OUTILS ACHATS & FONCTIONNALITES COLLABORATIVES

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1 Sujets d actualité, débats, perspectives, enjeux Tendances Achats vous donne la parole et analyse pour vous le monde des Achats. OUTILS ACHATS & FONCTIONNALITES COLLABORATIVES «La réussite des directions achats des grandes entreprises internationales dépend largement de leur capacité à faire travailler ensemble des acteurs dispersés au niveau géographique et hiérarchique. Les fonctionnalités collaboratives des outils e-achats sont de véritables atouts pour les directions achats dans la mise en place d une culture collaborative. Favorisant la communication et le partage d information, elles doivent avoir pour finalité d améliorer la productivité et la performance des équipes et de faciliter l innovation.» Gérard DAHAN, Directeur Général EMEA d'ivalua

2 A l heure du web 3.0 et de l entreprise étendue, les grands groupes internationaux s organisent afin de favoriser la communication et la collaboration au sein d organisations le plus souvent décentralisées et géographiquement éclatées, dans le but d améliorer la performance des équipes. Médias sociaux, réseau social d entreprise (RSE), extranet, web-conférence, rencontres internationales sont autant d outils sur lesquels s appuient les entreprises afin de permettre la circulation de l information, corollaire d une collaboration efficace entre les employés et au-delà avec les partenaires, les fournisseurs etc. Les directions achats placées au centre de la relation acheteurs / prescripteurs / fournisseurs ont la responsabilité d orchestrer cette relation et ont de ce fait un rôle crucial à jouer dans la mise en place d une culture collaborative efficace dans une optique de création de valeur. C est donc naturellement que les directions achats ont adopté les outils collaboratifs mis à leur disposition par leurs entreprises et les éditeurs de solutions e-achats. Workflow, forum, partage de documents / d informations étant les fonctionnalités collaboratives les plus souvent proposées par les éditeurs. Mais à quels besoins les fonctionnalités collaboratives e-achats répondent-elles exactement? Quelles sont les attentes des directions achats en matière d outils collaboratifs? Quels sont les freins à l adoption de ces outils? Tendances Achats a interrogé la communauté achats afin de répondre à ces questions et de faire le bilan sur l utilisation des fonctionnalités collaboratives par les directions achats.

3 A quels besoins les fonctionnalités collaboratives des outils e-achats, répondent-elles? Les fonctionnalités collaboratives sont encore très largement considérées comme des outils de communication interne. La majorité des professionnels des achats estiment que les fonctionnalités collaboratives des outils e-achats répondent à des besoins de communication interne à leurs directions : communiquer les best practices aux acheteurs (71%) et partager l information fournisseurs en interne (54%). Toujours en interne, les fonctionnalités collaboratives répondent à un besoin de communiquer avec les autres départements de l entreprise (63%). Le décloisonnement est donc le premier défi à relever pour les fonctionnalités collaboratives des plateformes e-achats. Ce décloisonnement se traduit par le partage d informations entre acheteurs (ex : notation des fournisseurs) et au-delà avec les autres directions impliquées dans l acte d achats au sein d une même entreprise. Enfin, ces fonctionnalités collaboratives sont, selon le panel, un vecteur d amélioration de la performance des équipes achats via un partage de l information et notamment des «best practices» entre les acheteurs.

4 Quelles fonctionnalités des outils e-achats ont le plus d importance dans la mise en place d une culture collaborative? Les outils collaboratifs «standards» interviennent dans 4 domaines principaux : la gestion documentaire, des connaissances, la gestion de projet et des relations sociales. Selon le panel, les fonctionnalités des outils e- Achats considérées comme importantes pour la mise en place d une culture collaborative sont un mix de fonctionnalités «standards» des outils collaboratifs : partage de documents et de fonctionnalités «métiers» achats, forum, workflows et circuit de validation (ex : demandes d achats). La communauté achats envisage l espace collaboratif de leurs outils e-achats comme une solution capable d intégrer des fonctionnalités collaboratives communes et des fonctionnalités propres au métier Achats.

5 Quels gains sont liés aux fonctionnalités collaboratives des outils e-achats? Les fonctionnalités collaboratives des outils e-achats permettent des gains principalement en matière de performance des équipes. 70% des répondants estiment que les outils e-achats permettent de centraliser l information, 63% considèrent qu ils améliorent la qualité de l information et 55% qu ils participent au décloisonnement de l entreprise, favorisant ainsi la communication interne. L espace collaboratif des outils e-achats permet aux directions achats des grands groupes internationaux, de s'affranchir de la distance géographique qui sépare les différents acteurs impliqués dans le cycle d approvisionnement et ainsi de mettre en place une organisation achats plus ouverte et collaborative. Grâce aux fonctionnalités collaboratives des outils e-achats, les directions achats disposent d informations de qualité, centralisées en un point unique et d une plateforme de communication leur permettant de jouer leur rôle de «chef d orchestre» de la relation acheteurs, prescripteurs et fournisseurs efficacement.

6 Si vous aviez le choix, à quel type de média social * souhaiteriez-vous que votre espace collaboratif Achats ressemble? Les attentes des directions achats vont dans le sens d une ouverture des fonctionnalités collaboratives vers des acteurs externes à l entreprise, notamment aux fournisseurs, dans le domaine de l innovation et aux acheteurs d entreprises différentes, dans le domaine de l évaluation de la performance des fournisseurs. 67% du panel souhaiterait que l espace collaboratif de leur solution e-achats ressemble à la plateforme plateforme web qui permet (entre autres) de poster des besoins d innovation ou d amélioration (crowd sourcing ou open innovation) et de sélectionner les fournisseurs intéressés et pertinents pour le projet. 55% des répondants souhaiteraient que leur espace collaboratif ressemble à ww.tripadvisor.com afin d évaluer, commenter et partager leurs expériences fournisseurs avec des acheteurs en dehors de leur entreprise. Moins de 50% des répondants citent Facebook, le chat Google Talk (GTalk) comme des outils de référence.

7 * QCM - Réponses proposées o Facebook : je suis «ami» avec certains collègues et j «aime», je «partage» les initiatives et les actualités Achats postées, nous créons des «groupes» pour échanger sur des sujets particuliers o je poste sur une plateforme mes besoins en innovation ou amélioration, je sélectionne les fournisseurs intéressés et pertinents pour mon projet o TripAdvisor : je note et commente mes expériences fournisseurs avec des personnes en dehors de mon entreprise o GTalk / MSN : je crée une liste de collègues avec qui je peux «chater» en direct quand ils sont connectés o je poste des questions visibles par mes collègues afin qu ils m informent sur un sujet Achats particulier

8 Selon vous, quels sont les principaux freins à la mise en place d outils collaboratifs au sein de votre organisation Achats? Le principal frein à la mise en place d outils achats collaboratifs au sein des directions achats est le manque d adhésion interne (60%), suivi par le fait que des outils sont déjà implantés au niveau groupe (45%) et par la confidentialité des informations partagées (30%). Comme n importe quel projet, le déploiement d outils, de fonctionnalités et de méthodes collaboratives, nécessite une stratégie de conduite du changement fondée sur 3 piliers : information, communication et formation. Pourtant habituées aux problématiques de conduite du changement au sein de l entreprise, les directions achats semblent ne pas appliquer les bonnes recettes quand elles sont directement impactées. D un point de vue outils, les éditeurs doivent garder à l esprit que les fonctionnalités collaboratives achats ne doivent pas entrer en conflit avec les outils déjà déployés au niveau groupe (messagerie, partage de documents ) au risque de pas être utilisées par les acheteurs.

9 Le mot de la fin Les directions Achats des grands groupes internationaux en quête de nouveaux leviers de création de valeurs (cf : Enquête Décideurs Achats Ivalua, 2013) pour leurs entreprises se positionnent désormais en tant que chef d orchestre de la relation acheteurs, fournisseurs et prescripteurs. Ce nouveau positionnement passe par la mise en place d une culture collaborative fondée sur la centralisation et le partage d informations (best practices, info fournisseurs ) garant d une meilleure performance des équipes. S appuyant sur les fonctionnalités fournies par leur entreprises et plus particulièrement sur celles fournies par les éditeurs de solution e-achats, les directions achats ont développé des pratiques collaboratives permettant un décloisonnement interne (entre direction achats et les autres directions) et une meilleure productivité des équipes lors de la formalisation d une demande d achats, de l évaluation des fournisseurs, de la gestion des contrats Comme le montre les résultats de Tendances Achats, les directions achats sont favorables à l ouverture des fonctionnalités collaboratives e-achats à des acteurs externes et la prochaine étape de la démarche collaborative des directions achats sera d ouvrir les outils collaboratifs notamment aux fournisseurs afin de favoriser l innovation (open innovation, crowd sourcing ) et aux acheteurs d autres entreprises afin de partager l information fournisseurs (évaluation de la performance des fournisseurs).

10 Méthodologie et panel Le questionnaire Tendances Achats n 3 intitulé «Les fonctionnalités collaboratives des outils e-achats» a été administré au format électronique (entre septembre et décembre 2013) et au format papier lors de l évènement Ivalua On Air (15 octobre 2013) à une cible de professionnels des achats internationale. 195 réponses ont été ainsi récoltées et analysées. A propos d Ivalua Fondée en Janvier 2000, Ivalua compte aujourd hui parmi les principaux éditeurs sur le marché mondial des solutions e-achats. Sa suite logicielle Ivalua Buyer couvre la totalité des processus achats, de la gestion de la relation fournisseurs à l analyse des dépenses en passant par l e-sourcing, l e-procurement et la gestion des factures. Basée en Europe et aux Etats-Unis, Ivalua a déployé avec succès plus de 150 projets au sein de grandes entreprises internationales de tous secteurs d activités, lui permettant d afficher une forte croissance tout en étant rentable depuis sa création. Les solutions Ivalua sont aujourd hui largement éprouvées et adoptées par plusieurs dizaines de milliers d utilisateurs dans le monde. Enfin, grâce à son écosystème de partenaires, Ivalua accompagne ses clients avec une large gamme de services et de contenus intégrés à ses solutions. Pour plus d informations, rendez-vous sur ou contactez-nous par à info@ivalua.com