Découvrez la DSN. Elle devrait à terme réduire d'environ 70 % le volume de données transmis aux divers organismes de protection sociale.

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1 Découvrez la DSN Le 1 er janvier 2016, la Déclaration Sociale Nominative, ou DSN, apportera aux entreprises françaises un changement très important dans la gestion des déclarations sociales. Une transmission unique, mensuelle, réalisée directement à partir du logiciel de paie, se sera substituée à la plupart de ces déclarations, y compris la DUCS et la DADS-U. Pourquoi la déclaration sociale nominative? Chantier de simplification et de compétitivité auprès des entreprises et de l'ensemble de la sphère sociale, la DSN a pour vocation de traiter en un flux de données, unique et mensuel, l'ensemble des données et informations pouvant être exigées d'un employeur par les organismes de protection sociale. Ainsi la DSN, dispositif déclaratif unique, dématérialisé et simplifié, va se substituer aux très nombreuses déclarations sociales faites par les entreprises. Elle devrait à terme réduire d'environ 70 % le volume de données transmis aux divers organismes de protection sociale. Cette rationalisation est très attendue, tant la multiplicité des obligations déclaratives constitue aujourd hui un maquis et une charge administrative pénalisante pour les comptables et des directions financières. Le pacte national pour la croissance, la compétitivité et l emploi lancé en Automne 2012 l a située en bonne place dans les 7 chantiers prioritaires de simplification. D ici au 1 er janvier 2016, le périmètre des déclarations remplacées, ainsi que celui des entreprises concernées, va s élargir progressivement. Mais dès aujourd hui, les entreprises et les experts-comptables peuvent démarrer leur passage à la DSN, sur la base du volontariat. Le moyen de profiter tout de suite des simplifications apportées, et aussi de se familiariser progressivement aux nouvelles dispositions.

2 QU EST-CE QUE LA DSN? La DSN Déclaration Sociale Nominative va modifier en profondeur le travail «Social» des services administratifs et financiers. Jusqu à maintenant, les entreprises devaient fournir plusieurs déclarations sociales, à des échéances différentes, et les envoyer à différentes adresses selon les organismes concernés. Depuis la mise en place du portail net-entreprises.fr, les entreprises doivent toujours fournir plusieurs déclarations, mais peuvent les transmettre en un point unique. A partir du 1 er janvier 2016, les entreprises vont procéder à une seule transmission, mensuelle et dématérialisée, à partir du logiciel de paie, dont les données seront distribuées aux différents organismes de protection sociale publics et privés, via net-entreprises.fr (ou msa.fr pour les entreprises agricoles). Chaque salarié sera désigné par une identité unique. C est la DSN (déclaration sociale nominative). La transmission mensuelle de ces données individuelles des salariés sera complétée de façon ponctuelle par les événements propres à chaque salarié : maladie, congé maternité, fin du contrat de travail, etc. Ces déclarations seront elles aussi transmises dans un flux unique et dématérialisé. D ici au 1 er janvier 2016, le périmètre des déclarations remplacées s étendra progressivement afin d inclure notamment la DUCS puis la DADS-U. Le champ des entreprises concernées s étendra lui aussi, jusqu à couvrir l essentiel des entreprises privées.

3 CE QUE LA DSN CHANGE POUR VOUS Dans la pratique des obligations sociales : Aujourd hui, vous déclarez notamment : aux caisses d assurance maladie à Pôle Emploi au Ministère du travail aux mutuelles aux organismes de prévoyance aux assurances A ces déclarations généralement mensuelles viennent s ajouter les déclarations ponctuelles (DSIJ) et la déclaration de fin de contrat (AED). Avec la DSN, les données transmises seront chaque mois automatiquement envoyées aux organismes concernés par les différentes déclarations auxquelles la DSN se substitue. Les radiations se feront automatiquement dans la DSIJ. La subrogation (fonction des conventions collectives et de la pratique de votre entreprise) sera automatique en cas d arrêt maladie. Les signalements d évènements qui doivent être communiqués dans les 5 jours ouvrés demeurent la règle pour les entreprises ne pratiquant pas la subrogation : début d arrêt de travail pour une maladie non professionnelle, congé maternité, congé d adoption, de paternité et d accueil de l enfant. La DSN n est pas un formulaire. Elle ne peut pas être saisie à l écran. C est votre logiciel de paie qui y pourvoit pour vous, et les processus de travail s en trouvent simplifiés. Vous recevrez un avis de réception des DSN mensuelles et des événements signalés, ainsi que des bilans de conformité. Ces documents devront être conservés pendant toute la durée prévue pour les déclarations que la DSN a remplacées. La déclaration mensuelle n est plus réalisée par société, mais par établissement.

4 CE QUE LA DSN CHANGE POUR VOUS Pour les CDD : les attestations employeurs demandées par Pôle Emploi seront gérées automatiquement à la fin du contrat de travail, et les salaires nécessaires au calcul de l indemnité de précarité et des charges correspondantes auront été transmis au fil de l eau. Principaux avantages pour l entreprise : Une gestion régulière de la paie, au mois le mois et non sous la pression de la DADS- U Simplification de la gestion du Social Un flux unique et sécurisé Pas d informations à ressaisir Moins de données à transmettre au départ d un salarié Une information fiabilisée dans le temps Principaux avantages pour les salariés : Pour les salariés, l intérêt de la DSN tient dans le calcul plus rapide des droits et des prestations, grâce à la centralisation des informations. C est aussi l assurance d une correction plus rapide des erreurs éventuelles. Sans oublier l allègement de la liste d éléments à fournir lors d un changement de situation comme un départ en retraite, par exemple.

5 LE CALENDRIER DE LA DSN La généralisation de la Déclaration Sociale Nominative est fixée au 1 er janvier Mais vous avez tout intérêt à penser dès maintenant à sa mise en place : pour profiter des gains de productivité induits avant les autres! pour vous acclimater au nouveau système au fil des mois et ne pas vous retrouver à gérer la transition en catastrophe, et au pire moment : celui où les éditeurs de logiciels de paie, les prestataires informatiques et les services administratifs seront submergés de demandes. Vous accompagnerez ainsi le déploiement de la DSN étape par étape, rationalisant au fur et à mesure au lieu de révolutionner d un seul coup la gestion du Social. Dès maintenant, votre entreprise peut se porter volontaire pour passer par un portail unique pour souscrire aux différentes déclarations : assurance maladie (attestations de salaires pour le versement des indemnités journalières), hors IJ en cas d accident du travail ou de maladie professionnelle Pôle Emploi (attestation d employeur) Ministère du travail (déclaration mensuelle de main d œuvre et enquête de mouvements de main d œuvre (DMMO/EMMO)) Mutuelles, assurances, prévoyance : formulaires de radiation et, si besoin, le formulaire de signalement du droit d option pour la portabilité des droits lors du départ d un salarié En 2014, la DUCS sera intégrée à la DSN. Les entreprises volontaires relevant du régime agricole (MSA) pourront démarrer elles aussi la DSN : intégration progressive des autres déclarations. En 2016, les autres DUCS et la DADS-U seront intégrées à la DSN, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. NB : La dernière campagne DADS-U est prévue en janvier 2016 pour les données de l année La disparition définitive des DADS et DADS-U est donc prévue pour 2017, puisqu il faut un an de DSN pour collecter les données d une DADS-U.

6 LA DSN OBLIGATOIRE DES 2015 Probablement un nouveau calendrier relatif à la déclaration sociale nominative. Déclarations sociales : un nouveau calendrier de déploiement de la déclaration sociale nominative Le PLFSS pour 2014 prévoit d'avancer le calendrier de mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN) qui va se substituer à terme à la quasi-totalité des déclarations sociales. Parallèlement, les seuils à partir desquels certaines déclarations sociales doivent obligatoirement être faites de façon dématérialisée devraient également être prochainement abaissés. Il est ainsi prévu de créer un pallier intermédiaire pour étaler l'entrée en vigueur du dispositif en rendant la DSN obligatoire pour certaines entreprises au plus tard le 1er Mai 2015 (cette date pourrait être anticipée par décret selon l'état d'avancement de la mise en place de la DSN).

7 LA DSN OBLIGATOIRE DES 2015

8 12 QUESTIONS SUR LA DSN Nous avons réuni dans cette rubrique les questions que vous nous posez le plus souvent à propos de la DSN. En voici les réponses. A quelle date faudra-il effectuer la DSN? La DSN mensuelle doit être envoyée avant le 5 ou le 15 du mois qui suit celui auquel se rapporte la déclaration, en fonction de l échéance applicable auparavant pour l envoi du bordereau URSSAF Les signalements d événements doivent être adressés dans les 5 jours ouvrés qui suivent la connaissance de l arrêt de travail ou la fin du contrat de travail, sauf dans le cas de subrogation, auquel cas le signalement sera transmis avec la DSN du mois de l événement. Aurai-je la possibilité de corriger une erreur dans une DSN déjà transmise? Oui, vous pourrez rectifier dans la DSN du mois suivant les éventuelles données erronées transmises lors de la DSN précédente. Y a t-il une pénalité prévue en cas de dépassement de la date d échéance de la DSN? En 2013, cette pénalité ne sera pas appliquée, sauf manquements répétés et non justifiés. Par la suite, une pénalité sera, comme aujourd hui, encourue en principe, sans que l on en connaisse encore les détails ni le montant. Les dates de règlement des charges vont-elles changer? Non, il n est pas prévu de modification des dates de paiement des cotisations sociales dans le cadre de la DSN. J ai confié mes paies à mon expert-comptable, qu est-ce qu implique la mise en place de la DSN? Votre expert-comptable, l organisme de gestion agréé, ou la société extérieure à laquelle vous confiez vos paies, sont concernés par la DSN. Ils devront être officiellement mandatés à cet effet, pour transmettre les données individuelles des salariés en votre nom. Quelques-uns de mes salariés n entrent pas dans le champ de la DSN. Puis-je quand même m engager maintenant? Oui, s il s agit de rares exceptions parmi vos salariés et à condition de continuer avec les anciennes procédures en ce qui les concerne, jusqu à la généralisation de la DSN.

9 12 QUESTIONS SUR LA DSN Si je m engage maintenant dans la DSN, pourrai-je encore embaucher des salariés qui n entreraient pas dans son champ? Oui, mais vous devrez continuer en utilisant avec eux les anciennes procédures, jusqu à la généralisation de la DSN. Les mandataires sociaux salariés sont-ils à déclarer dans la DSN? Oui, et ce même s ils sont exclus de la couverture de Pôle Emploi. Si un mandataire social quitte l entreprise, il n y aura pas à signaler comme événement la fin du contrat de travail. Dois-je informer mes salariés du passage à la DSN? Oui, il vous appartient d informer les salariés du recours à la DSN, ainsi que des modalités d exercice de leurs droits d accès aux données déclarées et à la rectification éventuelle. Une fiche d information est disponible ici ((site DSN-info.fr)) Le secteur public, les collectivités locales sont-ils concernés par ces changements? Des parcours particuliers sont prévus dans la mise en place de la DSN, en particulier pour le secteur public, national ou territorial. Y a t-il déjà des entreprises qui bénéficient de la DSN? Oui. Des entreprises de tailles variées sont déjà entrées dans le processus de simplification : La Société Générale, Steria, Régus, Léon Grosse, Seb, Thales, Coheris, BTP Vacances, Tuppin, l Unédic, A4 Partners Et des centaines d autres d ici la fin de l année. Où puis-je trouver les détails qui ne figurent pas sur ce site? Le site du Groupement d Intérêt Public Modernisation des Déclarations Sociales (GIP-MDS) est particulièrement complet : DSN-info.fr