REGLEMENTS GÉNÉRAUX SENTIERS PÉDESTRES DES 3 MONTS DE COLERAINE

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1 REGLEMENTS GÉNÉRAUX SENTIERS PÉDESTRES DES 3 MONTS DE COLERAINE CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 1.1 Nom de la corporation L organisme est incorporé comme association sans but lucratif (loi, chapitre) sous le nom de Sentiers Pédestres Des 3 Monts de Coleraine. Article 1.2 Objets de la corporation Réaliser le développement du site des Sentiers Pédestres Des 3 Monts comme centre multidisciplinaire Assurer la conservation du territoire de la réserve écologique en tenant compte de l environnement, de la conservation de la faune et de la flore du territoire Offrir et organiser à toute la population : des activités récréatives, éducatives et touristiques Toutes autres activités en relation avec les buts de la corporation Sous réserve de la loi sur l enseignement privé (L.R.Q., C.E.9) et ses règlements Recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions; organiser des campagnes de souscriptions dans le but de recueillir des fonds pour fins charitables. Article 1.3 Siège social et année financière Le siège social de «Sentiers Pédestres Des 3 Monts» est situé sur le territoire de la municipalité de St-Joseph de Coleraine. L année financière se terminera le 31 décembre de chaque année. Article 1.4 Liste des membres Une liste des membres en règle de la corporation doit être mise à jour annuellement avant la fin de l année financière. Cette liste est sous la responsabilité première du secrétaire de la corporation auprès de qui il est possible d en faire la consultation. 1

2 CHAPITRE II CATÉGORIES DE MEMBRES Article 2.1 Membre individuel Toute personne peut devenir membre des Sentiers Pédestres Des 3 Monts de Coleraine. Critères d adhésion : Remplir un formulaire d adhésion à la corporation. Payer la cotisation annuelle prescrite. Droits des membres individuels - Participer aux assemblées générales annuelle et extraordinaire de la corporation; - Avoir droit de vote à toutes les assemblées générales annuelle et extraordinaire; - Participer aux différentes activités ou comités mis en place par la corporation; - Être élus au conseil d administration de la corporation. Article 2.2 Membre famille Toute famille, 2 adultes et leurs enfants de moins de 18 ans, peuvent devenir membre des Sentiers Pédestres Des 3 Monts de Coleraine. Critères d adhésion : Remplir un formulaire d adhésion à la corporation. Payer la cotisation annuelle prescrite. Droits des membres famille - Participer aux assemblées générales annuelle et extraordinaire de la corporation; - Avoir droit de vote à toutes les assemblées générales annuelle et extraordinaire. Toutefois, pour cette catégorie de membres, seuls les adultes (18 ans et +) détiennent un droit de vote lors des assemblées; - Participer aux différentes activités ou comités mis en place par la corporation; - Être élus au conseil d administration de la corporation. Toutefois, pour cette catégorie de membres, 1 seul membre par famille peut être élu administrateur. Article 2.3 Membre corporatif Tout organisme peut devenir membre des Sentiers Pédestres Des 3 Monts de Coleraine suite à l acceptation de sa demande par un vote majoritaire des membres du conseil d administration. Critères d adhésion : Faire parvenir sa demande d adhésion au conseil d administration de la Corporation; Payer la cotisation annuelle prescrite. 2

3 Droits des membres corporatifs - Participer aux assemblées générales annuelle et extraordinaire de la corporation; - Avoir droit de vote à toutes les assemblées générales annuelle et extraordinaire; Toutefois, seul le délégué officiel d un organisme aura droit de vote lors des assemblées; - Participer aux différentes activités ou comités mis en place par la corporation; - Être élus au conseil d administration de la corporation. Article 2.4 Cotisation annuelle Le conseil d administration de la corporation détermine annuellement le montant des cotisations annuelles pour chacune des catégories de membres, le tout devant être entériné par l assemblée générale annuelle des membres. Les cartes de membres de chacune des catégories sont valides du 1 er avril au 31 mars de chaque année. Article 2.5 Perte de la qualité de membre La qualité de membre se perd par démission, destitution ou suspension. Suspension et destitution (expulsion) Le conseil d administration peut, après avoir fourni au membre l occasion de soumettre ses représentations, suspendre pour une période déterminée ou destituer définitivement tout membre qui enfreint quelque disposition des règlements de la corporation ou dont la conduite est préjudiciable à la corporation. Le membre concerné a le loisir de porter appel devant les membres lors d une assemblée générale extraordinaire spécialement convoquée à cette fin. Les motifs de la suspension ou de l expulsion - le non-respect de l acte constitutif - le non-respect des règlements généraux de la corporation - le fait d avoir posé un acte ou geste contraire aux codes ou politiques en vigueur - le non-paiement de la cotisation annuelle Effet de la suspension ou de l exclusion - Un membre suspendu ou exclus, perd le droit d être convoqué aux assemblées de la Corporation, d y assister et d y voter. La perte de ses droits prend effet à compter de l adoption de la résolution de Conseil; - La suspension ou l exclusion est signifiée par écrit; - Le membre suspendu ou exclus, peut toujours en appeler de cette décision en le signifiant par écrit au conseil d administration dans les 60 jours suivant son avis 3

4 d exclusion ou de suspension et ce point sera ramené lors d une assemblée générale extraordinaire. La décision de cette dernière est irrévocable. Démission Tout membre peut se retirer en tout temps, en le signifiant par écrit au conseil d administration de la Corporation. La démission prend effet à compter de la tenue de la réunion du Conseil d administration suivante. 4

5 CHAPITRE III ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES Article 3.1 Composition de l assemblée générale L assemblée générale annuelle et extraordinaire se compose de tous les membres en règle de la corporation. Article 3.2 Avis de convocation L assemblée générale annuelle doit se tenir durant le premier trimestre suivant la fin de l année financière de la corporation. L assemblée générale se tiendra au lieu, date et heure indiqué dans l avis de convocation. Le secrétaire ou le président doit faire parvenir un avis de convocation écrit à tous les membres en règle 21 jours avant la tenue d une assemblée générale. Ce même délai d avis de convocation doit être tenu lorsqu annoncé publiquement dans les médias locaux. Article 3.3 Quorum Le quorum requis pour toute assemblée générale sera constitué par les membres présents à ladite assemblée. Dans le présent article, le quorum n est requis que pour l ouverture de l assemblée. Article 3.4 Vote Seuls les membres en règle de la corporation ont droit de vote. En assemblée générale, les décisions sont prises à la majorité simple des voix (50%+1) et à main levée à moins que le vote secret ne soit demandé et dûment appuyé. En cas d égalité des voix, le président de l assemblée a droit à un vote prépondérant (second vote). Toutefois, le président de l assemblée peut décider de ne pas prendre ce droit de vote et de : - S abstenir de voter; - Demander que le vote soit reporté à une date ultérieure; - Demander que plus d informations soient recueillies avant de procéder au vote. Article 3.5 Pouvoirs de l assemblée générale L assemblée générale a le pouvoir de : a. Définir les grandes orientations et priorités d action de la corporation; b. Élire les administrateurs de la corporation; c. Ratifier ou abroger les présents règlements généraux; d. Modifier ou amender les lettres patentes de la corporation lors d une assemblée générale extraordinaire dûment convoquée à cette fin; e. Nommer un ou des vérificateurs externes; Former des comités au besoin; 5

6 f. Se prononcer sur toutes autres affaires pertinentes en lien avec les objets de la corporation. Article 3.6 Élections Des élections auront lieu chaque année à la fin de l exercice financier. Un président d élection et deux scrutateurs seront élus par l assemblée générale pour procéder à l élection des membres du conseil d administration. L assemblée générale élira 9 administrateurs pour la première année suivant l adoption des modifications des présents règlements généraux. De ces 9 administrateurs, 5 d entre eux siègeront pour un mandat de deux (2) ans et 4 autres pour un mandat d un an. Le tout sera décidé lors de la première réunion du conseil d administration suivant l assemblée générale annuelle dans laquelle sera élu les postes composant le comité exécutif. Article 3.7 Représentativité au sein du conseil d administration De plus, pourront assister à titre de représentants d organisations, ce sans droit de vote, les délégués officiels de la Municipalité de St-Joseph de Coleraine (1), de l Office de Tourisme de la MRC des Appalaches Tourisme Région de Thetford (1), du Ministère du développement durable, de l environnement et des parcs (1), de la Société canadienne pour la Conservation de la Nature (1) ou autre organisme ou institution que l assemblée ou le conseil d administration jugera nécessaire au bon fonctionnement de l organisation. Article 3.8 Assemblée générale extraordinaire Convocation Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le président de la corporation pourvu qu un avis écrit, accompagné de l ordre du jour de cette assemblée, soit parvenu par la poste ou par courrier électronique aux membres au moins (10) dix jours avant la tenue de l assemblée. Ce même délai d avis de convocation doit être tenu lorsqu annoncé publiquement dans les médias locaux. 6

7 CHAPITRE IV CONSEIL D ADMINISTRATION Article 4.1 Siège vide au conseil d administration Si tous les postes ne sont pas comblés sein du conseil d administration en assemblée générale, le conseil d administration a le pouvoir de combler le poste laissé vacant, ce pour le reste du terme du poste ainsi comblé. Article 4.2 Composition Le conseil d administration est formé de 9 administrateurs élus lors de l assemblée générale annuelle. Article 4.3 Durée du mandat Les membres du conseil d administration sont élus pour une période de 2 ans sauf pour la première année d opération faisant suite à l adoption des présentes modifications, le tout étant déterminé lors de la première réunion du conseil d administration suivant l assemblée générale annuelle. La durée du mandat d un administrateur est, selon la Loi des Compagnies du Québec, d une durée maximale de deux ans. Une fois le mandat terminé, la personne peut être réélue par les membres lors de l assemblée générale. Article 4.4 Quorum Le quorum est fixé à 5 personnes. Article 4.5 Réunion du conseil d administration et convocation Le conseil d administration se réunira au besoin mais au moins 4 fois par année. Le secrétaire ou le président doit faire parvenir un avis de convocation, accompagné de l ordre du jour de la réunion, à tous les membres du conseil d administration cinq (5) jours avant la tenue de l assemblée, si cet avis est envoyé par la poste ou par courrier électronique. Le conseil d administration peut déterminer un calendrier de réunions pour l année en cours. Celui-ci, lorsqu adopté, fera office d avis de convocation. Dans ce cas, le secrétaire ou le président fera parvenir l ordre du jour de la réunion par courriel ou télécopie dans un délai de 24 heures. Article 4.6 Perte de la qualité de membre du conseil d administration Un administrateur peut perdre sa qualité de membre du conseil d administration : - par démission - par suspension Démission 7

8 Un membre qui désire démissionner du Conseil doit donner un avis écrit à cet effet au Conseil dans les deux (2) semaines suivant l annonce de son intention de démissionner. Cet avis doit préciser les motifs le conduisant à démissionner. Suspension Le Conseil peut suspendre un membre administrateur : a) Qui ne satisfait plus aux exigences du règlement; b) Qui enfreint quelques dispositions des statuts et règlements et qui, par sa conduite, nuit ou tente de nuire à la Corporation; c) Qui s absente de trois (3) réunions consécutives sans raison. Une personne désirant occuper le poste d administrateur a la responsabilité de participer activement aux travaux du conseil d administration. Toute absence aux réunions du conseil d administration devra être signifiée auprès du président ou du secrétaire de la corporation. Après trois (3) absences non-motivées, l administrateur pourra être suspendu pour une période indéterminée. La suspension devra être signifiée par écrit en y indiquant la ou les raison(s) de la suspension ou de l exclusion et devra être signé par le président ou le secrétaire de la corporation. L administrateur suspendu pourra, dans un délai de 30 jours, demander une rencontre avec les administrateurs de la corporation. Vacances Lorsqu il y a une vacance au sein du conseil d administration, le conseil d administration a le pouvoir de combler le poste laissé vacant, ce pour le reste du terme du poste ainsi comblé. Article 4.7 Pouvoir du conseil d administration Administrer les affaires de la corporation dans l intérêt de celle-ci et dans le respect des lois, de ses lettres patentes, de ses règlements généraux et politiques internes en vigueur; - Donner suite aux décisions de l assemblée générale; 8

9 - Élire entre eux 4 officiers à savoir un président, un vice-président, un secrétairetrésorier et un administrateur qui feront partie du comité exécutif de la corporation; - Établir différentes politiques internes (salariales, déplacement et représentation, code d étique et autres) afin d assurer un bon fonctionnement de l organisation; - Planifier le développement de projet(s) pertinent(s); - Fixer les montants de cotisation annuelle; - Préparer et adopter le rapport annuel d activités, le plan d action annuel, les prévisions budgétaires qui seront soumises à l assemblée générale annuelle; - Approuver certaines dépenses extraordinaires; - Maintenir une liaison efficace entre les membres de la corporation; les représentants du milieu socio-économique de la région; - Engager et superviser le personnel à l embauche de la corporation et procéder au congédiement, s il y lieu, le tout dans le respect des lois en vigueur; - Assurer une relève au sein du conseil d administration et les comités s il y lieu; - Assurer la diffusion et la promotion des activités de la corporation; - Remplir toutes autres fonctions non prévues par les présents règlements, en conformité avec les objets de la présente corporation. Article 4.8 Vote Les décisions du conseil d administration sont prises à la majorité simple des voix (50%+1) et à main levée à moins que le vote secret soit demandé et dûment appuyé. En cas d égalité des voix, le président de l assemblée a droit à un vote prépondérant (second vote). Toutefois, le président de l assemblée peut décider de ne pas prendre ce droit de vote et de : - S abstenir de voter; - Demander que le vote soit reporté à une date ultérieure; - Demander que plus d informations soient recueillies avant de procéder au vote. Article 4.9 Rémunération Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour les services rendus dans l accomplissement de leurs fonctions. Toutefois, certains frais encourus dans l exercice de leurs fonctions (ex. : frais déplacement, représentation) peuvent être remboursés aux administrateurs sur présentation d une demande écrite, accompagnée des pièces justificatives, dûment signée par le secrétaire-trésorier ou le président de la corporation. Cette demande de remboursement doit avoir été préalablement autorisée par le conseil d administration ou doit faire partie d une politique de frais déplacements, représentations ou autres du conseil. Article 4.10 Déclaration d intérêt 9

10 Un administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme représentant d un membre, dans un contrat avec l association, doit déclarer son intérêt et celui-ci doit être consigné au procès-verbal de la corporation afin de préserver la validité de cet acte, pour empêcher qu il soit annulable. 10

11 CHAPITRE V COMITÉ EXÉCUTIF Article 5.1 Composition Le comité exécutif est composé du président, du vice-président, du secrétairetrésorier et d un administrateur élus par le conseil d administration de la corporation. Article 5.2 Pouvoirs du comité exécutif Les principaux mandats du comité exécutif sont de : - Voir au bon fonctionnement et au bon déroulement de l organisme; - Faire les représentations jugées nécessaires; - Convoquer le conseil d administration s il y a lieu; - Se réunir dans les situations jugées urgentes; - Faire des recommandations au conseil d administration; - Répondre aux mandats donnés par le conseil d administration. Le comité exécutif fait systématiquement rapport des décisions qu il a prises au conseil d administration subséquent. Il œuvre dans le respect des orientations déterminées par l assemblée générale ainsi que dans le respect des résolutions adoptées par le conseil. Il est redevable en conseil d administration de toutes les décisions qu il prend, de même que des représentations qu il effectue et ce, dans le respect des fins et grands objectifs poursuivis par la corporation. Article 5.3 Rôle du président - Il préside les réunions du conseil d administration, du comité exécutif et de l assemblée générale annuelle ou extraordinaire. Toutefois, lors d assemblée générale, annuelle ou extraordinaire, celui-ci peut se faire remplacer par un président externe; - Il voit à la préparation des réunions du conseil d administration conjointement avec la coordination de la corporation; - Il voit à la préparation du rapport annuel d activités en collaboration avec la coordination de la corporation; - Il agit comme principal représentant de l organisme auprès des institutions publiques, des médias et autres; - Il signe tous documents importants et ententes officielles avec les institutions publiques ou bancaires; - Il signe les effets bancaires conjointement avec le secrétaire-trésorier ou le viceprésident ou tout autre personne désignée par le conseil d administration; - Il signe les procès-verbaux des assemblées ainsi que les rapports financiers. Article 5.4 Rôle du vice-président - Il remplace, le cas échéant, le président dans ses fonctions lorsqu il y a impossibilité d agir; - Il signe les effets bancaires conjointement avec le président et le secrétairetrésorier ou tout autre personne désignée par le conseil d administration; 11

12 - Il exécute tout mandat donné par le conseil d administration. Article 5.5 Rôle du secrétaire-trésorier Secrétaire-trésorier a) Volet trésorier - Il voit à la saine gestion des avoirs financiers de la corporation; - Il prépare avec le président et la coordination les prévisions budgétaires de la corporation; - Il fournit au conseil d administration, au moins à tous les 4 mois, un compte exact des finances de l organisme; - Il dépose à l assemblée générale les états financiers annuels de la corporation; - Il s assure que le conseil d administration respecte les prévisions budgétaires; - Il signe les effets bancaires conjointement ave le président ou le vice-président ou tout autre personne désignée par le conseil d administration. - b) Volet secrétaire - Il s assure que tous les documents légaux soient conservés à l organisation; - Il rédige ou s assure que les procès-verbaux des assemblées et réunions du conseil d administration et comité exécutif soient rédigés, inscrits et conservés dans un registre et les signent avec le président; - Il convoque les assemblées et réunions sur demande du président; - Il rédige et expédie la correspondance ou s assure que celle-ci soit rédigée et expédiée ainsi qu une copie soit conservée dans les locaux de l organisme. Article 5.6 Rôle des administrateurs - Ils assistent les officiers dans leurs fonctions; - Ils peuvent être responsables de certaines activités ou comités mis en place par le conseil d administration; - Ils réalisent les mandats spécifiques donnés par le conseil d administration. 12

13 CHAPITRE VI AUTRES DISPOSITIONS Article 6 Dispositions financières Article 6.1 Finances Tous les chèques, billets et autres effets de commerce, engageant la corporation, doivent porter la signature de deux des trois membres désignés à cette fin par résolution du conseil d administration. Article 6.2 Pouvoir d emprunt Le conseil d administration peut, au besoin, pour le bon fonctionnement de la corporation, décider d un règlement d emprunt. Article 6.3 Vérification Les livres et états financiers de la corporation seront vérifiés ou soumis pour examen chaque année, aussitôt que possible après l expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur ou l expert-comptable nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres. Article 6.4 Amendements aux lettres patentes et règlements généraux Les présents règlements peuvent être modifiés ou amendés sur résolution du conseil d administration, le tout entériné par l assemblée générale des membres sur proposition adopté à la majorité simple des voix (50%+1). Toute modification aux lettres patentes de la corporation doit être adoptée sur proposition adoptée au 2/3 des membres présents lors d une assemblée générale extraordinaire. Article 6.5 Dissolution de la corporation La dissolution de la corporation sera effective suite à une proposition dûment adoptée par les 2/3 des membres lors d une assemblée générale extraordinaire. En cas de liquidation de la corporation ou de distribution des biens de la corporation, ces derniers seront dévolus à la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine. Approuvés par l assemblée générale des membres ce 20 Président Secrétaire 13