Ces lignes directrices ont été élaborées comme «modus operandi» commun pour tous les experts sans exclure une réadaptation spécifique au cas par cas.

Transcription

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2 L objet de ce document est d informer les correspondants nationaux, membres du Réseau Permanent des Correspondants Nationaux (RPCN) et les experts qui participent au programme d échanges d experts des dispositions générales régissant le système. Cela concerne notamment la procédure à suivre pour pouvoir participer à un échange, le mode de financement, les renseignements pratiques relatifs au voyage, au séjour et au remboursement des frais. Ces lignes directrices ont été élaborées comme «modus operandi» commun pour tous les experts sans exclure une réadaptation spécifique au cas par cas. Ce programme a pour objet de contribuer à améliorer la coopération communautaire dans le domaine de la protection civile et de l urgence environnementale. Ce système permet le détachement d un ou de plusieurs experts professionnels nationaux des administrations concernées par tous les aspects touchant à la protection civile et à l urgence environnementale auprès d une ou plusieurs administrations dans un autre Etat membre pour y suivre ou donner des cours ou pour y acquérir une expérience ou une appréciation des techniques et des approches au sein d un autre service en charge de la protection civile et de l urgence environnementale (services opérationnels, écoles, centres de formations etc..). Il est à noter que la participation aux séminaires, conférences ou exercices de simulations ne rentre pas dans le cadre de ce programme. Le système d Echanges s adresse aux partenaires de l Union Européenne dans ce domaine spécifique, à savoir le personnel des administrations concernées par les aspects touchant à la protection civile et à l urgence environnementale et aux institutions de formation des Etats membres. Le programme est ouvert aux ressortissants des Etats membres de l Union ainsi qu aux ressortissants des pays de l Espace Economique européen qui participent au budget communautaire. 14

3 La durée de la formation ou du détachement de l expert auprès de l administration d un autre Etat membre peut varier de quelques jours à quelques semaines en fonction du type d échange souhaité. Ce programme est financé sur le budget de l Union Européenne à concurrence de 75% du coût global de l échange, les 25% restants étant couverts par l Etat Membre participant. Sont donc inclus dans ce coût global les frais relatifs au voyage et au séjour de l expert (hôtel, repas). Sur base d un accord préalable, les frais de déplacements à l intérieur d un pays hôte pourront faire l objet d un remboursement. Il est à noter que les frais éventuels d inscription et de fréquentation des institutions de formation sont à la charge de l Etat membre qui envoie des experts. La gestion administrative et financière est assurée par l nstitut upérieur de lanification d rgence - Florival - (Belgique). C est donc cet organisme qui centralise et assure la diffusion vers les pays hôtes des candidatures et de toute la correspondance y afférente et notamment les demandes de renseignements complémentaires, les confirmations d échanges etc. que lui transmettent les correspondants nationaux. Dans le cadre de ces échanges, il reçoit copie et transmet les programmes établis par les pays hôtes vers les pays transmetteurs. L organisation pratique des échanges est également gérée par l I.S.P.U. : réservation des billets d avion (classe économique ou tarifs préférentiels) ou de train (première classe), paiement et envoi des billets chez les experts, paiement des frais de séjour et réservation de l hôtel. Il est à noter que lors des réservations, il est tenu compte des dispositions engagées par le pays hôte (dates et programme des cours ou visites). L administration du pays transmetteur par le biais de son correspondant est informée par l I.S.P.U. du coût détaillé de chaque échange. Cela permet ainsi 15

4 au pays transmetteur d évaluer le montant de sa participation à hauteur des 25% restant dus. Toute candidature doit être introduite auprès du correspondant national membre du RPCN. La sélection des candidats est effectuée sous la responsabilité et par le correspondant qui se charge par la suite de transmettre les candidatures à l I.S.P.U.. L expert doit remplir son acte de candidature (disponible auprès du correspondant national) avec soin et attention. En effet, ce formulaire reprend les informations nécessaires qui permettront au correspondant national ainsi qu à l I.S.P.U. d instruire le dossier. L examen des candidatures et la décision d accueil doivent être prises endéans les 2 mois qui suivent l introduction des candidatures. En effet, en cas d impossibilité d échange, les candidatures pourront être redirigées vers d autres pays susceptibles de répondre à la demande. Par ailleurs, dès sa finalisation, le pays hôte transmettra le programme de l échange à l I.S.P.U. afin que celui-ci puisse établir le calcul des allocations journalières. Deux cas de figure peuvent se présenter pour le paiement des frais de séjour: 1) Lorsque le pays hôte n a pas la possibilité d organiser le logement et les repas sur place, l expert aura droit à une indemnité totale lui permettant de régler lui-même ses frais de séjour (hôtel et repas). 2) Lorsque le logement et les repas sont prévus et organisés par le pays hôte, l expert recevra alors une indemnité réduite. Dans ce dernier cas, et suivant accord préalable, l I.S.P.U. pourra régler le montant des frais d accueil directement à l administration organisatrice.

5 Tenant compte des dispositions de prorata du financement dont question cidessus, cette indemnité sera versée à l expert par l I.S.P.U. et dans la mesure où les délais le permettent, avant son départ. L expert est invité à communiquer ses coordonnées bancaires à cet effet. Dans tous les cas, le calcul de cette indemnité est établi sur base des barèmes des remboursements statutaires en vigueur dans l Union Européenne. Pour autant que ce moyen de transport ne provoque pas une augmentation de la durée prévue de l échange, il est loisible à l expert d utiliser son propre véhicule pour ses déplacements. Dans ce cas, le calcul du coût de transport se fera sur base du prix du transport effectué par l itinéraire le plus court en 1ère classe de chemin de fer. Le montant obtenu sera versé à l expert comme spécifié ci-dessus. Aucun préjudice moral, matériel ou corporel subi par l expert au cours du voyage ou du séjour au lieu d affectation pour l échange ne peut faire l objet d un recours contre la Commission s il n est pas imputable à celle-ci. L expert utilisant sa propre voiture pour ses déplacements (voir ci-dessus), conserve l entière responsabilité des accidents qui pourraient être occasionnés à son véhicule ou par celui-ci à des tiers; il devra être en possession d une police d assurance couvrant la responsabilité civile. L expert qui aura bénéficié d un échange sera tenu de remplir dans les quatre semaines qui suivent la fin de son détachement le «Questionnaire d Evaluation». Ce document est disponible auprès du correspondant national à qui il devra être renvoyé. Par la suite, le correspondant national transmettra ce document à l I.S.P.U. aux fins d analyses. 18