d administration qui en dispose et les transmet au ministre. ARTICLE 3 - TRANSACTIONS FINANCIÈRES 3.01 Achat et location de biens et services ; 3.02 Offre et vente de services ; 3.03 Offre et vente de biens ; 3.04 Contrats relatifs à des constructions ; 3.05 Frais de séjour et de représentation ; Page 5

7 3.06 Transactions effectuées à titre de fiduciaire Achat et location de biens et services CÉGEP DE CHICOUTIMI Toute transaction relative à l achat de biens ou services doit être : négociée dans le respect des enveloppes budgétaires autorisées sur les budgets de fonctionnement et d investissement du collège ; conforme aux prescriptions de la politique d achat et de location de biens et de services et à la politique de gestion des ressources humaines du collège ; effectuée dans le respect des fins pour lesquelles les fonds ont été affectés ; approuvée par le directeur de service concerné ou la personne qu il désigne, en conformité avec la politique d achat Offre et vente de services Tout projet ou ensemble de projets d offre ou de vente de services doit être approuvé par le directeur de service concerné ou la personne qu il désigne à cette fin Offre et vente de biens Toute transaction relative à l offre et la vente de biens doit être : approuvée par le directeur des services administratifs et le directeur du service concerné ou la personne qu il désigne à cette fin jusqu à concurrence de $ et être conforme aux prescriptions de la politique de disposition, conformément aux normes du ministère, s il y a lieu ; approuvée par le comité exécutif pour $ et plus Contrats relatifs à des constructions Tous contrats relatifs à des constructions, transformations et aménagements ayant fait l objet d appel d offres public sont autorisés par le comité exécutif Frais de séjour et de représentation Les frais de séjour et de représentation sont assujettis à la politique de frais de voyage Transactions effectuées à titre de fiduciaires Le cadre responsable du projet et/ou le directeur des services administratifs sont habilités à autoriser toute transaction financière que le collège peut être amené à effectuer lorsqu il agit formellement, pour un dossier donné, à tire de fiduciaire. ARTICLE 4 - PAIEMENT DES TRANSACTIONS FINANCIÈRES 4.01 Autorisation de paiement L émission d un chèque ou d une autre pièce en paiement d une transaction dûment approuvée en vertu du présent règlement doit être autorisée par le directeur des services administratifs ou par la personne qu il délègue à cette fin. ARTICLE 5 - TRANSACTIONS BANCAIRES 5.01 Choix de l établissement ; Page 6

8 5.02 Emprunts bancaires temporaires ; 5.03 Mandat d emprunter à long terme Choix de l établissement CÉGEP DE CHICOUTIMI Le conseil d administration détermine par résolution l institution financière avec laquelle le collège peut transiger dans le cadre de ses opérations financières Emprunts bancaires temporaires Les emprunts bancaires temporaires effectués à même les marges de crédit consenties par le ministre au collège sont autorisés par le directeur des services administratifs. Ces emprunts peuvent être contractés sur les marchés financiers par l intermédiaire d un établissement bancaire autre que celui déterminé à Sous réserve des prescriptions de la loi, l autorisation du conseil d administration est requise pour contracter toute autre forme d emprunt temporaire Mandat d emprunter à long terme Sous réserve des dispositions de la loi, le comité exécutif peut mandater au besoin le ministre des Finances du Québec pour négocier, au nom du collège, les emprunts à long terme, et dans le cadre d une émission d obligations, choisir au nom du collège une société de fidéicommis, le procureur, l imprimeur des titres et négocier le coût de leurs services. ARTICLE 6 - SIGNATURES POUR DES FINS SPÉCIFIQUES 6.01 Signataires des effets bancaires ; 6.02 Signataires des contrats d achat et de location de biens et de services ; 6.03 Signataires des contrats de vente de services ; 6.04 Signataires des contrats de vente de biens ; 6.05 Signataires du fonds de dépannage Signataires des effets bancaires Tout billet, traite, mandat, chèque ou autre ordre de paiement requérant la signature du collège sont signés soit à la main, soit au moyen d une machine à signer et, dans les deux cas, la signature conjointe de 2 des 3 personnes suivantes du collège est requise : le président du conseil d administration, le directeur général, le directeur des services administratifs Signataires des contrats d achat et de location de biens et de services Le directeur du service concerné ou la personne qu il désigne à cette fin ou en leur absence, le directeur des services administratifs est mandaté pour signer, pour et au nom du collège, tout contrat d achat ou de location de biens et de services Signataires des contrats de vente de services Le directeur du service concerné ou la personne qu il désigne à cette fin ou en leur absence, le directeur des services administratifs est mandaté pour signer, pour et au nom du collège, tout contrat de vente de services. Le directeur concerné achemine une copie du contrat à la direction des ressources financières. Page 7

9 CÉGEP DE CHICOUTIMI 6.04 Signataires des contrats de vente de biens Le directeur du service concerné ou la personne qu il désigne à cette fin ou en leur absence, le directeur des services administratifs est mandaté pour signer, pour et au nom du collège, tout contrat de vente de biens Signataires du fonds de dépannage Les signatures conjointes du directeur de service concerné et de la personne qu il désigne à cette fin ou en l absence de cette dernière, le directeur d un autre service. ARTICLE En cas d absence PROVISIONS EN CAS D ABSENCE OU D URGENCE En cas d absence ou d incapacité d agir de l un ou de l autre des responsables désignés dans le présent règlement sauf le directeur général, son supérieur hiérarchique est mandaté pour procéder, en ses lieux et place, aux virements budgétaires, approbations de transactions financières et transactions bancaires que ledit responsable avait lui-même le pouvoir d effectuer. Le comité exécutif peut désigner tout autre directeur de service pour remplacer un directeur de service temporairement absent En cas d urgence Lorsque survient un cas d urgence et que sont absents tous les responsables prévus au présent règlement pour l approbation d une transaction donnée, deux cadres du collège agissant conjointement ont alors mandat pour procéder à une telle approbation. Toute telle approbation doit être ensuite communiquée dès que possible aux responsables désignés dans le présent règlement. Page 8

10 1) Politique d achat CÉGEP DE CHICOUTIMI ANNEXE Résumé de la politique et de la procédure d achat et de disposition Achat de $ et plus : Appel d offre public 1- Avis public publié dans au moins une publication 2- Toutes soumissions reçues ouvertes publiquement 3- Analyse faite conjointement par le demandeur et le responsable de l approvisionnement 4- Contrat accordé au plus bas soumissionnaire conforme Achat entre 1 200$ et $ : Achat inférieur à 1 200$ : Appel d offre sur invitation 1- Demandes de soumissions écrites, au moins 3 fournisseurs, par le service der l approvisionnement 2- Analyse faite conjointement par le demandeur et le responsable de l approvisionnement Commandes sans appel d offres 1- Préparation de la commande sans appel d offres 2) Demande d approvisionnement Doit être approuvée par le directeur de service 3) Commande d achat rapide Doit être autorisée par le directeur de service 4) Achats par petite caisse Formulaire «Achats par petite caisse» 5) Achats particuliers Acquisition ne nécessitant pas l intervention du service de l approvisionnement : formule d achat particulier autorisée par le directeur de service 6) Transactions interservices Ne nécessitent aucun déboursés 7) Engagement de professionnels Résolution du C.A. ou du comité exécutif 8) Politique de disposition Si la valeur estimée est inférieure à $ : - justification du directeur de service ; - disposition par le directeur des services administratifs. Si la valeur estimée est supérieure à $ : - la justification du directeur de service doit être présentée au comité exécutif. Page 9