Introduction au bases de données Access

Transcription

1 Introduction au bases de données Access Marielle Delhom Tr Plan I - Prise en main d'access II - Les tables III - Les requêtes IV - Les formulaires V - Les états Marielle Delhom Tr

2 I - Prise en main d'access Lancer Access Quitter Access Ouvrir une base de données existante Créer une nouvelle base de données Copier une base de données sur disquette L'écran d'access Les 7 objets de base de Access Marielle Delhom Tr Lancer Access (1) Allumez votre ordinateur Dans le menu Démarrer sur l'option Programme, cliquez sur l'icône d'access (ou allez dans l'option Microsoft Office) Marielle Delhom Tr

3 Lancer Access (2) Une fenêtre s'ouvre, elle permet d'ouvrir une de vos bases existantes ou d'en créer une nouvelle Marielle Delhom Tr Quitter Access Enregistrez votre travail Dans le menu Fichier, cliquez sur Quitter Marielle Delhom Tr

4 Ouvrir une base de données existante (1) 1/ Après avoir lancé Access (si la base que vous voulez ouvrir est affichée) Après avoir sélectionné la base, cliquez su OK Marielle Delhom Tr Ouvrir une base de données existante (2) 1/ Après avoir lancé Access (si la base que vous voulez ouvrir n'est pas affichée) Après avoir sélectionné Autres fichiers, cliquez su OK Marielle Delhom Tr

5 Ouvrir une base de données existante (3) 2/ Après en avoir fermé une autre (1ère possibilité) Marielle Delhom Tr Ouvrir une base de données existante (4) 2/ Après en avoir fermé une autre (2ème possibilité) Cliquez sur cette icône Marielle Delhom Tr

6 Créer une nouvelle base de données (1) Principe Dans Access, une base de données est l'ensemble de tous les éléments permettant de gérer des fichiers (ou tables) généralement liés (Clients, Fournisseurs, etc.). Sur le disque dur, une base de données représente un seul document, un seul fichier se terminant par MDB (Microsoft DataBase) Ex. : Clients.mdb. Marielle Delhom Tr Créer une nouvelle base de données (2) Pour créer une base de données (1ère possibilité): Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Nouvelle base de données. Cliquez sur l'icône "Base de données" (sauf si vous souhaitez vous inspirer de modèles livrés avec Access, qu'il faut chercher dans l'onglet Bases de données). Tapez le nom de votre base de données. Cliquez sur le bouton Créer. La fenêtre de base de données, qui est le noyau de votre application, apparaît alors. Marielle Delhom Tr

7 Créer une nouvelle base de données (3) Pour créer une base de données (2ème possibilité): lors du démarrage d'access Marielle Delhom Tr Créer une nouvelle base de données (4) Pour créer une base de données (3ème possibilité): lors du lancement d'access en utilisant l'assistant Marielle Delhom Tr

8 Créer une nouvelle base de données (5) Pour créer une base de données (3ème possibilité - suite): Structures de Bases de données prédéfinies Marielle Delhom Tr Copier une base de données sur disquette Opération peu utilisée (une base de données donne de meilleures performances sur un disque dur). Si vous souhaitez copier une base de données sur disquettes (pour la transférer sur un autre ordinateur par exemple) : Démarrez l'explorateur Windows Glissez le fichier MDB (ex. : Clients.mdb) depuis le disque dur sur l'icône de la disquette. Marielle Delhom Tr

9 L'écran d'access Barre de Titre, indique le nom du logiciel utilisé Barre de Menu, donne accès à toutes les commandes d'access La barre d'outils est composée des icônes qui sont des raccourcis permettant d'exécuter une action (enregistrement, impression, ) sans passer par les menus. Il est possible de personnaliser cette barre (menu Affichage, Option Barre d'outils - personnaliser) Barre d'état, elle donne des indications sur le travail en cours pendant les traitements longs Marielle Delhom Tr Les 7 objets de base d'access (1) Lorsque l'on construit une base de données Access, on manipule 7 concepts (ou objets) de base. Marielle Delhom Tr

10 Les 7 objets de base d'access (2) Les tables Une table permet de stocker des informations dans une base de données, au fur et à mesure de leur saisie. Elle est composée de champs (ex. : Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville). Chaque ligne de la table représente un client, un produit... et s'appelle un enregistrement. En principe, une table ne doit pas comporter de champ calculé. Exemple : une table Produits contiendrait les champs Référence, Désignation, Prix Hors Taxes, Taux de TVA, mais pas le champ Prix TTC qui est le résultat de Prix Hors Taxes * (1 + Taux de TVA). Marielle Delhom Tr Les 7 objets de base d'access (3) Les tables (suite) Une base de données peut se limiter à une table ou au contraire en comporter plusieurs qui peuvent être liées les unes aux autres. Lorsque plusieurs tables sont liées, vous devez également définir leurs relations. Les relations sont aussi une notion fondamentale d'access, mais ne font pas l'objet d'un onglet dans la fenêtre de base de données. Marielle Delhom Tr

11 Les 7 objets de base d'access (4) Les requêtes Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables. Elle permet, entre autres : de trier des données d'extraire des données par critères de produire des calculs Une requête peut également servir de base à : un formulaire un état une liste déroulante Marielle Delhom Tr Les 7 objets de base d'access (5) Les Formulaires Un formulaire est un écran de saisie, qui permet d'entrer des informations dans une table. Il est conseillé de saisir les données via un formulaire et non directement dans la table. En effet, le formulaire permet une interface plus simple et conviviale (listes déroulantes, boutons de commande, couleurs) et un meilleur contrôle de la saisie. Marielle Delhom Tr

12 Les 7 objets de base d'access (6) Les Etats L'état permet l'impression de données. Il est proche du formulaire, mais comporte des techniques spécifiques à l'impression. En clair : dès que vous pensez Imprimante, pensez Etat. Marielle Delhom Tr Les 7 objets de base d'access (7) Les pages Une page d'accès aux données est un type spécial de page Web créé pour consulter et utiliser des données d'internet ou d'un intranet (données stockées dans une base de données Microsoft Access ou une base de données Microsoft SQL Server). La page d'accès aux données peut également inclure des données d'autres sources telles que Microsoft Excel. Marielle Delhom Tr

13 Les 7 objets de base d'access (8) Les macros Une macro-commande est une instruction qui permet d'automatiser des traitements répétitifs (ouvrir un formulaire, une table, fermer un formulaire...). Malgré leur simplicité de programmation, les macro-commandes sont à éviter : elles ne sont pas paramétrables, ne gèrent pas les erreurs, et sont peu évolutives. Si vous avez besoin de programmation, pensez plutôt aux modules. Marielle Delhom Tr Les 7 objets de base d'access (9) Les modules Un module est un ensemble de fonctions écrites dans un langage de programmation : Visual Basic, destinées à l'automatisation de traitements. Les modules sont plus puissants mais également plus complexes que les macrocommandes, et permettent de construire des applications complètes à partir d'access. Marielle Delhom Tr

14 Plan I - Prise en main d'access II - Les tables III - Les requêtes IV - Les formulaires V - Les états Marielle Delhom Tr Introduction Une table est un ensemble de données structurées Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ Chaque champ d une table caractérise un renseignement spécifique (ex : Nom du client) L ensemble des champs renseignés constitue un enregistrement. Ex : dans une table Client, un enregistrement contient des renseignements concernant un client donné. Tous les enregistrements d une table comportent les mêmes renseignements Marielle Delhom Tr

15 Introduction Champs Enregistrements Marielle Delhom Tr Création d'une table (1) Dans la fenêtre Base de Données, en ayant préalablement sélectionné l objet Table : trois possibilités. Marielle Delhom Tr

16 Création d'une table (3) Utilisez les options suivantes : Mode Création : pour définir la structure d une table sans l aide d un Assistant. Mode Assistant : pour définir la structure d une table avec l aide d un Assistant (propose des tables et des champs prédéfinis). Créer une table en entrant des données (Feuille de Données): si vous souhaitez exploiter tout de suite une table pour saisir des données sans définir précisément sa structure. Marielle Delhom Tr Création d'une table (4) Si vous choisissez le mode Création de table en entrant des données, Access affiche une table vide composée de 10 champs et de 22 enregistrements, de façon à vous placer dans un environnement de tableur (type Excel): Notez, que pour avoir une table correcte, vous devez modifier les noms et les types des champs Marielle Delhom Tr

17 Création d'une table (5) Autre méthode (mode Création) : Marielle Delhom Tr Création d'une table (6) Une nouvelle fenêtre s'affiche : Création de la table Clientèle 1 -Vous allez saisir le nom de vos champs (1 à 64 caractères) 2 -Définissez ensuite les types des champs 3 - Donnez une description des champs (facultatif) 4 - Définissez les propriétés des champs (facultatif) Marielle Delhom Tr

18 Création d'une table (7) Types des champs (colonne Type de données) Texte : caractère alphanumérique (lettre et/ou chiffre), la longueur du champ texte est limitée à 255 caractères. Mémo : caractère alphanumérique, la longueur du champ texte est limitée à caractères. Numérique : nombres avec ou sans décimales Date/Heure : dates ou heures (Access contrôle la validité des dates ou heures saisies). Monétaire : valeurs présentées au format monétaire (exemple : 2 500,50 F) Marielle Delhom Tr Création d'une table (8) Types des champs (colonne Type de données) NuméroAuto : valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel enregistrement. Oui/Non : Champ booléen. Seule deux données sont autorisées pour ce champ : Oui ou Non. Exemple : un champ Réglé permet de savoir si une facture a été réglée Objet OLE : ce type de champ est utilisé pour insérer dans une table des objets issus d autres application de Windows (tel qu'une feuille de calcul Microsoft Excel, un document Microsoft Word, des graphiques, des sons ). Marielle Delhom Tr

19 Création d'une table (9) Types des champs (colonne Type de données) Lien hypertexte : ce type de champ contient du texte utilisé comme adresse de lien hypertexte (ex : une adresse de site WEB). Liste de choix : lance un Assistant afin de créer un champ qui permette de sélectionner la valeur à appliquer au champ à partir des données d un champ d une autre table ou d une liste Marielle Delhom Tr Création d'une table (10) Clé primaire d une table Une clé primaire permet d identifier de manière unique un enregistrement (ex: NuméroClient) Access indexe automatiquement les enregistrements sur la clé primaire Access interdit l ajout d enregistrement ayant même clé qu un enregistrement existant Une clé primaire est unique et sa saisie est obligatoire Marielle Delhom Tr

20 Création d'une table (11) Pour définir la clé primaire d une table, cliquez sur la ligne correspondante puis cliquez sur Pour créer une clé primaire composite (composée de plusieurs champs), sélectionnez les champs en maintenant la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur Marielle Delhom Tr Création d'une table (12) Propriétés des champs : pour définir les propriétés de chaque champs, cliquez sur la ligne correspondant au champs puis remplissez le partie inférieure de la fenêtre Marielle Delhom Tr

21 Création d'une table (13) Propriétés des champs Taille du champ : fixe la taille maximum du champ. Format : permet pour les champs de type numérique ou de type date de définir un format d affichage de la valeur contenue dans le champ. Décimales : permet de spécifier le nombre de décimales utilisées par Microsoft Access pour afficher les nombres. Masque de saisie : c est un contrôle de la saisie de l utilisateur. Il est à la fois une aide et un garde-fou. Il existe un générateur de masque de saisie, qui est activé par au bout de la ligne Masque de saisie. Marielle Delhom Tr Création d'une table (14) Propriétés des champs Valeur par défaut : valeur qui apparaît automatiquement dans le champ à chaque ajout d un enregistrement. La valeur par défaut peut être une expression, précédée de = (ex : = Date()) Il existe un générateur d expression, qui est activé par, au bout de la ligne Valeur par défaut. Marielle Delhom Tr

22 Création d'une table (15) Propriétés des champs Valide si : permet de spécifier des conditions s'appliquant un champ. Lorsque des données ne répondent pas aux conditions fixées par le paramétrage Valide Si sont tapées, vous pouvez spécifier le message à afficher à l'utilisateur en définissant la propriété Message Si Erreur du champ. Il existe un générateur d expression, qui est activé par, au bout de la ligne Valide Si. Exemple : <>0 Valeur doit être différente de 0 0 ou >60 Valeur 0 ou supérieure à 60 Comme "C???" Commence par C et comporte quatre lettres >#25/12/1990# Postérieur au 25/12/90 >Date() Postérieur à la date du jour <=[Montant]/10 Inférieure ou égale à 10% du champ Montant Marielle Delhom Tr Création d'une table (16) Propriétés des champs Null Interdit: permet d'obliger la saisie du champ. Cette propriété mise à Oui oblige la saisie. Chaîne vide autorisée : Cette propriété est souvent couplée avec le Null interdit. Mise à Non, elle empêche l'utilisateur de feinter le Null interdit en saisissant un espace Marielle Delhom Tr

23 Création d'une table (17) Propriétés des champs Indéxé : les index servent à accélérer la recherche dans les tables, mais ils peuvent ralentir le temps de réponse de la modification de données ; il ne faut indexer un champs que si vous recherchez fréquemment des valeurs dans ce champ. La clé primaire d'une table est automatiquement indexée par Access La création d'index est réservée aux champs de type Texte, Numérique, Monétaire et Date/Heure Marielle Delhom Tr Enregistrement d une table Cliquez ici pour enregistrer la structure de votre table Marielle Delhom Tr

24 Suppression d une table Après avoir sélectionné la table à supprimer, dans le menu Edition, cliquez sur Supprimer Marielle Delhom Tr Modification de la structure d une table (1) Marielle Delhom Tr

25 Gestion des enregistrements Pour modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements, Access propose plusieurs objets : Les tables en mode Feuille de données Les requêtes en mode Feuille de données (plus tard) Les formulaires en mode Formulaire (plus tard). Marielle Delhom Tr Gestion des enregistrements en mode feuille de données (1) Accéder à la feuille de données d'une table Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez la table à mettre à jour et cliquez sur Marielle Delhom Tr

26 Gestion des enregistrements en mode feuille de données (2) La feuille de données suivante apparaît : Les données de chaque champ apparaissent dans des colonnes, chaque enregistrement occupe une ligne. La fenêtre peut être manipulée comme n importe quelle fenêtre de Windows : vous pouvez la déplacer, la dimensionner, la réduire en icône, faire défiler son contenu grâce aux flèches et curseur de défilement. La commande " Quadrillage visible " ( ) de la barre d outils " mise en forme " permet d afficher ou de cacher le quadrillage de la feuille de données. Marielle Delhom Tr Gestion des enregistrements en mode feuille de données (3) Cliquer ici pour sélectionner toute la feuille de données Cliquer ici pour sélectionner la ligne Cliquer ici pour sélectionner la colonne Faire un double clic pour préciser le numéro d'enregistrement à atteindre Accède à l'enregistrement précédant Accède au premier enregistrement Accède à l'enregistrement suivant Accède au dernier enregistrement Accède à un nouvel enregistrement Marielle Delhom Tr

27 Gestion des enregistrements en mode feuille de données (4) Saisie d'un enregistrement Accédez à la dernière ligne de la Feuille de données. Renseignez chaque champ de l enregistrement et validez ; respectez le type de données autorisé pour le champ ainsi que sa longueur. Pour annuler les valeurs saisies, avant de valider, tapez sur la touche Echap Avant de quitter le mode Feuille de données pensez à enregistrer. Modification d'un enregistrement Pour modifier un enregistrement, allez directement sur le champ à modifier de l'enregistrement correspondant, modifiez le, validez et pensez à enregistrer. Marielle Delhom Tr Gestion des enregistrements en mode feuille de données (5) Suppression d'un enregistrement Ou Sélectionnez le ou les enregistrements à supprimer. Choisissez la commande " Suppression " du menu " Edition " Cliquez sur la touche Suppr Cliquez sur " OK " pour confirmer la suppression des enregistrements sélectionnés. La suppression est irréversible. Une fois la suppression confirmée, les enregistrements sont définitivement perdus. Marielle Delhom Tr

28 Gestion des enregistrements en mode feuille de données (6) Recherche d'une donnée ou remplacement Ou Choisissez la commande " Rechercher " du menu " Edition " Cliquez sur Marielle Delhom Tr Gestion des enregistrements en mode feuille de données (10) Trier les enregistrements Sélectionnez la ou les colonnes correspondantes aux champs sur lesquels vous désirez trier les enregistrements. Sélectionnez la commande " Tri " du menu " Enregistrements " Choisissez la commande " Croissant " du sous menu ou cliquez sur pour effectuer un tri croissant (de A à Z et de 1 à 9). Choisissez la commande " Décroissant " du sous menu ou cliquez sur pour effectuer un tri décroissant (de Z à A et de 9 à 1). Marielle Delhom Tr

29 Gestion des enregistrements en mode feuille de données (11) Impression Ou Affichez la feuille de données de la table et modifiez, si besoin est, la mise en forme selon la présentation escomptée. Effectuez une pré-visualisation de la table en utilisant la commande " Aperçu avant impression " du menu " Fichier ". Cliquez sur. Si la présentation vous convient, lancez l impression à partir de la commande " Imprimer " du menu " Fichier " ou du bouton. Marielle Delhom Tr Plan I - Prise en main d'access II - Les tables III - Les requêtes IV - Les formulaires V - Les états Marielle Delhom Tr

30 Introduction Les formulaires permettent de manipuler les données de façon conviviale (plus ergonomique que le mode feuille de données) et sûre (contrôles, obligations,...). Ils autorisent aussi l édition des données, et nous permettent de combiner : des données provenant de différentes tables, des graphiques, des valeurs sélectionnées à partir de listes, des totaux calculés, des champs calculés utilisant des fonctions mathématiques. Les formulaires peuvent être fondés sur une table, une requête sélection ou sur plusieurs tables indépendantes en utilisant des sous formulaires. Marielle Delhom Tr Création d'un formulaire (1) A partir de la fenêtre Base de Données, après avoir sélectionné l'onglet Formulaire, cliquez sur Créer un Formulaire à l aide de l Assistant Marielle Delhom Tr

31 Création d'un formulaire (2) La fenêtre suivante apparaît : Marielle Delhom Tr L'assistant Formulaire Marielle Delhom Tr