INFO Septembre 2015 loi de transposition de la directive sur les bilans critères rehaussés bilan 2014

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1 INFO Septembre 2015 La loi de transposition de la directive sur les bilans (Bilanzrichtlinie- Umsetzungsgesetz BilRUG) a été acceptée par le Conseil fédéral le 10/07/2015 et sera donc publiée sous peu au Journal Officiel de la République Fédérale d Allemagne. Les nouveaux règlements s appliqueront pour la première fois aux exercices débutant après le 31/12/2015. Il reste par conséquent suffisamment de temps pour se pencher sur les changements. Les critères rehaussés pour la catégorie d appartenance des sociétés de capitaux (y compris la définition élargie du chiffre d affaires) peuvent toutefois déjà être appliqués dès l exercice débutant après le 31/12/2013 (droit d option) c est-à-dire dans le cas d un exercice civil dès le bilan La catégorie de grandeur d une société de capitaux (régulièrement aussi d une GmbH & Co. KG) dépend de 3 critères de grandeur. Il s agit par exemple d une petite société, si pour deux exercices comptables consécutifs au moins deux des trois valeurs suivantes ne sont pas dépassées:

2 Total du bilan: EUR (avant BilRUG: EUR) Chiffre d affaires: EUR (avant BilRUG: EUR) Effectif moyen de salariés: 50 (avant BilRUG: 50) D après les estimations, grâce aux critères de grandeurs rehaussés d environ 24 %, environs sociétés de capitaux moyennes seront qualifiées comme petites et pourront bénéficier d allègements (par ex: informations réduites dans l annexe, pas de contrôle obligatoire du bilan, pas de publication du compte de résultat). Information pratique: Le droit d option ne peut être choisi qu en package, cela signifie que la redéfinition du chiffre d affaires doit également être utilisée. Selon celle-ci, la vente de produits ou les prestations de service en dehors de l activité commerciale habituelle conduisent aussi à un chiffre d affaires, ce qui peut engendrer un effet contraire. Par ailleurs, le bilan pour 2014 a déjà été clôturé pour de nombreuses entreprises. Le droit d option pour une application anticipée des nouveaux critères reste alors souvent sans conséquence pratique. Dans ces cas, les nouveaux critères de grandeur sont applicables uniquement pour les exercices débutant après le 31/12/2015. Il y a eu de longues discussions et de nombreuses modifications à ce sujet. En novembre de l année passée, le ministère fédéral des finances a (enfin) publié son courrier sur les principes relatifs à la tenue et conservation des livres comptables, relevés et documents sous forme électronique ainsi qu à l accès aux informations (GoBD). Ci-dessous vous trouverez un aperçu des 37 pages de l instruction administrative. Date d application Les principes GoBD s appliquent aux périodes imposables débutant après le 31/12/2014. Ils se substituent aux principes GoBS (principes des systèmes comptables basés sur le traitement de données) du 07/11/1995 et aux principes GDPdU (principes relatifs à l accès aux données et à l aptitude de vérifier les documents digitaux) du 16/07/2001.

3 Contenu Les nouveaux principes GoBD sont très volumineux. Ils traitent entre autre la saisie à temps des opérations commerciales, l incapacité de modifier les écritures et données, la conservation de documents (digitaux) ainsi que la documentation des procédures des processus digitaux. Qui est concerné? Des parties essentielles des principes GoBD ne s appliquent pas seulement aux entreprises soumises à l obligation de tenir une comptabilité. Les entreprises avec une comptabilité de trésorerie doivent également conserver les relevés et documents selon le 147 al. 1 de la loi générale des impôts. De plus, des obligations de conservation peuvent aussi résulter d autres normes légales (par ex: 14b de la loi relative à l impôt sur le chiffre d affaires). Remarque: Il n existe pas d étendue clairement définie pour les obligations d établissement de relevés et de conservation. Cela est justifié avec les divergences dans les processus internes des entreprises et le fait que différents systèmes de comptabilité et de relevés sont utilisés. Relevés dans les temps Les principes GoBD contiennent des explications importantes quant à l établissement de relevés dans les temps (par ex: les encaissements et sorties de caisse doivent être fixés quotidiennement). Le forum des groupements des experts-comptables allemands a réuni des directives complémentaires comme suit: Pour les opérations commerciales non-comptantes, les justificatifs doivent être sauvegardés contre toute perte dans un délai de dix jours après réception ou création. Cela peut se faire par un classement ordonné, par une saisie à temps et non-modifiable dans un livre-journal ou par un scan. Si des factures fournisseurs ne sont pas payées dans un délai de huit jours ou en l espace de leur durée habituelle de passage, elles doivent être saisies sous forme de compte-courant. Si la saisie des opérations commerciales dans les livres comptables ou dans les relevés de l entreprise non-soumise à l obligation de tenir une comptabilité ne se fait pas de manière continue mais périodique (par ex: comptabilité mensuelle des opérations), des mesures de sauvegarde doivent être prises au préalable (voir ci-dessus) et la saisie doit être effectuée au courant du mois suivant.

4 Information pratique: Le dépassement du délai d un mois peut conduire à un rejet de la comptabilité, si des mesures suffisantes pour la sauvegarde des relevés n ont pas été prises préalablement. Étant donné que notamment le délai d un mois n est pas toujours assuré dans la pratique, les mesures de sauvegarde des justificatifs et données devraient être fixées dans une documentation de la procédure et le respect de la procédure contrôlé. Données sous forme électronique Si des données, fichiers, documents électroniques ont été créés ou réceptionnés dans l entreprise, ils doivent être conservés sous cette forme et ne doivent pas être effacés avant expiration du délai de conservation. Il n est pas suffisant de les conserver uniquement sous formé imprimée mais ils doivent être conservés en l état et de manière non-modifiable pendant toute la durée de conservation (par ex: facture fournisseur reçue par sous format pdf). Remarque: Si des factures sont établies par le biais d un programme de traitement de textes et si le masque est utilisé pour réécrire la prochaine facture, la conservation du double du courrier seulement sous forme de document-papier n est pas contestable dans ce cas. Les processus de traitement électronique doivent être relevés et enregistrés avec le document électronique afin de garantir la traçabilité et la capacité de contrôler l état original et les modifications. Information pratique: Si un sert uniquement comme «moyen de transport», par exemple pour une facture électronique jointe, et ne contient pas au-delà d informations supplémentaires devant être conservées, l n est pas soumis à l obligation de conservation. Documentation des processus Pour chaque système de traitement de données une documentation des processus structurée et claire doit exister, de laquelle doit ressortir de manière complète et cohérente le contenu, la structure, le déroulement et les résultats de la procédure de traitement de données. Attention: Dans la mesure où une documentation des processus ne porte pas atteinte à la traçabilité et à la vérifiabilité, cela ne constitue pas une défaillance formelle d importance objective qui pourrait conduire à un rejet de la comptabilité. Status quo et perspectives L accès aux données des contrôleurs se restreint actuellement et souvent au support de données mécanique qui contient les données comptables. À l avenir, l accent sera probablement (aussi)

5 mis sur les systèmes en amont (par ex: saisie du temps et systèmes de caisses). Il se doit donc d être prévoyant en vue de futurs contrôles. Important: Le non-respect des nouveaux principes GoBD peut conduire à des problèmes considérables en cas de contrôle fiscal. Dans le cas extrême, une estimation des bases imposables est possible. Un carnet de bord électronique peut seulement être reconnu comme conforme si des modifications ultérieures des données saisies sont exclues techniquement ou du moins documentées et visibles dans le fichier en question. De plus, la date des saisies doit être visible. Cela ressort d une décision du tribunal des finances du Bade-Wurtemberg. Exposé des faits: Dans le litige, un pharmacien avait utilisé un logiciel de carnet de bord qui promettait d être conforme aux exigences de l administration fiscale en matière de carnet de bord électronique. Après n avoir pu constater aucune erreur substantielle en comparant le carnet de bord et les pièces justificatives, le contrôleur fiscal vérifia le logiciel. Il essaya des modifications ultérieures du carnet de bord pour vérifier si ces modifications étaient visibles. Il constata que le carnet de bord pouvait être exporté sur excel, modifié, puis réimporté. Le pharmacien contra qu il existait une ligne avec identification permettant d afficher une telle modification. Cela était exact d un point de vue technique mais ne suffit pas pour convaincre le contrôleur. Ce qui gênait le tribunal des finances du Bade-Wurtemberg était notamment que dans le cas d un réimport d excel dans le logiciel du carnet de bord des modifications n étaient visibles ni dans le programme informatique habituel, ni lors de l aperçu avant impression, en particulier on ne voyait pas de ligne d identification modifiée ou incohérente. De plus, la date des saisies n était pas visible. En conséquence, le tribunal des finances jugea que le carnet de bord n était au final pas conforme. Information pratique: La question si l administration fiscale accepte un carnet de bord comme conforme dépend essentiellement du fait que, si les fichiers créés et les impressions laissent reconnaître sans aucun doute à quelle date les données ont été saisies et par qui et si elles ont été modifiées ultérieurement. Les exigences pour un carnet de bord électronique sont encore plus strictes que pour un carnet de bord manuel.

6 Depuis juillet 2015, les salariés dans le Bade-Wurtemberg ont droit à un congé-formation jusqu à 5 jours par an aux fins de formation personnelle. Cela comprend les mesures de formation professionnelle et politique ainsi que la qualification à exercer des activités bénévoles. Le droit au congé-formation naît après une ancienneté de 12 mois. La loi prévoit cependant deux clauses de sauvegarde: Dans le cas d une entreprise avec moins de 10 salariés, l employeur peut refuser le congé-formation. Dans le cas d une surcharge de l employeur, si 10 % des salariés ont déjà pris un congé-formation ou si celui-ci a déjà été accordé, d autres demandes peuvent être refusées. Au cours d une année, une salariée avait pris un congé sans solde de janvier à septembre. Lorsque le contrat de travail pris fin après ce congé sans solde, la salariée demanda une compensation des jours de congé payé non-pris pour toute l année, y compris le congé payé pour la période du congé sans solde. La Cour fédérale de travail lui donna raison car le congé sans solde accordé n entrave pas le droit au congé payé légal. Attention: Le salarié ne peut pas renoncer par avance au congé payé légal! Il n est donc possible que de convenir d une renonciation à un éventuel congé payé supplémentaire accordé de façon contractuelle. Par ailleurs, d autres solutions sont envisageables au cas par cas mais nécessitent toutefois un accord explicite le concernant.

7 Selon le code de TVA allemand (UStG), le prestataire doit faire figurer son adresse afin de permettre au client la déduction de la TVA. Dans le litige concerné, le fournisseur faisait figurer une adresse sous laquelle il ne possédait pas des locaux. Le fournisseur avait seulement convenu avec la personne se trouvant à cette adresse, la réception de son courrier. Il n avait pas d activité économique sous cette adresse. Les juges ont décidé qu il est nécessaire que le prestataire exerce une activité économique réelle sous l adresse indiquée sur la facture. Ils ont donc jugé juste, que le client perde son droit à la récupération de la TVA payée. Les juges ont précisé que le client ne peut pas faire valoir qu il ne savait pas que, sous l adresse indiquée, il n y avait qu une boîte aux lettres. Afin d assurer son droit de récupération de la TVA, le client qui reçoit une facture doit donc s assurer que le fournisseur ou le prestataire indique l adresse de sa véritable activité économique, et non l adresse d une boîte aux lettres et ceci au moment de la livraison ou de la prestation, ainsi qu au moment de la facturation. Ceci révèle à nouveau le danger des boîtes aux lettres dans le droit fiscal.