INFORMATIONS PRATIQUES

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1 Séminaire des régions ultrapériphériques françaises : «Les régions ultrapériphériques dans l Union européenne : des atouts et potentiels à partager» Guadeloupe, du 2 au 4 juin 2015 INFORMATIONS PRATIQUES L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 1

2 CONTACTER L ORGANISATION Pour toute question relative à votre inscription et à l organisation de votre séjour (réservation de votre hébergement, transferts sur place), vous pouvez contacter le secrétariat du séminaire directement à l adresse électronique suivante : Vous pouvez consulter également la page internet dédiée au séminaire via l url suivant : LIEU DU SEMINAIRE La Créole Beach Hôtel & Spa Pointe de la Verdure Gosier, Guadeloupe Tél. : +590 (0) Pour toute demande d envoi de documentation pour le séminaire, merci d adresser un mail au secrétariat : CONSEILS PRATIQUES FORMALITES pour les vols Carte d'identité ou passeport en cours de validité. DECALAGE HORAIRE Moins 5h00 en été par rapport à la France métropolitaine. Prévoir un anti moustique L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 2

3 INSCRIPTION L inscription au séminaire est gratuite mais obligatoire pour tous les participants et les intervenants. Merci de bien vouloir procéder à votre inscription sur la page internet dédiée au séminaire : La date limite des inscriptions est le dimanche 17 mai Lors de votre inscription, vos coordonnées professionnelles (adresse, n de téléphone, mail ) vous seront demandées. Ces informations seront diffusées sur la liste des participants remise lors du séminaire et transmise aux organisateurs. Votre participation vaut acceptation de cette disposition. Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail au secrétariat du séminaire : Dans le cadre du séminaire des photos et des vidéos seront réalisées et auront vocation à être utilisées et diffusées par les organisateurs à des fins de communication sur les programmes européens, et en aucun cas à des fins commerciales. Votre participation vaut acceptation de cette disposition. Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail au secrétariat du séminaire : Transports aériens ORGANISATION DE VOTRE SEJOUR Transferts sur place Les réservations et les frais de transport aérien sont de la responsabilité et à la charge de chaque participant. Des transferts sur place seront organisés entre les différents lieux du séminaire selon le programme définitif : aéroport (arrivées/départs de Pointe-à-Pitre), hôtels, lieux pour les dîners, lieux des visites 1. Les transferts à l arrivée et au départ des vols Les transferts ne seront assurés que pour les participants ayant fourni toutes les informations complètes relatives à leurs vols (arrivée/départ) lors de leur inscription (dates, horaires, compagnies aériennes et n de vol). L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 3

4 Transferts à l arrivée : le lundi 1 er juin 2015 uniquement de l'aéroport Pôle Caraïbes vers les hôtels de la zone du Gosier réservés par l organisation (hôtels : Créole Beach, Auberge de la Veille Tour et Canella Beach). le mardi 2 juin 2015 entre 7h00 et 10h00 : uniquement de l'aéroport Pôle Caraïbes et l hôtel Créole Beach (hôtel du séminaire, sans passer par votre hôtel). Transferts au départ : le jeudi 4 juin 2015 entre 12h30 et 15h00 : uniquement entre les hôtels réservés sur la zone du Gosier par l organisation (hôtels : Créole Beach, Auberge de la Veille Tour et Canella Beach) et l'aéroport Pôle Caraïbes. au retour des visites : entre le lieux des dernières visites et l'aéroport Pôle Caraïbes, sans repasser par les hôtels, selon les horaires des vols en départ. 2. Les autres transferts Selon le programme définitif, les autres transferts entre les différents lieux seront organisés, aller-retour, entre les hôtels réservés sur la zone du Gosier par l organisation (hôtels : Créole Beach, Auberge de la Veille Tour et Canella Beach) : - et les lieux des dîners, - et les circuits de visites du jeudi 4 juin. Note : les points de rendez-vous et les horaires pour le départ des transferts seront affichés à la réception de ces 3 hôtels. RESTAURATION Selon le programme définitif du séminaire, la restauration sera prise en charge par l organisation, pour : les déjeuners du mardi 2 et mercredi 3 juin, le déjeuner uniquement pour les participants aux visites du jeudi 4 juin, le cocktail dînatoire du lundi 1 er juin les dîners du mardi 2 et du mercredi 3 juin. En-dehors des repas indiqués ci-dessus, les frais de restauration sont à la charge de chaque participant. Tout repas pris à l extérieur du séminaire ne sera pas remboursé. Tous les «extras» sont à la charge du participant (boissons hors restauration prise en charge par l organisation ). L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 4

5 HEBERGEMENT L hébergement sur place en Guadeloupe est à la charge de chaque participant. Pour le séminaire, l organisation a pré-réservé un certain nombre de chambres, de catégories et de standing différents, dans des hôtels situés uniquement sur la zone du Gosier, à toute proximité de l hôtel La Créole Beach. Les conditions de réservation et de paiement 1). Les conditions de réservation Pour les participants qui souhaitent bénéficier des tarifs négociés sur les hébergements, la réservation se fera directement via le module d inscription en ligne, sur Le nombre de chambres pré-réservées par catégorie étant très limité, la réservation sera faite en fonction de la disponibilité de l hôtel (les premiers inscrits seront prioritaires). 2) Le paiement Chaque participant réglera sa réservation d hébergement, à réception de la facture proforma, directement auprès du secrétariat du séminaire : - soit par virement (RIB indiqué sur la facture proforma), - soit par carte bancaire (Visa ou Mastercard, l autorisation de prélèvement CB sera jointe en annexe de la proforma). Cas particulier : participant pris en charge par son administration Tout participant pris en charge directement par son administration devra impérativement transmettre par à l adresse mail guadeloupe2015@seminairerupfrancaises.fr : - une copie du mandat administratif ou du bon de commande, - ainsi qu un bordereau de paiement avant le séminaire pour garantir la réservation de l hébergement. Dans tous les cas, la réservation ne sera confirmée définitivement qu après paiement par le participant ou réception du mandat administratif, avant le début du séminaire. Toute réservation non soldée ou non garantie auprès du secrétariat du séminaire avant le 24 mai 2015 sera automatiquement Toute chambre non annulée dans les délais ou non occupée sans annulation, selon les conditions de chacun des hôtels suivants, sera facturée au participant plein tarif et sur toute la durée du séjour réservé. L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 5

6 Informations générales sur les hébergements - les chambres peuvent être prêtes pour 14h00 le jour de l arrivée, et doivent être libérées pour 11h00 au plus tard le jour du départ, - pour un départ tardif, la demande est à faire auprès de la réception de l hôtel, le jour du départ, - pour les arrivées tardives, l organisation s assurera auprès des hôtels des réservations et les préviendra des horaires des arrivées. Enfin des consignes seront données au préalable à chacun des hôtels sur la non prise en charge des extras (bar, téléphone, internet,...) par l'organisation. Par conséquent, ces extras devront être réglés directement par le participant lors du check out de sa chambre, le jour de son départ, lors de la remise de sa clé à la réception. La Créole Beach hôtel & Spa Hôtel où se déroule séminaire Hôtel 4 étoiles, situé à la Pointe de la Verdure, sur la commune du Gosier : 1). Les chambres L'aménagement et l'équipement des chambres, les plus spacieuses de l'île, en font un lieu de résidence apprécié et de qualité, toutes décorées avec raffinement qui allient bois, tomettes et cotonnades blanches. Pour le séminaire, l hôtel mettra à disposition 2 catégories de chambres : Confort et Corail. 1a). Les chambres en catégorie Confort Vue jardin, elles sont équipées : - d une climatisation individuelle, - de 2 grands lits de 140 cm, - d une télévision câblée, - d un téléphone direct international, - d un petit coffre-fort, d un mini réfrigérateur, et d une salle de bains avec : - baignoire avec produits d accueil, - et d un sèche-cheveux. photo non contractuelle L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 6

7 1b). Les chambres en catégorie Corail Vue mer, elles sont équipées : - d une climatisation individuelle, - de 2 grands lits de 140 cm, - d une télévision câblée, - d un mini réfrigérateur, - d un téléphone direct international, - d un petit coffre-fort, photo non contractuelle et d une salle de bains avec : - baignoire, produits d accueil, sèche-cheveux et peignoir. Pour information pour toutes les catégories de chambres :. possibilité de chambres communicantes,. certaines chambres accessibles aux personnes à mobilité réduite. : connexion wifi payante dans tout l hôtel 2). Les tarifs Les tarifs indiqués ci-dessous ne seront garantis que jusqu au 17 mai 2015 uniquement, au-delà ce seront les tarifs publics de l hôtel qui s appliqueront selon disponibilité. Tarifs TTC (PDJ + taxe de séjour compris, 1 par personne) / nuit / chambre au HOTEL PERIODE CONFORT CATEGORIE DE CHAMBRE QUANTITE TTC CREOLE BEACH du 1er au 4 juin, simple Confort 55 soit 3 nuitées double/twin du 1er au 4 juin, soit 3 nuitées Corail simple double/twin ) Les conditions de modification et d annulation de l hôtel Toute demande de modification ou d annulation de réservation devra être adressée, par mail dans les plus brefs délais à l adresse du secrétariat du séminaire : Frais d annulation : entre 30 et 7 jours avant la date d arrivée : 2 nuits du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne annulée, sur la base d une réservation de 3 nuits, la totalité du séjour pour une durée inférieure. entre 6 jours et la date d arrivée : Non présentation à l arrivée : L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 7

8 L Auberge de la Vieille Tour Hôtel situé à 8 minutes en voiture de l Hôtel La Créole Beach Hôtel 4 étoiles, situé à proximité de Pointe-à-Pitre, l'auberge de la Vieille Tour, est construite autour d'un moulin à vent du 18 e siècle et sur un jardin tropical : 1). Les chambres L'hôtel se compose de 103 chambres réparties sur 3 niveaux, en 3 catégories de chambres : supérieure, privilège et luxe front de mer. Pour le séminaire, l hôtel mettra uniquement des chambres supérieures à disposition : Toutes très spacieuses, elles sont équipées : - d une climatisation individuelle, avec contrôle de la température, - d un téléphone direct et d un accès internet, - d une télévision par câble et satellite, - d un coffre individuel, - d un mini-bar, et d une salle de bains avec : - baignoire, - produits d accueil, et d un sèche-cheveux, et d un peignoir. Pour information :. possibilité de chambres communicantes,. chambres accessibles aux personnes à mobilité réduite.. connexion wifi gratuite dans tout l hôtel. 2). Les tarifs Elles sont équipées du concept de literie MY BED, et dispose toute d un plateau de courtoisie (bouilloire, café/thé ). photo non contractuelle HOTEL PERIODE CONFORT CATEGORIE DE CHAMBRE QUANTITE TTC Pas de com / Asp Frais de gestion Auberge de la Vieille Tour du 1er au 4 juin, simple com Supérieur 10 soit 3 nuitées % twin ) Les conditions de modification et d annulation de l Auberge de la Vieille Tour Toute demande de modification ou d annulation de réservation devra être adressée, par mail dans les plus brefs délais à l adresse du secrétariat du séminaire : Frais d annulation : entre 20 et 10 jours avant la date d arrivée : pas de frais d annulation, L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 8

9 entre 9 et 5 jours avant la date d arrivée : 1 nuitée sera facturée, moins de 5 jours avant la date d arrivée : Non présentation à l arrivée : La résidence-hôtel Canella Beach Hôtel situé à 5 minutes en voiture de l Hôtel La Créole Beach Hôtel résidence 3 étoiles, situé à la Pointe de la Verdure, réunit tous les services d un hôtel et offre l indépendance d une résidence hôtelière : 1). Les studios La résidence-hôtel se compose 145 studios, appartements duplex et suites, meublés de rotins et parfaitement équipés. Pour le séminaire, le Canella Beach mettre à disposition des studios en catégorie standard uniquement et tous équipés : - de l'air conditionné avec réglage individuel, d'une salle de bains / douche avec WC séparés, de lits jumeaux ou d'un grand lit, d'un coin salon avec canapé-lit, d'une TV câblée, avec plus de 30 chaînes, d'un téléphone avec attribution d'un numéro direct, d'un coffret de sûreté gratuit, clef à la réception, d'une loggia avec table ronde et chaises, d'une kitchenette entièrement équipée avec réfrigérateur, de deux plaques chauffantes, de la vaisselle de trois à 6 personnes selon le type de location photos non contractuelles Pour information :. possibilité de studios communicants,. certains studios sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 9

10 2). Les tarifs Les tarifs indiqués ci-dessous ne seront garantis que jusqu au 17 mai 2015 uniquement, au-delà ce seront les tarifs publics de l hôtel qui s appliqueront selon disponibilité. HOTEL PERIODE CONFORT CATEGORIE DE CHAMBRE QUANTITE Canella Beach du 1er au 4 juin, simple Standard 70 soit 3 nuitées twin ) Les conditions de modification et d annulation de la résidence-hôtel Toute demande de modification ou d annulation de réservation devra être adressée, par mail dans les plus brefs délais à l adresse du secrétariat du séminaire : Frais d annulation : entre 20 et 10 jours avant la date d arrivée : pas de frais d annulation, entre 9 et 5 jours avant la date d arrivée : 1 nuitée sera facturée, TTC moins de 5 jours avant la date d arrivée : Non présentation à l arrivée : L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 10