Présentation de la gestion électronique des dossiers par la Cour de cassation J.F. Weber

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1 Présentation de la gestion électronique des dossiers par la Cour de cassation Intervention de J.F. Weber, président de chambre Conférence de presse du 11 décembre 2009 En janvier 2004, le premier président m a demandé d animer un groupe de travail chargé de la mise en œuvre de l évolution de l informatisation des chambres (numérisation des procédures, accès aux documents dématérialisés, incidence sur la gestion des dossiers papier, etc ). Ce groupe de travail comprend un conseiller référendaire de chaque chambre, les chefs de service du greffe, deux avocats généraux, les chargés de mission du premier président et du procureur général, le service informatique et toute personne dont la présence s avèrerait nécessaire. Ce groupe se réunit environ 5 fois par an, règle les difficultés, analyse les demandes des utilisateurs et propose des évolutions de ce que nous avons appelé «le bureau virtuel». Trois étapes majeures peuvent être mentionnées : - De 2003 à 2006, création et développement du «bureau virtuel» permettant, au sein de la Cour, d accéder à certains éléments numérisés des dossiers: o rapports des conseillers et projets d arrêt transmis par courriel au greffe de la Cour, ainsi que l avis de l avocat général. o données numérisées des éditeurs juridiques accessibles aussi bien des locaux de la Cour de cassation que du domicile des magistrats. o Développement de la base de données des arrêts de la Cour de cassation «Jurinet» qui est l outil quotidien des magistrats de la Cour. - De 2006 à 2009 la dématérialisation a concerné non seulement les documents de travail internes, mais aussi le dossier de la procédure : les avocats ont produit leurs mémoires à la fois sous forme papier et sous forme numérisée et le greffe a scanné, à titre expérimental, les arrêts attaqués et les pièces annexes dans certaines chambres et pour certains contentieux. Des éléments de ces divers documents pouvaient ainsi être téléchargés par les magistrats lors de l élaboration de leurs travaux. - Le 21 décembre 2007, a commencé une troisième étape : une convention a été signée entre le premier président, l ordre des avocats aux Conseils et le greffe permettant les pourvois sous forme électronique tels que M. le

2 président Le Prado vous l a exposé. Cette convention a été approuvée par arrêté du garde des sceaux du 17 juin 2008, une phase de test s est poursuivie jusqu au 1 er janvier Depuis cette date, tous les cabinets d avocats aux Conseils ont vocation à n effectuer leurs actes de procédure que sous forme électronique. Désormais le bureau virtuel s est trouvé considérablement enrichi puisque le magistrat a, à sa disposition, sous forme dématérialisée, l intégralité des documents dont il peut avoir besoin. L'accès au bureau virtuel, qui est possible tant en réseau local qu'en accès à distance, notamment depuis le domicile de l'utilisateur, s'effectue dans les deux cas à partir de la page d'accueil du site intranet de la Cour de cassation sur l'intranet justice, qui comporte désormais un lien spécifique vers ce bureau, auquel l'utilisateur peut accéder en saisissant l'identifiant et le mot de passe qui lui ont été préalablement attribués Les bureaux virtuels ont été spécialisés puisque tous les magistrats ou fonctionnaires n ont pas nécessairement accès aux mêmes documents : ainsi, par exemple, les avocats généraux n ont pas accès aux avis et projets d arrêts des conseillers rapporteurs qui sont couverts par le secret du délibéré; le SDE qui procède à l orientation des dossiers en fonction des moyens des mémoires en demande, n a besoin que d examiner, à ce stade, le mémoire ampliatif. Mais tous les conseillers d une chambre qui vont participer à une audience ont accès à tous les éléments de chacun des dossiers qui viendront à l audience, étant précisé que plusieurs conseillers peuvent ainsi travailler simultanément sur le même dossier virtuel complet sans inconvénient, ce qui n aurait pas été possible avec un support papier. Présentation sur écran du bureau virtuel 1 er écran : Application greffe : Déclarations de pourvois enregistrées en attente de désignation du fonctionnaire qui va les traiter. 2 écran : Page d accueil d un conseiller rapporteur - Accès à toutes les procédures de la Cour par le numéro de pourvoi - Dossiers en cours chez le rapporteur - Audiences passées et à venir - Documentation disponible

3 3 écran : Un dossier électronique : - Historique - inventaire numérique des pièces du dossier en PDF Sous rubrique avec les pièces annexées aux mémoires avec la date de réception 4 écran : Consultation des affaires d une audience (historique, pièces numérisées, avis avocat général, et rapport) Pour les seuls magistrats du siège de la chambre : - Avis du rapporteur - projet d arrêt et son évolution : PJT, PAC, AAA Les travaux des rapporteurs sont facilités par un formulaire électronique élaboré par la Cour, auquel ils peuvent faire appel pour certaines réponses répétitives. Toutes les salles d audience civiles étant désormais équipées d ordinateurs, le déroulement de l audience s en est trouvé modifié : Outre la facilité de recherches documentaires ponctuelles, le rapporteur appelle le projet établi dans le sens du délibéré, et prend note de toutes les modifications de forme et de fond proposées par les membres de la chambre. Lorsque qu un accord sur le projet est acquis, le rapporteur clique pour enregistrer définitivement le texte de l arrêt. Le greffe n aura plus ensuite qu à mettre en forme les en têtes de l arrêt. L utilisation de l informatique à l audience montre qu il en résulte une amélioration qualitative de la rédaction et de la précision terminologique des arrêts. De nouvelles fonctionnalités du bureau virtuel sont en cours de développement comme, par exemple, un module facilitant la distribution virtuelle des dossiers aux conseillers rapporteurs. L acclimatation au tout virtuel nécessite encore des efforts pour convaincre, notamment lorsqu il s agit de traiter des dossiers complexes aux nombreuses parties ou des séries de dossiers analogues mais qui ne sont pas véritablement identiques. Un gros effort de formation a été mis en œuvre pour les nouveaux magistrats nommés à la Cour de cassation, tant sur la technique spécifique du pourvoi que sur l utilisation de ces nouveaux outils.

4 Si au début des années 2000, il avait été imaginé que le développement de la communication électronique aboutirait à la suppression du papier, l expérience de la Cour de cassation incline plutôt à penser que ce développement conduit à supprimer tout le papier inutile, ce qui est déjà un progrès considérable. Le bureau virtuel qui était au départ un outil interne à la Cour, a donc constitué un vecteur efficace pour permettre le plein épanouissement de la communication électronique des actes de procédure par les avocats aux Conseils. La refonte du site internet de la Cour de cassation a été l occasion de créer une rubrique «informations et services» qui donne aux justiciables diverses informations sur la juridiction et qui lui permettent, après obtention d un code, de suivre les principales étapes du déroulement de sa procédure devant la Cour de cassation.

5 Premier bilan de la dématérialisation Avant de vous donner la parole pour apporter les précisions que vous nous demanderez, nous souhaiterions tirer déjà quelques enseignements de ces évolutions : - Tout d abord, il ne s agit pas de dresser une «conclusion» de la gestion électronique des procédures civiles à la Cour de cassation. Une telle démarche laisserait penser que l évolution est achevée ce qui n est, à l évidence, pas le cas. Qui peut dire ce que les progrès technologiques permettront demain? - Dire que cette révolution des méthodes de travail s est faite facilement serait inexact : Il a fallu vaincre des résistances psychologiques parfois fortes. Il s est agi pour tous les membres de la Cour de cassation d une véritable révolution culturelle dans la manière de travailler. Cette dématérialisation des procédures a facilité une harmonisation des méthodes de travail et de présentation des travaux des magistrats de la Cour dans les différentes chambres. - La transparence du processus d élaboration de cette réforme et la concertation permanente entre tous les acteurs ont seuls permis de faire accepter des changements aussi rapides dans les méthodes de travail. - L accès à la jurisprudence de la Cour de cassation a été grandement facilité, notamment pour tous les magistrats de France, grâce à «Jurinet» qui permet d accéder au rapport et à l avis de l avocat général pour tous les arrêts publiés. La dématérialisation permet la conservation et l exploitation des travaux préparatoires de la Cour qui étaient irrémédiablement perdus sous leur forme papier et qui désormais restent en ligne avec les arrêts auxquels ils se rapportent.